Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015 Økonomi- og planudvalget d. 19. Juni 2012 Byrådet d. 26. Juni 2012
Indhold Indledning... 4 Digitalisering med fokus på innovation, kreativitet og fornyelse... 4 Sammenhæng til øvrige strategier.... 4 Den fællesoffentlige og Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi... 4 Øvrige strategier... 5 Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012 2015... 6 Overordnet vision for digitalisering i Ikast-Brande Kommune... 6 Fælles principper... 6 1. Digitaliseringen skal skabe effektiviseringer.... 7 2. Fælles standarder og IT-løsninger.... 7 3. Brugervenlige digitale services.... 7 Fælles indsatsområder... 7 1. Digital kommunikation... 7 2. Digital borgerbetjening og digital medbetjening... 7 3. Attraktive digitale arbejdspladser... 8 4. Velfærdsteknologi... 8 5. Samarbejde om digitale løsninger... 8 6. Digitale kompetencer og uddannelse... 8 Organisering af digitaliseringen i Ikast-Brande Kommune... 9 Digitaliseringsforum... 9 Digitaliseringsnetværk... 10 Tværfaglige digitaliseringsteams... 10 Direktørområdernes digitaliseringsteams... 10 Bilag 1 Organisatorisk beskrivelse roller og ansvar... 11 Digitaliseringsforum... 11 Digitaliseringsnetværk... 11 Tværfaglige digitaliseringsteams... 11 Direktørområdernes digitaliseringsteams... 11 Tekniske superbrugere... 11 Superbrugerorganisation... 11 Digital ambassadør... 12 2
Bilag 2 eksempler på digitaliseringsprojekter i organisationen... 13 Bilag 3 Tidsplan for projekter i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi... 14 3
Indledning De kommende års økonomiske udfordringer med stigende pres på Ikast-Brande Kommunes kerneydelser og færre medarbejdere til at klare opgaverne, tvinger os til at tænke i nye baner. Digitalisering er et af de værktøjer, der kan sikre en langsigtet økonomiske balance. Gennem realisering af større tværgående projekter er det målet at opnå en effektiviseringsgevinst, der svarer til kommunens andel af de statsligt aftalte effektiviseringskrav med virkning fra 2015. Digitalisering er ikke nødvendigvis svaret på alle udfordringer, og det er ikke et mål i sig selv at sætte strøm til eksisterende processer, hvis det er en bedre løsning at tænke i helt nye baner. Men der er ingen tvivl om, at digitalisering skal være med til at sikre, at vi også i fremtiden kan levere en offentlig service, der svarer til efterspørgslen og borgernes forventninger. Digitalisering med fokus på innovation, kreativitet og fornyelse Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsindsats er drevet af kreativitet, innovation og fornyelse. Det handler om at finde nye og mere effektive måder at løse vores opgaver på ved at udnytte IT og anden teknologi optimalt. Ikast-Brande Kommune vil være eksperimenterende, vi vil have fokus på værdien i at netværke og i at inddragelse interessenter. I Ikast-Brande Kommune arbejder vi med digitalisering på flere områder, bl.a. i kommunikation med borgerne, i sagsbehandlingen og ved at erstatte manuelle rutiner med digitale. Dele af velfærdsteknologiområdet baserer sig ligeledes på digitalisering. Den øget anvendelse af digitaliseringen er desuden et naturligt element i arbejdsgangsanalyser, Lean og innovationsprojekter. Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi beskriver den overordnede vision, de styrende principper samt konkrete indsatsområder og fælles initiativer på digitaliseringsområdet i Kommune. Strategien skal anvendes af alle ledere i Ikast-Brande Kommune som rettesnor for digitaliseringsindsatsen. Inden for disse rammer formulerer Ikast-Brande Kommunes direktørområder deres egen kanal- og digitaliseringsstrategier og gennemfører lokale initiativer. De nye kreative og innovative ideer til digitaliseringsprojekter opstår ofte lokalt i de faglige miljøer, som kender de konkrete arbejdsgange. Erfaringer fra lokale projekter kan med fordel deles i digitaliseringsnetværket og bringes til behandling i Digitaliseringsforum. Sammenhæng til øvrige strategier. Den fællesoffentlige og Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Den fællesoffentlige og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi indeholder på væsentlige punkter forpligtende initiativer overfor hele den offentlige sektor. Digitaliseringsstrategierne siger bl.a. at vi i 2015 skal nå et mål om, at al relevant skriftlig kommunikation med borger og virksomheder kan foregå digitalt. 4
