Referat fra fælles møde i hjemmepleje-sygehusgruppen og analysegruppen

Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: 6543 2030 Mobilnr.6178 1877 ibs@medcom.dk www.medcom.dk Dato 06.12.16 Vor ref. IBS Referat fra fælles møde i hjemmepleje-sygehusgruppen og analysegruppen Tidspunkt: Onsdag, den 30. november 2016 kl. 10.00-15.00 Sted: Radisson Blu Hotel H.C. Andersen, Odense Deltagere: Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland Elena Pedersen, Region Nordjylland Kerstin Mariegaard, Regionshospital Nordjylland Peter Breum, Aalborg Kommune Michael Andersen, Aalborg Kommune Ulla Primdahl Veng, Regionshospitalet Viborg Lise Simonsen, Regionshospitalet Randers Kirstine Aagaard, Region Midtjylland Jan P. Larsen, Skive Kommune Susanne Pedersen, Region Syddanmark Gitte Mariane Juul, Region Sjælland Jesper Siebert Tolonen, Region Sjælland Anne Kathrine Langfeldt Leksø, Region Sjælland Vivi Orthmann, Vordingborg Kommune Sharon Wintcentsen, Region Hovedstaden Conni Christiansen, Region Hovedstaden Lena Salomon, Bispebjerg Hospital Lis Sørensen, Amager Hospital Pia Wisbøl, Herlev Kommune Marianne Strand, Egedal Kommune Dorthe Skou Lassen, MedCom Jeanette Jensen, MedCom Kirsten Ravn Christiansen, MedCom Michael Due Madsen, MedCom

Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Karen von Påhlman, Region Nordjylland Grethe Lomholt Nielsen, Frederikshavn Kommune Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev Kommune Annie Vibeke Præstegaard, Brønderslev Kommune Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Linette Krell, Sydvestjysk Sygehus Linda Kromann, Odense Universitetshospital Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Brita Langvad, Haderslev Kommune Helle Snitkjær Meinhardt, Haderslev Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Inge Paamejer, Holbæk Sygehus Karen Buur Kristiansen, Region Sjælland Jan Kristensen, Greve Kommune Tanja Popp, Roskilde Kommune Jette Gudmundsen, Faxe Kommune Anne Danborg, Region Hovedstaden Peter William Nielsen, Region Hovedstaden Jette Schweitzer, Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune Lisa Jeppesen, Glostrup Kommune Referat: 1. Velkommen og meddelelser Jeanette byder velkommen. Dagsordenen er planlagt således, at vi behandler analysen her i formiddag. Det betyder, at dem, der er her udelukkende pga. analysen, har mulighed for at tage hjem efter frokost. Det er der dog ikke nogen, der har tænkt sig at gøre. Jeanette gennemgår kort dagsordenen. Kort præsentationsrunde. 2. Fremtidig indberetning til det nye Landspatientregister LPR3 implementeres i 2018 Registrering af kontakt ensrettes til fremmøde uanset ambulant eller indlagt. Der ønskes foreløbig status fra regionerne om evt. konsekvenser for sygehusadviser. RN: Annemarie har talt med deres kontakt. De beholder deres skelnen mellem indlagt og ambulant. Det betyder, at de selv vil kunne styre, hvad de vil sende af adviser. Kører dermed uændret for brugerne indtil videre. RM: Kirstine har været omkring deres LPR-folk, og de vil også bevare den oprindelige skelnen. RSD: Synes, det ville være smart, hvis MedCom henvender sig til Sundhedsdatastyrelsen, om de har gjort sig nogle forestillinger i forhold til adviserne. Dorthe tror ikke, at de tænker primært på adviser, men hun vil gerne høre LPRkoordinationsgruppen til næste møde. Dorthe foreslår, at vi i fællesskab kan udarbejde oplæg omkring advis ift. registreringspraksis i det kommende LPR3, som kan blive fremsendt til koordinationsgruppen, men at der bliver bedst gennemslagskraft, hvis både de regionale repræsentanter, KL og Danske Regioner understøtter at løfte emnet i koordinationsgruppen, hvor begge parter sidder med. Det er dog en forudsætning at vi har et samlet overblik over, hvilke registreringspraksis der er i det kommende LPR3 for at kunne beskrive evt. muligheder for, at 2

