Hvad skal vi med en kommunikationspolitik?

Hvad skal vi med en kommunikationspolitik? Danmarks Domstoles medarbejdere kommunikerer allerede med hinanden, med borgerne, pressen og vores øvrige samarbejdspartnere. Så hvad skal vi bruge en kommunikationspolitik til? Når vi har valgt at skrive retningslinjerne for vores kommunikation ned, er det for at understrege, hvor vigtigt det er, at vi bevidst arbejder på at bruge kommunikation som led i vores daglige arbejde. God intern kommunikation er en forudsætning for, at vi kan gøre vores arbejde så effektivt som muligt. Og god intern kommunikation er en forudsætning for trivsel på arbejdspladsen. Men kommunikationspolitikken er også et sæt fælles retningslinjer for, hvordan vi som organisation bedst muligt viser åbenhed og imødekommenhed over for omverdenen. Det betyder meget, at borgerne og pressen oplever samme service og åbenhed over hele landet. Borgerne forholder sig mere og mere kritisk til de offentlige institutioner. Det ligger i tiden at stille høje krav til service, kvalitet og effektivitet. Og det er krav, der i allerhøjeste grad også gælder for Danmarks Domstole. Der har altid været en naturlig interesse for vores arbejde, og som den tredje statsmagt må vi heller aldrig glemme, at vi har vi en særlig forpligtelse til at fortælle om vores arbejde. Med kommunikationspolitikken har vi fastlagt vores overordnede principper for kommunikationen. Nu er det op til det enkelte embede at sørge for, at embe-

dets kommunikation også i hverdagen fungerer i overensstemmelse med principperne både internt og eksternt. I den forbindelse kan det anbefales, at man eventuelt samler sine egne, konkret udmøntede retningslinjer i en lokal kommunikationshåndbog. Bagerst i kommunikationspolitikken er der en række gode råd om, hvordan man bedst griber kommunikationen an. Desuden har Domstolsstyrelsen på opfordring udarbejdet et sæt overskuelige retningslinjer for videregivelse af oplysninger til pressen. Vi håber, at begge dele vil være til hjælp i det daglige arbejde med kommunikationen. Kommunikationspolitikken er udarbejdet af Danmarks Domstoles Informationsudvalg. Den har været i høring ved embederne og er godkendt af Hovedsamarbejdsudvalget for domstolene. Bent Carlsen Direktør 1

1 Vores værdier er udgangspunktet Danmarks Domstoles kommunikationspolitik tager udgangspunkt i organisationens overordnede værdier: Åbenhed, dialog og samarbejde Danmarks Domstole er åbne og imødekommende over for befolkningen, andre myndigheder og samarbejdspartnere. Danmarks Domstole tager udgangspunkt i det, der optager borgerne og i den politiske dagsorden i afgørelsen af, hvad der er samfundsmæssigt interessant. Danmarks Domstole besvarer altid henvendelser fra offentligheden. Vi oplyser eller henviser vi afviser aldrig. Det enkelte menneskes ret til en respektfuld behandling Danmarks Domstole kommunikerer respektfuldt og hensynsfuldt med og om borgerne. På samme måde kommunikerer de ansatte ved Danmarks Domstole hjælpsomt og hensynsfuldt med hinanden. Uafhængighed i den dømmende funktion af hensyn til retssikkerheden Information om konkrete sager ved Danmarks Domstole bliver altid givet videre på en objektiv, neutral og saglig måde. 2

Ansvarlighed og troværdighed i alle forhold Danmarks Domstole kommunikerer både internt og eksternt ærligt, kompetent og effektivt. Begåede fejl indrømmes, og misforståelser rettes. Medarbejderne har pligt til at opsøge og til at videregive relevant information internt i organisationen. Offentliggørelse af væsentlige informationer om domstolenes administrative forhold bliver så vidt muligt kommunikeret internt før eksternt. 3

