PROJEKT FOKUS PÅ SYGEFRAVÆR 2015-2017 BAGGRUND Sygefraværet var ved udgangen af juli 2015 6,0%, mod 5,6% for hele 2014. For at stoppe den udvikling udarbejdede administrationen en handlingsplan for projekt Fokus på sygefravær 2015 2017. Planen blev godkendt af Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling på mødet den 8. september 2015. Handlingsplanen er gældende i perioden 2015-2017 og målet for den flerårlige indsats er, at få sygefraværet bragt ned under 5% ved udgangen af 2017. Dette notat giver en status for arbejdet og en vurdering af det mål, der er sat for projektet hvad angår fraværsprocenten. STATUS Projektet blev søsat i september 2015. Samme måned viste sygefraværet fordelt på måned, for første gang i 2015 et lavere niveau end samme måned året før, og var således for september 2015 5,9% mod 6,1% i september 2014. Dette billede har været kendetegnende for udviklingen siden da, og ved udgangen af april 2016 er månedens fraværsprocent 5,6% mod 5,8% i 2015. Der tegner sig dermed er billede af, at opmærksomhed og fokus på sygefraværet er medvirkede til, at fraværet falder. Fokus på sygefravær er nu i gang i nedenstående virksomheder/teams, som er forskellige steder i processen: Børnehuset Mejemarken (alle 4 afdelinger): Afholdt: intromøde, Spørgeundersøgelse, opstartsmøde, 1. runde trivselskompas, 2. runde trivselskompas Vintersbølle (Ude-gruppen) Afholdt: intromøde, Spørgeundersøgelse, opstartsmøde, 1. runde trivselskompas (2. runde trivselskompas afholdt 2. juni 2016) Præstø Bo & Naboskab 4 teams (3 ekstra end planlagt). Afholdt: intromøde, Spørgeundersøgelse, opstartsmøde, 1. runde trivselskompas, (2. runde trivselskompas planlagt med de enkelte teams i juni) Plejecenter Fanefjord (Aften) Afholdt: intromøde, spørgeundersøgelse i gangsat, (opstartsmøde afholdt 2. juni 2016) Svend Gønge skolen. Afholdt: intromøde, spørgeundersøgelse i gangsat, (opstartsmøde afholdt 14. juni 2016) Plejecenter Ulvsund (Ude). Afholdt: intromøde, (videre arbejde efter sommerferien) 1
Hele Afdeling for Borger og Arbejdsmarked: tidplanlægning er i gang med chef og MEDudvalg Der er desuden afholdt workshops for lederne på tværs af virksomheder/teams. Afdeling for Strategi og Implementering har i arbejdet med opstart og gennemførelse af forløb hos de enkelte virksomheder prioriteret, at virksomhederne bliver belastet mindst muligt økonomiske af projektet. Det har bl.a. betyder, at forløbene som oftest gennemføres, som del af virksomhedernes allerede planlagte personalemøde, således at vikardækning mm. minimeres. Dette har betydet, at forløbene strækker sig over en længere periode end først planlagt. Observationer Virksomhederne i bølge 1 er udvalgt på baggrund af fraværsproblematikker krydset med ledelsesevaluering og trivselsmålinger. Derfor er de overordnede udfordringer som er observeret ikke nødvendigvis gældende for hele organisationen. Væsentlige observationer er: Der tegner sig et billede af, at udmøntning af Vordingborg s fraværspolitik ikke er ensartet. Der tegner sig ligeledes et billede af, at ledelsessiden finder anvendelsen af fraværsrapporten via KMD Rollebaseret indgang svær at gennemskue. Det betyder bl.a., at: strukturen omkring afholdelse af fraværssamtaler og opfølgning er uens i organisationen man enkelte steder har formuleret sin egen politik om sygefravær og derfor kan gennemsigtigheden i, hvordan de organisatoriske processer omkring håndtering af fravær håndteres være forskellige i organisationen og inden for den enkelte afdeling. nogle steder kan en medarbejder være syg længere tid uden kontakt til virksomheden eller andre konsekvenser, mens der andre steder kan gå kortere tid, inden det kan få direkte betydning for ansættelsesforholdet. nogle ledere har ikke den konkrete forståelse af, hvordan fraværsrapporten kan hjælpe med en mere systematisk tilgang til fraværshåndtering. man lokalt overraskes over, hvor mange typer fravær, der er årsagen til en høj fraværsprocent og at det hele ikke nødvendigvis skyldes fx den ene langtidssyge. 2
