GRUNDFOS KoncernPolitikker be think innovate
indhold forord 4 Politik for forretningskoncepter 6 Markedspolitik 8 Politik for forretningsudvikling 10 Politik for Research & Development 12 Produktionspolitik 14 Indkøbspolitik 16 Kvalitetspolitik 18 GRUNDFOS POLITIKKERNE GÆLDER FOR ALLE SELSKABER DER BÆRER GRUNDFOS NAVNET*. KONCERNPOLITIKKERNE ER KUN GÆLDENDE, HVOR DE IKKE ER I STRID MED LOKAL LOVGIVNING I DE LANDE, HVOR KONCERNEN HAR LOKALE OPERATIONER. Finanspolitik 20 Personalepolitik 22 Bæredygtighedspolitik 24 Miljø-, sundheds- og sikkerhedspolitik 26 Kommunikationspolitik 28 IT-politik 30 *Biral og DWT må vælge at operere under andre politikker. Published 2014 Hver politik er ejet af den funktionelle leder af det område som dækkes af koncernpolitikken og kan have en eller flere underliggende politikker. Det er politikejerens ret og pligt at vedligeholde og sikre implementeringen af deres respektive koncernpolitikker og alle underliggende politikker. Koncerndirektionen har godkendelsesautoriteten for alle koncernpolitikker, mens den funktionelle leder har godkendelsesautoriteten for alle underliggende politikker. All ledere i Grundfos er ansvarlige for at implementere alle relevante politikker i deres område.
Forord En forudsætning for at kunne yde sit bedste for Grundfos er, at man ved, hvad Grundfos ønsker at opnå. Dette er grunden til, at vi lægger så stor vægt på at arbejde med vores Grundfos Purpose og vores værdier, og at vi taler så meget om vores strategier og målsætninger. Af samme årsag har vi nu opdateret de grundlæggende Grundfos-politikker, der beskriver den måde, vi arbejder på, og de grundlæggende forretningsprincipper, vores virksomhed bygger på. Når alle i hele koncernen kender disse politikker, kan vi fungere som én samlet virksomhed på tværs af lande og selskaber. Samtidig angiver politikkerne, hvor der kan foretages lokale afvigelser, så vi kan konkurrere med succes i mange forskellige markeder og kulturer. Størstedelen af politikkerne er ikke nye, men verden og Grundfos udvikler sig hele tiden, og vores politikker skal altid være relevante og opdaterede. Vi mener, at vi med Koncernpolitik 2013 har foretaget de mest relevante justeringer og samtidig bevaret det faste fundament og den gennemgående logik, som altid har kendetegnet vores koncernpolitik. Vi ser ikke vores politikker som et stift regelsæt, men nærmere som et sæt fælles retningslinjer, som skal danne udgangspunkt for alle Grundfos-medarbejderes daglige handlinger og beslutninger. Vi ønsker dig god fornøjelse med at læse Koncernpolitik 2013. På vegne af koncerndirektionen. Godkendt af bestyrelsen, december 2013 4 5
Politik for forretningskoncepter Måden, vi arbejder på Grundfos vil fastholde og udbygge sin position som en af verdens førende inden for avancerede pumpeløsninger og trendsætter inden for vandteknologi. Grundfos vil udnytte vore teknologi og knowhow til forskning, produktudvikling, produktion og salg af produkter og løsninger for at fastholde og udbygge sin position som en af verdens førende inden for avancerede pumpeløsninger og trendsætter inden for vandteknologi. Vi bidrager til global bæredygtighed ved at bane vejen for teknologier, der forbedrer folks livskvalitet og tager hensyn til miljøet. Grundfos skaber værdi for sine kunder ved at tilbyde god kundeservice, produkter af høj kvalitet baseret på gennemtestede konstruktioner fremstillet af de bedste materialer og teknologisk nyskabende løsninger, der reducerer energiforbruget og forbedrer miljøet. Produktporteføljen skal være tilstrækkelig dyb til at dække flere forskellige kundebehov inden for specifikke anvendelsesområder og således skabe en konkurrencefordel for Grundfos-koncernen. Udvalget af produkter og løsninger skal være bredt nok til at undgå afhængighed af et enkelt produkt, men ikke bredere, end at lønsomheden kan bevares. indflydelse. Hvis det ikke er kommercielt attraktivt at etablere et selskab, vil koncernen indgå samarbejdsaftaler med lokale distributører, som repræsenterer Grundfos. Gennem hele denne globaliseringsindsats vil koncernens hovedkvarter i Bjerringbro være udgangspunkt for Grundfos aktiviteter. I overensstemmelse med grundlæggerens ønsker, agter direktionen at arbejde aktivt for at sikre en stor og alsidig arbejdsplads i Bjerringbro, som både dækker hovedkontorets aktiviteter og større produktions-, forsknings- og udviklingsenheder, hvilket også er tilfældet i dag. Grundfos udfører sine aktiviteter på baggrund af langsigtet strategisk planlægning kombineret med kortsigtede mål. Samtidig tilstræber Grundfos en dynamisk forretningsmodel, som sikrer, at vi kan reagere hurtigt på nye muligheder. For at sikre høj effektivitet i den daglige drift forsøger vi at afstemme vores vigtigste forretningsprocesser på tværs af hele koncernen og samtidig have en stærk lokal ledelse på de enkelte markeder med lokal forankring og evnen til at reagere hurtigt. Grundfos sigter på at opnå en høj værditilvækst i produktionen og en høj grad af automatisering gennem masse- og serieproduktion og samtidig udvise miljøhensyn ved bl.a. at reducere vor udledning af CO 2 og vort vandforbrug. Grundfos skal være økonomisk uafhængig af andre virksomheder, organisationer og institutioner i enhver henseende, og enhver udvidelse af aktiviteter skal være økonomisk rentabel. Høj lønsomhed er ikke et mål i sig selv, men et middel til at opretholde en sund økonomisk vækst hos Grundfos, der sikrer uafhængighed og en god arbejdsplads for medarbejderne. Grundfos har stor fokus på kompetent lederskab, hvilket er en forudsætning for at nå