Holbæk Kommune Styring og økonomi 27. januar 2010
1. Projektets baggrund og formål KL s Konsulentvirksomhed, KLK afleverede 14. december 2009 rapporten for projektet Analyse af de specialiserede børne- og voksenområde. Samme dag blev projektet præsenteret for medarbejdere og Byrådet. Holbæk kommune har efterfølgende anmodet KLK om bistand til implementering på to områder: Styring og økonomi Specialundervisning og samspillet med normalområdet Denne projektbeskrivelse vedrører alene området Styring og økonomi. Projektbeskrivelsen er udarbejdet på baggrund af et møde den 4. januar 2010 med kommunaldirektør Hans Søie, direktør Erik Kjærgaard Andersen og direktør Kenn Thomsen, Holbæk Kommune og chefkonsulent Orla Kristiansen, KLK.. På dette møde blev projektet knyttet op på følgende af rapportens anbefalinger: At der som led i budgetlægningen for 2011 udarbejdes politiske mål, der klart sætter kursen i Holbæk Kommune inden for hvert af de valgte servicemål/politikområder At systemet med servicemål og servicekvaliteter reformeres inden budgetlægningen for 2011 ved en væsentlig reduktion i antal af servicemål og servic e- kvaliteter og ved en ændring af indholdet, så det i højere grad tilgodeser politiske og administrative styringsbehov, herunder en tydeligere kobling mellem det specialiserede socialområde og normalområdet. Alternativt anbefales styringen gentænkt, fx så kommunens budget inddeles i 16-20 politikområder inden for hvilke der udarbejdes politiske mål, jfr. beskrivelsen af målhierarkier i afsnittet om servicemål- og servicekvaliteter. Det er erfaringen, at det i en sådan reformation kan være hensigtsmæssigt at anvende nye betegnelser/begreber. At den samlede økonomifunktion centralt som decentralt underkastes en særlig analyse mht. opgavefordeling, bemanding, arbejdsgange, og IT understøttelse med henblik på at sikre en effektiv økonomistyring i fremtiden At budgetlægning og budgetopfølgning fra 2011 sker på servicemål eller politikområder, der hviler på en underopdeling baseret på økonomisystemets grundstruktur. At der som led i budgetlægningen for 2011 indgår budgetteringsforudsætninger baseret på mængde * gennemsnitspris på alle kritiske områder, og at disse indgår i KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 2
den politiske prioriteringsdebat, således at ændringer i budgetramme også medf ø- rer ændringer i mængde * gennemsnitspris. At der sker en afklaring og tydeliggørelse af stabenes opgaver. Det gælder såvel mellem de centrale stabe indbyrdes og mellem de centrale og decentrale stabe. At der snarest etableres et økonomifagligt forum for centrale og decentrale økonomifolk med budgetchefen som formand, og at der udarbejdes et kommissorium herfor. At det sikres at de centrale stabe får tilført den nødvendige socialfaglige indsigt samt analysekraft. På baggrund af ovennævnte møde er projektbeskrivelsen baseret på følgende forudsætninger: Kommunen skal i forbindelse med budget 2011 overgå til et budget opbygget på basis af 16-20 politikområder. Der skal i projektet indtænkes en høj grad af opkvalificering/uddannelse af nøglepersoner i Analyse og i Økonomi & Indkøb, fx i relation til udarbejdelse af politiske mål og tilvejebringelse af r e- levante budgetforudsætninger. Et udkast til projektbeskrivelse er drøftet på et møde den 19. januar 2010 med kommunaldirektør Hans Søie, direktør Erik Kjærgaard Andersen, Direktør Lisbeth Moltzen og direktør Kenn Thomsen, Holbæk Kommune samt chefkonsulent Orla Kristiansen, KLK og chefkonsulent Peter Bogh, KLK. På dette møde blev det besluttet at basere måludarbejdelsen på principperne i Den Kommunale Kvalitetsmodel, jfr. afsnit 3.3. om styringsdelen. Projektbeskrivelsen er åben for justering og tilpasning i dialog med Holbæk Kommune, således at den imødekommer kommunens behov. 2. Projektets resultater Det skal understreges, at der er tale om et implementeringsprojekt og ikke et analyseprojekt. Projektets resultater vil derfor have karakter af dels ko n- krete forslag, der direkte kan sættes i værk, dels af en opkvalificering af nøglepersoner i administrationen. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 3
