22. maj 2016 Afdelingsmøde i afd. 54 12. maj 2016 På mødet var 32 antal stemmeberettigede lejemål repræsenteret. Følgende repræsentanter fra AAB var til stede: Anders Kjeldgaard, Steffen Christensen, Peter Kragballe, Mogens Kristensen, Mike Søndergaard Borggaard Formand Ellen Østergaard bød velkommen til beboerne og repræsentanterne fra AAB. 1. Valg af dirigent Peter Kragballe fra AAB s bestyrelse blev valgt til ordstyrer og konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet. Jan Frederiksen, Grønningen 8 spurgte ind til lovligheden af, at suppleanter er i samme husstand som bestyrelsesmedlemmer. Peter Kragballe svarede, at dette er lovligt. Niels Østergaard tilføjede, at der ikke var andre kandidater sidste år. Ordstyreren gennemgik dagsordenen, som blev godkendt. 2. Beretning og driftsbudget a. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Formand Ellen Østergaard berettede om et travlt år i afdelingen pga. projektet med udskiftning af vinduer/ døre og pga. arbejdet med evt. udskiftning af antenneudbyder. Hun sagde tak for godt samarbejde til AAB og bestyrelsen. Efter lang ventetid er vinduesprojektet endelig kommet i gang og skrider planmæssigt frem med et godt team af håndværkere. Det har overraskende vist sig, at det ikke er tilladt at sætte film på ruderne. Hoveddørene burde måske have været bestilt med mat glas. Der er 10 års garanti på vinduerne og alt i alt er det en god investering. Kim Skandshus, Grønningen 33 orienterede om, at der tilsyneladende findes en mulighed for at få nogen til at måle, om ruderne vil kunne tåle at få påsat film. Kaja Hansen, Grønningen 14 spurgte hvis forsikring der skal dække, hvis en rude bliver slået i stykker. Ifølge Mike Søndergaard Borggaard skal beboerne kontakte varmemesteren i den situation, som så vil sørge for reparation. På afdelingens facebook-gruppe har der været en del debat om mulighederne for antenneudbydere. Desværre har tonen ind imellem været barsk. Anders Kjeldgaard fra AAB står for indhentning af tilbud. Der er afholdt møder med antenneforeningerne, men afd. 54 kan ikke umiddelbart selv træffe valget, da to af udbyderne betinger sig, at afd. 34 går med. Vi må afvente, hvad afd. 34 beslutter, hvorefter der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde, hvor vi skal beslutte, om vi vil vælge den udbyder, som afd. 34 har valgt eller om vi vil beholde Skanderborg Antenneforening. Tina Nissen, Grønningen 27 spurgte, om tilbuddet fra Skanderborg Antenneforeningen indeholder en ændring i prisen for opsigelse. Anders Kjeldgaard svarede, at de som udgangspunkt holder fast i prisen på opsigelse, men at de konkurrerende udbyderes priser måske kan påvirke dem. Produkterne vil blive præsenteret, når/hvis det kommer til en afstemning.