de kortsigtede mål og samtidig opbygge fremtidens Grundfos. De enkelte selskaber i koncernen skal føle sig frie, uafhængige og fagligt klædt på i deres daglige arbejde og tilpasse deres vækst til potentialet i lokalsamfundet. Disse aktiviteter skal imidlertid udføres i fuld overensstemmelse med koncernens værdier, strategier og ledelsesprincipper, ligesom alle relationer skal være baseret på høje etiske standarder. Politikken for forretningskoncepter udstikker rammerne for en ensartet tilgang til det at drive virksomhed og sikre værdi for Grundfos kunder. Dette til gavn for væksten i koncernen, miljøet og de lokalsamfund, hvor Grundfos driver virksomhed, og hvor Grundfos produkter, løsninger og tjenester anvendes. Vores politik for forretningskoncepter skal sikre, at alle Grundfos-koncernens aktiviteter koordineres med kerneprincipperne for den måde, vi arbejder på. Politikken dækker over en bred forståelse af Grundfos forretningsmodel, grundlag for værdiskabelse og ejerskabsstrukturer. Ved hjælp af en global dagsorden vil vi løbende udvide koncernens globale rækkevidde. Vi tror på værdien i at være tæt på vores kunder og markeder, og vi etablerer helejede selskaber på markeder, hvor det anses for lønsomt. På markeder, hvor lovgivningen kræver deltagelse af en lokal samarbejdspartner, vil vi i muligt omfang etablere joint venture-selskaber, hvori koncernen vil forsøge at opnå en bestemmende 6 7
Markedspolitik Værditilvækst for kunderne Alle aktiviteter, det være sig inden for salg, marketing og service, skal altid styrke Grundfos position som globalt førende og trendsætter. Med denne position følger både forpligtelser og rettigheder. For at opfylde førstnævnte og udnytte sidstnævnte vil koncernen sætte de højeste etiske standarder og f.eks. aldrig tale unfair om konkurrenter. Salgs-, marketing- og servicestrategier implementeres i samarbejde med de relevante markedssegmenter, regioner og salgsselskaber, og alle interessenter skal arbejde for at sikre den størst mulige markedsandel for at bevare Grundfos førende position i den globale pumpeindustri. Den direkte kundekontakt skal kendetegnes af det høje faglige niveau samt den knowhow og kompetence, man forbinder med Grundfos brand og produkter og således bidrage til at styrke koncernens partnerskaber. Denne utrætteligt ambitiøse tilgang er en forudsætning for den fordelagtige brandposition og kundetilfredshed, som Grundfos nyder i dag. Produktpriserne skal afspejle den høje kvalitet i Grundfos produktprogram, brandets modenhed på markedet og koncernens overordnede interesser. Tredjepartsprodukter kan medtages i sortimentet for at kunne udføre en specifik ordre, men sådanne tredjepartsprodukter skal sælges i eget navn. Koncernens branding-strategi skal sikre, at kunder, potentielle medarbejdere og andre interessenter i stigende grad betragter Grundfos som verdens mest ansvarlige, fremtidsorienterede og innovative pumpeproducent. Koncernens marketingaktiviteter skal være standardiseret i overensstemmelse med Grundfos retningslinjer for branding og visuel identitet med henblik på at sikre kompetent og ensartet markedsføring over hele verden. Det brand-løfte, som Grundfos udtrykker i be think innovate, skal altid være det ledende princip, men det kan med tiden også blive udtrykt i forskellige temaer. Alle samarbejdspartnere, uanset om de er leverandør eller autoriserede underleverandører, skal opfylde de kvalitetsstandarder, der er fastsat af Grundfos, og overholde de retningslinjer, koncernen har udstukket. For at fremme salget af Grundfos-produkter kan Grundfos give tredjeparter licens til at fremstille visse komponenter eller produkter, hvis det øger Grundfos mulighed for at realisere vor strategi. Tildeling af licens skal ske efter aftale med koncerndirektionen i henhold til Grundfos licenspolitik. For at beskytte Grundfos image og skabe gode kunderelationer skal Grundfos levere den bedst mulige eftersalgsservice. Lokale Grundfos-selskaber er berettiget til at indgå aftaler med lokale samarbejdspartnere med henblik på opfyldelse af serviceforpligtelser. Sådanne servicepartnere kan blive autoriserede gennem obligatoriske vurderinger for at sikre, at Grundfos service altid udføres af veluddannede medarbejdere og omfatter Grundfos-produkter samt pumper af andre fabrikater i henhold til Grundfos servicepolitik. Det sælgende selskab skal altid sikre, at produkterne kan serviceres på det pågældende marked. Markedspolitikken skal sikre, at alle Grundfos-koncernens aktiviteter tilfører kundernes virksomheder værdi. Vi betragter alle kunderelaterede initiativer som en løftestang for koncernens fortsatte vækst, og de skal derfor være kendetegnet ved at have høj kvalitet, sikre merværdi og understøtte globalisering. Denne politik dækker vores intentioner for håndtering af samt kommunikation og interaktion med kunder og andre interessenter i alle faser af vores salgs-, marketing-, og servicearbejde. Den direkte kundekontakt skal kendetegnes af højt fagligt niveau samt knowhow og kompetence. 8 9
