192. Byggesagsbehandlingen, status Åbent - 02.00.06-G01-1-15 Resumé Hermed følger en halvårlig status for byggesagsbehandlingen, som opfølgning på den seneste status, der blev forelagt By- og Miljøudvalget 30. november 2015. I sagen redegøres der for sagsmængde, ressourcer, sagsbehandlingstider, gebyrer, ny lovgivning mm. Beslutning By- og Miljøudvalget tog orienteringen om status for byggesagsbehandlingen til efterretning. Forvaltningen blev anmodet om at udarbejde en handlingsplan for, hvordan sagsbehandlingstiden kan nedbringes. Indstilling By- og Miljøområdet indstiller, at orienteringen om status for byggesagsbehandlingen tages til efterretning Sagsfremstilling Tilgang af byggesager Byggeaktiviteten på Frederiksberg er fortsat stigende og med den fortsatte lave udlånsrente og håndværkerfradrag er der intet, der tyder på, at aktiviteten er for nedadgående foreløbig. År 2012 2013 2014 2015 2016 (estimeret pr. 30.4.2016) Tilladelsessager 692 649 1.059 1.176 1.137 1 Anmeldelsessager 702 328 55 44 39 2 Øvrige sager 353 440 374 385 318 3 1.Antallet af byggesager/tilladelsessager er steget med ca. 45% siden 2012. Tilladelsessager omfatter bl.a. altansager. 2.Antallet af anmeldelsessager faldt drastisk med ændringen af Bygningsreglementet i 2013, og medarbejderstaben blev reduceret med 2 personer som følge af bortfaldet af anmeldelsessager og dermed følgende forventede nedgang i gebyrindtægter. Når antallet er faldet yderligere siden 2014, skyldes det at TDC ikke længere opsætter mobilantenner, hvilket udgjorde en stor del af ansøgningerne i 2014. Anmeldelsessager er typisk lettere mindre tidskrævende sager, set i forhold til tilladelsessager. 3.Øvrige sager dækker over klager, aktindsigtsanmodninger, planmæssige tilladelse, forespørgsler der ikke fører til byggeansøgning, deklarationer mv. Altansager Som det ses af tabellen, er tilgangen af egentlige byggesager stabil. Men andelen af ansøgninger, der vedrører altaner er stigende (som forelagt for By- og Miljøudvalget d. 16. november 2015). Antallet af altanansøgninger er så stort, at disse beslaglægger over 3 årsværk (jf. redegørelsen på By- og Miljøudvalgets møde d. 16/11). I 2015 indkom der 186 altansager, og i de første 4 måneder af 2016 er tallet 61, hvorfor der forventes et lignende antal altansager i 2016. Forvaltningen bruger gennemsnitlig 25 timer pr. altansag, og det
store antal altansager betyder derfor, at 3 årsværk ud af 12 går til behandling af altansager, og at der dermed anvendes ca. 30 % af arbejdsindsatsen på ca. 10 % af forvaltningens samlede sagsmængde. Her i foråret har der været stillet spørgsmål til om de opsatte altaner er udført på en forsvarlig og korrekt dokumenteret måde, hvad angår det konstruktive. Det har bl.a. betydet, at forvaltningen har sendt breve ud til 110 ejendomme, der har fået monteret altaner og informeret dem om usikkerheden og den potentielle risiko. Sagens omfang og betydning er endnu ikke klarlagt og indenfor den seneste uge er der ligeledes stillet relevante spørgsmål om brandsikkerheden i etagedæk er overholdt efter montering af altaner, ligesom krav til lydisolering også er problematisk. Jf. byggelov er det til en hver tid ejers ansvar at love og regler er overholdt, men forvaltningen skal også agere, når man gøres opmærksom på et ulovligt forhold. Derfor arbejder forvaltningen i disse uger på dels at afdække omfanget af problemet, dels på at kvalificere de krav, der stilles til den fremtidige dokumentation for den tekniske del af byggesagsbehandlingen for således at sikre, at fremtidige altaner overholder bygningsreglementets bestemmelser også selvom branchen er i vækst og efterspørgslen er enorm. Med ca. 1.800 opsatte altaner i perioden 2013-2015, der potentielt kan betyde en fornyet sagsbehandling og lovliggørelsesproces, er det en enorm opgave, som de nuværende ressourcer ikke løfte uden at alle andre sagers sagstid påvirkes. Københavns Kommune står overfor den samme udfordring og forvaltningerne har derfor indledt dialog og gensidig orientering af