Avanceret budget Avanceret budget udvider mulighederne for budget på dimensioner, likviditetsbudget og meget mere. Avanceret budget giver mulighed for ægte budgetposteringer, der indtastes og bogføres i budgetkladden, hvor der også kan anvendes momskode, kunde-, leverandør- og varenummer. Avanceret budget erstatter muligheden for at indtaste simple budgetposter direkte i kontoplanen på fanen Periodesaldi. INTRODUKTION TIL AVANCERET BUDGET... 1 FØR DU TAGER AVANCERET BUDGET I BRUG... 3 LIKVIDITETSBUDGET... 3 Omkostninger med likviditetskonti som modkonto i budgetkladden... 3 Momsbudget... 4 DIMENSIONSBUDGET... 4 Budgetkladden... 5 Budgetkladden skal balancere... 5 Budgetmodkonto... 5 Start- og Slutdato samt interval i budgetkladden... 6 Introduktion til Avanceret budget Med Avanceret budget registreres budgetposteringer i budgetkladden i Finans. Kladden fungerer som den almindelige kassekladde bortset fra, at der er tilføjet Start- og Slutdato samt automatisk fordeling i intervaller. Posterne bogføres i de normale regnskabsperioder og skal balancere debet/kredit. Der kan, som i den almindelige kassekladde, bogføres med momskode, dimension og forfaldsdato og med kundenr., leverandørnr. og varenr. Budgetposterne registreres kun i Finans og kun på finanskontiene i kontoplanen. Budgettet vises på fanen Periodesaldi. Copyright Aesiras 2009 Side 1
Og posteringerne på fanen Budgetposteringer. Copyright Aesiras 2009 Side 2
Der kan registreres budgetposter i alle åbne regnskabsperioder. Rettelser til budgettet bogføres i budgetkladden som reguleringer til de eksisterende poster. Før du tager Avanceret budget i brug Der bliver lukket for simpel budgettering i kontoplanen på fanen Periodesaldi, når Avanceret budget-licenskoden indlæses. Uden Avanceret budget-licenskoden er det kun muligt at budgettere i systemet ved at indtaste simple budgettal manuelt direkte på fanen Periodesaldi. Tallene er absolutte, de står alene på kontiene og stemmer nødvendigvis ikke mellem debet/kredit. Når Avanceret budget tages i brug, indtastes budgettet via budgetkladden, og budgetposter skal stemme debet/kredit. De gamle simple budgettal i kontoplanen, skal enten slettes før indlæsning af Avanceret budget-licenskoden (hvis tallene ikke skal benyttes), eller blive stående (hvis tallene skal bibeholdes) med det forbehold, at budgettet herefter kan blive en blanding mellem gamle manuelle tal og nye bogførte tal. De gamle simple budgettal slettes dog, hvis der i samme periode og på samme konto bogføres budgettal via budgetkladden. Hvis du vil af med de simple budgettal, efter Avanceret budget er taget i brug, skal du derfor finde en måde at modpostere tallene via budgetkladden under hensyntagen til, at der både skal være en debet og en kreditpost. Likviditetsbudget Med Avanceret budget er der mulighed for at danne et likviditetsbudget, dvs. en budgetteret likviditetsstatus henover året og et budget for betalingsflow henover året. Det er vigtigt at have et overblik over budgettets likviditetspåvirkning og likviditetsflowet i fremtiden. Omkostninger med likviditetskonti som modkonto i budgetkladden I budgetkladden bogføres budgetposteringerne med bl.a. brug af likviditetskonti som modkonto til f.eks. løn, husleje, forsikring mv. Copyright Aesiras 2009 Side 3
Momsbudget Det er vigtigt for likviditetsbudgettet at tage højde for moms, således at det ikke kommer som en overraskelse, at der også skal skaffes likviditet til betaling af moms. Når der bogføres budget med momskode, dannes der automatisk momsbudgetposter på hhv. indgående og udgående afgift. Budgetsaldiene pr. momsperiode på momskontiene er grundlaget for at bogføre det budgetterede momstilsvar i budgetkladden på datoen for momsafregning. 1. Pr. ultimo momsperioden opgøres budgetsaldi på hhv. indgående og udgående afgift. Differencen er budgetteret momstilsvar. 2. Overfør budgetsaldi pr. momskonto som budgetposteringer til momsafregning pr. ultimo momsperioden. 3. Bogfør betaling af budgetteret moms på momsafregningskontoen og likviditetskontoen i budgetkladden på datoen for momsafregning. For hver momsperiode kan der dermed budgetteres med, hvor meget indgående og udgående moms, der skal afregnes. Likvidtets påvirkningen (momsafregningen) bogføres ligeledes som en budgetpost i budgetkladden. Dimensionsbudget Der kan budgetteres på dimensioner, dvs. på Afdeling Kostcenter Formål Projekt Her er et eksempel på, at der bl.a. er budgetteret løn og rengøring på Afdeling, reklameudgifter på Formål og leasingydelser på Kostcentre: Copyright Aesiras 2009 Side 4
Budgetkladden I det følgende forklares nogle af felterne i budgetkladden. De fleste af felterne har samme funktion som i kassekladden og forklares derfor ikke nærmere her. Budgetkladden skal balancere Det vil sige, at debet og kredit skal stemme. Det giver mulighed for at budgetpostere nøjagtigt som de realiserede poster bogføres med brug af såvel drift- som statuskonti. Budgettet bogføres dog typisk som sumposter pr. regnskabsperiode. Budgetmodkonto Hvis der budgetteres med den funktionalitet Avanceret budget tilbyder i form af dimensioner, start- og slutdato, interval osv. men der, af forskellige årsager, ikke benyttes modkonto i form af en likviditetskonto el. lign., oprettes en såkaldt budgetmodkonto i kontoplanen. Denne konto anvendes som modkonto på alle eller visse budgetposteringer. Her er et eksempel, hvor budgetmodkontoen er oprettet sidst kontoplanen som kontonr. 999999. Copyright Aesiras 2009 Side 5
Budgetmodkontoen har kun betydning for budgettet ikke for det realiserede regnskab, idet en budgetmodkonto udelukkende er til for at få budgettet til at balancere debet/kredit i budgetkladden. Her er et eksempel med budgetmodkonto: Årsager til en budgetmodkonto: Det kan f.eks. være svært at forudsige hvilken likviditetskonto, der påvirkes af en budgetpost. I et omfattende dimensionsregnskab kan det være vanskeligt at benytte en specifik modkonto. Der ønskes alene et driftsbudget med brug af dimensioner osv. Start- og Slutdato samt interval i budgetkladden Med start- og slutdato i budgetkladden kan der indtastes ét beløb, der automatisk bogføres i et antal intervaller i perioden mellem start- og slutdato. For eksempel behøver du ikke indtaste 12 ens huslejeposteringer hver måned i budgetåret. Det kan klares med én budgetlinje, der automatisk bogføres i hver periode i året. Med start- og slutdato 01.01 31.12 og et interval på 12 giver det en postering i hver af årets 12 regnskabsperioder. Copyright Aesiras 2009 Side 6