Politik for forretningsudvikling Fastholdelse og udbygning af førerposition Grundfos politik for forretningsudvikling udstikker aktiviteterne på tværs af og uden for organisation og vurderer og håndterer forretningsmuligheder på globalt plan. Politikken understøtter vores fokus på vækst og differentiering, relaterer til både eksisterende og nye forretningsområder og omfatter en bred vifte af kompetencer, processer og aktiviteter. Initiativerne inden for Grundfos forretningsudvikling understøtter vores overordnede formål samt både kortsigtede og langsigtede mål og tager altid udgangspunkt i en god forståelse af markedstendenser, kundernes behov, brudte værdikæder, interessenternes ønsker og konkurrenterne. Denne forståelse omfatter indsigt og analyse på baggrund af en kombination af indsamling af generelle oplysninger, som f. eks. Corporate Foresight, overvågning af marked og konkurrenter og projektspecifik forskning som f.eks. bruger- og markedsundersøgelser, som alle vedrører kompetencer og discipliner inden for forretningsudviklingsorganisationen. Forretningsudviklingsinitiativer er ofte forskellige af natur og omfatter alt fra optimering af eksisterende forretningsmodeller og tilhørende porteføljer til udforskning og opsøgning af nye segmenter eller aktivitetsområder. Initiativerne er generelt forankret i koncernens overordnede strategi og indgår i, samt drives og styres inden for rammerne af, Grundfos globale forretningsudviklingsstrategi. Vores kerneforretning er centreret omkring vores definerede markedssegmenter, hvor vores mål altid er at udnytte de eksisterende produkter og funktionaliteter med fokus på hele værdikæden for at identificere og øge værdien for interessenterne gennem differentierede nye produkter, dvs. pumper og varianter, anlæg og tjenester. I denne henseende er overensstemmelse af vores forretningsfokus (Where-to-Compete og How-to-Compete) samt udførelsen af vores strategiske planlægning og tiltag afgørende elementer. Alt planlægges og udføres af vores Global Business Teams, men omfatter bidragydere fra hele organisationen, herunder, men ikke begrænset til Operations, Supply Chain Management, Group Service, IS og People & Strategy. Grundfos Global Business Teams har bl.a. opgraderet centrale produktlinjer og med succes udviklet og lanceret nye produkter. sådanne initiativer ikke kun teknologiske, men omfatter også markeder, som er nye eller forholdsvist ukendte for Grundfos. De varetages normalt af et særligt forretningsudviklingsmiljø og underkastes forskellige KPI er og styringsredskaber. Målet er hurtigt og omkostningseffektivt at lære af fejlslagne initiativer, at reducere risici og at nå frem til en beslutning om enten at foretage en kontrolleret integration og acceleration i selve kerneforretningen, at etablere en separat virksomhedsstruktur eller at ophøre med eller afhænde den specifikke udviklingsaktivitet. Vores mange forskellige forretningsudviklingsmæssige udfordringer i forhold til fokus, timing og risiko skal ikke kun afspejles i den organisatoriske sammensætning og ledelse, men også i vores evne til at håndtere forskellige innovationsformer; lige fra mindre til mere banebrydende innovation understøttet af de påkrævede mindsets, kompetencer, metoder og værktøjer. Ligeledes betragter Grundfos partnerskaber som en naturlig måde at fremme nye ideer og koncepter på og understøtte udvikling og fastholdelse af en konkurrencefordel. For at sikre vores værdier, beskytte Grundfosbrandet og opbygge og udnytte vores kompetencer og stordriftsfordele skal vores globale forretningsudviklingsindsats styres centralt og samtidig tage højde for regionale forskelle i forhold til markedsbehov og -tilgang. Dette udelukker dog ikke muligheden for at eksperimentere med f.eks. opsætninger og/eller metoder til at håndtere, hvad der kan betragtes som mere grundlæggende udfordringer forbundet med en dybere penetration af udvalgte større markeder og især specialmarkeder. Vores kerneforretning er centreret omkring vores definerede markedssegmenter. Forretningsudviklingsinitiativer, der ikke umiddelbart er knyttet til vores kerneforretning, er typisk afledt af vores ambition om at udvikle nye vækstplatforme som led i vores Innovation Intent. Ofte er 10 11
Politik for Research & Development Vi fokuserer på produktdesign som en kernekomponent. Markedstilpasset innovation Vores politik for Research & Development (R&D) tjener det dobbelte formål at sikre, dels at udviklingen af teknologier og nye produkter er 100 % markeds- og strategistyret, og dels at indsatsen er organiseret og struktureret på en måde, der sikrer synergi gennem central global styring og tilpasning, hvilket giver maksimal værdi for alle berørte interessenter. Politikken gælder for alle Grundfos R&D-aktiviteter inden for koncernen. Eftersom ny teknologi og produkter af høj kvalitet er vigtige instrumenter til differentiering, branding og i sidste ende opfyldelsen af vores Innovation Intent, Purpose og visioner om at være globalt førende, sigter Grundfos R&D -politik også mod at sikre de principper og retningslinjer, som vores overordnede intentioner og ambitioner bygger på. Dette omfatter fokus på innovation i alt, hvad vi udvikler, og en tredobbelt bundlinje-filosofi med udgangspunkt i en forsvarlig anvendelse og genbrug af materialer og et mål om altid at være bedst inden for energieffektivitet. Vores R&D -tiltag drives af vores forretningsudviklingsstrategier, der understøttes af et skarpt fokus på forskning. Initiativerne underkastes altid grundige test for at sikre overensstemmelse med strategien og kommerciel bæredygtighed og for at sikre differentiering samt overensstemmelse med virksomhedens værdier og branding. Vores Product Development Process (PDP) er udviklet med det formål at sikre en fundamental kunde- og markedsindsigt, læringsløjfer og en løbende dialog med løbende tilpasning til interessenterne som en måde, hvorpå vi altid opfylder forventningerne og leverer de rigtige løsninger. Vi fokuserer på produktdesign som en kernekomponent, både i forhold til kundens oplevelse og omkostningseffektivitet, men også til at understøtte branding