Der er i afdelingen i årets løb blevet afholdt 2 bankospil, udflugt til Tyskland samt julefest. Vinteren har været mild, så der har været tid til bl.a. at beskære buske. Året har også budt på bl.a. udskiftning af køleskabe i etape 3+4 samt udskiftning af fugerne i badeværelserne. Som et forsøg vil vi i en periode kun få tømt skraldespandene hver 14. dag. Der kan spares en del penge, hvis det viser sig, at vi kan nøjes med det. De små parkeringspladser ved Højgårdsvej og ved fælleshuset trænger voldsomt til ny asfaltbelægning. Dette afventer, at vinduesprojektet er afsluttes, så der ikke længere køres med tunge maskiner. Hvis pengene rækker, vil den lille parkeringsplads ved Grønningen og evt. et stykke af stien også få ny asfalt. Ny afstribning af båsene er også tiltrængt. Der er også afsat penge til opførelse af hegn om affaldsøerne. Dette tages der også snart fat på. Der er kommet ønske om opstilling af flere skraldespande til hundeefterladenskaber og mulighederne undersøges. Af pv-skemaet fremgår øvrige kommende planer. Afdelingens resultat for 2015 blev et overskud på kr. 69.591,- Afvikling af overskud fra tidligere år (kr. 99.100) er anvendt til at nedbringe huslejestigningen. Kim Skandshus, Grønningen 33 spurgte ind til, hvorfra de 99.100 kommer fra. Steffen Christensen fra AAB forklarede, hvordan overskud fra et år fordeles ud over de kommende tre år. Når der nogle år er mindre overskud (eller underskud) vil dette påvirke de kommende år. Bestyrelsen har gennemgået de særlige bestemmelser for afd. 54 og har i den forbindelse indsendt en række forslag til afdelingsmødet. Ellen benyttede lejligheden til at understrege, at alt indvendigt arbejde skal gå igennem lokalinspektøren. Et af forslagene handler om præcisering af, hvordan hegn i afdelingen skal males. Etape 3+4 har mellem husene et hegn, som er opsat af boligforeningen. Dette hegn skal beboerne selv male, men der udleveres maling til formålet. Øvrigt hegn vedligeholdes af lejeren for egen regning. Tina Nissen, Grønningen 27 har taget et fint initiativ til fællesspisning for beboerne. Varmemesterkontoret flytter til en af de tidligere institutioner i afd. 34. Bestyrelsen har drøftet muligheden for hvis prisen er rimelig - at anvende det gamle kontor som mødelokale og opbevaring af bestyrelsesudstyr. Desuden kan lokalerne måske anvendes til beboernes overnattende gæster. Formandens beretning blev godkendt. b. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. Steffen Christensen gennemgik budgettet og årsagerne til stigningen på 4%. Størsteparten af udgiftsposterne, der ligger til grund for stigningen, har afdelingen ingen indflydelse på. Indtægterne falder på grund af færre renteindtægter på opsparingen. Store overskud fra tre tidligere år har præget regnskaberne i 2014-2016, men der har ikke været så store overskud at overføre til dette år. Huslejestigningen indeholder ikke den stigning, som vinduesprojektet vil udløse. Det er ca. yderligere 4%, som kommer oveni, når projektet er afsluttet. Niels Østergaard spurgte, hvorfor huslejen i vores afdelingen ligger højt sammenlignet med øvrige afdelinger. Steffen forklarede, at det bl.a. skyldes, at afdelingen er sammensat af blandede lejemål. Bl.a. er der forskel på belåningen for ældreboliger. Dette medførte debat om, hvorvidt der findes ældreboliger i afd. 54. Ifølge Ellen er det ikke deciderede ældreboliger, men de bliver brugt som sådan af kommunen. Nogle 1-værelses boliger er lavet om til ældreboliger pga. akut behov hos kommunen.
Driftsbudgettet for 2016 blev godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag a. Forslag 1 - Farven på indvendige vinduesrammer Ellen forklarede, at baggrunden for forslaget er, at uden denne rettelse vil de fine, nye vinduer kunne males i en hvilken som helst farve. b. Forslag 2 Hørning Kommune ændres til Skanderborg Kommune Hørning kommune findes ikke længere, så det er blot en teknisk rettelse. c. Forslag 3 Godkendelse af tegninger og materialer til overdækket terrasse Ifølge Ellen skal ændringen præcisere, at de anvendte materialer skal være godkendt af lokalinspektøren. Anni Hansen, Højgårdsvej 56 spurgte, om det er tilladt at sætte overdækning op? Mogens Kristensen svarede, at der skal søges om det. Søren Munck