2 Intern kommunikation Danmarks Domstoles kommunikationspolitik skal internt sikre en høj grad af information og samarbejde på alle niveauer i hele organisationen. Målet med den interne kommunikation er: at skabe motivation, engagement og debat i organisationen at Danmarks Domstole fungerer som en samlet enhed at gøre alle medarbejdere til gode ambassadører for Danmarks Domstole at sikre den højest mulige kvalitet, service og effektivitet Derfor skal vores indbyrdes kommunikation sikre: at alle medarbejdere har adgang til den nødvendige viden om blandt andet regelgrundlag og arbejdsgange at beslutninger, meddelelser og forespørgsler bliver kommunikeret effektivt, og at så vidt muligt ingen belastes med unødvendig information at både de enkelte medarbejdere og embederne kan få gavn af hinandens erfaringer at dialogen mellem medarbejdere og ledelse styrkes 4

Om hvad og hvornår skal man informere? Der skal altid informeres internt: om ændringer i organisation eller personale eller andre forandringer, der vil få direkte betydning for medarbejderne om større spørgsmål i offentligheden, der vedrører Danmarks Domstole når det er nødvendigt at reagere på rygter Som udgangspunkt skal alle medarbejdere informeres, og det skal ske tidligst muligt og allersenest når offentligheden bliver orienteret. Hvem har ansvaret for kommunikationen? Det enkelte embedes ledelse og Domstolsstyrelsens ledelse har det overordnede ansvar for kommunikationen. Det er også ledelsens ansvar at sørge for at skabe gode rammer for dialog mellem ledelse og medarbejdere og mellem medarbejderne indbyrdes. Til gengæld har alle medarbejdere et ansvar for at deltage i dialogen. Medarbejderne har også initiativpligt og skal selv opsøge og videregive information. 5

3 Ekstern kommunikation Eksternt skal kommunikationspolitikken sikre bred, saglig og imødekommende information om afgørelser og andre forhold, der har pressens og offentlighedens interesse. Målet med den eksterne kommunikation er: at styrke forståelsen for den samfundsmæssige betydning af et velfungerende retssystem at borgere, presse og samarbejdspartnere møder størst mulig åbenhed, dialog og samarbejde fra Danmarks Domstole at borgere, presse og samarbejdspartnere bliver effektivt og troværdigt informeret om Danmarks Domstoles virksomhed Derfor skal vores kommunikation med omverdenen sikre: at vejledning og information fra og om Danmarks Domstole er dækkende, relevant og let tilgængelig for borgerne. Det gælder både generel oplysning om vores virksomhed og information om konkrete sager, som har offentlighedens interesse Om hvad og hvornår skal man informere? Danmarks Domstole tager selv initiativ til at informere: om enhver større organisatorisk ændring eller administrativ beslutning af betydning for borgere, presse eller samarbejdspartnere 6

om konkrete afgørelser, der har særlig stor offentlig interesse Det er vigtigt, at man tager stilling til den eksterne kommunikation tidligst muligt. Informationer bør gives så hurtigt, som det kan lade sig gøre, for eksempel i direkte forlængelse af en beslutning eller en konkret afgørelse. Hvem har ansvaret for kommunikationen? Det enkelte embedes ledelse og Domstolsstyrelsens ledelse har det overordnede ansvar for den eksterne kommunikation. Det er ledelsens ansvar at være opmærksom på, om der er sager af relevans for offentligheden, der bør informeres om. På samme måde er det også ledelsens ansvar at holde sig orienteret om og eventuelt reagere på sager, pressen tager op. Hvem udtaler sig om hvad? Det enkelte embede og den enkelte medarbejder kan som hidtil udtale sig om forhold på domstolsområdet. Desuden gælder følgende som udgangspunkt for, hvem pressen kan kontakte, og hvem der har initiativpligten i forhold til den eksterne kommuni kation: Konkrete sager og øvrige lokale retlige og administrative forhold: Det enkelte embede Generelle retlige forhold: Dommerforeningen, retspræsidenterne og Dommerfuldmægtigforeningen 7

Generelle problemstillinger vedrørende domstolenes administrative og økonomiske forhold: Domstolsstyrelsen og/eller HK, PDT, Dommerforeningen, Dommerfuldmægtigforeningen 8