Som følge heraf udarbejdes der ikke en afsluttende rapport. Projektet vil indeholde følgende hovedelementer: Styringsdel I denne del vil der blive opnået følgende resultater: Der udarbejdes et konkret forslag til inddeling af kommunens budget i 16-20 politikområder. Der udarbejdes et koncept for målstyring i Holbæk Kommune indeholdende o en målstruktur, o opfølgning og evaluering af mål, o målstyringens indpasning i den samlede overordnede styring og placering i årshjulet. Der udvælges et antal centrale områder, hvor der påbegyndes udarbejdelse af mål, således at de kan være på plads til budget 2011. Uddannelse, træning og sparring af nøglepersoner i administrationen (Analyse, Økonomi og Indkøb og forvaltninger) i målformulering. Sparring med Økonomi & Indkøb samt de decentrale stabe vedrørende udarbejdelse af budgetforudsætninger. Sparringen resulterer i, at der til budget 2011 udarbejdes gennemarbejdede budgetforudsætninger på udvalgte, kritiske områder baseret på mængde * pris så tidligt, at de kan indgå i den poliske prioriteringsdebat. Kommunens overordnede styringsmodel i form af kontraktstyring indgår ikke i dette projekt, men kan evt. tages i en fase 2 i efteråret 2010. Organisationsdel I denne del vil der blive opnået følgende resultater: Et konkret forslag til intern organisering og normering af Økonomi og Indkøb KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 4
Et konkret forslag til opgavefordeling mellem Analyse samt Økonomi og Indkøb Et konkret forslag til opgavefordeling mellem de to centrale stabe (Analyse samt Økonomi og Indkøb) og de decentrale stabe Et konkret forslag til sammensætning af et økonomifagligt forum samt et kommissorium for dette forums arbejde. Et vigtigt element ud over de konkrete forslag vil være opkvalificering af centrale nøglemedarbejdere. 3. Projektets aktiviteter og fremgangsmåde Projektets aktiviteter og fremgangsmåde vil afspejle, at der er tale om to forskellige processer: Den politiske og administrative styring i form af politikområder, politiske mål og budgetforudsætninger Den administrative organisering på økonomiområdet Projektet vil blive opdelt i følgende faser: 3. 1 Projektstart Projektet indledes med et møde i styregruppen, hvor projektet endeligt skæres til. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 5
Derudover afholdes der møder med lederne af de to stabe: Analyse samt Økonomi & Indkøb med henblik på at planlægge forløbet i detaljer. Endelig afholdes der et informationsmøde for medarbejderne i de centrale og decentrale stabe. 3.2 Fælles interviewrunde for styrings- og organisationsdelen Inden det konkrete arbejde påbegyndes med udarbejdelse af politikområder, målkoncept, politiske mål, økonomifunktionens organisering og opgavefordelingen mellem centrale og decentrale stabe gennemføres interview med borgmester, chefer og ledere, medarbejdere fra decentrale og centrale stabe samt decentrale ledere. I alt forventes gennemført 12-14 fokusgruppeinterviews. Disse interviews har en varighed af 1½ - 2 timer. Desuden gennemføres et interview med borgmesteren med en varighed på 1 1½ time. Alle interview er fortrolige i forhold til Holbæk Kommune. Det betyder, at ingen enkeltpersoner vil blive citeret ved navns nævnelse i konsulenternes afsluttende rapport eller i konsulenternes løbende dialog med kommunen. Konsulenterne tager noter fra de enkelte