Referat af Ordinært afdelingsmøde 20. september 2012, kl. 19:00, Fælleshus Humlebæk boligselskab, afdeling 401 Torpenvangen Jan Jensen fra Torpenvangens afdelingsbestyrelse byder velkommen til mødet. Formand Michael Olesen er desværre ikke i stand til at deltage i mødet p.g.a. akut opstået private årsager. Jan foranlediger at dagsordenens punkt 1 gennemføres: 1. Valg af dirigent Ronny Hjordt-Nielsen, Domea blev foreslået og enstemmigt valgt. Der er enighed om at Jan er ordstyrer under pkt. 4 & 5 (Regnskab & Budget) Dirigenten konstaterer herefter at mødet er lovligt indkaldt. Der er 29 husstande repræsenteret, dvs. 58 stemmeberettigede 2. Valg af referent og stemmetællere Caroline Burger, nr. 16 blev foreslået som referent og enstemmigt valgt. Ole Sørensen og Stig Lykke Hansen fra Driftcenteret blev valgte som stemmetællere. 3. Afdelingsbestyrelsens beretning Jan indleder med at fortælle at det bliver en kort beretning. Tagrenovering: Vi vil helst ikke bruge som meget tid på det i dag, fordi når alt er faldet på plads, vil der blive indkaldt til et møde som omhandler alene hele projektet omkring tagrenovering. Der vil være deltagelse af Domea som bygherre, KNS som er arkitekt og ansvarlig for projektet samt BNS som har hovedentreprisen. Varmeregnskab: Der er sket store fejl i opgørelsen af vand og varmeregnskab. Ingen er helt klar over, hvad der er sket, som har betydet at der er udsendt 2 opgørelser med et par måneders mellemrum. Bestyrelsen har foretaget kollektiv indsigelse imod opgørelserne. Der blev også sendt indsigelsen mod de opkrævede efterbetalinger til det sidste varmeregnskab. Bestyrelsen har involveret en revisor og hvis det er nødvendigt henvender vi os til en advokat. Regnskab: Vi har brugt meget energi på regnskaberne, fordi de skal være i orden og er samtidig grundlaget for budgettet. Bestyrelsen har desuden arbejdet målrettet mod at finde besparelser til at imødegå henlæggelser og undgå for høje huslejestigninger. Vi har fået et nyt vaskeri og vi har set på affaldsproblematikken, hvor vi sparer penge ved at mindske antallet af containere. Og vi har sat lås på den tilbageværende affaldscontainer som tilhører fælleshuset, fordi den blev brugt til alt andet end affald fra fælleshuset. Driftscenter: Her vil vi også spare penge, idet vi undersøger, hvor meget arbejdstid der bliver brugt på de enkelte områder. Vi har haft flere indbrud i vaskebygningen. Derfor arbejder vi på, at sætte videoovervågning op, et tiltag som måske også kan hjælpe med affaldsproblemet ved fælleshuset. I den kommende tid skal der arbejdes på økonomien og de grønne områder. Side 1
Spørgsmål ang. Varmeregnskab: Hvor store fejl er der tale om? Ronny: Det ved han ikke da han først lige er blevet involveret i sagen, men det er sikkert, at Domea skal have rettet op på fejlene. Det er ikke sikkert at ISTA bliver ikke brugt fremover. Stig, TV 13: Er der ingen i jeres regnskabsafdeling, som undrer sig over de store efterbetalinger? Jeg synes du skyder skylden fra dig. Ronny: Det er ikke for at skyde skylden fra mig, men jeg ved ikke helt hvad der foregik. Udgangspunktet har været at afdelingens aflæsninger ikke var korrekte og det har åbenbart ændret de enkeltes opgørelser. Ib Harald, TV 35: Vi har aldrig haft problemer med varmeregnskaberne før og bagefter kommer der et nu bare et nyt regnskab. Ronny: Der er tydeligvist gået noget galt og ISTA skal rette op på fejlen. Jan: Domea burde have opdaget, at der var noget helt galt, i stedet for blot at stemple sagen og lade det gå videre. Ronny: Fejlen bliver fulgt til dørs. Spørgsmål: Man kan ikke gennemskue ISTA s aflæsninger bl.a. hvilken aflæsning er for hvilken radiator. Ronny: Jeg vil lade gå videre at nummereringerne bliver mere overskuelige. Herefter blev beretningen godkendt. 