4 Guide til bedre kommunikation I Kommunikationspolitikken for Danmarks Domstole har vi beskrevet de overordnede principper for, hvad det er, vi vil med vores kommunikation: Hvordan medarbejderne ved domstolene kommunikerer med hinanden, med borgerne, med pressen og med vores samarbejdspartnere. Og hvornår vi kommunikerer og hvem, der kommunikerer. Guiden til bedre kommunikation er en kort vejledning i, hvordan man rent praktisk kan gribe det an både internt og eksternt. Hvad vil du fortælle? Det er meget vigtigt, at alle ansatte, både ledelse og medarbejdere, har behovet for kommunikation sidden de i baghovedet. Med tiden kommer det af sig selv. Men i begyndelsen kan nedenstående huske seddel måske være en hjælp, når du i forbindelse med en opgave skal overveje, om der er brug for intern eller ekstern kommunikation og hvordan den skal gives. Det skal helst ske så tidligt som muligt og også helst som et fast element i det daglige arbejde. Spørg dig selv: Hvad er budskabet? Hvorfor skal der informeres? Hvem er målgruppen (modtager)? Hvem har ansvaret for at give informationen (afsender)? Hvornår skal der informeres? Hvordan skal der informeres (valg af medie)? 9

Hvad Gør dig helt klart hvad det er, du vil have kommunikeret. Skær ind til benet for meget udenomssnak slører budskabet. Hvorfor Tænk over, hvorfor du giver en bestemt information og fortæl det endelig også til modtageren. På den måde målretter du informationen og begrænser samtidig informationsmængden. Hvem målgruppe På baggrund af budskabet skal du tænke over, hvem informationen har relevans for. Der kan sagtens være forskellige grader af relevans/konsekvens. Nogen skal måske ændre arbejdsrutiner og kræver derfor en mere grundig information. Andre skal bare have at vide, at de skal være opmærksomme på den eller den ændring. Hvem ansvar Hvem har ansvaret for, at budskabet bliver kommunikeret ud? Hvornår Vælg det rigtige tidspunkt. Der kan være behov for kommunikation både før, under og efter en beslutning. Nogle gange er det også en vigtig oplysning, at der ikke er noget at fortælle endnu. Hvordan Overvej for hver målgruppe, hvordan informationerne bedst formidles herunder hvilket kommunika tionsmiddel du vil bruge. Det er ikke altid, at ét er nok. Du skal også tænke over, om dit budskab formidles bedst mundtligt eller skriftligt. Ved denne afvejning kan du tage udgangspunkt i, hvilken reaktion du for- 10

venter fra modtageren. Generelt kan man sige, at informationer med direkte betydning for en medarbejder eller en gruppe af medarbejdere bør gives mundtligt. På den måde får medarbejderen eller medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål og få svar med det samme. Hvis du vælger at formidle dit budskab skriftligt, er det en god ide at følge principperne i Danmarks Domstoles sprogpolitik. Så sikrer du dig, at det du skriver er klart og forståeligt. Hvordan får du det sagt? Uanset om dit budskab skal kommunikeres internt ved embedet, internt i organisationen eller eksternt til pressen og offentligheden, har du mange kommunikationsmidler at vælge mellem. Om du vælger det ene eller det andet vil være helt afhængig af situationen, og derfor giver det ikke nogen mening at fremhæve ét kommunikationsmiddel frem for et andet. Nedenstående eksempler er derfor blot til inspiration: Kommunikation internt ved embedet: Møder Nyhedsbreve Plenarmøder Temadage Opslagstavler 11

Kommunikation internt i organisationen: Intranettet Danmarks Domstole SU-møder Dommermøder Lokale udvalg Kommunikation mellem embedet og borgerne: Embedernes hjemmesider Foldere og informationsaviser Debatindlæg og kronikker i dagspressen Informationsmøder Åbent Hus-arrangementer Arrangementer for skoleklasser Kommunikation mellem embedet og pressen: Embedernes hjemmesider Faste møder med den lokale presse Pressemeddelelser Pressemøder Desuden kan borgere og presse finde brugervenlige informationer af generel karakter, statistik, links til alle domstolene og meget mere på hjemmesiden www. domstol.dk, der er den elektroniske indgang til organisationen Danmarks Domstole. Domstolsstyrelsens informationsmedarbejder hjælper gerne embederne med at finde frem til den bedste kommunikationsløsning. 12