kommunerne kan blive adviseret, når en borger opholder sig i akutte modtageafdelinger og skadestue. Beskrivelse skal sammenholdes med ønsker og behov, som bliver beskrevet i den aktuelle analyse af FAM og ambulantområdet. Fremtidig indberetning til det nye Landspatientregister (LPR3) kan ses her http://sundhedsdatastyrelsen.dk/da/rammer-og-retningslinjer/ompatientregistrering/indberetning-lpr3. Der beskrives bl.a. begrebsmodel og brug af forløbsmarkør. RS: Jesper fortæller, at de har haft kontakt til deres folk på området. Der forventes evt. ændringer i forbindelse med sundhedsplatformen, men ellers ikke. RH: Conni spørger, om der ikke inde i LPR3 stadig vil være forskel på ambulant og indlagt i forhold til DRG? Hvis der er det, må man jo stadig kunne skille det ad. Sharon fortæller, at det er første gang, hun hører om LPR3 i dag. Conni vil gerne kende de kontaktpersoner, der sidder med i koordinationsgruppen og repræsenterer Region Hovedstaden. Nedenstående deltog på sidste møde i Koordinationsgruppen for individbaseret patientregistrering i LPR": Region Hovedstaden: Inger Piber, Marie Louise Shee Region Sjælland: Susanne Badsberg, Anne Mette Vestergård, Jette Lykke Jensen Region Syddanmark: Inge Lise Christiansen, Anne Bjeld Dinesen, Stine Aabech Region Midtjylland: Morten Engsig, Elisabeth Flebbe Region Nordjylland: Ole Schou Rasmussen, Gitte Juul, Diana Andersen Sundhed Danmark: Rie Rasmussen Ministeriet: Pernille Christensen, Hans Juul Hedegaard Sundhedsdatastyrelsen: Karen Marie Lyng, Ole B. Larsen, Søren Bang, Henrik Tholstrup Jeanette vil gerne have en tilbagemelding fra alle regioner på, om det kun er kontakttypen indlagt, der udløser sygehusadviser, da det er centralt i forhold til analysen på området. Det er det i RN, RM, RSD og RH, og efterfølgende har RS også bekræftet, at det kun er indlagt, som udløser sygehusadviser. 3. Analyse af det akut ambulante og ambulante område a. Præsentation af foreløbige resultater Kirsten fortæller om indholdet og status på analysen. Analysen omfatter 2 spor; Akut ambulantområdet og Ambulant (planlagt) behandling. Der er belyst 3 vinkler; Indsamling af sundhedsaftalemateriale (strategisk), undersøgelse af registreringspraksis og manuelle arbejdsgange ved afsendelse og modtagelse af korrespondancemeddelelser (teknisk/administrativ) og undersøgelse af muligheder og behov for elektronisk kommunikation sygehuse og kommuner imellem (kliniske arbejdsgange). Analysen er stadig i skriveproces og forventes afsluttet med en endelig rapport i januar 2017. Se i øvrigt præsentation! b. Dialog om analysens foreløbige resultater Der er kigget på sundhedsaftaler for alle 5 regioner, og Jeanette fremhæver fælles træk. Præsenterer desuden skematisk oversigt. Conni kunne godt tænke sig at vide, om overblikket er for det ambulante eller for det akut ambulante område. Jeanette fortæller, at kommunikation på det akut ambulante område ikke umiddelbart er beskrevet direkte i sundhedsaftalerne, med undtagelse af Region Syd. Kerstin fortæller, at deres erfaring er, at der er brug for at skille det ad, da der er brug for forskellige arbejdsgange afhængig af, om det er ambulant eller akut ambulant. MedCom vil prøve at gøre det mere tydeligt. Jan bemærker, at der er forskel på, om der kommer noget på kendte eller ukendte borgere. Der er risiko for, at henvendelser vedr. ukendte borgere drukner. Susanne fortæller, at de i deres reviderede SAM:BO skelner mellem kendte og ukendte borgere. 3