og sikre immaterielle rettigheder. Produktets design og konstruktion skal bidrage til lave samlede omkostninger, herunder lave serviceomkostninger. Rustfrit stål er karakteristisk for Grundfos produkter og skal anvendes som konstruktionsmateriale, såfremt de tekniske og økonomiske overvejelser underbygger dette. For at sikre en vellykket lancering af et nyt produkt skal kravene i forhold til salg og marketing, tilgængelighed og eftersalgs- service identificeres i den tidlige fase af et produktudviklingsprojekt, og kravene skal aftales og adresseres rettidigt af de respektive interne interessenter. Dette afspejles også i PDP en, som udgør en væsentlig del af projektledelsen. Når produkterne lanceres, bliver de en integreret del af en bestemt produktfamiliestrategi og -portefølje og styres løbende for at sikre konkurrenceevnen og optimering gennem hele produktets livscyklus. Stærk styring, stram og certificeret processtyring og organisatorisk opbygning af kapacitet sikrer, at Grundfos kan globalisere sin R&D -indsats gennem udnyttelse af stordriftsfordele, nærhed til markedet, adgang til globale kompetencer uden at gå på kompromis med kvalitet og effektivitet. Betydelig egenforskning og -teknologi vil altid være afgørende faktorer i vores produktudviklingsindsats og for at være i stand til at bringe innovative og konkurrencedygtige integrerede løsninger til markedet er det vores politik at opretholde et højt kompetenceniveau i forhold til alle interne nøgleteknologier. Hvor det er relevant, skal vi imidlertid også være åbne for at samarbejde eller indgå partnerskaber med tredjemand med henblik på at tilegne os viden og/eller ydelser og samtidig bevare og beskytte vores kernekompetencer og intellektuelle ejendomsrettigheder i henhold til vores patentpolitik. 12 13
Produktionspolitik En forsyningskæde, der aldrig stopper Grundfos-produkterne skal hovedsagelig produceres inden for koncernen, dvs. produkter og komponenter, der indeholder strategisk vigtige teknologier for Grundfos, mens fremstilling af andre komponenter kan outsources til konkurrencedygtige underleverandører. Grundfos produktion er organiseret i et globalt netværk af ligeværdige og samarbejdende produktionsenheder. Grundfos bestemmer produktionsenhedernes geografiske placering på grundlag af kommercielle overvejelser, herunder effektiv og hurtig kundeservice, forsyningssikkerhed, marketing, produktionsomkostninger, lokale samfundsforhold og tilgængelighed af kvalificeret arbejdskraft. Grundfos anvender effektive og integrerede produktionssystemer og sikrer dermed, at produktionen opnår et højt leveringsniveau i form af konkurrencedygtige leveringstider, høj fleksibilitet og evnen til at overholde aftalte leveringstidspunkter. Standardproduktionsudstyr skal indkøbes hos eksterne leverandører, mens Grundfos knowhow vil blive anvendt til udvikling og specialfremstilling af maskiner og udstyr. Produktionen skal deltage aktivt med egne medarbejdere og kompetencer i udviklingen og lanceringen af nye produkter. Endvidere skal produktionen identificere nye og videreudvikle eksisterende produktionsteknologier. I forbindelse med udførelsen af disse opgaver skal produktionen tage højde for at energibesparelser, ressourceforbrug og miljøpåvirkning er lige så vigtige elementer som mål for forbedring af lønsomhed, logistik og kvalitet. Grundfos vil anvende de mest rationelle produktionsmetoder under hensyntagen til kundeservice, miljø og lønsomhed. Før der investeres i yderligere produktionskapacitet, sikrer Grundfos, at den eksisterende produktionskapacitet er fuldt udnyttet i forhold til forsyningssikkerhed og -fleksibilitet samt lagerbeholdning. Når der skal tages beslutninger på grundlag af produktionspolitikken i forhold til produktionsanlæg, produktionskapacitet, teknologier og lokal montering, vil vi tilstræbe en effektiv produktion og forsyningskæde for at opfylde kundernes krav. Generelt producerer Grundfos alle færdige produkter. Produktionen af Grundfos-produkter kan imidlertid placeres hos eksterne samarbejdspartnere, hvis markedsforholdene kræver det, og hvis dette er godkendt i henhold til politikken for lokal montage. Vores produktionspolitik beskriver den måde, hvorpå produktionsenheder og forsyningskæden er udviklet, drives og bidrager til at optimere koncernens konkurrenceevne. I samarbejde med de øvrige koncernfunktioner er hovedformålet med produktionsselskaberne at levere pumper og pumpeanlæg af høj kvalitet til Grundfos-kunder verden over. produkter og komponenter, der indeholder strategisk vigtige teknologier for Grundfos, produceres hovedsageligt inden for koncernen. 14 15
Indkøbspolitik Bedste køb etisk og økonomisk Indkøbspolitikken er udarbejdet for at udstikke overordnede regler for indkøbsaktiviteter for på bedst mulig vis at understøtte Grundfos-koncernens mål og strategier. Politikken skal sikre, at synergi mellem Grundfos-selskaber udnyttes i videst muligt omfang i relation til eksterne leverandører. For at opnå synergi skal vi følge et sæt globale indkøbsprocesser, der altid er opdateret og bæredygtige, dvs. etiske og miljøvenlige. Alle Grundfos-medarbejdere skal arbejde i overensstemmelse med Grundfos Code of Conduct. Skriftlige aftaler, der indgås med eksterne leverandører, og som repræsenterer en vis værdi, skal altid ske i samarbejde med relevante interessenter og overholde relevant lovgivning og Grundfos forretningsbetingelser. Indkøbsaktiviteter skal styres af de samlede ejeromkostninger. Ud over prisen skal faktorer som kvalitet, miljø, etik, leveringstid og leveringsbetingelser, leverandørsikkerhed, tekniske