VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REPRÆSENTATION OG UDLÆG I (RUS) 1. KOM PÅ REJSE-/UDLÆGSSYSTEMET (RUS). Gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg Rejseafregningssystem i Produktion. 2. FÅ ET PASSWORD. Indtast din AAU e-mail adresse her og bed om et password. 3. LOG PÅ REJSESYSTEM. Når du har modtaget dit password, via e-mail, logger du på rejsesystemet, igen ved at gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg Rejseafregningssystem i Produktion. Dit brugernavn er dit medarbejder nr. (står på ID kort). Du er nu logget på rejsesystemet.
4. OPRET UDLÆGSRAPPORT. Klik på Udlægsrapporter på fanebladet til venstre i skærmbillede, efterfulgt af Igang nedenunder, og derefter Opret udlægsrapport i den lyseblå toplinie. Klik på Fortsæt længst til venstre i den lyseblå toplinie. 5. PÅFØR KORREKT OMKOSTNINGSSTED. Påfør det omk. sted, som skal betale udgiften i feltet Omkostningssted (hvis i tvivl spørg sekretær). Husk at Gem i lyseblå toplinie. Du har nu startet din udlægsrapport op.
6. PÅFØR UDGIFTER. Klik på Opret længst til venstre i den lyseblå toplinie og vælg den bilagstype som passer til dine udgifter. Har du udgifter i forbindelse med repræsentation eller fortæring klik på Repræsentation. Har du andre udgifter klik på Udlæg. Har du valgt Repræsentation/fortæring får du et underbilag frem, udfyld også det med beløb og omk. type, f.eks. Repræsentation på restaurant.
Husk at udfyld yderligere oplysninger om dato, deltagere, anledning og sted, før du klikker på Indsæt udlæg i den lyseblå toplinie. Du kan nu se at udgiften er påført udlægsrapporten under Omkostninger midt på siden. Vælger du f.eks. underbilag Diverse indkøb skal du påføre beløb og omkostningstype på bilag. Herefter klikker du på Indsæt udlæg i den lyseblå toplinie. På alle udlægsrapporter SKAL der være påført et formål under formål/kommentar, hvor der uddybes, hvorfor købet har fundet sted. HUSK KUN AT PÅFØRE UDGIFTER, SOM SKAL KONTERES PÅ SAMME KONTOSTRENG, ELLERS OPRET NY UDLÆGSRAPPORT. 7. INDSÆT KREDITKORTS-TRANSAKTIONER. Har du betalt udgifter med et AAU kreditkort, vælg Indsæt e-transaktion i den lyseblå toplinie.
Et pop-up vindue vil komme frem, klik på den blå pil, marker de relevante udgifter og klik på indsæt. Udgiften er nu indsat på udlægsrapporten. Nu kan du se at udgifterne er påført rejseafregningen under Rejseomkostninger. Klik på udgiften for at se underbilaget, hvis du har behov for at redigere. Under Omkostninger kan du også se dit tilgodehavende, samt udlægsrapportens samlede omkostninger. Hvis den indsatte e-transaktion er påført et rødt udråbstegn!, så klik på e-transaktionen og påfør rigtig omkostningstype. Vælg f.eks. Repræsentation på restaurant, hvorefter du klikker på Indsæt udlæg i den lyseblå toplinie.
8. FJERN BILAG. Hvis du har behov for at fjerne et underbilag igen, så klik på Fjern bilag i den lyseblå toplinie, et pop-up vindue vil komme frem, marker den/de udgifter du vil have fjernet og klik på Fjern bilag. 9. PÅFØR KONTERING. Under kontering kan man evt. påføre projekt nr., analyse nr. m.v. Dette kan også påføres af godkender, når du har klarmeldt udlægsrapporten. 10. FØR DU KLARMELDER UDLÆGSRAPPORTEN. Gem den en sidste gang, udskriv den og klarmeld den så.
11. TILBAGEKALD UDLÆGSRAPPORT. Hvis du har behov for at rette i udlægsrapporten efter du har klarmeldt den, kan du tilbagekalde den. Klik på klarmeldt under Udlægsrapporter til venstre på dit faneblad. Klik derefter på den blå pil, marker hvilken udlægsrapport du vil tilbagekalde og klik på Tilbagekald udlægsrapport i den lyseblå toplinie. Nu kan du finde den igen ved at klikke på Igang under Udlægsrapporter til venstre på dit faneblad. 12. VIDERELEVERING AF UDLÆGSRAPPORT. Tag den udskrevne udlægsrapport, underskriv den, vedlæg div. bilag/dokumentation og aflever til din sekretær, som vil ekspedere den videre. 13. DU HAR NU AFREGNET DINE UDLÆG OG VIL I NÆRMESTE FREMTID MODTAGE UDESTÅENDE PÅ DIN NEM-KONTO.