hinanden. Forelæggelser for udvalget Antallet af sager, der forelægges By- og Miljøudvalget, er kraftigt stigende over de senere år. Det er sagsbehandlerne, der udarbejder indstillingerne til politisk behandling, og hvor der i 2014 blev forelagt 38 sager fra byggesagskontoret, i 2015 blev forelagt 82 sager, forventes det at der i 2016 bliver forelagt i alt ca. 120 sager for By- og Miljøudvalget. (Dette tal er baseret på 43 forelæggelser i de 4 første måneder af 2016). Der er typisk tale om sager, hvor der dispenseres fra lokalplanens bestemmelser, i større omfang altanprojekter, der afviger fra altanmanualen eller hvor der opsættes altaner/etableres tagterrasser synlig fra vej i områder omfattet af bevarende lokalplan samt ejendomme beliggende ud til hovedstrøg, og i stort omfang sager om konvertering fra erhverv til bolig og indretning af nye boliger i tagetager, som kræver dispensation fra etablering af parkering og opholdsareal. Mange sager forelægges flere gange. År 2012 2013 2014 2015 2016 (estimeret pr. 30.4.2016) Forelæggelser for BMU 25 48 38 82 120 Forelæggelser er således en væsentlig faktor i sagsbehandlingen på Frederisksberg. Til sammenligning havde Rødovre Kommune 3 forelæggelser fra byggesagsområdet i 2015. Personaleressoucer Siden 2012 har byggesagsbehandling haft tidsbegrænsede ansættelser. I øjeblikket er der ansat 12 sagsbehandler, heraf er 3 (25%) ansat på midlertidige kontrakter med udløb hhv. 1.1.2017 og 1.3.2017. Det har ikke været muligt at tiltrække erfarne sagsbehandlere til midlertidige stillinger, og således har 5 af de 12 mellem 2 måneder og 18 måneders erfaring, hvilket betyder at der skal afsættes ressourcer til at oplære. Der sker ingen undervisning i myndighedsbehandling, hverken på arkitekt-, ingeniør- eller bygningskonstruktørstudiet. Oplæring til byggesagsbehandler sker som sidemandsoplæring og via 3 moduler (i alt 9 undervisningsdage) på Center for Offentlig Kompetenceudvikling. Udover byggesagsbehandlere er der knyttet 3 administrative byggesagsbehandlere (kontoruddannet personale), der opretter sager, journaliserer bilag, svarer telefoner, udfakturerer mm. Kontoret har typisk en kontorelev og pt. har vi en løntilskudsmedarbejder, der uploader sager til filarkiv og hjælper til ved begæring om aktindsigt (46 stk. foreløbig i 2016).
Implementering af Byg og Miljø (BOM) Den 1. december 2014 blev den statslig udviklede, digitale ansøgningsportal, Byg og Miljø (også kaldet BOM) implementeret i Frederiksberg Kommune. Det er lovbefalet, at alle kommuner skal tilbyde en mulighed for digital byggeansøgning. Den overordnede idé med udviklingen af BOM har været at skabe et ansøgningsværktøj, der sikrer, at ansøger indsender alle relevante oplysninger. Samtlige kommuner er tilmeldt BOM. Erfaringen efter næsten 1,5 år med BOM er, at knapt halvdelen indsender ansøgninger ind via BOM. Ansøgningsmateriale, der kommer ind via BOM, har desværre vist sig ikke at være af bedre kvalitet end øvrige ansøgninger. Tværtimod er ansøgningsskabelonen meget omfattende (formentlig da den samme skabelon omfatter mange typer sager), og det er således vanskeligere at danne sig et overblik over det ansøgte hurtigt. Ny gebyrstruktur Ved årsskiftet til 2015 blev der indført en ny gebyrstruktur for byggesager, hvorefter der opkræves byggesagsgebyr efter medgået tid. Overgangen til den nye gebyrstruktur har fungeret forholdsvis uproblematisk, omend det naturligvis har affødt en række henvendelser om gebyrets størrelse, ligesom flere borgere efterspørger et estimat over gebyrets størrelse inden de indsender en ansøgning. Gebyrstrukturen har medført, at der nu bruges tid på tidsregistrering, samt at der i mange sager skal udskrives to regninger (en regning frem til og med byggetilladelse - og derefter en regning efter ibrugtagningstilladelsen). Uagtet at gebyrstrukturen formentlig bevirker, at flere ansøgere vælger at inddrage en rådgiver for at sikre, at ansøgningen er fuldt oplyst ved indsendelse, ses der ingen signifikant udvikling i kvaliteten af de