4. Fremlæggelse af afdelingens årsregnskab for 2011 til orientering Ronny fremlagde afdelingens regnskab med følgende hovedpunkter: Renholdelse (herunder fx løn til ejendomsfunktioner): Der er en fejl i postering af udgifter til tjenestebolig, som bliver modregnet næste år, vi kan ikke ændre det nu, fordi regnskabet er afsluttet. Konto 116: Afholdte udgifter var ret høje i 2011, pga. et stort rørbrud. Der blev tilbagebetalt ekstraordinært vandforbrug men selve arbejdet skulle betales. Konto 117: Udgifter ifm fraflytninger bliver højere end budgetteret. Regnskabet: udviser herefter et Driftsunderskud på 42.226. Resultatkonto udviser herefter en underskudssaldo på 396.088 som skal udlignes i de kommende 4 år. Ronny: Bestyrelsen og jeg har haft meget debat om regnskaberne og især fraflytninger. Jeg nævner generelt: der har været 4 fraflytninger i år, hvis man har boet 50 år i lejligheden, så bærer lejligheden også spor af det og det kan ses i regnskaberne. Spørgsmål (til fraflytninger): Det kan ikke være rigtigt, at vi betaler for ulovlige installationer. Jan: Bestyrelsen er helt enig, som udgangspunkt er der ikke ulovlige installationer i bebyggelsen medmindre lejeren har foranlediget det og dette er så misligholdelse. Vi er i dialog med DOMEA ang. dette emne. Fra bestyrelsens side arbejdes der på at lave kataloger for vedligeholdelse og istandsættelse, bl.a. for at lave fraflytninger mere kategoriseret. Disse kataloger skal så vedtages på et afdelingsmøde. Det skal dog pointeres, at hvis der er tale om misligholdelse, skal dette betales af fraflytteren. Stig, TV 13: Det er godt at få et katalog, for at gøre det nemmere for Driftscenteret. På sidste afdelingsmøde blev det besluttet, at ulovlige installationer skal betales af fraflytter. Ronny: Netop det emne er blevet diskuteret meget. Jan: Stig har ret og emnet er bestemt ikke færdigdiskuteret. Spørgsmål: Hvilken lejlighed er der tale om med disse udgifter? Side 2
Jan: Der er tale om nr. 29. Der var tale om både ulovlige installationer og misligholdelse som kostede mange penge. Derudover har der også vist sig den ubalance at nogle får noget som andre ikke få. Denne ubalance skal der rettes op på. Ib Harald, TV 35: Ved de gamle syn, blev der lavet en liste over ulovligheder og misligholdelse, som skal sendes til fraflytteren til betaling. Spørgsmål: Hvor meget blev der betalt til nr. 29? Jan: Ca. 100.000 kr. Bemærkning: Det er jo også i vores interesse, at tingen bliver lavet ordentlig, så det holder længere. Jan: Derfor skal vores kataloger afspejle hvad der skal laves. Katalogerne er heller ikke statiske og kan selvfølgelig tilrettes efterhånden. 5. Forelæggelse af afdelingens budget for 2013 til godkendelse Ronny forelagde afdelingens budget for 2013 Stig, TV 13: Huslejestigningen var i første omgang på 21 %, hvordan kan den pludselig blive så lav? Ronny: Med de besparelser der er fundet samt med tanke på at der snart kommer en stigning pga. tagrenoveringen har man kunnet holde stigningen ned. Spørgsmål: Der er flere som har udestuer, hvor henvender man sig ved skader pga. tagrenoveringen? Ole Sørensen: Ved skader i forbindelser med tagrenovering henvender man sig til BNS. Jan: Alle skader der sker i forbindelser med tagrenovation, skal BNS rette op. Man kan enten