kompetencer, service, kapitalbinding og betalingsbetingelser tages i betragtning ved vurdering af et tilbud fra en leverandør. Virksomhedskultur og værdier skal også tages i betragtning for at sikre et match mellem leverandøren og Grundfos. Leverandører skal evalueres op mod Grundfos leverandørgodkendelsesproces, som indbefatter bæredygtighedsevaluering i forhold til etik, miljø og økonomi. Nye leverandører skal vælges ud fra en forretningsmæssig betragtning for at sikre sund konkurrence (normalt skal mindst tre leverandører afgive tilbud) og ud fra deres evne til at opfylde forventningerne på konkurrencemæssige vilkår. Den skriftlige aftale med en eller flere nye leverandører skal være aftalt, før det faktiske indkøb foretages. De indkøb, Grundfos foretager, er altid baseret på dokumenterede indkøbsspecifikationer. Alle indkøbsaktiviteter tager udgangspunkt i de krav, som selskaberne og funktionerne inden for koncernen stiller. Alle indkøb skal som hovedregel være baseret på en indkøbsordre. Undtagelser kan forekomme. Generelt bestræber Grundfos sig på at sikre, at en leverandørs forretning med Grundfos aldrig udgør mere end 50 % af dennes årlige omsætning. Om muligt skal indkøb foretages direkte fra producenterne. For at opnå tæt samarbejde, høj leveringssikkerhed og fælles fordele sigter Grundfos på at være attraktiv for leverandører gennem rammeaftaler, tætte leverandørrelationer og partnerskaber. Et sådant samarbejde indebærer en forpligtelse til at udveksle erfaringer og strategiske oplysninger om langsigtede krav og udviklingsplaner for således at samarbejde om at skabe værdi for kunderne og reducere forsyningskædeomkostningerne. Alle Grundfos-medarbejdere skal arbejde i overensstemmelse med Grundfos Code of Conduct. 16 17
Kvalitetspolitik Kvalitet ned i mindste detalje Kvalitetspolitikken skal sikre, at alle selskaber og aktiviteter i Grundfos-koncernen fokuserer på total kvalitet som en integreret del af hele organisationen, og at kvalitetssikring betragtes som et afgørende parameter for fortsat vækst. Kvalitetsstyring i Grundfos skal altid være baseret på dokumenterede kvalitetsspecifikationer, løbende forbedringer og udvikling i tråd med vores Nulfejlsfilosofi. Nulfejlspolitikken skal implementeres i alle faser fra produktudvikling gennem indkøb, produktion og distribution til marketing, salg og service. Koncernledelsen og den lokale selskabsledelse har ansvaret for at implementere kvalitetspolitikken og sikre effektiviteten af kvalitetsstyringssystemet og afledte aktiviteter. Alle selskaber med produktudviklingsog produktionsaktiviteter skal have et certificeret kvalitetsstyringssystem. Alle medarbejdere har ret og pligt til at påpege fejl, og kvalitet har højeste prioritet, hvis der registreres fejl eller risiko for fejl. Kvalitetsstyring i produktudvikling skal altid sigte mod at udvikle robuste og pålidelige produkter, som har de funktioner, kunderne efterspørger, og som kan produceres i henhold til Nulfejlsfilosofien. Kvalitetsstyringen i produktionen tager udgangspunkt i princippet om rigtigt første gang og skal have en fejlfri produktion som mål baseret på høj procesfunktionalitet og en forventning om, at medarbejderne altid tager det fulde ansvar for deres eget arbejde. For at sikre korrekt beslutningstagning, angivelse af prioriteringer og mål, samt at der træffes hensigtsmæssige ledelsesbeslutninger, er det af afgørende betydning at sikre gyldigheden af de data, koncernen indhenter. Derfor skal koncernfunktionerne og ledelserne i de lokale selskaber træffe de nødvendige foranstaltninger for at sikre pålidelige data. Før der indgås samarbejde med en leverandør, skal leverandørens kvalitetsstyringssystemer og kompetencer kontrolleres og godkendes. Indkøbsafdelingerne skal kontrollere deres leverandører regelmæssigt via Supplier Quality Assurance (SQA) for at sikre løbende forbedringer. Indkøbte produkter og tjenester skal altid opfylde samme krav som Grundfos egne produkter og tjenester. For at sikre, at produkter og tjenester, der leveres af Grundfos-koncernen, er tilfredsstillende for vores kunder, skal tilfredsheden på markedet hyppigt overvåges og dokumenteres. Der skal reageres hurtigt i tilfælde af utilfredsstillende resultater. Et samlet fokus på Total kvalitet på tværs af koncernen er påkrævet for at sikre, at vi opfylder vores kunders og øvrige interessenters forventninger og løbende forbedrer kvaliteten i hele Grundfos-koncernen. Kvalitetsstyring baseres på dokumenterede kvalitetsspecifikationer i tråd med vores Nulfejlsfilosofi. 18 19
Finanspolitik Grundlaget for sund vækst Den økonomiske politik skal sikre, at selskaberne og medarbejderne i Grundfos-koncernen overholder lokale love samt interne retningslinjer og anvisninger vedrørende økonomiske aktiviteter. Korrekt planlægning og prognoseprocesser er en forudsætning for økonomisk fremsynethed. Alle selskaber skal sikre korrekt og rettidig bogføring i henhold til lokale love og retningslinjer (Grundfos Finance Manual). Regnskabsaflæggelse, internt såvel som eksternt (hvor det er påkrævet) skal foretages proaktivt, rettidigt og i høj kvalitet i henhold til de tidsplaner, som Koncern Finans og de lokale myndigheder angiver. Korrekt planlægning og prognoseprocesser er en forudsætning for økonomisk fremsynethed, hvilket processerne i de enkelte selskaber skal understøtte. Lønsomhed i markeder, segmenter og produkter skal ses i et koncernperspektiv, og koncernens dækningsbidrag er derfor et af de nøgletal, der løbende skal optimeres og overvåges. Grundfos-koncernens soliditet