Ikast-Brande kommunes digitaliseringsstrategi tager i høj grad udgangspunkt i Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. I Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, der gælder i perioden 2010 2015, har kommunerne i fællesskab opstillet tre strategisk mål med fælles digitaliseringsindsats: 1. At skabe (økonomisk) råderum for kommunerne gennem effektiviseringer 2. At udvikle den kommunale service, så det fortsat er kommunerne, der sætter dagsordenen for en attraktiv kommunal sektor for borgere, virksomheder og medarbejdere. 3. At sikre forpligtende samarbejde om mål og midler på tværs af den offentlige sektor. Den fælles kommunal strategi udpeger tre overordnede strategiske indsatsområder, der skal styrke: 1. Digital borgerbetjening 2. Kommunernes rolle overfor leverandørerne 3. Kommunernes samarbejde. Øvrige strategier Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi understøtter Ikast-Brande Kommunes overordnede vision og forretningsstrategier. Desuden er der en sammenhæng til kommunens kanalstrategi og ITstrategi. Kanalstrategien beskriver et krav som til hver en tid sikre analyse og gennemførelse af hvordan vi flytter henvendelser fra dyre analoge kanaler til digitale kanaler. IT-strategien beskriver vores IT-arkitektur, IT-infrastruktur, sikkerhed. IT-strategien skal sikre, at vi vælger de rigtige IT-løsninger, så vi f.eks. ikke betaler for den samme funktionalitet to gang, og at vores systemer taler sammen. Direktørområdernes kanal- og digitaliseringsstrategier beskriver lokale digitaliseringsinitiativer og sætter mål for, hvordan konkrete serviceydelser flyttes til digitale kanaler. Den fællesoffentlige og Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2010-2015 Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015 Ikast-Brande Kommunes kanalstrategi Ikast-Brande Kommunes IT-strategi direktørområde Strategi for direktørområde Strategi for 5 direktørområde Strategi for
Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi 2012 2015 Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi består af følgende elementer: Den overordnede vision Fælles principper Fælles indsatsområder Organiseringen af digitaliseringen Overordnet vision for digitalisering i Ikast-Brande Kommune Vision for digitaliseringen i Ikast-Brande Kommune er et langsigtet mål, som kommunen skal udvikle sig hen imod. Digitaliseringsindsatsen i de kommende år sætter fokus på styrkelse af indsatsen i forhold til innovation, velfærdsteknologi, effektivisering, serviceydelser, kvalitetssikring og medarbejdertrivsel. Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsstrategi og strategierne for direktørområder skal sikre at Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og Den fælleskommunale digitaliseringsstrategis tiltag igangsættes og implementeres. Ikast-Brande Kommunes vision sætter fokus på at styrke indsatsen i forhold til: Borgere, virksomheder og andre offentlige myndigheder Den kommunale organisation Borgere, virksomheder og offentlige myndigheder Vi vil sikre, at generelle informationer til borgerne og virksomhederne er tilgængelige på vores hjemmesider. Vores hjemmesider skal være brugervenlige og henvise til øvrige offentlige hjemmesider som f.eks. borger.dk, virk.dk, skat.dk. Borgere og virksomheder der kan betjene sig selv, skal betjene sig selv, således at vi fortsat kan give udsatte grupper en personlig betjening af høj kvalitet. Vi vil sikre, at der på velfærdsområderne er fokus på udnyttelse af de velfærdsteknologier som udvikles. Vores vision er at det altid skal være let og attraktivt at komme i kontakt med Ikast- Brande Kommune via digitale kanaler, og eller