Vejledning i brug af Foreningsportalen www.gladsaxe.dk/foreningsportalen til ændring af foreningsoplysninger årlige handlinger til ansøgning om deltagertilskud til ansøgning om andre tilskud til foreninger Foreningen skal, for at kunne benytte løsningen, være oprettet som bruger til www.gladsaxe.dk/foreningsportalen. Er foreningen ikke allerede oprettet som bruger af portalen, skal dette gøres ved at sende en mail til portal@gladsaxe.dk med oplysning om foreningsnavn og brugerens rolle i foreningen. Herefter modtages adgangsoplysninger til portalen. Tildelt kode kan altid ændres ved klik på Skift kodeord ved logon-billede Denne vejledning indeholder følgende beskrivelser: Foreningens stamdata... 2 Grundoplysninger, fane 1.. 2 Kontakter, bestyrelses, fane 2.. 3 Øvrige oplysninger, søgeord om forening, fane 3. 4 Medlemstal, indberetning... 5 Årlige handlinger, indberetning 6 Deltagertilskud, ansøgning 7 Andre tilskud, ansøgning 8 Dokumentation til tilskudsansøgninger. 9 Arkiv for tilskudsansøgninger.. 9 Enkelt-dato booking.10 Sæsonbooking. 11 Har du spørgsmål til denne vejledning eller forslag til forbedringer, så kontakt lokalebookingen, Gülten Uslu på 39 57 53 49 eller e-mail bkfgoz@gladsaxe.dk 1
Foreningens stamdata Foreningsportalen benyttes af borgere, som forsøger at finde frem til netop den forening og aktivitet, som de interesserer sig for. Det er derfor vigtigt med opdaterede kontaktinformationer og bestyrelsens oplysninger og søgeord på foreningen. Vælg Foreningsoplysninger i menuen og herefter faner. Fane 1 Grundoplysninger Fane 2 Kontakter / Bestyrelsesoplysninger (husk at opdatere evt. ændringer i løbet af året) Fane 3 Øvrige oplysninger, søgeord mm. Grundoplysninger fane 1 Her kan ses/tilrettes grundoplysninger om foreningen, foreningsnavn, evt. forkortelse, adresse, telefonnr., mailadresse og evt. hjemmeside. Tilret i felterne og klik på GEM De tilrettede oplysninger er tilgængelige hos jer, når vi har behandlet oplysningerne. Vær opmærksom på, at vi ikke frigiver oplysningerne til internettet (offentliggørelse på portalen) før vi har modtaget underskrifter fra de personer, som er angivet som kontaktpersoner. 2
Kontakter, bestyrelsen Fane 2 Her tilføjes og ændres kontaktoplysninger / bestyrelsens medlemmer mm. Vælg kontakttype og udfyld / tilret navn, adresse, mail, telefonnummer osv. Afslut med gem. De tilrettede oplysninger er tilgængelige hos jer, når vi har behandlet oplysningerne. Husk at gennemgå bestyrelses årligt - senest 1. februar. Du kan kun oprette én kontaktperson for hver type. Har du ændringer til nuværende formand, skal du starte med at klikke på vedkomne i listen, og herefter tilrette. Afslut med gem. Hvis oplysningerne skal være tilgængelige for borgere (publiceres på WEB), hakkes af i feltet overfor navne. Ved klik på den nederste kasse udskriv en tilladelse til publicering på web får du en blanket frem på skærmen. Denne skal udskrives, underskrives af personen, som giver tilladelse til at kontaktoplysninger bliver tilgængelige for borgere. Blanketten sendes til os. Først når vi har modtaget dette dokument, vil informationerne blive frigivet/være synlige på hjemmesiden. Sådan ser tilladelsen ud, som skal udprintes. 3
Øvrige oplysninger Fane 3 Søgeord om foreningens aktiviteter Foreningsportalen fungerer som en hjælp for borgerne til at finde den forening, som har netop de aktiviteter, som de interesserer sig for. Derfor er det en fordel for både foreningen og borgeren, hvis opmærkningen af søgekriterier Øvrige oplysninger er så korrekt som muligt. Her kan tilknyttes kategori, aktiviteter og hold, som beskriver foreningen bedst muligt. Først efter behandling hos os, er oplysningerne tilgængelige hos jer/portalen. 4
Indberetning af medlemstal I menuen vælges Tilskud/medlemmer og fanen MEDLEMSTAL. Her indtastes medlemstal i felterne opdelt efter alder og drenge/piger. De to første lodrette kolonner er total-tal, disse kolonner skal også indeholde antal fra Gladsaxe-medlemmer. Afslut med SEND. Se tidligere års indberetninger ved at indtaste årstal i feltet vis oplysninger for år. Det er en slags arkiv for jeres indberetninger. Foreninger, som ansøger om deltagertilskud og som ansøger lokaler skal have indberettet medlemstal årligt forinden 1. februar. Optællingsmetode: Medlemmer som i løbet af året har været medlem i foreningen minimum 3 måneder og som har betalt kontingent i minimum 3 måneder. 5
Årlige handlinger I menuen vælges Tilskud/medlemmer og fanen SØG TILSKUD. Vælg Årlige handlinger i boksen vælg tilskudsansøgning. Det er en forudsætning for at modtage tilskud og låne lokaler, at oplysningerne årlige handlinger er opdateret af foreningen. Årlig indberetning senest 1. februar. Indberet følgende og afslut med SEND - dato, seneste afholdt generalforsamling - dato, seneste foreningsvedtægter vedlægges hvis vedtægter er ændret - ja/nej, for aktiviteter månedligt - ja/nej, for at foreningen indhenter de lovpligtige børneattester 6