Indsatser De virksomheder/teams, der nu er i gang arbejder med Trivselskompasset, som er en metode, hvor leder og medarbejdere arbejder sammen om at finde konkrete indsatser, der kan sættes i værk på arbejdspladsen. Det er som ventet en bred vifte af konkrete indsatser, der ender i handleplanerne. Af indsatser kan nævnes: Ændringer af intern kommunikation og forventningsstyring i forhold til forældre (en daginstitution) Oplæring af nye vikarer/tidsbegrænsede ansatte Nye strukturer der skal sikre vidensdeling Håndtering af kørelister Identificering af kerneopgaven og videre arbejde med at få den operationaliseret Mødestruktur Alt sammen områder, hvor der nu eller snarest bør blive sat handlinger i gang for at øge trivslen ved typisk at skabe gennemsigtighed og klare rammer. Det vil dog tage tid før et målbart resultat vil skinne igennem, da kulturændringer tager tid. Eksterne konsulenter og interne konsulenter (fra Afdeling for Strategi og Implementering) oplever dog, at leder (og arbejdsmiljøgruppe) flere steder har svært ved at overtage den efterfølgende opfølgning og at omsætte ideer til indsatser med konkret handling. Det kræver ekstra sparring og opfølgning til lederne for at komme i gang med konkrete initiativer og dermed bliver hvert enkelt forløb hos virksomhederne mere ressourcekrævende end først ventet. FREMADRETTET INITIATIVER Indsatsen i første bølge har været rettet mod mindre udvalgte virksomheder og teams fordelt i hele organisationen. Dette giver en spredt effekt, men samtidig en opmærksomhed, som vil påvirke fraværet positivt. For at skabe effekt bredere i organisationen vil tværgående ledernetværk blive brugt til at få spredt viden om effektive metoder til håndtering af sygefravær. Efterårets nye forløb er alle rettet mod teams i Arbejdsmarkedets-området (under Afdeling for Borger- og Arbejdsmarked) og vil således favne et helt fagområde med mange medarbejdere. Efterfølgende evaluering skal give svar på, hvilken type af forløb, der giver størst effekt på den samlede fraværsprocent. Projektet kan dermed stadig siges, at være i en undersøgende fase. Yderligere initiativer Da handlingsplanen for projekt Fokus på sygefravær blev udarbejdet var tanken, at projektet kunne bygge oven på en allerede etableret proces for håndtering af sygefravær i henhold til kommunes fraværspolitik. Desuden var planen, at konkretisering og implementering af handlingsplaner kunne delegeres til lederne. 3
Arbejdet med virksomhederne i bølge 1 har dog synliggjort, at der er behov for en indsat rettet mod at få håndtering af fravær struktureret og ensrettet i hele organisationen. Ud over at fortsætte Trivselskompasforløb i de udvalgte virksomheder, har Afdeling for Strategi og Implementering derfor igangsat: Udarbejdelsen af en værktøjskasse til lederne, som indeholder konkrete redskaber, vejledninger og skabeloner til, hvordan fraværet skal håndteres i hele organisationen. At ledelsessparring i forhold til håndtering af fravær og brugen af informationer i fraværsrapporterne i KMD Rollebaseret adgang nu også indgår i projektet. Ydermere er fokus på fravær trukket med ind i spørgerammen i efterårets trivselsmåling, således at virksomhederne får et endnu bedre grundlag at arbejdet med håndtering af fravær og vi sikrer opmærksomhed og fokus på området. FRAVÆRSSTATISTIK Når udvikling i sygefravær analyseres er det vigtigt at have øje for, at fraværstallene ikke må stå alene. Tallene er et billede af, hvad der indberettes i systemet og er ikke nødvendigvis identisk med det reelle fravær. I andre kommuner/virksomheder er set eksempler på, at et fokus udelukkende på fraværstal, kan overskygge indsatserne. F.eks. ved at virksomhederne undlader at indberette fravær eller gennemfører hurtige og uhensigtsmæssige afskedigelser. At arbejde med nedbringelse af fravær er derfor en balancegang mellem at anvende tallene hensigtsmæssigt til at identificere, hvor der er mulighed for forbedring og samtidig at de længerevarende indsatser som igangsættes får den nødvendige tid til at en effekt er synlig. Månedsfraværet har været lavere end samme måned sidste år, siden september 2015. Alt andet lige, kan denne udvikling derfor ses som en tendens til, at fraværet er svagt faldende. Samlet set steg fraværsprocenten dog fra 2014 til 2015 med 0,3 procentpoint (fra 5,6% i 2014 til 5.9% i 2015). Det er væsentligt at være opmærksom på de forskelle der er på fraværsprocenten fra måned til måned, alt efter, om det er vintermåneder eller ferietid. Det understøttes af tallene fra 2015, hvor månedernes fraværsprocent lå i spændet mellem 7,4% i januar til 3,4% i juli. I de første fire måneder af 2016 svinger måneds-fraværet mellem 7,1% til 5,6% og det gennemsnitlige sygefravær ligger 0,4 procentpoint lavere, end de første fire måneder sidste år. BECHMARKINGTAL Det Fælles Ledelsesinformations System (FLIS) kan levere benchmarkingtal, således at fraværet i Vordingborg kan sammenlignes med relevante kommuner. 4
