Sådan bruges kontaktpersongrupper (private distributionslister) I adressekartoteket i Outlook er der en række fælles distributionslister, der styres af registreringer på de enkelte personer i SIS, f.eks. afdeling eller ansættelsessted. Derudover kan man selv lave sine egne kontaktpersoner og distributionslister, og evt. dele dem med andre. Indhold Sådan bruges kontaktpersongrupper (private distributionslister)... 1 Oprette ny kontaktperson...2 Oprette ny kontaktpersongruppe (distributionsliste)...3 Sende e-mail til kontaktperson eller kontaktpersongruppe...5 Invitere kontaktpersongruppe til møde...7 Videresende kontaktperson eller kontaktpersongruppe...9 Dele kontaktperson eller kontaktpersongruppe... 10 Klik på det ønskede emne for at springe til det. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 1 af 12
Oprette ny kontaktperson 1.1 Hvis man har modtaget en e-mail fra en person, og man ønsker at gemme kontaktinformationerne i adressekartoteket, højreklikker man på e-mailadressen i mailen og vælger Føj til kontaktpersoner i Outlook. 1.2 Der åbnes automatisk et vindue med en ny kontaktperson. E-mail feltet er udfyldt. Man kan selv udfylde flere felter, hvis man ønsker det. Klik på Gem og luk for at gemme kontakpersonen. 1.3 Man kan også oprette en ny kontaktperson manuelt. Vælg Kontaktpersoner nederst til venstre i Outlook. 1.4 Klik på ikonet Ny kontaktperson i blokken Ny på fanen Startside. 1.5 Udfyld de ønskede felter og gem ved at klikke på Gem og luk. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 2 af 12
Oprette ny kontaktpersongruppe (distributionsliste) 2.1 Vælg Kontaktpersoner nederst til venstre i Outlook. 2.2 Vælg Ny kontaktpersongruppe i blokken Ny på fanen Startside. 2.3 Giv gruppen et navn. 2.4 Tilføj personer til gruppen ved at klikke på den lille pil nederst til højre i ikonet Tilføj medlemmer i blokken Medlemmer på fanen Kontaktpersongruppe. Man får nu 3 valgmuligheder: 1. Fra Outlook-kontaktpersoner er dit personlige adressekartotek i Outlook. 2. Fra adressekartotek er UCLs fælles adressekartotek. 3. Ny e-mail-kontaktperson giver mulighed for selv at taste en e-mailadresse. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 3 af 12
2.5 Både i det personlige og det fælles adressekartotek udvælges personer eller persongruppe ved at dobbeltklikke på dem. De udvalgte personer og/eller grupper bliver nu vist nederst i feltet Medlemmer. Afslut med at klikke på OK. Bemærk: En kontaktpersongruppe kan godt indeholde både enkeltpersoner og grupper af personer. I dette eksempel er valgt både en gruppe (_Damhaven_Ansatte) og en person. TIP: Hvis man skal udvælge flere personer, der står umiddelbart efter hinanden, kan man klikke på den første, holde Shift-tasten nede og klikke på den sidste og derefter trykke Enter. Hvis man skal udvælge personer, der ikke står umiddelbart efter hinanden, kan man holde Ctrltasten nede og klikke på hver enkelt person. Dobbeltklik på den sidste person. 2.6 Hvis man vælger Ny e-mail-kontaktperson, udfylder man felterne Vist navn og E-mailadresse. Adressen gemmes automatisk i Kontaktpersoner, hvis ikke man fjerner fluebenet nederst til venstre. Klik OK for at gemme. 2.7 Her er oprettet en kontaktpersongruppe, der indeholder en persongruppe og en person fra den fælles adressebog, samt en e-mail-adresse, der er tastet ind. Klik Gem og luk for at gemme. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 4 af 12
Sende e-mail til kontaktperson eller kontaktpersongruppe 3.1 Vælg Kontaktpersoner nederst til venstre i Outlook. 3.2 Vælg Kontakter øverst til venstre. 3.3 Dine private kontakter bliver nu vist. Hvis du har mange, kan du enten rulle med rulleskakten, eller vælge begyndelsesbogstav på panelet i højre side. 3.4 Højreklik på den ønskede kontaktperson eller kontaktpersongruppe. Vælg Opret E-mail. 3.5 Der oprettes nu en ny e-mail med den valgte kontaktperson(gruppe) i Til-feltet. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 5 af 12