indsendte ansøgninger. Dette skyldes formentlig, at gebyrets samlede størrelse, stadig udgør en meget lille del af den totale omkostning til byggeprojektet. I hht. lovgivningen er det langt fra muligt at udfakturere det samlede tidsforbrug til byggesagsbehandlingen. I forbindelse med implementeringen af gebyrstrukturen blev det ved budgetlægningen estimeret, at 50% af den samlede sagsbehandlingstid kunne udfaktureres. Foreløbige prognoser fra 2015 viser, at det nærmere er ca. 30% af den samlede sagsbehandlingstid, der er omfattet af reglerne om gebyrbelagt sagsbehandling og dermed kan udfaktureres. Da der i 2015 er udskrevet mange gebyrer efter de gamle gebyrregler på sager, der indløb før årsskiftet var det svært at afgøre om faktureringsgraden er korrekt estimeret. Her i 2016 har det været muligt at få et klarere billede af, hvad faktureringsgraden er, da det er et begrænset antal sager, der er startet op før 1.1.2015. Faktureringsgraden viser hvor mange procent af det samlet timeforbrug, der er faktureret. Faktureringsgraden beregnes således: (Fakturerbar tid / (Samlet timeforbrug) x 100 De digitale værktøjer til måling af tid er nu så præcise, at vi for de første 4 måneder af 2016 kan konstatere: (3.177 timer / 10.816 timer) x 100 = 29,3 Lov om ændring af byggeloven 1.juli 2016 træder Lov om ændring af byggeloven i kraft. Der sker ændringer indenfor flg. områder: Indførelse af certificeringsordning for dokumentation af tekniske forhold Undtagelse af udlejningsejendomme for byggeskadeforsikring Samling af de driftsmæssige foranstaltninger vedrørende brandsikkerhed Indførelse af et mindre, fast gebyr for alle typer byggesager Frederiksberg Kommune har i forbindelse med lovarbejdet udarbejdet bemærkninger til ændringerne for så vidt angår indførelse af certificeringsordning. Høringssvaret blev fremlagt på By- og Miljøudvalgets møde den 16. november 2015.
Vedrørende de økonomiske og administrative konsekvenser af lovforslaget, så fremgår det af bemærkningerne til lovforslaget, at det anslås, at den tekniske byggesagsbehandling udgør ca. 19 % af den samlede byggesagsbehandling. Dette tal passer muligvis som en gennemsnitlig betragtning hen over de danske kommuner, men er alt for højt i en tæt bebygget kommune som Frederiksberg. På Frederiksberg er der mange lokalplaner med bevarende bestemmelser, og langt de fleste byggesager vil have en ikke ubetydelig andel af planmæssig behandling hvortil kommer partshøringer og naboorientering i rigtig mange sager. Det vurderes således, at den tekniske del af byggesagsbehandlingen i Frederiksberg Kommune udgør 5-7 % af den samlede del af byggesagsbehandlingen. Københavns Kommune oplyser overfor By- og Miljøområdet, at de vurderer, at den tekniske del af byggesagsbehandlingen udgør ca. 10 % af den samlede sagsmængde. Dialog og synlighed Der er i 2016 fortsat gjort flere indsatser for at gå i dialog med borgere og erhverv om hvad den kommunale byggesagsbehandling handler om, og om hvordan denne kan gøres bedre i samarbejde med ansøgeren. I indstillingen til By- og Miljøudvalget d. 16. november 2015 om altansager, fremgik det, at der er iværksat et samskabelsesprojekt med nogle altanfirmaer, og den tætte dialog har været positiv. Dette samarbejde er dog p.t. sat på hold indtil vi har overblik over, hvad der kommer til at ske med altansager og byggesagsbehandling i forlængelse af den verserende sag om spørgsmål til udførelsen af altaner. Formentlig vil flere større ansøgere blive involveret på lignende vis i 2016. Herudover er det muligt for borgerne at "møde en byggesagsbehandler" ved flere lejligheder. To gange årligt afholdes der velkomstmøder på rådhuset for nye borgere i kommunen og her er byggesagskontoret altid repræsenteret ved to byggesagsbehandlere, der står klar med udlevering af altan- og skiltemanualen og med svar på spørgsmål om kommende byggeprojekter. Samme koncept er anvendt ved afholdelsen af Grønne Dage samt Frederiksberg erhvervskonference. Servicemål: Der er oprindelig fastsat et servicemål på 4 uger