Sygefraværsprocent 2015 Nøgletal niveau 1 Vordingborg Faxe Guldborgsund Næstved Region Sjælland gennemsnit Landsgennemsnit Byudvikling og Miljø 4,16% 6,54% 1,73% 3,67% 3,89% Forsyningsvirksomheder 5,46% 4,15% Transport og infrastruktur 4,36% 2,82% 3,39% 2,53% 4,09% 4,12% Undervisning og kultur 5,48% 5,48% 5,49% 4,62% 5,06% 4,70% Sundhedsområdet 3,09% 4,28% 5,43% 2,81% 3,73% 3,45% Sociale opgaver og beskæftigelse 5,38% 5,64% 5,96% 5,36% 5,52% 5,16% Fællesudgifter og administration 3,08% 2,79% 4,22% 3,29% 3,38% 3,22% Gennemsnit 2015 4,28% 4,19% 5,17% 3,39% 4,42% 4,10% Kilde: FLIS Ovenstående tabel viser Vordingborg s fravær i 2015 sammenholdt med 3 nabokommuner, samt regions- og landsgennemsnittet. Det er vigtigt at fremhæve, at tallene fra FLIS-rapporterne er opgjort anderledes end fraværsrapporterne anvendt i Vordingborg i øvrigt og tallene i de 2 rapporter er derfor ikke sammenlignelige. Af samme grund er fraværsprocenten for Vordingborg opgjort i FLIS-rapporten ikke identisk med fraværsprocenterne, som i øvrigt anvendes i dette notat. Men niveauerne mellem kommunerne er gældende og kan derfor bruges som benchmark. I forhold til de 3 sammenligningskommuner ligger Vordingborg s fravær på niveau med Faxe, men markant højere (0,89 procentpoint) end fraværsprocenten i Næstved. Modsat er Guldborgsund s fraværsprocent betydeligt højere end Vordingborgs (0,89 procentpoint). Vordingborg ligger under gennemsnittet i Region Sjælland (0,14 procentpoint), men højere end landsgennemsnittet (0,18 procentpoint). Der er stor usikkerhed forbundet med at sammenligne tallene på hovedkonto-niveau, da der ikke nødvendigvis er samme konteringspraksis i de udvalgte kommuner. Med den usikkerhed i mente, kan man dog se på tallene for Næstved kontra Vordingborg, at der tegner sig et billede af, at Vordingborg kunne have et særligt potentiale på Transport og infrastruktur, Undervisning og kultur samt Sundhedsområdet. Foretages samme øvelse i forhold til landsgennemsnittet ses et muligt potentiale på Transport og infrastruktur (det tekniske område), Undervisning og kultur samt Sociale opgaver og beskæftigelse. Det er også en væsentlig pointe, at en sammenligning med specielt Faxe og Guldborgsund kommuner er en sammenligning med kommuner, der ligger i den tunge ende af statistikken. Et 5
benchmark i forhold til samtlige landets kommuner placerer Vordingborg i den dårligste sjettedel af kommunerne. Det fremgår af KLs seneste opgørelse over fravær i landets kommuner. Kilde: KL Fraværsstatikken 2015 Igen er tallene ikke direkte sammenlignelige med vores egne data, men niveauerne holder og kan derfor bruges som benchmark. 6
FORVENTET UDVIKLING I FRAVÆRSTALLENE Med en ændret proces for håndtering af fravær samt med en forudsætning om, at faldet på 0,4 procentpoint (jan-april 2015 kontra jan-april 2016), fortsætter resten af 2016, vil Vordingborg forventeligt ende med en fraværsprocent ved udgangen af 2016 på ca. 5.5% - 5,6%. At se år frem i tiden er naturligvis forbundet med endnu større usikkerhed. Der er altid mange årsager til fald i fravær, men vi ved, at et fokus på fravær betyder, at fraværsprocenten falder. Dette fald vurderes dog, at have fundet sit naturlige leje nu og derfor skal der som foreslået være fokus på, at fælles retningslinjer og ledernes anvendelse af værkstøjskassen til håndtering af fravær bliver implementeret i bund. Desuden skal der være et fortsat fokus på de indsatser som igangsættes i projektet Fokus på Sygefravær 2015-2017, og som har til formål at påvirke fraværsprocenten fremadrettet. Ser vi ud over projektperioden viser erfaringer fra Roskilde, at der nok er effekt ved at fokusere og arbejde konkret med sygefraværet, men at det hurtigt går den modsatte vej, hvis fokus fjernes igen. På den baggrund vil et kvalificeret bud være, at fraværet, når projekt Fokus på sygefravær 2015 2017 afsluttes, er et sted mellem 5,0% og 5,4%. Og at ambitionen om at komme under 5% i sygefravær også skal fastholdes efter 2017, da det samlet set vil placere Vordingborg lige under gennemsnittet for alle landets kommuner. 7