3.6 En anden mulighed er at lave en ny e-mail direkte fra Indbakken. Klik på knappen Til for at åbne adressekartoteket. 3.7 I feltet Adressekartotek klikker man på den lille pil yderst til højre i feltet og ruller op til toppen af listen. Her vælger man Kontakter for at få vist sine personlige kontaktpersoner og kontaktpersongrupper. Vælg ønskede personer og grupper ved at dobbeltklikke på dem og afslut med OK. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 6 af 12
Invitere kontaktpersongruppe til møde 4.1 Vælg Kontaktpersoner nederst til venstre i Outlook. 4.2 Vælg Kontakter øverst til venstre. 4.3 Dine private kontakter bliver nu vist. Hvis du har mange, kan du enten rulle med rulleskakten, eller vælge begyndelsesbogstav på panelet i højre side. 4.4 Højreklik på den ønskede kontaktperson eller kontaktpersongruppe. Vælg Opret Møde. 4.5 Der oprettes nu en invitation med den valgte kontaktperson(gruppe) i Til-feltet. Færdiggør invitationen og klik Send. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 7 af 12
4.6 En anden mulighed er at lave en invitation direkte fra Kalender. Klik på knappen Til for at åbne adressekartoteket. 4.7 I feltet Adressekartotek klikker man på den lille pil yderst til højre i feltet og ruller op til toppen af listen. Her vælger man Kontakter for at få vist sine personlige kontaktpersoner og kontaktpersongrupper. Vælg ønskede personer og grupper ved at dobbeltklikke på dem og afslut med OK. 4.8 De valgte personer og grupper står nu i Til-feltet. Færdiggør invitationen og klik Send. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 8 af 12
Videresende kontaktperson eller kontaktpersongruppe 5.1 Man kan videresende en kontaktperson eller kontaktpersongruppe, hvis modtageren kun skal bruge informationen en enkelt gang og ikke har brug for, at informationen opdateres. Vælg Kontaktpersoner nederst til venstre i Outlook. 5.2 Vælg Kontakter øverst til venstre. 5.3 Find den ønskede kontaktperson eller kontaktpersongruppe. Højreklik og vælg Videresend kontaktperson Som Outlook-kontaktperson. 5.4 Der oprettes nu en ny e-mail, hvor kontaktpersonen er vedhæftet som en fil. Modtageren kan gemme kontaktpersonen ved at trække filen til Kontaktpersoner. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 9 af 12
Dele kontaktperson eller kontaktpersongruppe 6.1 Man kan dele kontaktpersoner eller kontaktpersongrupper med kolleger. Ved at dele i stedet for at videresende informationerne, har man altid adgang til nyeste information. Hvis man opdaterer f.eks. e-mail-adressen på en kontaktperson, som man har delt med en kollega, opdateres informationen også hos kollegaen. Vælg Kontaktpersoner nederst til venstre i Outlook. 6.2 Vælg Kontakter øverst til venstre. 6.3 Vælg Ny mappe i blokken Ny på fanen Mappe. 6.4 Giv mappen et navn, der f.eks. indeholder navnet / navnene på de(n) person(er), mappens indhold deles med. Klik OK. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 10 af 12
6.5 Marker mappen i mappelisten i venstre side. Klik på Mappetilladelser i blokken Egenskaber på fanen Mappe. 6.6 Klik på Tilføj. Adressekartoteket åbnes. Find de(n) person(er), der skal have adgang til mappen. Dobbeltklik på personen/personerne og afslut med OK. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 11 af 12
6.7 Vælg hver enkelt person og giv de ønskede tilladelser, enten ved at vælge en foruddefineret rolle i feltet Tilladelsesniveau, eller ved at vælge de enkelte tilladelser under Læs, Skriv, Slet emner og Andet. Klik OK for at lukke vinduet. 6.8 Træk de ønskede kontaktpersoner / kontaktpersongrupper til mappen. 6.9 Mapper, man har delt med andre, ligger under Mine kontaktpersoner. Mapper, andre har delt, ligger under Delte kontaktpersoner. Her kan man se mappen Delte Per, som er en mappe med kontaktpersoner og kontaktpersongrupper, som jeg har delt med Per. Mappen Per Johan Jensen delte er en mappe, som Per har delt med mig. Bemærk: Man kan kun se andres delte mapper i Outlook klienten. De vises ikke, hvis man bruger Outlook Web App. IT-ServiceDesk: http://servicedesk.ucl.dk - Telefon 6318 4444 Side 12 af 12