Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem

Vejledning til udskrivning af etiketter/labels og konvolutter i Blåt Medlem Blåt Medlem giver mulighed for at udskrive etiketter/labels og kuverter til medlemmerne af den enhed man er medlemsansvarlig for. Denne vejledning beskriver de forskellige muligheder. Eksemplerne er udarbejdet på en PC med Windows 7, Office 2010 og Internet Explorer 8 og en PC med Windows Vista, Office 2003, Open Office opdateret 2011 og Internet Explorer 9. Ordene labels og etiketter er ligesom ordene kuverter og konvolutter her brugt for det samme, men lidt afhængigt af hvad hhv. Blåt Medlem og Office programmerne bruger Indhold Blåt Medlems foruddefineret labelsfunktion... 3 Labels/etiketter ud fra eksporteret liste... 7 Udskrift af labels og kuverter med Word... 8 Guiden Trinvis brevfletning... 8 Vælg dokumenttype... 9 Valg af dokument... 10 Valg af modtagere... 11 Indsætning af felter i dokumentet... 13 Opdater alle etiketter... 15 Gennemse etiketter... 16 Afslutning og print... 17 Skabelon.... 17 Udskrivning på konvolutter... 19 Valg af dokumenttype... 19 Konvolutindstillinger... 20 Valg af modtagere... 20 Arranger konvolutten... 22 Afsender... 23 B-brev... 24 1

Gennemse konvolutter... 25 Afslutning og print... 26 Skabelon.... 27 Udskrift af labels og konvolutter med Open Office.... 29 Labels/etiketter.... 29 Brevfletningsguide... 29 Adresseblok... 30 Vælg dokumenttype... 32 Overfør information fra Blåt Medlem... 32 Udskriv... 34 Kuverter ud fra eksporteret liste i Open Office... 34 Lav en skabelon til fremtidigt brug... 34 Opret dokument... 34 Afsender og logo... 35 Brug af skabelonen til udskrift af kuverter... 38 Brevfletningsguide... 38 Vælg dokumenttype... 39 Indsæt adresseblok... 39 Overfør information fra Blåt Medlem... 42 Udskriv... 44 2

Forskellige muligheder for etiketter/labels og konvolutter I Blåt Medlem har du forskellige muligheder for at udskrive adresser på dine medlemmer 1. Brug den foruddefinerede labelsfunktion 2. Lav din egen ved hjælp af eksportfunktionen Blåt Medlems foruddefineret labelsfunktion Dette er den enkleste måde at lave labels på. I skærmbilledet med organisationsdata klikker du på fanen Funktioner eller Medlemmer og derefter på knappen Print Label. Men inden kan du vælge hvilken gruppe af personer du vil have med: Kun primær, Kun medlemmets egen adresse, Alle pårørende eller Både medlemmets egen og pårørendes adresser 3

I den dialogboks der åbner sig kan du vælge mellem to labelark af mærket Avery: Du kan også vælge om du vil have dine adresser med eller uden funktion (fx Gruppeleder) Endelig kan du vælge om du vil medtage dubletter en person der har flere funktioner vil i så fald komme ud med en label pr. funktion 4

Når du har foretaget dine valg klikker du på Print knappen Derefter får du følgende dialogboks Vælger du Åbn dannes der nu en pdf fil som du kan se indholdet af. Dernæst lægger du papir til den valgte label i din printer og klikker på printersymbolet i venstre side. Derefter printes dine labels 5

Vælger du Gem får du muligheden for at vælge navn og mappe til filen 6

Labels/etiketter ud fra eksporteret liste Vil man lave mere avancerede sortereringer eller have mulighed for at vælge andre end de to forud valgte Avery label eller evt. printe direkte på kuverter, skal man først eksportere en liste til et regneark. Hvordan dette gøres er beskrevet nærmere i de to vejledninger Eksport til Excel Eksport til Open Office som du kan finde på http://dds.dk/gruppeadministration/vejledninger/medlemsdel Du starter i billedet Organisationsdata og vælger fanebladet Funktioner eller Personer, klikker på Eksportér og følger ellers ovennævnte vejledninger 7