Kirsten fortæller om den teknisk administrative undersøgelse. Udfordringen har bl.a. været, at man ikke kalder akutområdet det samme. Det kan både blive kaldt akutmodtagelse, FAM, akutklinik eller skadeklinik. Kirsten beskriver, hvor mange besvarelser der er kommet. Fokus har været på registreringspraksis og manuelle arbejdsgange ift. modtagelse og afsendelse af korrespondancemeddelelser. Udfordringen har været, at der er stor forskellighed på området med forskellig organisering og definitioner. Kirsten skitserer, hvilke faggrupper der har besvaret spørgeskemaundersøgelsen. Skitserer ligeledes registreringstyper. Kirsten fortæller om afsendelse og modtagelse af korrespondancemeddelelser på det ambulante område. Susanne mener, der er nogle udfordringer i forhold til forståelsen/tolkningen af nogle af spørgsmålene i den teknisk administrative undersøgelse fx i forhold til ændring af registrering vs. afslutning af eksisterende registrering og oprettelse af ny. Det er der forsøgt at tage højde for ved behandling af besvarelser. Kun de besvarelser, som regnes for anvendelige, medtages. Jeanette nævner, at registreringspraksis nogle gange kan være afhængig af, hvad der letter arbejdsgangen i en travl hverdag frem for hvad der er rigtigt at gøre. Den kliniske spørgeskemaundersøgelse er stadig i gang, da den er sendt ud til nogle flere kommuner. Kirsten fortæller, at der er kommet en del flere besvarelser de seneste 6 dage, og tendensen i svarene er den samme som i de tidligere svar. Kirsten skitserer, hvilke faggrupper der har besvaret den kliniske spørgeskemaundersøgelse. Kirsten skitserer en top 5 over patientoplysninger, som vurderes som vigtige at sende og modtage gældende for både det ambulante og det akut ambulante område. Oversigten er lavet både fra kommune til sygehus og omvendt. Kirsten spørger, hvad gruppen tænker om de foreløbige resultater? Lena mener, at der vil være forskel på, hvad man har brug for at udveksle, afhængig af hvilket ambulatorium der er tale om. Pia synes, det kunne være interessant at se, hvilke af oplysningerne man så rent faktisk ville bruge, hvis man fik dem. Jeanette fortæller, at der i nogle af besvarelserne er en kommentar: Hvem er kommunen?. Det burde nok have været præcisereret lidt nærmere. Kirsten skitserer en række grafer over sygehuses og kommuners behov og mulighed for kommunikation mellem parterne. Skitserer ligeledes en sammenligning af resultater for henholdsvis RSD og RM, hvor man i RSD har en klar beskrivelse i sundhedsaftalen, og hvor man i RM ikke har en beskrivelse. Hertil bemærker Pia, at resultatet måske også er et resultat af, at man i RSD har benyttet korrespondancemeddelelsen længe før de øvrige regioner, og det derfor er en kendt arbejdsgang. Jeanette fortæller, at MedCom har prøvet at få lavet nogle statistikudtræk, hvor SORenhederne akut, skade og ambulatorie indgår. Der er brug for at regionerne hjælper med at kvalificere udtrækkene, da det ser ud til at der også er sengeafdelinger med reelle indlæggelser med. Jeanette præsenterer med forbehold lidt af resultaterne for henholdsvis RH og RSD. Hun har dog ikke nået at kigge på de øvrige regioner. MedCom vil kontakte de regionale kontaktpersoner for en nærmere analyse af statistikudtrækkene. Jeanette præsenterer de foreløbige resultater af analysen, som viser, at de sundhedsfaglige behov for udveksling ikke adskiller sig fra behov ved indlæggelse/udskrivning. Der er ofte forløb med behov for udveksling af oplysninger. Antal ambulante forløb er mindst 10 gange større end antal indlæggelser, så det er et kæmpe område. Bemærkninger til analysen viser usikkerhed i anvendelsen læses meddelelsen og hvornår? c. Dialog om anbefalinger på baggrund af analysen I forhold til standarder/teknik: Man kunne overveje parallel udvikling med LPR3 vedr. implementering af sygehusadviser på akutmodtagelser. Forenklet ambulant udgave af udskrivningsrapport XDIS18. 4