skrive til Ronny, Driftscenteret eller entreprenør. Spørgsmål: Vores loft er røget ned, er det også BNS, som står for det? Jan: Der foregår en diskussionen om hvem der er ansvarlig for disse skader. Ole Sørensen: Hvis der er store stykker, der er faldet ned, bliver gipsplader sat op, og kørt som byggesag. Hver lejlighed skal ses på for sig. Spørgsmål: Asfalt er blevet lavet som lappeløsning og jeg ser det som problem, at byggeherre slipper alt for nemt for det. Jan: Bestyrelsen er helt enig og der bliver fulgt op på det, det skal være i orden. Susan, TV 37: Vi har jo fået en mangelliste. Skal vi aflevere den til Driftscenteret? Jan: Det skal pointeres at disse mangellister er foreløbige, man kan ikke forvente at beboerne ved hvad der skal rettes op på. Det er vigtigt at huske, at der kommer en kvalitetsgennemgang. Ole Sørensen: Mangellister skal afleveres til BNS. Ib Harald: Kommer der en opfølgning af mangellisterne? Der kom en håndværker og så gik han igen uden at det var ordnet. Ronny: Der bliver opfølgninger både ved 1 års og 5 års eftersyn. Der er afsat et garantibeløb i kontrakten som ikke udbetales før alt er i orden. Stig, TV 13: BNS viste jo godt, at vejene var dårlig og ikke kunne holde til tunge lastvogne. Jan: Bestyrelsen er helt enig, man burde have undersøgt inden opstart, hvad belægningerne kan bære. Der hvor vejene ikke kunne bære, har man ikke sørget for, at udlægge stabilgrus og jernplader, som kontrakten foreskriver. Vi er ikke tilfreds og er bestemt ikke færdig med diskussionen. Side 3
Spørgsmål: Er det muligt at spare på administrationen? Ronny: Administrationen afgøres overordnet fra Repræsentantskabet. Der vil snart blive mulighed for at vælge/fravælge moduler, hvis man ikke har behov for det hele, kan man vælge noget fra. Budgettet blev herefter godkendt. 6. Indkomne Forslag Fællesareal til have (Kenny og Elham, TV 51) Ronny: Er dette et spørgsmål som besluttes på afdelingsmøde? Det bør nok være Humlebæk Boligselskab eller DOMEA Spørgsmål: Dette har tidligere været besluttet af afdelingsmødet. Ronny: Opsummering: Forslaget afstemmes med ordlyden, at Kenny og Elham får brugsret over arealet under forudsætningen at der udfærdiges en skriftlig aftale som præciserer pasningspligten m.m. for arealet som overdrages. Forbedring af legeplads (Tea, TV 48) Soha: Jeg er bestyrelsens ansvarlig for legepladsen og har kontaktet kommune, som kommer forbi, for at se, hvordan det ser ud nu og hvad der kan sættes op. Spørgsmål: Hvordan er det med økonomien til en legeplads? Jan: Der er i øjeblikket ikke fastsat penge til det, da TV skal spare. Spørgsmål: Hvordan er det med en sponsoreret legeplads? Soha: Det er et privat firma, som sætter legeplads op med reklamer på. Ole Sørensen: Vi har det også på Stejlepladsen II. Sponsoren bestemmer, hvilken reklame kommer op og sørger for vedligeholdelse af udstyret. Jan: Bestyrelsen har allerede et udvalg, som arbejder med emnet. Skal vi finde ud, hvem der vil være med i udvalget? Thea, Marianne og Caroline melder sig til Legepladsudvalget. Fældning af træ (Stefan, TV 50) Jan: Det er vigtigt at debattere dette ordentligt, da der er tale om fællesområde. Koster det penge at fjerne et træ? Ole Sørensen: Det ligger inde under planlagt vedligeholdelse, det koster ikke noget. Anjela, TV 49: Træet skygger rigtig meget. Kenny, TV 51: Den gang jeg flyttede ind, fik jeg at vide, at der blev meget snakket om at fælde dette træ. Det er et flot træ, men fra Stefans vinduet er det det eneste man ser. Mona, TV 8: I det tilfælde man fælder et træ, kan man godt plante et nyt. Side 4