interviews til brug for rapportudarbejdelsen, men der udarbejdes ikke referater til udlevering til deltagerne. Endvidere gennemføres en workshop for det samlede byråd af en varighed på ca. 5 timer. Formålet er dels at give byrådet en introduktion til det forestående arbejde, dels at få byrådets synspunkter på de forskellige temaer. Formen vil derfor dels være oplæg fra konsulenterne, dels arbejde i mindre grupper og plenumdrøftelser. Det endelige program og arbejdsform tilrettelægges i samarbejde med styregruppen. Efter afslutningen på interviewrunden og workshop præsenteres styregruppen for konsulenternes indtryk herfra. På den baggrund fastlægges rammerne for det videre arbejde. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 6
3.3 Styringsdelen Styringsdelen indeholder nedenstående delelementer: Politikområder og koncept for målstyring: Uddannelse, træning og sparring vedrørende måludarbejdelse: Sparring vedrørende standard koncept for budgetforudsætninger: Sparring vedrørende specifikke budgetforudsætninger: KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 7
Politikområder og koncept for målstyring: På baggrund af interviewene udarbejder konsulenterne forslag til opdeling i politikområder og koncept for målstyring. Forslaget forelægges på styregruppemøde og tilrettes herefter inden det fremlægges på et seminar for Byrådet. Resultatkravet for dette seminar er, at politikområder og koncept for målstyring herefter er klar til endelig behandling og godkendelse i byrådet. Når konceptet for målstyring er fastlagt skal der udarbejdes mål på de forskellige områder. For budget 2011 udpeges nogle nøgleområder inden for hvert udvalgsområde, hvor der udarbejdes mål allerede for 2011. KLK har tilbudt og styregruppen har accepteret, at målsystemet for Holbæk kommune udarbejdes efter principper og metoder i Den Kommunale Kvalitetsmodel. Den Kommunale Kvalitetsmodel tilbyder en ramme for sammenhæng mellem indsatser og resultater på alle niveauer i den kommunale organisation. Derudover tilbyder modellen en proces, der på baggrund af selvevaluering, kan bruges til at danne konkrete mål på politikområder og institutioner. Den Kommunale Kvalitetsmodel udgør den strategiske ramme for KL s a r- bejde med kvalitet på de enkelte serviceområder ligesom den udgør rammen for fælleskommunale nøgletal (FLIS) og samarbejdet med staten om tiltag overfor kommunerne. Uddannelse, træning og sparring vedrørende måludarbejdelse Som led i organisationens gearing til måludarbejdelse gennemføres der en uddannelse og træning af en række nøglepersoner i de centrale stabe og i forvaltningerne. En forudsætning for at nøglepersonerne kan påbegynde arbejdet med målformulering på baggrund af det vedtagne koncept er, at der foreligger politiske signaler fra udvalgene, som medarbejderne kan tage udgangspunkt i. Formålet med denne del af projektet er dobbelt. For det første er det formålet at uddanne og træne nøglepersoner i det at arbejde med mål på en sådan måde, at de kan anvendes til såvel politisk prioritering som til styring. For det andet er det formålet, at der ved projektets afslutning foreligger forslag til mål på en række centrale områder. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 8