for en byggetilladelse. Dette servicemål er over flere omgange blevet slækket til hhv. 5 og 6 uger. I 2013 blev indført en screeningproces for alle indkomne byggesager, og der blev i den forbindelse oprettet et "hurtigt spor" for de mindre byggesager (sager uden stor kompleksitet), der typisk løses indenfor 2 uger. Det skønnes, at næsten 45% (ca. 600 sager) af alle tilladelsessager løses i dette hurtige spor. Der er således stadig ca. 1000 tilladelsessager og øvrige sager, som kræver mere indgående sagsbehandling. Det sidste halve år har servicemålet været delt med 2 uger til det hurtige spor og 9 uger til de andre. Alle sager i det hurtige spor håndteret indenfor servicemålet på 2 uger. Der er p.t. 50 sager, der har overskredet de 9 uger. Heraf er 31 altansager. Det må anbefales, at der stadig allokeres ressourcer til at straks-behandle de lette sager i det "hurtige spor", og det er specielt her de mindre erfarne sagsbehandlere lægger arbejdstiden. Indførelsen af det hurtige spor har således medført en væsentlig reduktion i antallet af klager/henvendelser om sagsbehandlingstiden, men specielt den sidste måned, hvor mange ressourcer er blevet brugt på den store altansag, er henvendelser om manglende sagsbehandling vokset i styrke. KL Aftale for fælles servicemål I forbindelse med økonomiaftalen for 2015 indgik KL og Regeringen aftale om, at sagsbehandlingstiden for erhvervsrettede myndighedsopgaver i kommunerne skal reduceres med en tredjedel. Reduktionen skal blandt andet opnås ved at indføre servicemål for bl.a. byggesagsbehandlingen. Der er opsat mål på fra 40 dage (kategori 1 byggeri) til 60 kalenderdage for kategori 5 byggeri (ca. 95% af byggesager på Frederiksberg). Ligeledes er der opsat en maksimal sagsbehandlings tid på 180 dage for både miljø- og byggesager, ligesom alle sager skal visiteres indenfor 21 dage. Servicemålene fastsættes med afsæt i, at sagsbehandlingstiden regnes fra ansøgningen er fuldt oplyst, til der er truffet afgørelse i sagen, fratrukket ventetid ved indhentning af oplysninger fra ansøger på mere end 7 dage. Udgangspunktet for reduktionen af sagsbehandlingstiderne med en tredjedel er de estimerede sagsbehandlingstider i 2012. Parterne er samtidig enige om, at de systemer, der anvendes i sagsbehandlingen på de tre områder, skal kunne registrere de enkelte trin i sagsbehandlingen. For så vidt angår byggesager og miljøgodkendelse af virksomheder gælder det f.eks. høringer og behandling hos andre myndigheder, således at den faktiske sagsbehandlingstid i kommunerne for de enkelte sager og sagstyper kan måles. Særligt for så vidt angår byggesager, er der behov for at få registreret, i hvor mange sager, der ud over ansøg-
ning om byggetilladelse også indgår miljøgodkendelser. For sager, hvor der både indgår ansøgning om byggetilladelse og miljøgodkendelse er der behov for at få registreret, hvor lang tid, der bruges på at behandle byggetilladelsen. I forbindelse med aftalen afholdtes der møde i København 17. marts og her blev det oplyst at KL vil igangsætte en række understøttende initiativer, der skal styrke den kommunale sagsbehandling yderligere. Der igangsættes videndeling og kompetenceudvikling som skal bidrage til, at effektive arbejdsgange og styringsredskaber fra de mest effektive kommuner udbredes generelt i kommunernes sagsbehandling. Der er på finansloven for 2015 afsat en samlet ramme til reduktion af sagsbehandlingstiden på de tre områder på i alt 154 mio. kr. til udmøntning i 2015-18. I 2016 er der afsat 60 mio som forudsættes udmøntet via bloktilskud. By- og Miljøområdet anbefaler, at der arbejdes målrettet med at implemente KL s servicemål for de forskellige kategorier, herunder at tilvejebringe de værktøjer, der skal til for at leve op til de krav, der indgår i aftalen. Der er allerede en opdeling af sager i lav og høj kompleksitet, men med de nuværende ressourcer er det en udfordrende opgave at leve op til de foreskrevne servicemål. Økonomi Ingen. Borgmesterpåtegning Ingen. Behandling By- og Miljøudvalget, LRM/PBM