Nyhedsoversigt OptikIT V40 Betalingsservice Automatisk afsendelse. UDARBEJDET AF THOMAS KETELSEN Den nye version kan hentes på vores hjemmeside www.optikit.dk
OptikIT Version 40 er nu klar til download. Denne vejledning er koncentreret om den nye betalingsservice ved Automatisk overførsel til PBS/NETS Nyt vindue til betalingsservice, manuel levering af filer: Der er kommet et nyt vindue til PBS/NETS betalingsservice. Herunder forklaring ved automatisk overførsel af filer. Først forklaring på det nye Abonnement og betalingsservice vindue. Det nye vindue til NETS/PBS. Forklaring faneblad 1 Abonnement. 1. Dato for abonnement kørsel. Kommer automatisk frem med forsalg om næste kørsel. (det er muligt at ændre dato manuel). 2. Som vi kender i dag, alle Abonnementer der har flueben i Automatisk forny abonnement, bliver fornyet. 3. Oplysning om sidste linse Abonnement kørsel. Det er muligt at slå flueben fra, så man kan køre en kørsel af gangen. 4. Oplysning om sidste brille Abonnement kørsel. Det er muligt at slå flueben fra, så man kan køre en kørsel af gangen. 2
5. Hvis der er flueben i Bogfør automatisk kørsel, bliver alle abonnementer posteret med det samme. Når funktionen aktiveres kan man vælge om der skal skrives en liste ud fra posteringskladden. Hvis ikke der er flueben i Bogfør automatisk kørsel ligger alle abonnements posteringer i posteringskladden Abonnement. 6. Start kørsel, når denne knap aktiveres, køres abonnements kørsel og bogføres med det samme (hvis der er flueben i Bogfør automatisk kørsel). Derefter dannes filen (PBCbetal) og er klar til afsendelse. (Faneblad 2). PBC betalingsfil, ligger samme sted som den plejer. 7. Kørsel oversigt. Her oplyses det i vindue, hvilke kørsler, indbetalinger, opkrævninger, tilmeldinger der er foretaget/kommet. Hvor mange poster en evt. indbetaling fra NETS indeholder, eller hvor mange kunder der er tilmeldt. 8. Hvis man dobbelt klikker på eks. Til/afmeldninger til BS, så åbnes filen og kan udskrives. Se eks. herunder på udskrift. 3
Forklaring faneblad 2 Betalingsservice. 1. Bogfør automatisk finansposteringer, Hvis der er flueben i dette felt bliver alle indbetalinger posteret med det samme. Når funktionen aktiveres skal man kunne vælge om der skal skrives en liste ud fra posteringskladden. Hvis ikke der er flueben i Bogfør automatisk finansposteringer overføres indbetalinger i posteringskladden PBS betalinger. 2. Betalingsservice åbne leverancer er en indbakke som indeholder de filer fra PBS som endnu ikke er indlæst/effektueret i OptikIT. For at indlæse/effektuere filerne i OptikIT, klik indlæs leverance (punkt 5). For at lægge nye filer ind, klik Importer fil (se punkt 6). 3. Send tilmeldinger/afmeldinger aktiveres funktion, dannes der en fil der indeholder status på kundekort, tilmelding, afmeldinger (som vi kender i dag) og sendes automatisk til Betalingsservice, uden at skulle logge sig ind. 4. Send opkrævninger aktiveres funktion, dannes der en opkrævnings fil og afsendes med det samme. (skal gøres EFTER en ABN kørsel). 