Uddannelsen foreslås gennemført via 4 seminardage á 7 timer (9-16) for de nøglepersoner, der i særlig grad skal arbejde med målformulering og som skal være kontaktpersoner til de decentrale enheder på dette område. Forud for undervisningsforløbet skal deltagerne klarlægge præcist på hvilke områder, de skal arbejde med målformulering, og de skal forud for undervisningen have tilrettelagt forløbet, herunder at de har afsat tid til opgaverne mellem modulerne og truffet aftaler på de områder, hvor de skal arbejde med målformulering. Indholdet på 1. seminardag vil være: Undervisning i at arbejde med målstyring i en politisk styret organisation Introduktion til målstyringskonceptet i Holbæk Kommune Undervisning og arbejde med målhierarkier Fokus på mål der kan anvendes i styringsmæssigt øjemed Introduktion til arbejdet med udpegning af måltemaer ved hjælp af Den Kommunale Kvalitetsmodel. For de områder, der er udvalgt til udarbejdelse af mål for budget 2011, nedsættes en arbejdsgruppe bestående af 2-4 ledere og 2-4 medarbejdere samt en eller to af de konsulenter der indgår i det generelle målarbejde. Der holdes et særligt møde for disse arbejdsgrupper, hvor de får en nærmere indføring i arbejdet med Den Kommunale Kvalitetsmodel. For hvert område indsamles, hvad der måtte være af dokumentation for resultater og indsatser samt politikker mv. Dernæst skal hvert medlem i arbejdsgrupperne udfylde et elektronisk spø r- geskema, hvor det er muligt at give sin vurdering af de resultater, der skabes på området og de indsatser, der skaber resultaterne. Der skal angives både kvantitative og kvalitative svar. Det tager 4 6 timer at udfylde spørgeskemaet, og det opfordres til, at hvert medlem af arbejdsgrupperne afsætter en arbejdsdag til dette. KLK indsamler data for hver arbejdsgruppe og udarbejder på baggrund heraf en rå-rapport med alle de indrapporterede oplysninger. Indhold i 2. seminardag: Der afholdes et seminar for arbejdsgruppen, hvor grundlaget er rårapporten samt den dokumentation, der findes på området. Arbejdsgruppen KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 9
skal nu i fællesskab udpege de steder indenfor sit område, hvor der skal skabes forbedringer de næste år. Dette gøres ved systematisk at drøfte hvert af de 4 resultattemaer og de fire indsatstemaer med henblik på at opnå konsensus om opfattelsen af området, samt om hvor der i første omgang skal sættes ind med forbedringer. Indholdet på 3. seminardag vil være: Fokus på udvælgelse blandt de måltemaer, der er udvalgt på 1. seminardag Fokus på målformulering der lever op til de ideer og principper, der er gældende i Holbæk Kommune Fokus på mål der kan følges op på Undervisning og arbejde med nøglepersonernes rolle i arbejdet med målstyring i Holbæk Kommune, herunder samspillet med de decentrale enheder. Forud for 4. seminardag har deltagerne færdiggjort forslag til målhierarkier på de aftalte områder. Der skal endvidere fokuseres på, hvordan der skal følges op på de enkelte formulerede mål. Materialerne skal have en sådan karakter, at de efterfølgende principielt ville kunne forelægges byrådet. Indholdet på 4. seminardag vil være: Opfølgning på de konkret formulerede mål Drøftelse af strategier til opfølgning på mål, herunder arbejdsdelingen mellem stabe og driftsenheder. Sammenhængen til andre styringsinstrumenter (budget, servicestrategier, planlægning mv.) Undervisningen vil bestå i en blanding af korte oplæg, summedrøftelser og gruppearbejde med opsamling i plenum. Der vil blive lagt vægt på deltagerinddragelse i alle dele af undervisningen. Undervisningen vil være rettet mod den aktuelle målformulering og deltagerne vil således direkte kunne benytte den i deres daglige arbejde. Sparring vedr. udarbejdelse af budgetforudsætninger. Budgettet for Holbæk Kommune skal fremover indeholde detaljerede, styringsegnede budgetforudsætninger, der som udgangspunkt er baseret på mængde * pris. For 2011 skal der være udarbejdet sådanne budgetforudsætninger på alle de kritiske budgetområder. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 10