velfærdsteknologier. Den kommunale organisation. Digitaliseringen skal bidrage målrettet til udviklingen af attraktive arbejdspladser og sikre at vi arbejder smartere og mere effektivt. Vi tilstræber flest muligt fælles og standardiserede ITløsninger. Vi tilslutte os fælleskommunale initiativer hvor vi kan opstille en positiv business casen. Vi følger med de nye teknologiske muligheder, således at vi hele tiden er opmærksomme på nye områder, hvor digitaliseringen kan give en effektiviseringsgevinst. Fælles principper Digitaliseringsindsatserne i Ikast-Brande Kommune er underlagt følgende styrende principper: 6
1. Digitaliseringen skal skabe effektiviseringer. God digital ledelse skal sikre at såvel store som små digitaliseringsprojekter udløser effektiviseringer. Forud for et digitaliseringsprojekt skal der udarbejdes en business case som danner grundlag for projektet. Alle digitaliseringsprojekter over 300.000 kr. skal kunne dokumenter en effektiviseringsgevinst før de sættes i gang. For at sikre effekten, af investeringerne skal projekterne løbende evalueres derved skal sikres en regulering i forhold til de faktiske forhold, samtidig skal der være fokus på gevinst realiseringen. 2. Fælles standarder og IT-løsninger. Ikast-Brande Kommunes IT-strategi sikrer, at vi i videst muligt omfang vælger fælles IT løsninger og anvender de samme standarder og IT-platform i vores digitaliseringsindsats. Som hovedregel vælger vi at implementere fælleskommunale IT-løsninger frem for at opfinde selv. 3. Brugervenlige digitale services. Ikast-Brande Kommune skal sikre en indgang til kommunen, som betyder, at borgere og virksomheder ikke skal kende den organisatoriske opbygning, når de henvender sig til Kommune. De skal så vidt muligt opleve at de får en afklaring eller afgørelse af deres henvendelse ved første kontakt til kommunen. Borgere og virksomheder der kan betjene sig selv, skal betjene sig selv. I takt med at der indføres velfungerende digitale selvbetjenings- eller medbetjeningsløsninger skal de analoge kanaler lukkes. Særlige udsatte grupper skal stadig kunne få personlig service. Informationer og digitale services skal målrettes mest muligt og tage udgangspunkt i brugerens ønsker, behov og situation. Markedsføringen af de digitale løsninger skal være ensartet og koordineres. Medarbejderne i Ikast-Brande Kommune skal arbejde som digitale ambassadører for de digitale tilbud. Fælles indsatsområder De fælles digitaliseringsindsatser i Ikast-Brande Kommune er følgende: 1. Digital kommunikation Ikast-Brande kommune vil kommunikerer via de digitale kanaler, som borgerne, virksomhederne og øvrige myndigheder i forvejen anvender i deres dagligdag. En brugervenlig hjemmeside og etablering af forskellige services, som SMS, onlineservice og lignende skal bane vejen for brugen af digitale kanaler. 2. Digital borgerbetjening og digital medbetjening Digital borger- og digital medbetjening er et fokusområde for alle driftsområderne i Ikast- Brande Kommune. Vi vil tilbyde støtte og vejledning til borgere og virksomheder i at gennemføre hele eller dele af sagsbehandlingsprocesser digitalt. Vi vil tilbyde flere og bedre 7
selvbetjenings- og medbetjeningsløsninger fra alle driftsområderne. Fællesoffentlige initiativer støttes og implementeres i høj grad og i det omfang det giver en positiv business case. Indgangen til selvbetjeningsløsningerne skal ske via offentlige portaler som f.eks. www.borger.dk, www.virk.dk, www.skat.dk og via kommunens egen hjemmeside www.ikast-brande.dk 3. Attraktive digitale arbejdspladser Digitaliseringen skal bidrage målrettet til udvikling af attraktive arbejdspladser og anvendes til at effektivisere den samlede opgaveløsning. For at sikre en hurtig og effektiv opgaveløsning skal der etableres digitale løsninger, hvor medarbejderne har let og enkelt adgang til de nødvendige informationer. Der stilles værktøjer og platforme til rådighed, som understøtter arbejdsgange, forretningsprocesser, vidensdeling, dialog og samarbejde. 