5 Nogle råd om pressekontakt Borgerne får de fleste af deres oplysninger om og fra Danmarks Domstole gennem dagspressen. Derfor er et godt forhold til journalisterne meget vigtigt for vores eksterne kommunikation. Nogle føler sig utrygge ved pressen, først og fremmest fordi de er bange for at blive fejlciterede. Derfor har både det enkelte embede og journalisterne glæde af at etablere en god og tillidsfuld kontakt, før en eventuel krise opstår. Det er altid rart at få sat ansigt på, og mange misforståelser kan undgås, hvis journalisten på forhånd har en god fornemmelse af, hvordan retten arbejder. Det er en god ide at invitere den lokale presse til et uforpligtende møde og gør gerne mødet til en fast, tilbagevendende begivenhed. Det kan også anbefales at udpege en fast pressekontakt-person, som har til opgave at hjælpe journalisterne bedst muligt. Kontaktpersonen behøver ikke nødvendigvis at være den, der også besvarer journalisternes spørgsmål. Kontaktpersonens primære rolle er at være domstolens bindeled til journalisterne og omvendt. De følgende otte punkter er en god rettesnor for kontakten med pressen: 13

1 Vær altid godt forberedt. Hvis journalisten spørger om noget, du ikke er sikker på, eller du måske har brug for at tænke lidt over, så lav en aftale om, at du ringer tilbage til ham eller hende. 2 Forsøg ikke at dække over en fejl. Sandheden kommer altid frem før eller siden. Hvis du ikke vil svare, er der en anden, der gør det for dig. 3 Journalister er ikke plage ånder uden forståelse for, at du har andet at lave, end at tale med dem. Journalister kan sjældent vente til i morgen derfor har de så travlt. Ring altid tilbage også selv om det passer dårligt. 4 Du må godt være dig selv. En samtale mellem to mennesker fungerer bedre end en kamp mellem to modstandere. 5 Undgå lange, faglige forklaringer og tal dansk! De fleste af de journalister, embederne kommer i kontakt med, er godt inde i fagsproget. Men hvis du svarer for indforstået, bliver journalisten nødt til at oversætte dit svar, når han citerer dig. 6 Svar på det, du bliver spurgt om. Hvis du taler udenom, risikerer du enten at blive opfattet som om du prøver at narre journalisten eller at blive fejlciteret. 14

7 Husk at få skrevet navn, medie og telefonnummer ned, hvis du bliver ringet op af en journalist, du ikke kender i forvejen. Det kan være, du kommer i tanker om noget, lige så snart du lægger røret. Spørg journalisten, hvad han skal bruge oplysningerne til? Er det til citat og skal han eventuelt tale med andre? Hvis du vil have mulighed for at godkende dine egne citater, skal det aftales på forhånd. Og husk: Du har aldrig krav på at redigere i journalistens artikel! 8 Husk at journalisten ikke er din fjende. Journalisten passer bare sit arbejde hvis du har en dårlig historie, er det ikke hans eller hendes skyld. Lad være med at tage det personligt. Se hellere kontakten som en chance for at få dit eget budskab ud. 15

6 Pressens ønsker til kommunikationen I forbindelse med forarbejdet til kommunikationspolitikken, spurgte Informationsudvalget en række journalister fra landsdækkende medier om deres ønsker til kommunikationen med Danmarks Domstole. På baggrund af deres svar anbefaler vi, at embederne bestræber sig på at imødekomme følgende tre hovedønsker: Længere pressemeddelelser I modsætning til den gængse opfattelse efter lyser pressen pressemeddelelser, der fylder mere end en enkelt A4-side. Pressemeddelelser må meget gerne indeholde præmisser m.m. af væsentlig betydning for forståelsen af en afgørelse. Informative retslister Embederne bør overveje, om sagsbeskrivelsen kan være mere oplysende, end der er pligt til efter lovgivningen uden at tilsidesætte fortrolighedskravet. Flere baggrundsoplysninger I de sager, hvor man kan forudse stor, offentlig interesse, og hvor det ikke fremgår af dommen, hvilken praksis der er lagt til grund, bør embederne overveje at besvare spørgsmål om praksis ved at henvise til den praksis, parterne har påberåbt sig, og som retten har forholdt sig til. 16

Hvad skal vi med en kommunikationspolitik? 1 Vores værdier er udgangspunktet, 2 2 Intern kommunikation, 4 3 Ekstern kommunikation, 6 4 Guide til bedre kommunikation, 9 5 Nogle råd om pressekontakt, 13 6 Pressens ønsker til kommunikationen, 16 Domstolsstyrelsen, 2003 Design Mollerup Designlab A/S Tryk Nofoprint A/S