Korrespondancemeddelelse med hårdkodet overskrift og fraser til ambulant brug mellem kommune-sygehus. I forhold til organisation/arbejdsgange: At kommuner kan opstarte korrespondance uden at skulle ringe forud Behov for enkle og tydelige kontaktoplysninger inkl. telefon og træffetider Sikkerhed i aftaler om anvendelse Jeanette fortæller, at der sagtens kan være flere punkter under begge overskrifter. Pia nævner, at problemet med at finde ud af, hvor man skal skrive hen, er en kæmpe udfordring. Jan foreslår, at man burde have et system, hvor man skriver til borgerens CPR-nummer, og så kan man som henholdsvis sygehus eller kommune abonnere på disse oplysninger. Lena fortæller, at kun 30 % af de akut ambulante på Bispebjerg/Frederiksberg Hospitaler har en ydelse i kommunen. Det betyder, at personalet skal gennemgå 70 %, som ikke har en ydelse. De kunne bruge deres tid bedre. d. Aftale om videre proces Kirsten og Jeanette arbejder videre på analysen og regner med at kunne sende en kladde ud af analyserapporten til analysegruppen den 15/12 2016. Regner med at sende afsnit med konklusion og anbefalinger til hele hjemmepleje-sygehusgruppen, da de afsnit er helt centrale for analysen. Frist for tilbagemelding på kladde og konklusion den 12. januar 2017. Tilretning og renskrivning af rapporten indtil den 31. januar 2017. Rapporten vil blive fremlagt for MC10-koordineringsgruppen den 19. januar 2017. Analyserapporten er færdig, og indstilling til MedComs styregruppe forberedes pr. 1. februar 2017. Dorthe har brug for en præcisering af, om medlemmerne i analysegruppen har mandat til at nikke til de indstillinger, der kommer ud af analysen. Susanne mener ikke, at man som medlem af en arbejdsgruppe, har mandat til at beslutte, hvordan de enkelte regioner skal arbejde fremover. Lena bemærker, at der er et kommissorium for analysegruppen. Af kommissoriet fremgår det dog ikke, at medlemmerne skal beslutte noget. Ulla foreslår, at de anbefalinger m.m., der kommer ud af analysen, skal prioriteres, og det bør analysegruppen være med til. Ulla nævner, at patientsikkerhed, effektivisering og sammenhængende forløb er ord, som skal bruges i forbindelse med konklusion/anbefalinger. 4. Meddelelser fra MedCom vedr. hjemmepleje-sygehus v.1.0.3 Der er fuld drift af version 1.0.3 i alle regioner og 81 kommuner. CSC-kommuner læser 1.0.3 i e- dico-løsning. Der har været afholdt kommuneleverandørmøde den 7. november. Referatet fra mødet kan ses her: http://medcom.dk/projekter/moeder-referater-og-kurser/kommuneleverandoermoeder. Jeanette nævner nogle af ønskerne/bemærkningerne fra leverandørerne. Bl.a. var der et bredt ønske fra leverandørerne om, at man laver end-to-end-test. Dorthe bemærker, at en sådan også vil kræve, at leverandørerne kører nogenlunde ens årshjul. Kirstine fra RM nævner, at opstramning i tolkning på overholdelse af standarderne er et vigtigt punkt at fremhæve fra leverandørmødet. På sidste MedCom-styregruppemøde den 28/11 blev det godkendt, at vi får en række test-cprnumre. Det betyder, at tidligere testpersoner inkl. Nancy Berggreen skal slettes fra systemerne. Nancy Berggren genopstår med nyt CPR-nr. (sidste 4 cifre ændres). Test-CPR-numrene bliver frigivet i morgen, og det bliver meldt ud bredt, bl.a. via MedComs hjemmeside. Jeanette bemærker, at man først opdager fejl og uhensigtsmæssigheder, når standarderne kommer ud og køre. Jeanette kunne godt tænke sig at få input til, hvordan man undgår sådanne 5

