JES NYHUS EXCEL 2010 LÆR DET SELV EXCEL 2010 LÆR DET SELV Nyt i Excel 2010 Båndet, knappen Filer og værktøjslinjerne Navigering og tilpasning
Excel 2010 lær det selv 1. udgave, 1. oplag 2010 Copyright 2010 Forlaget Libris Forfatter: Jes Nyhus Forlagsredaktion: Peter Svendsen Omslag: Per-Ole Lind DTP: Jes Nyhus Korrektur: Jens Lyng Tryk: Chronografisk A/S ISBN: 978-87-7843-925-3 www.libris.dk På vores hjemmeside finder du alle oplysninger om Forlaget Libris udgivelser. Om Libris Libris er sat i verden for at gøre vanskeligt stof tilgængeligt og anvendeligt for både professionelle og almindelige brugere. Siden 1994 har vi gjort det inden for Computer og it Digitalfoto Job, karriere og erhverv Sundhed og sygdom Alene i Danmark er hæfterne solgt i over otte millioner eksemplarer, og vores titler udgives i 14 europæiske lande. Besøg Libris.dk Besøg os på libris.dk, hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På www.libris.dk/bilag kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler. Ithæfterne fås tillige i større computerforretninger, og flere større kiosker fører et udvalg af vores hæfter. Er der et hæfte, du ikke kan finde, så kan boghandleren normalt skaffe det hjem på et par dage. Hæfterne kan også købes på Libris.dk, men vær opmærksom på, at der tillægges et ekspeditionsgebyr. Carl Jacobsens Vej 16, opgang 16 2500 Valby Tlf: 32 64 12 30 Fax: 39 47 00 88 E-mail: libris@libris.dk www.libris.dk Med søgefunktionen kan du nemt finde de titler, du skal bruge. Søg på titel, forfatter, ISBN eller fritekst. I genvejsmenuen kan du se vores nyheder inden for bl.a. it, foto og job/erhverv. Du finder også en liste over vores bestsellere. Titler på vej viser, hvilke hæfter og bøger vi udgiver inden for den næste måned. Tilmeld dig vores nyhedsservice, og bliv informeret om nyheder, tilbud og portofrie dage.
Indholdsfortegnelse Indledning... 4 1. Om Excel 2010... 5 Nyheder i Excel 2010...5 Nyheder i Excel 2007...6 2. Grænsefladen i Excel 2010... 10 Hurtigt overblik over Excels skærmbillede...10 Selve regnearket...12 Båndet, knappen Filer og værktøjslinjer...12 Knappen Filer...12 Båndet...13 Værktøjslinjer...15 3. I gang med at regne med Excel 2010.. 19 Logikken i et regneark...19 I gang med at regne...19 Hierarkiet XLSX-filen (projektmappen) regneark...22 Fejlhåndtering...22 4. Navigering, markering og tilpasning... 23 Navigation...23 Markering...24 Indsæt og slet rækker og kolonner...25 Tilpas kolonnebredder/ rækkehøjder...27 5. Kopiering, Autofyld mv... 29 Kopiering...29 Autofyld...32 Kopiering af hele regneark...34 6. Talformatering... 35 Rene tal, valuta og procent...35 Dato og klokkeslæt...36 7. Celleindholdets udseende... 41 Skrifttypejustering mv... 41 Justeringer... 42 Brug miniværktøjslinjen... 44 Brug formatpenslen... 44 Celletypografier... 44 8. Et rigtigt regneark et lille kørselsregnskab... 46 Kørselsregnskabet... 46 Autofuldførelse... 48 Betinget formatering... 49 Funktionen HVIS... 50 9. Diagrammer... 52 Opret diagrammer... 52 Oprettelse af et cirkeldiagram... 52 Oprettelse af et stregdiagram... 55 Mere om diagrammer... 57 Minidiagrammer... 58 10. Sideformatering og udskrivning... 60 Tilpasning til udskrivning... 60 Sidehoveder og sidefødder... 63 Udskriftstitler... 65 11. Flere spændende muligheder i Excel... 67 Excel som database... 67 Sortering... 69 Lidt om funktioner... 70 Arbejde med flere vinduer... 72 Lagring af projektmapper... 75 Dokumentinspektion... 76 Stikordsregister... 78 3 FORLAGET LIBRIS