skal altid holdes på et højt niveau for at sikre økonomisk uafhængighed. Alle selskaber skal føre en hensigtsmæssig intern kontrol i overensstemmelse med Grundfos retningslinjer (Grundfos Control Handbook) og relaterede retningslinjer fra Intern Kontrol. Interne kontroller skal i størst muligt omfang indgå som en integreret del af de daglige rutiner og processer. Skattemæssigt driver Grundfos virksomhed på en ansvarlig måde og spiller en aktiv rolle i samfundet, hvilket betyder, at Grundfos vil agere med et stort samfundsansvar og altid forsøge at sikre en rimelig fordeling af koncernens indtjening i de lokalsamfund, hvor Grundfos er til stede, og altid overholde den lokale skattelovgivning. Grundfos vil sikre, at alle selskaber er i stand til at opfylde deres forpligtelser rettidigt, og at alle selskaber har en passende kapitalisering. Anmodninger om kapital i form af lån og kassekreditter skal foretages internt i Koncern Finans, og der kan kun anmodes om ekstern finansiering i visse forhåndsgodkendte tilfælde. Overskydende likvider skal deponeres i koncernens selskaber på baggrund af retningslinjerne fra Koncern Finans. Likviditeten skal overvåges nøje, og driftskapitalen skal holdes på det lavest mulige niveau. Ved at tage højde for risici og ved på tværs af hele virksomheden at anlægge en holistisk tilgang til strategiske, operationelle og projektforbundne risici sikrer vi, at vores risikorespons er tilpasset vores risikovillighed og forretningsmål. Alle selskaber skal sikre, at nuværende og fremtidige væsentlige forretningsrisici løbende identificeres, vurderes, kvantificeres og håndteres på en passende måde. Et vigtigt element i vores risikostyringsarbejde er at overføre vores risikoeksponering til forsikringsmarkederne og i muligt omfang til vores koncern interne forsikringer. Mange væsentlige risici kan forsikres, og vores risikobegrænsende strategier skal afstemmes nøje med vores koncernforsikringer. Relevante processer, retningslinjer og værktøjer leveres af afdelingen Group Risk & Insurance. Grundfos reducerer finansielle og forretningsmæssige risici forårsaget af valuta-, renteog prisudsving ved hjælp af finansielle instrumenter i overensstemmelse med de retningslinjer, der er defineret af Koncern Finans. 20 21
Personalepolitik Involvering af medarbejderne i Grundfos Purpose Det ønskede resultat af denne politik er, at Grundfos når sine kort- og langsigtede mål takket være vores medarbejderes indsats og engagement. For at opfylde Grundfos Purpose og nå vores forretningsmål skal vi tilbyde et attraktivt, produktivt, sundt og sikkert arbejdsmiljø. Dette skal gøre vores medarbejdere i stand til at realisere deres fulde potentiale og sikre dem arbejdsglæde og en følelse af velvære. Vores værdier kræver, at hver enkelt føler sig respekteret og værdsat og bemyndiges til at bidrage til og påvirke virksomheden. Ved at udleve vores ledelsesprincipper forventer vi, at vores ledere kan udvikle en kultur, hvor dette realiseres. Tilsvarende forventes den enkelte medarbejder at udnytte sine evner og kompetencer til at bidrage til vores kultur og opfylde vores Purpose. Vi anser løbende dialog mellem leder og medarbejder for at være en central del af en sådan kultur, da det er i dialog, at de skaber en fælles forståelse af udviklingsmål og individuelle behov og en gensidig forpligtelse til at forfølge disse. Tilsvarende udgør deres dialog rammerne for en fælles forståelse af vores kort- og langsigtede mål og for at omsætte disse til individuelle mål og evaluere medarbejderens resultater. Det skal sikres, at eventuelle uoverensstemmelser håndteres hensigtsmæssigt. Undervisning og læring er afgørende elementer for, at vores medarbejdere kan opfylde deres resultat- og udviklingsmål. Vi ønsker, at medarbejderne aktivt opsøger udviklingsmuligheder og arbejder i tværfaglige teams. Derfor vil vi tilstræbe at give medarbejderne disse muligheder for at sikre, at de kan forpligte sig til og trives med ambitiøse forretningsmål. I respekt for den lokale lovgivning, kultur og praksis skal løn og personalegoder medvirke til at gøre Grundfos attraktiv for de dygtige kandidater, Grundfos har brug for. Vi bestræber os på at være markedsførende inden for karriere, udvikling og kulturelle parametre og være konkurrencedygtige på løn og personalegoder. I Grundfos arbejder vi bevidst på at have en sund balance mellem arbejde og fritid, og vi udviser social ansvarlighed over for medarbejdere og samfund. Vores strategier og aktiviteter for at tiltrække og udvælge nye medarbejdere skal understøtte et positivt og professionelt indtryk af Grundfos, der er i overensstemmelse med vores værdier og præsenterer Grundfos som den foretrukne arbejdsgiver for relevante kandidater. Vi opfordrer alle, uanset baggrund, til at søge arbejde hos os, og alle ansøgere behandles med respekt, ærlighed og værdighed, uanset om de tilbydes en stilling eller ej. Grundfos har som mål at rekruttere internt. Vi udstationerer medarbejdere i andre lande i kortere eller længere perioder for at udnytte forretningsmuligheder eller for at tilføre merværdi til bestemte dele af vores organisation. Vi sikrer, at omplacering, rekruttering eller udstationering sker på ordentlig vis uanset medarbejderens baggrund og stilling i Grundfos. Grundfos opfordrer medarbejderne til at give deres mening til kende, hvis de konstaterer overtrædelser af vores virksomhedsværdier, Code of Conduct, etik og koncernpolitik. Vores personalepolitik skal sikre, at Grundfos ansætter dygtige mennesker, der er motiverede til at samarbejde helhjertet for Grundfos Purpose. Politikken dækker alle aktiviteter relateret til udvikling af den enkeltes og organisationens kompetencer i overensstemmelse med vores værdier og ledelsesprincipper. Vores værdier kræver, at hver enkelt føler sig respekteret og værdsat og bemyndiges til at bidrage til og påvirke virksomheden. 22 23