5. Indlæs leverance Indlæser den leverance som er markeret under åbne leverancer. Er der tale om til/afmeldinger, effektueres de i kundekortet med det samme. Er der tale om betalingsoplysninger, kommer betalingerne direkte ind på kundekortet hvis der er flueben i Bogfør automatisk indbetalinger. Hvis ikke der er flueben i Bogfør automatisk indbetalinger skal man i posteringskladden PBS betalinger for at postere betalingerne. Når en fil er indlæst, lægges den under Kørsels oversigt. (beskrevet forrige side). Hvis der er noget i filen, som butikken skal være opmærksom på, markeres linjen med rødt. 6. Importer fil indlæser de filer som er downloadet fra PBS TeleService. Filerne lægges ind under åbne leverancer. Se punkt 2 og 5. (gælder kun ved MANUELLE kørsler) 7. Kørsel oversigt. Her oplyses det i vindue, hvilke kørsler, indbetalinger, opkrævninger, tilmeldinger der er foretaget/kommet. Hvor mange poster en evt. indbetaling fra NETS indeholder, eller hvor mange kunder der er tilmeldt. 4
8. Hvis man dobbelt klikker på eks. Til/afmeldninger til BS, så åbnes filen og kan udskrives. Se eks. i forrige afsnit. Inden man kan afsende Betalingsfiler-til/afmeldninger automatisk, skal der først hentes en nøgle hos PBS/NETS. Kontakt PBS/NETS, det nemmeste er at sende en mail på it-servicedesk@nets.eu med butiks info og CVR nummer, og skriv blot at der ønskes lukket op for SFTP forbindelse til butikken. Der kan gå op til 4 timer, før mail kommer retur. Ellers kontakt pr. tlf. og spørg efter teknisk afdeling og forklar at der ønskes lukket op for SFTP forbindelse til butikken. Når nøglen ligger klar (fået besked fra PBS/NETS enten pr mail eller pr tlf), log da ind, på PBS/NETS, som man plejer og skriv NemID info. Log på som normalt med jeres normale brugernavn og password. (Hvis PW ikke virker, skal PBS/NETS kontaktes, for at de skal lave et nyt PW. Igen via mail til it-servicedesk@nets.eu) 5
Når man er logget på, skriv i adresse felt https://ft.pbs.dk/key Nyt vindue kommer frem og tryk Nøgle generering Nyt vindue kommer frem. Udfyld med jeres normale Password e-mail Telefonnummer og tryk Lav nøgle Der kan gå et par minutter derefter tryk Nøgle. Derefter vælg Gem som og gem den på c:\ drev. Filen hedder id_dsa 6
Når nøgle er hentet, skal den indlæses i OptikIT. Følg stien. 1. Vælg Betalingsservice. 2. Ret fra Manuel til Automatisk (Betalingsservice integration) nye funktioner kommer frem. 1. Skriv butikkens login info, som man normalt bruger ved login. (det gamle login billede på PBS/NETS siden) 2. Tryk Indlæs nøglefil og nyt vindue åbnes, hvor den hentede nøgle skal findes. 7
Tryk ÅBN og filen indlæses. Tryk derefter på Test forbindelse. Hvis alt er som det skal være. Kommer vindue frem at forbindelse lykkes. Hvis ikke, kommer fejlmeddelelse frem, hvor man kan læse hvad der er galt. (Typisk brugernavn/password forkert) 8
Brugen af det nye PBS/NETS vindue Send tilmeldinger/afmeldinger Vej gennem menuen: Finans Abonnement-og Betalingsservice kørsel Vinduet Abonnement-og Betalingsservice kørsel åbnes. Vælg faneblad 2 Betalingsservice Klik på Send tilmeldinger/afmeldinger og til/afmeldinger filen sendes automatisk. Flg. vindue kommer frem. Hvis JA trykkes, sendes til/afmeldinger filen automatisk. Hvis NEJ trykkes, kan man nå at rette eller ændre på til/afmeldinger. Hvis VIS trykkes, vises en liste over til/afmeldinger og kan udskrives direkte derfra. Hvis til/afmeldinger afsendes, kan man nu se kørslen i Kørselsoversigt vindue. Hvis der dobbelt klikkes på Til/afmeldinger, åbnes filen og man kan se og udskrive filens indhold. 9