Indledning Excel har et stort problem. Et luksusproblem. Det kan næsten for meget. Uanset hvilke talmæssige beregninger du skal udføre, kan du sikkert finde en mulighed i Excel til at udføre dem. Men luksusproblemet medfører et andet problem: Hvad skal der med i et hæfte om Excel? Uanset hæftets tykkelse vil der formentlig altid være emner, der ikke er dækket. Der er jo også forskel på de beregninger, som en murermester og en atomfysiker skal udføre. Men begge kan helt sikkert få glæde af Excel. Excel 2007 introducerede det nye bånd, der afskaffede de velkendte menuer, og båndet er videreført i Excel 2010. Hæftet kan derfor anvendes af både nybegyndere, der vil lære Excel fra grunden, og lidt mere rutinerede Excel-brugere, der måske opgraderer fra Excel 2003 eller tidligere, og som vil lære lidt om de nye muligheder og ikke mindst lære, hvordan de klarer sig uden menuerne. Kapitel 1 indeholder en hurtig oversigt over nogle af nyhederne i Excel 2007 og Excel 2010. Kapitel 2 indeholder en grundig gennemgang af menusystemets afløser båndet og de øvrige elementer i grænsefladen i Excel. Kapitel 3, 4, 5, 6 og 7 forklarer, hvordan du kommer i gang, hvordan du navigerer, markerer, kopierer og formaterer. Alt sammen noget, du er nødt til at vide, inden du går i gang med at bruge Excel for alvor. Kapitel 8 forklarer, hvordan du laver et rigtigt, brugbart regneark med indbygget logik og fejlkontrol. Kapitel 9 forklarer lidt om, hvordan du laver diagrammer. Kapitel 10 forklarer, hvordan du formaterer og klargør dine regneark til udskrivning, så de bliver flotte. Kapitel 11 forklarer bl.a. hvordan du bruger Excel som database, hvordan du arbejder med flere regneark eller projektmapper på samme tid, og hvordan du bruger funktioner. TIP Download af eksempler: Du kan downloade en pakke med eksempler på nogle af de regneark, der anvendes her i hæftet. Du kan hente pakken ved at gå ind på www.libris.dk/bilag og klikke på hæftets titel. VIL DU VIDE MERE? Hvis du vil lære noget om nogle af de mange avancerede muligheder i Excel 2010, kan du købe vores bog Professionel Excel 2010, der forventes at udkomme i 1. kvartal 2011. Hold øje med www.libris.dk. Vi håber, du får glæde af hæftet! Virum, juni 2010 Jes Nyhus FORLAGET LIBRIS 4
1. Om Excel 2010 Nyheder i computerprogrammer er altid en sjov ting. Mange gange nævnes større stabilitet og bedre muligheder for samarbejde som store nyheder. Sådanne nyheder er svære at forholde sig til, specielt fordi forrige version altid har opført sig pænt og aldrig drillet, og fordi man er den eneste bruger af regnearkene. Måske sender man et regneark til en kollega i ny og næ og får et tilbage men ellers arbejder man selvstændigt med arkene. De lidt mere håndgribelige nyheder kan deles i to dele: Nye muligheder og ændrede fremgangsmåder. Sådanne nyheder skal du som bruger forholde dig til, når du skifter version. Dette kapitel indeholder en kort omtale af nogle af de håndgribelige nyheder i Excel 2010. Dem er der nu ikke særlig mange af, og da vi regner med, at ganske mange brugere springer direkte fra Excel 2002/2003 til Excel 2010, har vi af hensyn til disse valgt også at medtage en oversigt over nyhederne i Excel 2007. Dette er beskrevet detaljeret i afsnittet Tilpasning af båndet på side 17. Introduktion af visningen Microsoft Backstage Excel 2010 indeholder visningen Microsoft Backstage, der er adgang til via fanen Filer på båndet. Dialogboksen Udskriv, muligheden Vis udskrift og andre muligheder er forsvundet og samlet i visningen Microsoft Backstage. Populært sagt er det muligheder, du