4. Velfærdsteknologi Velfærdsteknologier skal bidrage til opretholdelse af vores serviceniveau og til effektivisering i velfærdsområderne som bl.a. omfatter børnepasning, skoleområdet, ældreplejen, handicap og psykiatriområdet. Teknologien skal være med til at understøtte indsatsen eksempelvis ved videokommunikation mellem borgeren og driftsområdet i Ikast-Brande Kommune. 5. Samarbejde om digitale løsninger Ikast-Brande Kommune samarbejder med andre offentlige myndigheder, med KOMBIT og KL om flere fælles digitale løsninger. Ved valg af systemer ol. samarbejdes der internt på at minimere antallet af digitaliseringsløsninger, som kan det samme. 6. Digitale kompetencer og uddannelse Medarbejdere og ledere skal have kompetencer som sikre at de kan fungerer som digitale ambassadører for de digitale selvbetjenings- og medbetjeningsløsninger. Der skal være fokus på digital ledelse, som sikker fuld udnyttelse og udbytte af de forskellige digitaliseringsprojekter og af indførelsen af velfærdsteknologier. 8
Organisering af digitaliseringen i Ikast-Brande Kommune Organiseringens formål er at synliggøre og styrke digitaliseringsindsatsen i Ikast-Brande Kommune. Direktion Digitaliseringsforum Digitaliseringsnetværk Tværgående Digitaliseringsteam Teknisk område Sundhed og Omsorg Familie og undervisningsområdet Økonomiområdet på tværs af flere direktørområder på tværs af flere direktørområder Digitaliseringsforum Digitaliseringsforum er nedsat af direktionen. Digitaliseringsforum er sammensat af niveau 2 ledere med beslutningskompetence samt medarbejder der arbejder med aktuelle digitaliseringstiltag. Strategiskforum skal: 1. fokusere målrettet på, at digitalisering bliver et udbredt redskab til at opnå effektiviseringer i kommunen 2. være drevet af innovation, kreativitet og fornyelse, som sikre at opgaverne løses på en effektiv måde ved udnyttelse af digitalisering og velfærdsteknologier 3. udstikke mål og rammer for udviklingen og prioritere konkrete initiativer, der har væsentlig tværfaglig betydning for Ikast-Brande Kommune på digitaliseringsområdet 4. forhold sig aktiv til og have en strategisk vinkel på Ikast-Brande Kommunes tilgang til fællesoffentlige og fælleskommunale digitaliseringsstrategier 5. sikre at de pligtige fællesoffentlige og fælleskommunale initiativer implementeres i Ikast- Brande Kommune 6. sikre et ejerskab af og fremdrift i tværgående digitaliseringsinitiativer 9
7. sikker formidling af fælles beslutninger og resultater ud i organisationen 8. sikker inddragelse af direktionen ved særlige omfattende digitaliseringsprojekter 9. sikker information til direktion om digitaliseringsprojekter Digitaliseringsnetværk Digitaliseringsnetværket skal medvirke til at kompetencer på digitaliseringsområdet udnyttes bedst muligt på tværs af organisationen. Netværket er uformelt og bredt sammensat af medarbejdere og ledere, der arbejder med forskellige aspekter af digitalisering. Netværket deler løbende erfaringer med hinanden og kan rådgive både Digitaliseringsforum, de tværfaglige digitaliseringsteams og direktørområdernes digitaliseringsteams samt koordinere konkrete initiativer og udfordringer omkring kommunens digitaliseringsprojekter. Tværfaglige digitaliseringsteams Tværfaglige digitaliseringsteams nedsættes hvor digitaliseringen inddrager fagområder fra flere direktørområder. Digitaliseringsteamet skal sikre sammenhæng, udvikling på tværs af de berørte fagområder, endvidere skal det sikres at løsningerne er værdi skabende og bidrager til effektiviseringen i opgaveløsningen. Direktørområdernes digitaliseringsteams Som minimum oprette et digitaliseringsteam som skal sikre sammenhæng, udvikling og innovation inden for direktørområdets digitaliseringsstrategi. Dette skal sikre, at der stilles værdiskabende og sammenhængende digitale ydelser til rådighed internt i organisationen, i forhold til borgerne, virksomhederne og andre offentlige samarbejdspartnere. Endvidere skal det sikre at forretningsmæssige mål nås. Hvert direktørområde kan etablerer et varierende antal digitaliseringsteams, afhængig af antal projekter og organisationens formåen. 10