Disse budgetforudsætninger skal indgå i den politiske prioriteringsproces, således at ændringer i budgetrammer også medfører ændringer i mængde * pris forudsætningerne. Konsulenterne understøtter processen med udarbejdelse af budgetforudsætninger ved at gennemføre et antal workshops med deltagelse af nøglemedarbejdere i de centrale stabe og forvaltningerne. Der afvikles workshops for hvert af fx følgende 8 temaer: Udvikling af et standardkoncept for beskrivelse af budgetforudsætninger/budgetbemærkninger Ældreområdet Det specialiserede voksenområde Det specialiserede børneområde Sundhedsområdet Administrationen Job- og arbejdsmarked Miljøområdet Det endelige valg af temaer besluttes af styregruppen fx på mødet, hvor konsulenterne præsenterer indtryk fra interviewrunden. Inden for hvert tema afvikles 3 workshops á to til tre timer. Forud for den første workshop fremsender Holbæk Kommune det materiale der p.t. foreligger på området til konsulenterne. Indholdet af 1. workshop vedrørende standardkoncept for beskrivelse af budgetforudsætninger/budgetbemærkninger vil være: Drøftelse af det foreliggende materiale. Hvilke temaer skal indgå i standardkonceptet. Hvordan skal det stilles op. Hvordan skal det indgå i den politiske del af budgetarbejdet som grundlag for den politiske prioritering. Tids- og handleplan for udarbejdelse af budgetforudsætninger/budgetbemærkninger. Efter den første workshop udarbejder deltagerne udkast til standardkoncept. Indholdet af den 2. workshop vil være: KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 11
Drøftelse og sparring af forslag til standardkoncept. De to første workshops afvikles marts april. Indholdet på den 3. Workshop, der afholdes september-oktober, vil være: Drøftelse og sparring på baggrund af arbejdet i løbet af budgetprocessen med standardkonceptet. Deltagerne vil være ledere og medarbejdere fra Analyse og Økonomi & Indkøb samt 3-4 deltagere, der repræsenterer fagområderne. Forslag til standardkoncept fremlægges for cheferne for Analyse og Økonomi & Indkøb samt for styregruppen inden de øvrige workshops vedrørende fagområderne iværksættes. På de enkelte fagområder vil workshopperne indeholde følgende temaer: Indholdet på 1. workshop vil være: Drøftelse af det udarbejdede standardkonceptet for budgetforudsætninger/budgetbemærkninger i Holbæk Kommune. Drøftelse og sparring på baggrund af det foreliggende materiale. Drøftelse og sparring på hvilke elementer, der skal indgå fremover. Mellem første og anden workshop udarbejder deltagerne forslag til budgetforudsætninger og struktur for budgetbemærkningerne på området. Indholdet på 2. workshop vil være: Drøftelse og sparring på det udarbejdede materiale. De to første workshops afvikles inden sommerferien. Efter den anden workshop arbejder deltagerne videre med materialet i takt med at budgetarbejdet skrider frem. Indholdet på 3. workshop, der afvikles fx medio september vil være: Drøftelse og sparring af materialet som det foreligger på dette tidspunkt. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 12
3. 4 Organisationsdelen Organisationsdelen indeholder nedenstående delelementer: Overordnet organisering, bemanding og opgavefordeling: Specifik opgavefordeling: Den overordnede organisering, bemanding og opgavefordeling. Der skal udarbejdes et konkret forslag til organisering og bemanding af den samlede økonomifunktion i kommunen. Som led heri skal der fastlægges en opgavefordeling mellem de centrale og de decentrale stabe og mellem de centrale stabe indbyrdes. Der skal endvidere beskrives og fastlægges et kommende kommunikations- og samarbejdsmønster mellem de centrale og decentrale økonomimedarbejdere. Som en del heraf skal der etableres et økonomifagligt forum og et kommissorium herfor. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 13