Torpenvangens ordensregler Jan: Forslaget fremlægges fordi bestyrelsen har villet forenkle og modernisere ordensreglerne. Christoffer, TV 10: Jeg mener det er blevet besluttet, at vi må lave skure i forhaven. Jan: Det blev ikke vedtaget, da der var flere forudsætninger, som ikke blev efterfulgte. Stig, TV 13: Hvor må der henstilles cykler? Jan: På eget område Stig, TV 13: Gælder parkeringsregler også gæster? Jan: Ved indgangen til TV står der en tavle som betyder at TV er et område som bl.a. indebærer at man kun må parkere i opmærkede områder. Alle der kommer kørende, bør og skal kende betydning af tavlen. Christoffer, TV 10: Tavlen betyder opholds- og legeområde, som er defineret ved hastighedsbegrænsning og at der kun må parkeres i afmærkede områder. Kenny, TV 51: Hvis det skal overholdes, er det et problem at der ikke er nok afmærkede områder. Jan: Der skal afmærkes flere P-pladser og man kan ikke forbyde gæster at parker. Stig Lykke Hansen: Der er et skilt som ophæver Opholds- og legeområde ved vaskeriet, så biler fra Driftscenteret kan parkere der uden afmærkede pladser. Marianne, TV 53: der skal tegnes en lovpligtig.. burde fjernes, fordi det er lovpligtig at tegne en forsikring til hunde. Følgende ændringer foretages: Parkering: fjernes Husdyr: skal nedkortes til det nødvendige Der stemmes om det fremlagte forslag med nævnte ændringer. Torpenvangens havereglement Følgende ændringer foretages: Hække: Afsnit vedrørende Udgåede hækplanter fjernes Bål: Afsnit vedrørende Bål fjernes Der stemmes om det fremlagte forslag med nævnte ændringer. Torpenvangens Fælleslokaler Ordensregler samt Kvittering Ole Sørensen: Det er almindeligt at der kan tilkaldes politi ved støj osv. Politivedtægterne gælder. Følgende ændringer foretages: Ordet grov fjernes fra reglerne Der stemmes om det fremlagte forslag med nævnte ændringer. Side 5
7. Valg til afdelingsbestyrelsen for 2 år. På valg er Caroline Burger (ønsker genvalg) og Ole Lyby (ønsker ikke genvalg). Caroline Burger, TV 16 genvælges enstemmigt. Kenny Bagge, TV 51 vælges enstemmigt. Jan takker Ole Lyby for mange års engagement og deltagelse i arbejdet i TV. 8. Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år. Elham Sayedmirza, TV 51 vælges enstemmigt som 1. suppleant. Christoffer Askman, TV 10 vælges enstemmigt som 2. suppleant. 9. Eventuelt Spørgsmål: Der var møde på stejlepladsen og det blev sagt, at der ikke gives penge fra Landsbyggefonden til tagrenovering. Jan: Landsbyggefonden giver penge til forbedringer og miljø hensyn. TV får nye tage som almindelig vedligeholdelse. Spørgsmål: Jeg er lige flyttet til og det var rigtig svært at falde til. Findes der hjemmesider eller andet som gør det nemmere at finde sig til rette? Ronny: Der findes en ny hjemmeside, hvis det bliver vedligeholdt. Der arbejdes på at fremstille beboermapper. Stig, TV 13: Jeg vil gerne rose Driftcenteret for det rigtig gode arbejde i TV samt afdelingsbestyrelsen for det store arbejde. Ib Harald, TV 35: Dem der skal rydde op efter håndværkerne i området, hvor er de henne? Jan: Du har fuldstændig ret. Der står i udbudsmateriale, at de skal rydde op dagligt. Vi henstiller endnu engang til at BNS får rettet op på de fejl. Ronny: Den 2. oktober er der møde med BNS, KHS og Driftcenteret. Her vil også dette blive taget op. Mødet er hermed slut og dirigenten takker de fremmødte for et fantastisk godt møde. Torpenvangen, den 10. oktober 2012 Referent Caroline Burger Dirigent Ronny Hjordt-Nielsen Side 6