mente, at forslaget kun kunne vedrøre kun etape 3+4. Ellen kunne ikke umiddelbart svare på dette, men for flere år siden blev der udarbejdet tegninger over, hvor de enkelte huse evt. måtte bygge til. d. Forslag 4 Ventilator Lars, Højgårdsvej 38 spurgte, om man kan lade ventilatoren sidde ved fraflytning? Ellen svarede, at ny beboer overtager ved indflytning huset om det er. e. Forslag 5 Eget opsat hegn Forslaget skal sikre vedligeholdelse af hegn opsat af beboerne. Ellen uddybede, at man bør tilstræbe, at hegnene males med samme sekvens som øvrigt træværk i afdelingen. Annie Hansen, Højgårdsvej 56 mente, at det kunne være en stor opgave, når man som hun var flyttet ind i et hus med 10 meget forsømte hegn. Kim Sindberg, Grønningen 12 nævnte, at man kan vælge at sige nej til et hus, hvis der skal laves for meget. f. Forslag 6 Maling af AAB opsat hegn Ellen supplerede med information om, at tidspunktet for maling af denne type hegn vil følge tidspunktet for maling af træværk på husene. Alfred Mikkelsen spurgte, om det også gælder det hegn Tove har ud til p-plads? Ellen svarede nej og forklarede, at forslaget udelukkende omhandler det hegn, som AAB har sat op mellem husene. g. Forslag 7 Haveudvidelse Ellen forklarede, at ny lejer fremover overtager haveudvidelsen - og vedligeholdelsen af denne - ved indgåelse af lejemålet. På et spørgsmål om, hvad man skal gøre, hvis en udvidelse vil gøre det svært at vedligeholde det
omkringliggende areal, svarede Ellen, at en sådan haveudvidelse ikke vil være mulig ifølge tegningerne. h. Forslag 8 P-pladser ved fælleshuset Lars, Højgårdsvej 38 forklarede om baggrunden for forslaget, at det kan være et problem for beboerne at finde parkeringsplads, når der er arrangementer i beboerhuset. Forslaget er stillet for at starte en debat. Ellen medgav, at der er et problem. Flere beboere kom med input til løsningsforslag. I første omgang henstilles det til, at dem der lejer fælleshuset, henstiller til deres gæster om at parkere på Højgårdsvej. Kim Skandshus satte spørgsmålstegn ved, om vedtagelse af forslaget vil betyde, at afdelingen har sagt ja til rent faktisk at etablere parkeringspladser. Peter Kragballe informerede om, at afdelingsmødet kan vedtage, at bestyrelsen arbejder videre med at undersøge mulighederne for ekstra parkeringspladser. Forsalget blev vedtaget, hvilket betyder, at bestyrelsen vil undersøge mulighederne for at etablere ekstra parkeringspladser. i. Forslag 9 Udvidelse af haver ud mod sti på Højgårdsvej Ifølge forslagsstillerne er der flere steder langs stien på Højgårdsvej, hvor det vil være muligt at udvide haverne uden at dette vil kunne genere. Samtidig vil det give gårdmændene mindre at vedligeholde. Ellen vil tage initiativ til at få tegnet de mulige områder ind på en tegning og det vil selvfølgelig kun være de steder, hvor det ikke giver gener for andre beboere, som fx stadig skal have adgang til deres skure. Det vil være frivilligt for beboere om de ønsker at gøre deres have større. 4. Valg a. Valg af 3 medlemmer til afdelingsbestyrelsen Kaja Hansen, Alfred Mikkelsen og Ellen Brodie Østergaard var på valg og ønskede alle genvalg. Der var ikke andre kandidater og de blev derfor valgt til en ny 2-årig periode. b. Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen På valg var Niels Østergaard og Kim Sindberg. Ingen modkandidater. Kim blev 1. suppleant og Niels 2. suppleant. 5. Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb a. Behandling af regnskab for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb 10.000,- Revisoren Anita Nielsen har godkendt kontoudtoget. Afdelingsmødet godkendte regnskabet. b. Valg af revisor til konto for rådighedsbeløb Anita Nielsen vil gerne fortsætte. Ingen andre ønskede at opstille.
6. Eventuelt Tina Nissen, Grønningen 27 spurgt ind til mulighederne for at etablere bomme på stien for at dæmpe farten for de cyklister, der kører meget stærkt. Hun var bekymret for, at der en dag bliver nogen påkørt. Ellen medgav, at der køres meget hurtigt. Stien er offentlig og tiltag til at dæmpe farten andre steder har vist sig svært, da cyklisterne bare kører ud på græsset for at komme udenom. Bestyrelsen vil undersøge mulighederne. Ellen takkede for god ro og orden. Referent: Aase Andersen