Med henblik på den overordnede organisering og bemanding vil der blive gennemført et antal fokusgruppeinterviews med medarbejdere i de centrale og decentrale stabe, chefer og ledere forvaltningerne og repræsentanter for de decentrale enheder. Endvidere vil dette tema i overordnet form indgå i interviewene med politikerne og mere konkret og detaljeret i interviewet med direktionen. Der vil blive inddraget erfaringer fra 2-3 andre kommuner af nogenlunde samme størrelse. Konsulenternes forslag til overordnet organisering, bemanding, opgavefordeling og samarbejde fremlægges og drøftes på et seminar med deltagelse af direktionen, centerchefer og lederne af centrale og decentrale stabe. Herefter udarbejdes endeligt forslag, der præsenteres for direktionen. Den specifikke opgavefordeling Når den overordnede organisering, bemanding og opgavefordeling er go d- kendt af direktionen orienteres økonomiudvalget. Herefter skal den mere konkrete og specifikke opgavefordeling fastlægges. Der gennemføres i alt 5 workshops med repræsentanter for centrale og decentrale stabe. Den første workshop skal fastlægge opgavefordelingen og snitflade rne generelt og på tværs i kommunen og er en heldags workshop med repræsentanter for alle dele af kommunen, centrale og decentrale stabe samt instit u- tionerne. Resultaterne af workshoppen beskrives i et kort notat og på dias af konsulenterne og fremlægges for chefen for Økonomi og Indkøb samt direktionen inden de tre næste, sektorspecifikke workshops iværksættes. De fire øvrige workshops skal kortlægge opgavefordelingen og snitfladerne på specifikke områder på de fire direktørområder og tager afsæt i den opgave- og snitfladebeskrivelse, der er foretaget og godkendt efter den første workshop. Konsulenterne afrapporterer i et kort notat og på dias workshoppens resultater over for den pågældende fagdirektør og direktøren for stabene.. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 14
4. Projektets organisering Direktionen fungerer som styregruppe for projektet. Styregruppen er foruden at være ansvarlig for indholdet i projektet også ansvarlig for at sikre beslutningskompetence og de fornødne ressourcer såvel til processen som til gennemførslen af de ændringer, der fremkommer heraf. Det er endvidere styregruppens opgave at tage stilling til uforudsete hændelser og spørgsmål, som måtte opstå i forbindelse med analysen og være overordnet ansvarlig for den nødvendige dataindsamling og koordinering i projektet. Desuden skal styregruppen tage stilling til delresultater under vejs i projektet. Endelig skal den sørge for kommunikation til organisationen. Projektets daglige og praktiske gennemførsel sker i et samarbejde med en af Holbæk Kommune udpeget projektleder. Projektlederen vil være den daglige samarbejdspartner for KLK s konsulenter. Projektlederen forudsættes udover at være ansvarlig for projektets afvikling i Holbæk Kommune at fungere som løbende kontaktperson for KLK s konsulenter og have ansvaret for en række praktiske og logistiske opgaver i forbindelse med møder, seminarer, workshops mv. 5. Erfaringer og bemanding Orla Kristiansen (projektleder) er chefkonsulent i KLK. Orla har især arbejdet med organisationsevalueringer, dels med servicetjek af kommuners overordnede politiske og administrative strukturer efter kommunalreformen, dels med servicetjek på mere fagspecifikke områder. Han har endvidere arbejdet med økonomianalyser på såvel kommuneniveau som sektorniveau. Orla har erfaringer fra stillinger som økonomidirektør fra Bornholms Regionskommune og kommunaldirektør i Hasle Kommune. Han har også erfaring fra det amtskommunale område, bl.a. som økonomichef i Bornholms Amt. Peter Bogh er chefkonsulent i KLK. Peter arbejder særligt med opgaver der knytter sig til styringsmæssige, økonomiske og organisatoriske problemstillinger i kommuner, både på de store serviceområder og for kommunen på tværs. Derudover arbejder Peter med kvalitetsudvikling og Den KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 15