Udskrift af labels og kuverter med Word Vil du udskrive med Word 2003 eller ældre kan du se fremgangsmåden i vejledningen http://dds.dk/sites/default/files/filer/bm%20medlem%20etiketter.pdf Åbn Word og vælg Fanen Forsendelse og klik på Start brevfletning Hermed får forskellige valgmuligheder. Dels kan du vælge Breve, Emails, Konvolutter, Etiketter osv, men du kan også vælge Guiden Trinvis brevfletning Guiden Trinvis brevfletning Her bliver du guidet igennem de forskellige trin, men nedenfor finder du et par gode råd til brugen af denne guide: Guiden åbner en boks i højre side af skærmen og her vises de forskellige muligheder for de enkelte trin Start med et blankt tomt dokument 8

Vælg dokumenttype Guiden er brugbar for alle typer udskrifter, men her vælger vi Etiketter Dernæst klikker du på Næste: Startdokument 9

Valg af dokument Først skal du vælge det dokument du vil have dine labels i. Vælg Skift dokument layout Klik på Etiketindstillinger Du får nu mulighed for at vælge den ønskede etiket: 1. Vælg leverandør 2. Vælg produktnummer 3. Klik OK Vælg dernæst næste trin i bunden af skærmbilledet 10

Når du klikker OK vil du se at dit dokument bliver inddelt i felter svarende til den valgte etiket formular eller det bliver kun markeret i linealerne for oven og til venstre. Valg af modtagere Nu skal der vælges modtagere Vælg Brug en eksisterende liste Klik dernæst på Gennemse 11

Hermed åbnes en dialogboks hvor du kan vælge en eksisterende fil. Her er valgt en liste udarbejdet som bekrevet i vejledningen Eksport til Excel gemt i Excel regnearksformat Marker den ønskede fil og klik på Åbn Nu får du mulighed for at gennemse de adresser der vil komme med på din labels 12

I dette billede er der også mulighed for at sortere, filtrere mv. Det må du selv prøve dig frem med. Du kan fjerne en person fra listen blot ved at fjerne fluebenet. Tryk derefter på OK Indsætning af felter i dokumentet Nu er du klar til at sætte felter ind i dine etiketter Klik på Flere elementer Nu får du dialogboksen Indsæt fletfelt. Marker Databasefelter 13

I boksen Indsæt fletfelt markerer du de felter du vil have med i den rækkefølge du vil have dem Dobbeltklik på feltet eller marker og klik på Indsæt Luk for ruden og indsæt linjeskift, mellemrum og evt en tekst der skal gå igennem på alle etiketter 14

Kopier nu indstillingen ud på alle etiketter i skabelonen. Dette gøres ved at klikke på knappen Opdater alle etiketter Nu ser dit dokument noget i denne stil: 15

Gennemse etiketter Så kommer det spændende. Klik på Gennemse etiketter 16

Og voila: Nu har du et dokument med alle dine etiketter Afslutning og print Nu er du klar til sidste punkt: Print af dine etiketter Du kan vælge at tjekke dine etiketter en sidste gang, men ellers klikker du på Udskriv etiketter Her kan du så vælge at printe alle, kun den markøren står i eller et bestemt interval Skabelon. Når du har printet de første etiketter, kan du gemme dokumentet på sædvanlig måde og bruge det som skabelon for fremtidige udskrifter. Når du åbner den igen, skal du bekræfte, at du vil indsætte en database i dokumentet, altså i dette tilfælde en regnearksfil: 17

Nu vil du jo sikkert bruge et nyt regneark eksporteret fra Blåt Medlem: Du vælger nu dit regneark. Hvis du f. eks. den ene gang har flettet fra Personer og den anden gang fra Funktioner i Blåt Medlem, hedder felterne med navn forskelligt. Når Word ikke kan finde et felt i databasen, beder det dig om enten at slette feltet eller angive et andet. Du angiver selvfølgelig det rigtige. Du er nødt til at gentage dette for hver etiket i arket: Så kan du udskrive etiketterne som beskrevet ovenfor. Der er ingen særlig grund til at gemme denne version. Din skabelon er lige så god. 18