Bilag 1 Organisatorisk beskrivelse roller og ansvar Digitaliseringsforum IT- og digitaliseringschefen har ansvaret for, at der afholdes mindst 2 årlige møder i Ikast-Brande Kommunes digitaliseringsforum. Digitaliseringsforum sammensættes af én afdelingschef samt én medarbejderrepræsentant for hvert direktørområde. Repræsentationen og udskiftningen heraf skal afspejle de i gang værende digitaliseringsprojekter under hvert direktørområde. Digitaliseringsnetværk IT- og digitaliseringschefen har ansvaret for at der afholdes mindst 4 årlige møder i Digitaliseringsnetværket. Digitaliseringsnetværket sammensættes af ledere og medarbejdere fra de forskellige direktørområder. Sammensætningen og udskiftningen af repræsentanterne i netværket skal afspejle de digitaliseringsprojekter der er i gang i organisationen. Tværfaglige digitaliseringsteams De tværfaglige digitaliseringsteams nedsættes efter behov og fungere så længe der arbejdes på de enkelte projekter. IT- og digitaliseringschefen har ansvaret for at i gangsætte tiltag i forhold til Den Fælles offentlige og Den Fælles kommunale digitaliseringsstrategi. Til øvrige tværfaglige digitaliseringsteams er det afdelingscheferne fra de berørte områder, der har ansvaret for, at der udpeges en projektleder. Direktørområdernes digitaliseringsteams Direktøren for hvert område har ansvaret for at der afholdes mindst 4 årlige møder i direktørområdets digitaliseringsteam. Direktørområdets digitaliseringsteam sammensættes af ledere og medarbejdere fra direktørområdet. Sammensætningen og udskiftningen af repræsentanterne kan afspejle de digitaliseringsprojekter, der er i gang i organisationen. Tekniske superbrugere På udvalgte områder i organisationen udpeges tekniske superbrugere, som er IT-afdelingens forlængede arm på de fysiske enheder. IT-afdelingen er ansvarlig for at disse indkaldes til mindst 3 årlige møder. Formålet er at give vejledning, information og uddannelse, så tekniske superbrugere kan varetage deres funktioner. Superbrugerorganisation Afdelingscheferne er systemansvarlige og dataansvarlige for fagsystemerne under eget område. For hvert system udpeges superbrugere. Superbrugernes opgave er at sikre optimal udnyttelse, uddannelse og udvikling af systemerne. Ved større fagsystemer vurderes det om en af superbrugerne med fordel kan udpeges som tovholder. Tovholderens funktion er at koordinere brugen og udviklingen af systemet. Mødeaktiviteten i superbrugergrupperne afhænger af systemerne, deres kompleksitet og udbredelse i organisationen. 11
Digital ambassadør Det langsigtede mål er, at alle medarbejdere i Ikast-Brande Kommune uddannes som digitale ambassadører. I første omgang sættes fokus på, at frontmedarbejderne i alle driftsområderne uddannes som digitale ambassadører. Deres opgave er at udbrede kendskabet til og hjælpe borgerne med de digitale selvbetjenings- og medbetjeningsløsninger, som tilbydes på Ikast-Brande Kommunes hjemmeside www.ikast-brande.dk og på www.borgere.dk 12
Bilag 2 eksempler på digitaliseringsprojekter i organisationen Direktionen Digitaliseringsforum Digitaliseringsnetværk Tværgående Digitaliseringsteam Teknisk område Sundhed og Omsorg Familie og undervisningsområdet Økonomiområdet e2015 Digital Post og Fjernprint NemSMS Min digitale byggesag Velfærdsteknologi IT-infrastruktur i folkeskolen Nyt økonomi-debitor-, indkøbs-og ressourcestyrings systemer samt lønsystem Ny hjemmeside Fælleskommunal standardisering af geodataområdet CSC- social fagsystem til Handicap og psykiatriområdet Digital kommunikation og vidensdeling mellem forældre og dagtilbud Digitalisering af løntilskud og fleksjob Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling Digitalisering af planer (kommuneplaner og lokalplaner) Kommunerne på sundhed.dk Velfærdsteknologi Selvbetjeningsløsninger til borgerne Webmøder ol Udbud renovationssystem Det digitale bibliotek Digital e-dagsorden til møder 13
Bilag 3 Tidsplan for projekter i Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 14