Kommunale Kvalitetsmodel, som han har været ansvarlig for udviklingen af. Peter er uddannet cand. oecon., og var inden sin ansættelse i KLK økonomichef i Københavns Kommune. Andre konsulenter vil blive inddraget til de enkelte delaktiviteter. 6. Tids- og handlingsplan Tid Ultimo februar primo marts Aktivitet Projektstart, herunder møde i styregruppen og indledende møder med stabschefer og orientering af medarbejdere Primo medio marts Interviews 4. marts. kl. 9-14 Workshop for Byrådet 22. marts Styregruppen præsenteres for indtryk fra interviewrunde Ultimo marts ultimo april Styringsdelen: Politikområder og koncept for målstyring Ultimo marts ultimo September Ultimo marts ultimo april Styringsdelen Sparring vedr. udarbejdelse af budgetforudsætninger Organisationsdelen Organisering, bemanding og opgavefordeling Ultimo april Ultimo april Primo maj primo juni Primo maj primo juni Medio juni Efteråret 2010 Midtvejs styregruppemøde Byrådsseminar Organisationsdelen Den specifikke opgavefordeling mellem centrale og decentrale stabe Styringsdelen Uddannelse, træning og sparring vedr. måludarbejdelse Afsluttende statusmøde Styregruppe Eventuel fase vedr. kontraktstyring En mere detaljeret tidsplan udarbejdes i forbindelse med første styregru p- pemøde KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 16
7. Økonomi Tid Timer Projektstart 20 Styrgruppemøde Møder med stabschefer Orientering af medarbejdere Interviews, workshop for byråd 118 og præsentation for styregruppe Udarbejdelse af politikområder 30 og koncept for målstyring Sparring vedr. udarbejdelse af 168 budgetforudsætninger Organisering, bemanding og 60 opgavefordeling Direktions midtvejsseminar 12 Byrådsseminar ultimo april 12 Den specifikke opgavefordeling mellem centrale og decen- 86 trale enheder Uddannelse, træning og sparring vedr. måludarbejdelse, 72 inkl. forberedelses- og planlægningsmøde Afsluttende statusmøde 8 Projektledelse 25 Kontraktstyring Evt. Fase 2, ikke fastlagt Timeforbruget i projektet er således i alt 611 timer. Timeforbruget er afhængig af de aktiviteter, der gennemføres i projektet. Aktiviteter og pris på projektet kan justeres i samarbejde mellem KLK og Holbæk Kommune før projektets igangsættelse. Den af KL s bestyrelse besluttede konsulenttimetakst for 2010 er 1.125 kroner ekskl. moms. Prisen for konsulenttimerne for Holbæk Kommune bliver på den baggrund 687.000 kr. ekskl. moms. Herudover kommer udgifter til transport, materiale mv. der afregnes med et fast beløb på kr. 40.000 ekskl. moms. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 17
Projektet tilbydes for en samlet pris på 700.000 kr. eksklusiv moms. Kommunen har valgt at gennemføre processen vedr. måludarbejdelse efter Den Kommunale Kvalitetsmodel. KLK faciliterer denne proces uden yderligere omkostninger for kommunen. Den samlede pris for konsulentydelsen er en fast pris og varierer derfor ikke med det faktiske timeforbrug. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 18
KL's Konsulentvirksomhed (KLK) rådgiver og løser konsulentopgaver i kommunerne på fuldt forretningsmæssige vilkår. Som en integreret del af KL, har vi en unik og opdateret viden om kommunerne og de problemstillinger, som kommunerne står over for. Vores udgangspunkt er altid kommunens kultur og traditioner - men når vi løser en opgave, lægger vi samtidig vægt på at give kommunen et inspirerende og venligt provokerende modspil. Konsulentopgaverne løses indenfor en lang række fagområder - både i længevarende projektforløb i form af analyser, evalueringer og procesforløb, og på seminarer, temadage og i kursusforløb. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) - www.klk.kl.dk 19