uhensigtsmæssigheder. Jeanette nævner nogle af de ting, man har fundet. MedCom er i gang med at indføre kvalitetsstyringssystem på test- og certificeringsområdet. Region Sjælland har spurgt, om der stilles krav til, at gensendelse af MOF sker automatisk? MedCom har ikke stillet krav om det, men i guiden står det beskrevet, som om den gensendes automatisk. Der er forskel på, hvordan regionerne har kodet det. Kristine har bemærket, at dato for færdigbehandling i udskrivningsrapporten skal være = udskrivningsdatoen, hvis patienten ikke er færdigmeldt. Hertil bemærker Vivi, at man tolker det meget forskelligt rundt omkring. Lena bemærker, at i Region Hovedstaden er de 2 datoer identiske, med mindre en patient ligger og venter på at komme hjem. Jeanette fortæller, at der stadig er 20 kommuner, der sender indlæggelsessvar. Der er ingen i Region Midtjylland. Det aftales, at Jeanette kontakter de involverede kommuner, så de får lukket for afsendelse af indlæggelsessvarene, idet alle regioner melder, at de er klar. (De pågældende kommuner har efterfølgende fået tilsendt mail den 2. december om udfasning af indlæggelsessvar). Lena bemærker, at når man har skrevet alle de sygeplejefaglige områder, og skal skrive det i udskrivningsrapporten igen, har man ikke mulighed for at kopiere eller genbruge. Jeanette svarer, at det er systemspecifikt og derfor noget, de skal snakke med deres leverandør om. Annemarie argumenterer for, at man slår de 2 meddelelser sammen. Hertil bemærker Vivi, at det ofte er 2 forskellige steder i kommunen, at de 2 meddelelser skal anvendes. Plejeforløbsplan går typisk til visitationen og udskrivningsrapporten til sygeplejerskerne. I Midt EPJ er der datagenbrug. 5. Erfa-udveksling vedr. v.1.0.3 (se punkterne i bilaget ang. evalueringspunkter) Regioner og kommuner giver tilbagemeldinger på v. 1.0.3 i forhold til: a. Flowmodel Nedbringelse af antal automatiske indlæggelsesrapporter Jesper fortæller, at flowmodellen først er aktiveret i CSC i RN, RS og RH den 16/11. Lena fortæller, at de ikke umiddelbart kan se et fald i indlæggelsesrapporter endnu, men de ser en meget bedre sammenhæng. RSD: Oplever det som en god forbedring. RM: Det kan de ikke rigtigt mærke endnu, men de har stadig også en del kommuner, som endnu ikke har opdateret til version 1.0.3. Borger, der kommer fra gæsteplads, og som skal tilbage dertil, mangler man adresse på. RN: Det er meget tidligt at vurdere det, men indtil videre har de kun fået ros. Har endnu ikke rigtig oplevet færre indlæggelsesrapporter. Forbedret klinisk overblik over meddelelsesflowet, særligt kobling af korrespondancemeddelelsen ved besvar på plejeforløbsplan. RSD: Oplever det problematisk, at når man besvarer en plejeforløbsplan, så kommer al teksten fra plejeforløbsplanen med over i korrespondancemeddelelsen. RS: Har også beklaget sig over dette. RM: Trækker ikke teksten fra plejeforløbsplanen med over i korrespondancen ved besvarelse. Andet vedr. flowmodel RS: Har hverken teknisk eller klinisk fået nogen tilbagemeldinger endnu. b. Nye felter Anvendelse af seneste p.n. og seneste depotmedicin i praksis Kirstine: P.n.-medicin kommer ikke automatisk med. Er glade nok for, at medicinlisten ikke er der. Jan: Kommunerne, der bruger version 1.0.3, er generelt glade. Det, at 6