Udskrivning på konvolutter I stedet for at printe på etiketter kan du vælge at printe direkte på konvolutter hvis din printer kan håndtere dette Det er praktisk at lave en skabelon, så du ikke skal igennem hele processen hver gang. Hvordan du gør det beskrives, når du er færdig med den første udskrift. Valg af dokumenttype Vælg Konvolutter og klik på Næste I den næste dialogboks vælger du Skift dokumentlayout og Konvolutindstillinger 19

Konvolutindstillinger Du få nu en boks med to faner, her må du vælge de indstillinger der passer til dine konvolutter. Mål på konvolutten fra venstre side og fra toppen Valg af modtagere Nu skal der vælges modtagere Vælg Brug en eksisterende liste Klik dernæst på Gennemse Hermed åbnes en dialogboks hvor du kan vælge en eksisterende fil. Her er valgt en liste udarbejdet som bekrevet i vejledningen Eksport til Excel gemt i Excel regnearksformat 20

Marker den ønskede fil og klik på Åbn Nu ser du dialogboksen Vælg tabel. Ser den ud som vist her klikker du blot på OK En ny dialogboks åbner sig 21

Her får du mulighed for at gennemse de adresser der vil komme med på din labels I dette billede er der også mulighed for at sortere, filtrere mv. Det må du selv prøve dig frem med. Du kan fjerne en person fra listen blot ved at fjerne fluebenet. Tryk derefter på OK Arranger konvolutten Vi skal have sat felterne på konvolutten. Vælg Flere elementer 22

Marker de felter du vil have med i den rækkefølge du ønsker dem De kommer i én linje. Sæt cursoren mellem dem og tryk ENTER, så de kommer på hver sin linje. Afsender Nu skal vi have afsender på. Vælg Indsæt Tekstboks Simpel Tekstboks Sæt tekstboksen nederst til venstre med lidt plads til venstre. Skriv de første linjer. Hvis linjeafstanden er for stor, så mærk hele teksten med musen, højreklik i den og klik på Afsnit. Ret Afstand Efter til 0 pkt. 23

Hvis der er en ramme om afsenderen, og du gerne vil fjerne den, højreklikker du på rammen, vælger Formater tekstboks og fjerner farven (vælger ingen farve). Indsæt et logo (dette eller gruppens eget logo). Et logo har samme funktion som det kryds over afsenderadressen, som Post Danmark anbefaler, og det ser da pænere ud. Du kan ikke kopiere korpslogoet fra denne pdf-fil, men du kan finde det på dds.dk. Søg på logo. Højreklik på logoet og vælg Kopier. I kuverten klik og tryk Ctrl V. Formatér det, bevar størrelsesforhold, højde 2,5 cm. Flyt logo og afsenderadresse på plads med musen. B-brev Hvis du vil sende brevene som B-post, indsætter du på samme måde et tekstfelt over adressen, skriver B i det og gør teksten meget stor (mærk bogstavet, højreklik på det, vælg Skrifttype, vælg en stor størrelse, f.eks. 66). Flyt B et på plads med musen. 24

Gennemse konvolutter Næste step er Gennemse konvolutter Dette giver dig konvolutterne en for en 25

Tilbage er nu at gennemse de færdige konvolutter inden print Her har du mulighed for et sidste kik og eventuelt fravælge modtagere inden du vælger Afslut brevfletningen Afslutning og print Ligesom ved etiketter får du mulighed for en sidste redigering af den enkelte konvolut og at vælge at udprinte alle, den aktuelle konvolut eller et interval af konvolutter 26

Skabelon. Når du har printet den første stak kuverter, kan du gemme dokumentet på sædvanlig måde og bruge det som skabelon for fremtidige udskrifter. Når du åbner den igen, skal du bekræfte, at du vil indsætte en database i dokumentet, altså i dette tilfælde en regnearksfil: Nu vil du jo sikkert bruge et nyt regneark eksporteret fra Blåt Medlem: Du vælger nu dit regneark. Hvis du f. eks. den ene gang har flettet fra Personer og den anden gang fra Funktioner i Blåt Medlem, hedder felterne med navn forskelligt. Det er også nemt klaret. Når Word ikke kan finde 27

et felt i databasen, beder det dig om enten at slette feltet eller angive et andet. Du angiver selvfølgelig det rigtige: Så kan du udskrive konvolutterne som beskrevet ovenfor. Der er ingen særlig grund til at gemme denne version. Din skabelon er lige så god. 28