udfører med snarere end i filen, du ser fra denne visning. Visningen Microsoft Backstage er omtalt en række steder i dette hæfte. Minidiagrammer En lille men stærk mulighed er Minidiagrammer. Et minidiagram fylder én og kun én celle. Har du behov for hurtigt at vise tendensen for en talrække, er denne mulighed virkelig god. Oversigterne er absolut ikke fuldstændige. De indeholder nogle af de emner, som forfatter og redaktør mener interesserer hæftets læsere. Nyheder i Excel 2010 Muligheder for tilpasning af båndet Båndet, der erstatter menuerne, som vi kendte til og med Excel 2003, kunne i Excel 2007 ikke tilpasses. Dette er heldigvis ændret, så du nu i meget stor udstrækning kan tilpasse båndet til den måde, du arbejder på. Figur 1.1 Der findes tre forskellige minidiagramtyper. Minidiagrammer er omtalt i afsnittet Minidiagrammer på side 58. Microsoft Live SkyDrive Microsoft Live SkyDrive er en tjeneste, hvor brugere, der har et Windows Live ID, får stillet lagerplads på 25 GB til rådighed på en Mi- 5 FORLAGET LIBRIS
1. Om Excel 2010 crosoft-server. Begge tjenester er gratis for private brugere. Der er adgang til mapperne på brugerens SkyDrive fra skrivebordet, men herudover kan du direkte fra Excel 2010 gemme dine projektmapper på SkyDrive. Men ser vi bort fra, hvordan programmet ser ud, så skete der også ændringer i det, programmet kan. Der var en række større og mindre ændringer og nyskabelser. En af fordelene ved at gemme dine filer på SkyDrive er, at du fra en vilkårlig Excel 2010 med internetadgang kan arbejde med dine filer. En anden fordel er, at du kan bestemme, at visse filer må redigeres af andre personer, og samarbejder du fx med fjern en kollega, kan han/hun arbejde i de samme filer som dig, så der måske bliver færre problemer med at holde styr på versionerne. Og mon ikke Microsoft sørger for en fornuftig sikkerhedskopiering af filerne på SkyDrive? Nyheder i Excel 2007 Afsnittet her forklarer nogle af nyhederne i Excel 2007, der også findes i Excel 2010. Skærmbillederne er fra Excel 2010. Båndet Systemet med menuer og værktøjslinjer, vi har kendt i årevis i Excel (og de andre programmer i Office-familien), blev erstattet af et bånd øverst på skærmen. Det kunne til manges irritation, inkl. forfatterens, ikke tilpasses. Dette er ændret i Excel 2010, så det nu kan tilpasses. Båndet er udførligt forklaret i afsnittet Båndet på side 13. Men når du har kæmpet dig gennem båndet og når frem til dialogboksene, så er det i mange tilfælde de gode gamle dialogbokse, som vi har haft i de seneste mange Excelversioner (se figur 1.2). Figur 1.2 Dialogboksen Formater celler fra Excel 2010. Har du en Excel 5 ved hånden, så prøv at sammenligne med den tilsvarende dialogboks dér. Fx er et enkelt regnearks kapacitet ændret med 1500%, så et regneark nu kan rumme mere end 16 milliarder celler. Om dette er en stor eller lille nyskabelse, er op til den enkelte at vurdere, men der findes næppe nogen pc, der synes, det er sjovt med et så stort regneark. Herunder findes en kort oversigt over nogle af de nye og ændrede funktioner: Visningen Sidelayout En virkelig praktisk nyskabelse var regnearksvisningen Sidelayout. Hvor man i tidligere versioner oprettede sidehoveder og -fødder i en dialogboks, kan det nu gøres direkte i arket, så man med det samme kan se, om teksten står pænt mv. FORLAGET LIBRIS 6