medicinoplysninger ikke kommer med, har givet mere snak, end Jan havde regnet med. Problematikken er dog stilnet af. Anvendelse af feltet smitterisiko i indlæggelsesrapporten RSD: Nogen mener, at smitterisiko er relevant, mens andre mener, den kommer for sent. Pia: Synes, smitterisiko er noget skidt giver falsk tryghed. Det burde være noget, der trækkes fra en national database. Det er også et problem, hvis man glemmer at fjerne det igen. Kirstine: Meddelelse om smitterisiko kommer for sent. Jan: Smitterisiko bruges lidt forskelligt. Fortæller dog, at hvis den bliver sendt til sygehuset, så er den aktuel, idet de også selv har brug for, at den er retvisende. Generelt god tilfredshed med version 1.0.3. Anvendelse af sygeplejefaglige områder RSD: Synes, at sygeplejefaglige områder er godt. Lena: Er glad for de nye sygeplejefaglige felter. Kirstine: Sygeplejefaglige områder er meget relevant, og det er man meget glad for. Kunne godt tænke sig i indlæggelsesrapporten, at der var en opdateringsdato for de sygeplejefaglige områder. RN: Har glædet sig til at komme i gang og få de sygeplejefaglige problemområder. I korrespondancen er der et prioritetsfelt, og de har testet både på sygehusside og på kommuneside, hvordan man ser prioriteringen. Man skal åbne meddelelsen for at se den. Regner med at tale med deres leverandør om det. I CSC-kommunerne kan man i adviset om korrespondancemeddelelsen se, om det er høj prioritet, men ikke i listevisningen. c. Ændrede felter og funktionalitet Anvendelse af tilpasset funktionsevnevurdering Kirstine: Man er meget glad for ændringerne i funktionsevnevurderingen. o Færre vurderingspunkter o Ikke krav om udfyldelse o Overordnet markering af ikke relevant Lena: Er rigtig glade for, at man kun skal svare på det, der er relevant. Anvendelse af gensendelse af melding om færdigbehandling ved genoptaget behandling Lena: De ringer mere til hinanden specielt ved indlæggelser under 48 timer. Her handler det rigtig meget om, at man har nogle telefonnumre, man kan ringe til 24/7 i kommunerne. Automatisk gensendelse af Melding om færdigbehandling ved genoptaget behandling bliver ikke brugt, før de kommer over på sundhedsplatformen. RSD: Nogle kommuner har spurgt ind til, om FSIII får nogen konsekvenser i forhold til hjemmepleje-sygehusmeddelelserne. Kirstine: Man har ikke haft så meget brug for genoptaget færdigbehandling. Generelt kan det siges, at automatisk indlæggelsesrapport ikke er stoppet for CSC- 7

kommunerne i forhold til de borgere, der kun er registreret til forebyggende hjemmebesøg. Jeanette vil kontakte CSC. 6. Eventuelt. Pia spørger, om man i forbindelse med, at kommunerne skal kunne modtage og sende nye standarder inden for kommunal henvisning, ikke også kan sørge for, at lægerne kan modtage genoptræningsplanen i XML. Michael fortæller, at det er på to-do-listen. Lise fortæller, at det er et problem, at man i plejeforløbsplanen ikke kan se, hvad der er af ændringer i forhold til sidste plejeforløbsplan. Det er en problematik, som har været drøftet flere gange i hjemmepleje-sygehusprojektet også med leverandørerne. Meldingen er, at det er modtagersystemet, der skal udvikle systemfunktionalitet til at vise ændringer. Vivi fortæller, at man i Region Sjælland har en aftale om, at man skriver dato, hvis man skriver en ændring ind. Pia fortæller, at de har ændret i deres kommunikationsaftale overordnet set. Annemarie fortæller, at de har lavet det sådan, at genoptræningsplanen nu kan sendes til borgerne i e-boks. 8