Indlæsning af Til/afmeldinger. Til/afmelding hentes automatisk til OptikIT, som en åben leverance. Følg stien 1. BS til/afmeldinger er de til/afmeldinger der ligger klar. De kommer HELT AUTOMATISK fra PBS/NETS. 2. Marker BS til/afmeldinger felt og tryk Indlæs leverance Herefter vil BS til/afmeldinger ses og udskrives i kørselsoversigt vindue. 10
Send Betalinger til PBS/NETS Hver måned skal du sende betalingsoplysninger til PBS/NETS, der gælder for den følgende måned. Note: Sidste frist for indsendelse af betalingsoplysninger via PBS/NETS Webservice er den 6. sidste bankdag i måneden for PBS Basisløsning, og den 8. sidste bankdag i måneden for PBS Totalløsning. Det vil således være omkring den 20.-24. i en måned der er sidste frist for indsendelse af betalingsoplysninger, som forfalder til betaling den følgende måned. (Hver opmærksom på, at sidste frist kan være d. 16 i måneden. Eks. Februar måned. Sidste frist dato kan fås hos PBS/NETS) Husk at hente eventuelle til- og afmeldinger og betalinger fra sidste måned hos PBS/NETS, inden du går i gang med at sende betalingsoplysninger. Dette skal ske for at sikre at alle de kunder, der er blevet tilmeldt PBS/NETS i løbet af indeværende måned også får tilsendt en opkrævning via PBS/NETS, og at du ikke får sendt betalinger dobbelt. Abonnementskørsel/afsendelse af PBS/NETS fil Følg stien: 1. vælg faneblad Abonnement. 2. OptikIT foreslår dato for næste kørsel. (Dato taget ud fra den forrige kørsel) 3. Hvis der er flueben i Bogfør automatisk finansposeringer, skal men IKKE i Posterings kladden og bogfører kladden, efter abonnements kørslen. 4. Tryk Start Kørsel abonnement kørsel starter og alle finansposteringer bliver bogført. (Det er muligt at udskrive alle abonnementer og finansposteringerne. OptikIT kommer frem med spørgsmål om der ønskes udskrivning i kørslen). Derudover kan man altid udskrive i vindue kørselsoversigt. 11
NB. Hvis der IKKE er flueben i Bogfør automatisk finansposeringer, skal man i finans (på den måde som vi kender i dag) og bogfører kladden Abonnement INDEN dannelse og afsendelse af pbcbetal filen. Når abonnement kørsel er gennemført og bogført, kan opkrævninger nu afsendes til PBS/NETS. Følg stien: 1. Vælg faneblad 2 2. tryk Send opkrævninger. OptikIT kommer frem med et oplysnings vindue. Trykkes: JA, filen dannes og sendes direkte til PBS/NETS. (man skal IKKE logge sig på PBS/NETS Mere) NEJ, filen dannes ikke, hvis der skal være ændringer. Vis, og filens indhold bliver vist på skærmen, så man kan nå at stoppe afsendelse af filen, hvis der er ændringer til pbcbetal filen. 12
Indbetaling af PBS/NETS betalinger. Følg stien. På faneblad 2. 1. Alt hvad der ligger klart til indlæsning, kommer automatisk i vindue Betalingsservice åbne leverancer. Man kan evt. dobbelt klikke på BS indbetaling, for at se hvad fil indeholder eller udskrive indholdet. 2. Marker BS indbetaling og tryk Indlæs leverance. (Hvis der er flueben i Bogfør automatisk finansposteringer, bliver alle poster posteret. Ellers skal man i Finans posteringskladden PBS Betalinger og bogfører det manuelt). Hvis der er noget i filen, som butikken skal være opmærksom på, markeres linjen med rødt. Det er muligt at opdatere Betalingsservice åbne leverancer vindue, for at tjekke om der skulle ligge nogle til/afmeldinger eller indbetalinger. 1. Højre klik i felt og tryk Opdater. 13