Vi ønsker at være bæredygtige i samtlige aktiviteter, og politikken gælder alle selskaber, funktioner og aktiviteter i Grundfos. Bæredygtighedspolitik Vi prioriterer bæredygtighed højt Bæredygtighed afspejles i alle vores beslutninger og handlinger. Vores mål er altid at udvise en bæredygtig adfærd. Grundfos ønsker at være en ansvarlig og etisk virksomhed med en høj integritet. Vi skal sikre, at vi lever op til alle gældende love og regler samt frivillige initiativer som f.eks. FN s Global Compact. Vi ønsker, at vores Code of Conduct skal tjene som en rettesnor for alle Grundfos-selskaber og -medarbejdere. Bæredygtighed i Grundfos betyder, at vi driver virksomhed på en bæredygtig måde ved at interessere os for vores medarbejdere, miljøet og samfundet som helhed. Bæredygtighed skal kendetegne alle vores aktiviteter lige fra anskaffelse af råmaterialer til afslutningen på vores produkters livscyklus. Dette kan realiseres ved at have en sund og afbalanceret virksomhed, som skaber løsninger til de presserende udfordringer, verden står over for. Bæredygtighed skal således være en integreret del af alle vores aktiviteter gennem hele værdikæden. Grundfos spiller en aktiv rolle i samfundet, f.eks. ved at øge den offentlige bevidsthed om bæredygtighed, bidrage til lokalsamfundene, forbedre vores miljøpåvirkning og tage ansvar for vores forsyningskæde ved at påvirke leverandørernes forhold inden for f.eks. arbejdstagerrettigheder og miljø. Gennem samarbejde med vores kunder skaber vi produkter og løsninger, som hjælper vores kunder med at reducere forbruget af naturens ressourcer og klimapåvirkningen. Vi tager os af vores medarbejdere, og vi bestræber os på altid at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Vi ønsker at skabe en arbejdsplads, som fremmer mangfoldighed og tager sig af personer med særlige behov. Vi erkender, at 100 % bæredygtighed ikke er et opnåeligt mål, men vi forsøger løbende at opnå en stadig højere grad af bæredygtighed i alt, hvad vi gør. Grundfos fundament er vores medarbejdere, og vores medarbejdere driver bæredygtigheden fremad. Vi sætter vores medarbejdere i stand til at tænke og handle bæredygtigt på alle niveauer gennem uddannelse, motivation og involvering. Bæredygtighedspolitikken skal sikre, at alle Grundfos aktiviteter og beslutninger tager udgangspunkt i den tredobbelte bundlinje, som omfatter økonomiske, sociale og miljømæssige hensyn. Grundfos er bevidst om sit sociale ansvar, og derfor skal bæredygtighedsinitiativer integreres i alle Grundfos-funktioner og -selskaber. Grundfos fundament er vores medarbejdere, og vores medarbejdere driver bæredygtigheden fremad. 24 25
Miljø-, sundheds- og sikkerhedspolitik Rustet til at opfylde vores forpligtelser Vi vil løbende vurdere og forbedre den miljømæssige påvirkning af alle vores aktiviteter. Koncernens miljø-, sundhedsog sikkerhedspolitik skal sikre, at alle Grundfos-koncernens aktiviteter har fokus på en bæredygtig udvikling og sætter organisationen i stand til at udvise en adfærd, som stemmer overens med forpligtelserne. Formålet med koncernens miljø-, sundheds- og sikkerhedspolitik er at beskrive vores tilgang til det overordnede miljø-, sundheds- og sikkerhedsarbejde i alle Grundfos selskaber, forretningsenheder, funktioner og aktiviteter for at sikre, at vi opfylder forventningerne hos kunderne, de samfund vi opererer i, samt hos vores øvrige interessenter. Med vores globale tilstedeværelse og aktiviteter er vi hos Grundfos bevidste om at prioritere vores miljømæssige ansvar højt. Vi vil løbende vurdere og forbedre den miljømæssige påvirkning af alle vores aktiviteter, og ved hjælp af konkrete handlinger opfordrer vi vores medarbejdere til at foregå som gode eksempler på, hvordan man udviser respekt og omtanke for miljøet. Vores medarbejderes sundhed og sikkerhed har højeste prioritet. Derfor vil vi løbende forbedre arbejdsmiljøet gennem forebyggende tiltag og sikre, at arbejdsforholdene er i overensstemmelse med vores høje standarder for arbejdsmiljø og -sikkerhed. Vi behandler desuden altid vores medarbejdere med værdighed og respekt. Alle produktionsbygninger, anlæg og alt teknisk ud- styr skal altid opfylde de højeste standarder for sikkerhed og vedligeholdelse samt overholde lokal lovgivning. Vi uddanner, motiverer og involverer medarbejderne til at forstå, fremme og bidrage aktivt til at implementere miljø-, sundheds- og sikkerhedspolitikken og de tilhørende forpligtelser. Vores medarbejdere opfordres til at reagere proaktivt for at undgå alle former for aktiviteter, som de ikke mener er i overensstemmelse med de gældende politikker og forpligtelser, ved at tage initiativ og bidrage til en positiv udvikling af virksomhedens miljø, sundhed og sikkerhed. Vi vil anvende certificerede ledelsessystemer til at opfylde og løbende forbedre alle miljø-, sundheds- og sikkerhedsaspekter. Vi vil forpligte os selv til at overholde alle gældende love i forhold til miljø, sundhed og sikkerhed samt interne krav, som vi er forpligtet til, uanset hvor vi befinder os. Vi ønsker at være rollemodel ved at sætte højere standarder for os selv og forpligte os ud over de gældende lovkrav. Vi fremmer og påvirker løbende lokal og global lovgivning, der beskytter miljøet, vores medarbejderes sundhed og