Udskrift af labels og konvolutter med Open Office. Labels/etiketter. Hvis du kan bruge den indbyggede funktion i Blåt Medlem, så gør det. Som du kan se af det følgende, kan det sagtens lade sig gøre ved fletning, med Open Office, men etiketfunktionen er beregnet til fletning fra database, og det gør det lidt kompliceret at flette fra regneark. Du begynder med vejledningen Eksport til Open Office. Gem filen som ODS-regneark (.ods) Du må nu sørge for, at Open Office kan behandle dit regneark som database. Det gør du således: Åbn et tomt tekstdokument i Open Office. Brevfletningsguide Gå ind i Brevfletningsguiden 29

Adresseblok Klik på 3.Indsæt adresseblok. Normalt klikker du Vælg adresseliste eller Vælg anden adresseliste. Undtagelse: Hvis du genbruger en adresseliste trukket tidligere fra Blåt Medlem (f.eks. hvis du er stoppet efter at have lavet en fejl og startet forfra), og den, du skal bruge, står som Aktiv adresseliste (i eksemplet trop1), kan du springe over valget og fortsætte til Åbn nyt dokument. Se i teksten til næste ramme om numre på filerne (som her trop1). 30

Klik Tilføj, find din fil og klik Åbn, så den kommer ind i feltet til venstre. Nu fungerer den som database. Hvis du har gamle filer med samme navn liggende, får filnavnet tilføjet et nummer. Noter det ned, så du kan finde den rigtige fil igen. Luk rammen med Annuller. Luk Brevfletningsrammerne med Annullér. 31

Vælg dokumenttype Åbn et nyt dokument og vælg Etiketter. Hvis der står en gammel tekst i Etikettekst-feltet, kan du slette den som normalt med mus og Delete-tast. Du åbner felterne Database, Tabel og Databasefelt med pilene til højre. Find din regneark-fil i databasefeltet. Husk det rigtige nummer, hvis der er flere med samme navn. Overfør information fra Blåt Medlem I tabel-feltet vil der normalt kun være muligheden Ark1. 32

Overfør de databasefelter, du vil have med på etiketten en ad gangen med pilen <-. Tryk ENTER ind imellem, så de kommer i hver sin linje. Vælg dit etiket-arks mærke (fabrikat) og type og klik Nyt dokument Du har nu etiket-arket med koder i stedet for navne. Det nytter ikke noget at gemme det for at bruge det til en anden liste næste gang. Navnene ligger skjult bag ved. 33

Gå ind i Brevfletningsguide igen (via Funktioner). Klik på 8. Gem, udskriv eller send Udskriv Du kan nu udskrive arket (arkene) eller gemme dem. Det nytter ikke noget at gemme undervejs for at bruge det til en anden liste næste gang. Kuverter ud fra eksporteret liste i Open Office Lav en skabelon til fremtidigt brug Opret et tekstdokument i Open Office Opret dokument Opret et tekstdokument i Open Office. Klik Formater -> Side 34

Vælg din kuvertstørrelse og læg den ned. Afsender og logo Af hensyn til afsender skal bund-margin ikke være mere end 1 cm. Indsæt et logo til venstre for afsenderen. Det sikrer, at Post Danmarks automatiske sortérmaskiner ikke ser afsenderen som modtager og sender brevet retur. (Det giver samme virkning som det kryds over afsenderen, som Post Danmark anbefaler, og det ser lidt pænere ud.) Indsæt et logo (dette eller gruppens eget logo). Formatér det, bevar størrelsesforhold, højde 2,5 cm. Du kan ikke kopiere korpslogoet fra denne pdf-fil, men du kan finde det på dds.dk. Søg på logo. Højreklik på logoet og vælg Kopier. I kuverten klik og tryk Ctrl V. Du ser nu en ramme: Højreklik i den og vælg Sæt ind. Så kommer logoet frem. 35