1. Om Excel 2010 Figur 1.3 Sidehoveder og -fødder kan skrives direkte i regnearket. Det gør det lettere og hurtigere at få det helt rigtige udseende. Forbedret Autofilter Den praktiske Autofilter-funktion blev endnu mere praktisk. Hvor man ved filtrering med funktionen i Excel 2003 og tidligere versioner kunne vælge mellem alt eller intet, kan man nu vælge flere værdier, der skal overholdes ved filtreringen. Visningen Sidelayout er udførligt omtalt i kapitel 10. Sideformatering og udskrivning. Celletypografier Der blev introduceret en række praktiske, foruddefinerede celletypografier, så det er hurtigt og let at give celler et flot layout. Figur 1.4 Med celletypografier er der ingen undskyldning for et grimt regneark... Brug af celletypografier er omtalt i afsnittet Celletypografier på side 44. Større formellinje Det blev muligt at udvide formellinjen, så der er plads til selv de længste formler. Til og med Excel 2003 var det lidt problematisk at se lange formler på formellinjen. Figur 1.5 Formellinjen kan udvides, så der er plads til lange formler. Figur 1.6 Autofilter-funktionen blev forbedret, så du kan vælge mere end én betingelse, der skal indgå i filtreringen. Brug af Autofilter er omtalt i afsnittet Autofilter på side 67. Betinget formatering Mulighederne for betinget formatering fx ændring af en skriftfarve, når en bestemt betingelse opfyldes/ikke opfyldes blev forbedret i forhold til tidligere versioner. Betinget formatering er omtalt i afsnittet Betinget formatering på side 49. Diagrammer Der blev introduceret en lang række typografier til de enkelte diagramtyper. Det blev endnu lettere end nogensinde at lave flotte dia- 7 FORLAGET LIBRIS
1. Om Excel 2010 grammer. En del af mulighederne til diagramformatering, der tidligere var gemt på en eller flere faner i en eller flere dialogbokse, er nu tilgængelige som knapper og/eller drop-down-menuer i en gruppe på båndet. Det gør det lettere at overskue og formatere diagrammer (se båndet på figur 2.3 på side 13). Når der vises en drop-down-menu i forbindelse med en knap på båndet, ændres skrifttypen i langt de fleste tilfælde ved blot at flytte musen ned over mulighederne på dropdown-menuen uden at vælge. Når elementerne har det rette udseende, skal du blot klikke på det menuelement, der angiver den ønskede formatering, for at anvende den. På denne måde er det let at se virkningen af en formateringsændring, inden den udføres. Det er altså ikke som tidligere nødvendigt at vælge forskellige skrifttyper mv. for at se virkningen. Det er nok at trække ned over skrifttypelisten mv. På nogenlunde tilsvarende måde kan du se, hvorledes diagrammer vil se ud med en given formatering uden at ændre formateringen. Eksempelvisning er bl.a. omtalt i afsnittet Direkte eksempelvisning på side 41. Figur 1.7 Med de indbyggede temaer er det let at sætte prikken over i et ved diagramformateringen. Til brug primært ved diagrammer findes også indbyggede temaer. Med et par museklik er det således muligt at ændre farvetemaet for et diagram fra fx Kontor til Overdådig eller Håndsats eller ændre skriftformateringen fra Kontor til Livfuld (kort omtalt i kapitel 9. Diagrammer). Det er utroligt let at lave flotte, formaterede diagrammer. Det største problem er i virkeligheden, at der måske er lidt for meget at vælge blandt Direkte eksempelvisning af formateringsændringer De fleste skrifttypeændringer mv. vises dynamisk i markerede celler, når markøren blot bevæges over en drop-down-menu. Forbedret statuslinje Excel-versioner tidligere end 2007 kunne på statuslinjen vise én ud af seks forskellige værdier for markerede tal (fx Sum eller Antal). Nu kan alle seks værdier vises (hvis der er plads på statuslinjen). Figur 1.8 Statuslinjen kan give flere hurtige oplysninger om markerede celler. Dette er omtalt i afsnittet Statuslinjen er praktisk på side 68. FORLAGET LIBRIS 8