sikkerhed, arbejdspladsen og samfundet, og som samtidig har den fornødne fleksibilitet til at opfylde vores virksomheds behov. Vi bestræber os på at være en attraktiv arbejdsplads ved at prioritere vores medarbejderes sikkerhed og personlige sundhed samt ved at forebygge dødsulykker, hændelser, ulykker og sygdom, som bringer vores medarbejdere og Grundfos i fare. Ud fra et livscyklusperspektiv vurderer og forbedrer vi den miljømæssige påvirkning af vores produkter, processer, faciliteter og leverandører. Grundfos søger løbende efter bæredygtige løsninger for at forbedre det miljø, vi alle bor og arbejder i. Vi tilstræber en tankegang, der fokuserer på miljø, sundhed og sikkerhed og ansvarlighed gennem inddragelse af alle med-arbejdere og ledere samt via kommunikation og udveksling af bedste praksis. Vi afstemmer den globale tilgang til miljø-, sundheds- og sikkerhedsarbejdet ved at formidle vores resultater på alle niveauer i organisationen. 26 27
Kommunikationspolitik Vi gør, hvad vi siger, og siger, hvad vi gør Grundfos kommunikationspolitik skal sikre, at hele Grundfos-koncernens kommunikation er konsekvent og præsenterer Grundfos på den måde, vi ønsker. Baseret på høj kvalitet, ærlighed og åbenhed tilstræber vi at gøre, hvad vi siger, og sige, hvad vi gør. Dette relaterer til kommunikation til og gennem pressen samt kommunikation af corporate branding, public relations og public affairs. Politikken skal også styre al intern kommunikation via vores egne massekommunikationsmedier. Grundfos vil bestræbe sig på at informere medarbejderne før offentligheden og vise vilje til at formidle både gode og mindre gode nyheder. Bæredygtighed, pålidelighed og ansvarlighed er en del af vækstfundamentet i Grundfos. Vores kommunikation skal understøtte dette og dermed skabe værdi for vores kunder, ejere, medarbejdere og øvrige interessenter. Effektiv information og aktiv kommunikation er en forudsætning for, at Grundfos kan nå sine forretningsmæssige mål i overensstemmelse med vores Purpose, og for at vi kan være en attraktiv arbejdsplads. For at sikre en ensartet behandling af alle interessenter skelnes der principielt ikke mellem intern og ekstern kommunikation i den forstand, at det, alle medarbejderne ved, også kan være kendt for alle andre. Alle medarbejdere er de vigtigste interessenter med hensyn til virksomhedens kommunikation. Al kommunikation skal understøtte det overordnede billede af Grundfos, vores mål og kultur, og al kommunikation skal være baseret på, hvad der tjener Grundfos bedst. Alle ledere er ansvarlige for at give medarbejderne rettidig og effektiv kommunikation om alle vigtige spørgsmål. Lederne modtager støtte til dette fra Koncern Kommunikation og i muligt omfang fra regionale og lokale frontfigurer, som arbejder via etablerede interne kanaler og med støtte fra forskellige værktøjer til linjekommunikation. medarbejderne er de vigtigste interessenter med hensyn til virksomhedens kommunikation. Medierne er en vigtig samarbejdspartner, for at Grundfos kan få adgang til offentligheden. Et godt samarbejde med medierne opnås ikke udelukkende ved, at Grundfos er åben og imødekommende, når vi kontaktes af journalister, men også ved at Grundfos er proaktive over for pressen og medierne med aktiv information og professionelle debatter. 28 29
IT-politik En værdiskabende faktor for Grundfos IT-politikken skal sikre, at alle Grundfos-koncernens aktiviteter i relation til informationssystemløsninger og -teknologier udføres i henhold til faste koncernregler, for at sikre, at de påkrævede interne og eksterne forretningsmæssige værdier realiseres. Informationssystemløsninger (IS-løsninger) og -teknologier implementeres for at skabe værdi for Grundfos for at understøtte virksomhedens vækst, opbygge nye forretningsområder, opnå konkurrencefordele, formidle oplysninger til beslutningstagere, integrere og automatisere processer og understøtte elektronisk integration med interessenter. IT-strategien fastsætter betingelserne for indkøb, design og implementering af systemløsninger i alle Grundfos-selskaber. IT-løsninger skal følge de vedtagne IT-arkitekturprincipper. Grundfos foretrækker standardløsninger leveret af strategiske samarbejdspartnere. Alle IS-partnere eller underleverandører skal følge Grundfos principper for IT-arkitektur. IT-løsninger og -aktiviteter er baseret på princippet om global tilstedeværelse og lokal nærhed. Grundfos er afhængig af effektive og pålidelige IS-løsninger, og tilpasning, drift og anvendelse af IT-løsninger skal være i overensstemmelse med vores IT-sikkerhedspolitik. Onlineaktiviteter og samarbejdsplatforme påvirker den måde, hvorpå alle Grundfos-medarbejdere samarbejder med vores partnere, og det er i alles interesse at forstå og være opmærksom på, hvordan vi kan indgå i sociale samarbejdsnetværk til gavn for os alle. Med dette for øje skal vores Social Business-politik altid følges. For at opretholde det aftalte niveau for sikkerhed og stabilitet i den fælles it-infrastruktur og sikre, at Grundfos-brugernes privatliv, breve og personlige oplysninger beskyttes i henhold til gældende lovgivning, skal reglerne for anvendelse af Grundfos IT-ressourcer -politik følges. Grundfos er afhængig af effektive og pålidelige IS-løsninger. 30 31
be think innovate The name Grundfos, the Grundfos logo, and the payoff Be Think Innovate are registered trademarks owned by Grundfos Holding A/S or Grundfos A/S, Denmark. All rights reserved worldwide. 0314/GROUP PRODUCTION/10956-D&I Grundfos Holding A/S Poul Due Jensens Vej 7 DK-8850 Bjerringbro Tel: +45 87 50 14 00 www.grundfos.com