Højreklik igen og vælg Forankring > Til side Højreklik igen og vælg Ombrydning > Sideombrydning Flyt den med musen til nederste venstre hjørne af rammen på kuverten. Klik ved siden af logoet. Så skal vi have selve afsenderadressen ind: Indsæt en ramme til afsender. Kanter > Streg > Ingen. Type: Forankring til siden. Rammens egenskaber kan du evt. kalde frem igen ved at højreklikke på den. 36

Klik ved siden af rammen og derefter i den. Skriv de første to linjer. Sandsynligvis er linjeafstanden for stor til rammen. Vælg linjerne (svært dem med musen), klik Formater øverst på skærmen og Afsnit og sæt afstand under afsnit til 0,00 cm. Skriv resten af afsenderadressen. Træk rammen på plads lige til højre for logoet. Lykkes det ikke første gang, så prøv igen. Indsæt på samme måde en ramme til B (B-brev). Skriv B. Vælg det og formater tegn til højde 66. Vil du sende A-breve, sletter du bare B et og lader rammen stå (eller skriver A i den i stedet for). 37

Nu har du et dokument, du kan gemme som skabelon til senere brug. Brug af skabelonen til udskrift af kuverter Lav en.ods-fil ud fra Blåt Medlem som beskrevet i vejledningen Eksport til Open Office. Brevfletningsguide Gå ind i Funktioner > Brevfletningsguide Vælg Startdokument: Brug det aktuelle dokument. Klik Næste 38

Vælg dokumenttype Vælg Brev Klik Næste Indsæt adresseblok Normalt klikker du Vælg adresseliste eller Vælg anden adresseliste. Undtagelse: Hvis du genbruger en adresseliste trukket tidligere fra Blåt Medlem (f.eks. hvis du er stoppet efter at have lavet en fejl og startet forfra), og den, du skal bruge, står som Aktiv adresseliste (i eksemplet funktioner6), kan du springe over valget og fortsætte til Åbn nyt dokument. Se i teksten til næste ramme om numre på filerne (her funktioner6) 39

Hvis du vil genbruge en liste. Klikker du bare på den. Ellers vælger du Tilføj, finder din fil og klikker Åbn. Hvis du vælger en fil med et navn, der står der i forvejen, bliver der tilføjet et nummer. Du kan ikke se, hvilken mappe filen findes i. Sæt et hak ved punkt 2. Du skal du kun sætte dette op én gang. Derefter vil Open Office huske det. 40

Open Office arbejder med faste betegnelser i adresseblokken. Til gengæld kan man lægge hvad som helst ind i disse betegnelser. Da hele navnet kommer fra Blåt Medlem i ét felt, lægger vi det ind i <Fornavn>. <Adresselinje 1> giver sig selv. Hvis du bruger feltet Område i Blåt Medlem, så brug <Adresselinje 2> til dette. Postnummer og by ligger i samme felt fra Blåt Medlem, altså det hele i <By>. Klik Flere og derefter Rediger for at foretage opstillingen på næste side. Du kan vælge en af opsætningerne her ved at klikke på den. Venstre kolonne er de faste betegnelser (adresseelementer). Du kan trække dem over i kuvertens adressefelt eller fjerne dem fra det med pilene. Feltet Forhåndsvisning skal du ikke forvente noget fornuftigt af på dette tidspunkt. 41

Klik OK 2 gange. Overfør information fra Blåt Medlem Klik Udpeg felter. Vælg det tilsvarende Blåt Medlem felt for hvert af de faste adresseelementer, du bruger. Klik OK. 42

Du kan nu tjekke de enkelte adresser ved at køre frem og tilbage med pilene. Vælg 6. Rediger dokument og klik Rediger dokument. 43

Træk adressefeltet på plads med musen og klik på Tilbage til Brevfletningsguide. Udskriv Vi håber, at denne vejledning har været til gavn. Har du spørgsmål, der ikke er besvaret, så skriv til Arbejdsgruppen Blåt Medlem på medlem@list.dds.dk Udarbejdet af Gert Simonsen og Jens Sørensen, Blåt Medlem arbejdsgruppen juni 2011 44