1. Om Excel 2010 Dokumentinspektion Microsoft lavede et tillægsprogram til Office 2002/2003, hvormed det var muligt at fjerne skjulte oplysninger, som ikke skal ud af huset, når en tekstbehandlings- eller regnearksfil sendes til fremmede. Denne mulighed er nu integreret i alle Office 2007/2010-programmerne, og den er omtalt i afsnittet Dokumentinspektion på side 76. Miniværktøjslinjen Den nye miniværktøjslinje, der blev introduceret i Excel 2007, og vises, når du højreklikker på en eller flere markerede celler, indeholder knapper til de mest almindelige formateringsmuligheder. Figur 1.9 De almindelige formateringer udføres hurtigere med denne værktøjslinje. Miniværktøjslinjen er bl.a. omtalt i afsnittet Miniværktøjslinjen på side 16. Lettere indtastning af formler I de seneste mange versioner til og med Excel 2003 har det været muligt at indtaste formler direkte på formellinjen eller en celle uden brug af dialogboksen Indsæt funktion. Men det krævede, at man nøjagtigt kunne huske funktionens/formlens navn. Denne mulighed blev udvidet: Der er indbygget en Autofyld-funktionalitet, så det ikke længere er nødvendigt at huske det nøjagtige funktionsnavn. Figur 1.10 Den nye og lettere indtastning af funktioner. Brugen af den nye mulighed er omtalt i afsnittet Direkte indtastning på side 72. Ændret filformat Excel-filformatet blev ændret i Excel 2007, og dette filformat videreføres i Excel 2010. Det betyder, at du ikke uden videre kan åbne Excel-filer, der er gemt i Excel 2007/2010-format, på ældre versioner af Excel. Men der er hjælp forude. Første gang du klikker på en Excel 2007/2010-fil i en tidligere Excel-version, får du et tilbud om at hente et konverteringsfilter, så din gamle Excel kan læse de nye filer, men du kan dog ikke anvende de nye Excel-muligheder i en gammel Excel. Du kan vælge at gemme i ældre filformater, og du kan sikre dig, at dine Excel-filer ikke indeholder funktioner, der ikke kan anvendes i de ældre versioner. Læs mere om det i afsnittet Lagring af projektmapper på side 75. 9 FORLAGET LIBRIS
2. Grænsefladen i Excel 2010 Hurtigt overblik over Excels skærmbillede Når du starter Excel 2010, vises et skærmbillede som det, du kan se i figur 2.1. Du er nødt til at kende nogle af elementerne, inden du overhovedet går i gang. Dette kapitel forklarer de elementer, der er nødvendige for at komme i gang, og de fleste af de øvrige elementer bliver gennemgået gennem hæftet. Er det første gang, du ser et regneark, er der mange forskellige elementer, du skal lære at kende. Har du brugt de tidligere versioner af Excel (frem til og med Excel 2003), er der også mange elementer, du skal lære at kende Her følger en oversigt over de forskellige elementer på Excels skærmbillede. 1) Knappen Excel. Klikker du på knappen finder du vindueskommandoerne Gendan, Flyt, Størrelse, Minimer, Maksimer og Luk. 2) Knappen Filer. Klikker du på knappen, åbnes visningen Microsoft Backstage, hvor du bl.a. finder kommandoerne Åbn, Gem og Gem som, som du bruger, når du åbner og gemmer regneark. Det er forklaret yderligere i afsnittet Lagring af projektmapper på side 75. På panelet finder du også knappen Indstillinger, som du bruger ved tilpasning af Excel. 1 2 3 4 6 7 5 8 14 9 10 11 12 13 23 19 22 15 16 17 24 18 20 21 Figur 2.1 Skærmbilledet i Excel 2010. (Du kan se en bedre udgave af båndet i figur 2.3 på side 13). FORLAGET LIBRIS 10