Deltagertilskud for medlemmer under 25 år Ansøgning om deltagertilskud I menuen vælges Tilskud/medlemmer og fanen SØG TILSKUD. Vælg Deltagertilskud i boksen vælg tilskudsansøgning. Foreninger, som har medlemmer under 25 år kan ansøge om deltagertilskud. Ansøgningsfristen er 1. februar. Indberet kontingentindtægter /egenindbetaling inden for aldersgrupperne, oplys kontaktinfo og afslut endeligt med SEND. Hvis foreningen har familiekontingent, hvor medlemmer under 25 år bliver berørt, skal der redegøres for sammensætning (antal medlemmer samt familiekontingentpris ) under meddelelsesfeltet evt. tilføj et udarbejdet dokument. Under tilskudsoverskriften findes linket ansøgningsregler, hvor retningslinjer for tilskud er beskrevet. 7
Ansøg om andre tilskud I Foreningsportalen kan søges om andre tilskud. Se alle retningslinjer for tilskud til foreninger i filen Retningslinjer for tilskud til Foreninger, som findes under menuen regler og læsestof Følgende tilskud kan søges via Foreningsportalen: Deltagertilskud (medlemmer under 25 år) Deltagertilskud til handicapidrætsklubber Transporttilskud, handicappede Transporttilskud, særlige stævner og turneringer Tilskud til lejre- og stævner Tilskud til leder- og instruktøruddannelse Trænertilskud Tilskud til materiel Tilskud til særlige arrangementer Tilskud til egne og lejede lokaler Tilskud fra initiativpuljen Tilskud til kulturelle foreninger Alle tilskudsformer findes under menuen Tilskud/medlemmer, herefter fanen Søg Tilskud og her vælges den ønskede tilskudsform i boksen Vælg Tilskudsansøgning. Kontakt os på 3957 5337/lokaler@gladsaxe.dk hvis du ikke kan se/vælge ønsket tilskud. Under hvert tilskudsansøgning findes linket ansøgningsregler for nærmere information. Udfyld ansøgningsfelter som fremgår af tilskudsansøgningen, og husk at udfylde navn/tlf og e-mail-adresse, så vi kan komme i kontakt med dig, hvis der er spørgsmål til ansøgningen. 8
Dokumentation til ansøgninger Hvis der er krav om, at vi skal modtage dokumentation i form af bilag m.v. vil det være muligt at vedlægge en fil til selve ansøgningen. Det er OK at skanne bilag og sende dem elektronisk / vedhæfte ved ansøgning. Billedet herunder er det generelle ved alle tilskudsformer. Der kan oplyses meddelelse til de tilføjede dokumenter. Vælg gennemse for at tilføje filer og herfter TILFØJ. Arkiv for tilskudsansøgninger Alle tilskudsansøgninger, tilskudstilsagn og afslag er gemt i systemet. År for år (bemærk at systemet kun har været delvist anvendt fra 2009). I menuen vælges Tilskud/medlemmer og fanen TILDELT TILSKUD. Indtast årstal og en oversigt dannes. Ved klik på ud for tilskudsnr. får du nærmere oplysning om tilskudsansøgningen. Tilskudsbekræftelser kan udskrives hvis dette ønskes men de er at tilgå her på portalen Ved klik på får du kun en liste, hvor der er udbetalt tilskud i året. 9
Bookingvejledning - Enkeltdato Klik på i menuen og fanen Vælg sted i Undlad at vælge noget i aktivitet, da dette vil begrænse din søgning Vælg dato i kalenderen og klik søg Vælg / klik på ønsket lokale (lokalenavn) Klik i ønsket ledig felt (hvid = ledig tid) Tilret evt. start og slutidspunkt Udfyld felter og klik for for at sende forespørgsel til os Du modtager svar på forespørgsel pr. mail om godkendelse / afslag Forespørgsler findes i menuen vis bookinger, fanen Forespørgsler Endelige bookinger findes i menuen vis bookinger, fanen Bookinger 10
Bookingvejledning, Sæsonbookinger - fornyelse/ansøgning Hvis foreningen ikke har haft sæsonbookinger i tidligere sæson, følg fra punkt Klik i menuen og fanen Indtast fra-til dato for at se sæsonbookinger i tidligere sæson og Klik SØG Det er nu muligt at se info om bookinger: sted, lokale/bane, ugedag Klik på udfor bookingen, som ønskes fornyet Søgebillede kommer frem : gå til punkt Klik i menuen og fanen Vælg anlæg og lokale/bane Indtast ønsket tid Type af booking skal vælges Hver uge eller Hver anden uge Klik af for valg af ugedag Vælg start slutdater i kalenderen obs på datoer: skal stemme overens med ugedag Vælg aktivitet Klik Søg Vær tålmodig hvis du synes der ikke sker noget, arbejder systemet! Klik på rækken med lokale, periode mm. Klik på Afhak evt. datoer, hvor I allerede nu ved at I ikke kommer til at benytte lokalet Klik på Udfyld felter og klik for at sende forespørgsel til os Du modtager svar på forespørgsel pr. mail om godkendelse / afslag Forespørgsler findes i menuen vis bookinger, fanen Forespørgsler Endelige bookinger findes i menuen vis bookinger, fanen Bookinger 11