17. maj 2016 Referat af afdelingsmøde i Lykkebo Mandag den 18. april 2016 kl. 19:00 fælleshuset Der var mødt 6 lejemål op svarende til 12 stemmer 1. Velkomst og valg af dirigent Formanden bød velkommen og forslog Kjeld Poulsen fra KAB som dirigent. Kjeld Poulsen blev valgt som dirigent. 2. Valg af stemmeudvalg og referent Kjeld Poulsen takkede for valget, og konstaterede at alt materiale er rettidigt omdelt, og at afdelingsmødet derfor er beslutningsdygtigt. Kjeld Poulsen foreslog Susie Jensen fra Lykkebo som referent. Susie Jensen blev valgt. 3. Fremlæggelse af beretning Det har været et stille år uden de store anlægsarbejder. De opgaver der skal udføres skubber vi bevidst til foråret. På nuværende tidspunkt er der kun tre måneder tilbage af budgetåret og vi kender vores økonomi. Vi skal male de skure der trænger og havedøre som burde være malet allerede sidste år men blev udsat pga. vejret. Der skal optegnes parkeringsbåse og sås lidt græs i hjørnerne og fodhegn skal rettes op. Der vil også blive kigge på den store midter låge som trænger til en kærlig hånd. Det gør alle lågerne i øvrigt, men vi har ikke fundet den optimale løsning endnu.
Der var også afsat en del penge til at forbedre forholdene ved storskraldepladsen. Det var svært at finde en løsning der var så god, at den svarede til den investering der skulle gøres. I mellemtiden har Københavns Kommune meddelt, at vi slet ikke skal have storskraldscontainer mere, vi skal også begynde at sortere storskrald. Halvdelen af materielgården / rummet vil derfor blive inddraget til storskrald. Der arbejdes i øjeblikket på løsningen og der bliver selvfølgelig omdelt information når det træder i kræft. Økonomi Stor ros til KAB, specielt Jette Sanggaard for det gode samarbejde. Vi kan sammen med Jette Sanggaard fortsætte vores langsigtede plan omkring vores økonomi, og det er ganske tydeligt at vi har fået drejet økonomien i den rigtige retning. Vi fortsætte med at vedligeholder det der skal vedligeholdes og vi gør det ordentligt! Vores henlæggelser på langtidsbudgettet er snart oppe på et niveau hvor vi gerne vil være. Helt præcis er målet at øge hensættelserne med tkr. 55 fra tkr. 635 til tkr. 690 pr. år. Det betyder ikke at det sker allerede næste år det kan sagtens foregå over 2-3 år alt efter hvad vores økonomi viser. Når vi får langtidsbudgettet på det rigtige niveau kan vi bedre styre huslejen. Dvs. at det kun er driftsomkostninger der kan øge huslejen og selvfølgelig hvis vi skal ud i meget store anlægsopgaver hvor vi ikke har budgetteret rigtigt, eller skal optage lån for at udføre opgaven. (eks. nyt tag) I det kommende budget har vi ikke bare kunne fastholde de øgede hensættelser fra sidste år - vi har også haft plads til, at beboernes egen vedligeholdelseskonto er hævet til det dobbelte. (kr. 38 pr. m2) Der burde så være plads til både maling og gulvslibning/lakering. På sigt medfører det forhåbentlig bedre vedligeholdte lejemål og dermed mindre udgifter til vedligehold ved fraflytning også set i lyset af SAB s forsøgsordning, med afdelingens mulighed for brug af vedligeholdelseskontoen i forbindelse med fraflytninger. Samlet set et roligt år og en forbedret økonomi som vi håber, kan fortsætte fremadrettet. Spm.: Hvad nu med medarbejdernes materiel og værktøj når materielrummet bliver inddraget til storskrald? Svar: Nu da Lykkebo har købt traktor sammen med Skyttevænget er traktoren placeret i Skyttevænget og der er derfor plads til sortering af storskrald i rummet. Bestyrelsens beretning blev enstemmigt godkendt. 4. Fremlæggelse af regnskab for 1. august 2014 til 31. juli 2015 Jette Sanggaard fra KAB fremlagde regnskabet for sidste år, som udviser et overskud på kr. 92.000. Dette giver et opsamlet overskud i afdelingen på kr. 161.000. 2
Ud af det samlede overskud er kr. 78.000 indregnet (som indtægt) i afdelingens budget for 16/17 Ejendomsskatter mv. (vand renovation og forsikringer) er kr. 45.000 mindre end budgetteret Renholdelse (medarbejdere) er kr. 47.000 mindre end budgetteret hvilket til dels skyldes en vinter uden snerydning. Spm.: Hvorfor er der ingen renteindtægter? Svar: Det har været et dårligt år for investeringen af SAB s kapital. Kjeld Poulsen tilføjede at der faktisk har været negative indtægter på afdelingernes investeringer. For nogle år siden fik afdelingerne betydeligt mere i renteindtægter men det hele afhænger af investeringer og markedet. Det forventes at markedet rettes op i 2016/17. Generelt er renteindtægter også et spørgsmål om hvor meget afdelingen har stående på kontoen. De år hvor renten var god, var desværre også de år hvor Lykkebo ikke havde nogle penge. Regnskabet blev herefter taget til efterretning. 5. Godkendelse af driftsbudget (rammebudget) for 1. august 2016 til 31. juli 2017 Jette Sanggaard gennemgik det omdelte budget. I budgettet er der taget højde for, at stigninger på ejendomsskatter, vand, renovation mv. har vist sig at være lavere end vi regnede med i indeværende års budget, men også lidt færre omkostninger til renholdelse. Indtægter på vaskeri har været faldende over de sidste par år, hvilket tyder på at flere vælger, at købe egen maskine. Forventninger til renteindtægter er også sat ned. Af øgede udgifter kan nævnes den øgede hensættelse til beboernes vedligeholdelseskonto. Budgettet udviser et resultat som ikke medfører huslejestigning for budgetår 2016/2017 Spm.: Gør vi noget for at spare på vand? Svar: Både vand, el og varme er faldende i forbrug men det er svært at se i budgetterne når priserne samtidig er stigende. Spm.: Hvad med den gæld vi har til SAB efter at vi mistede alle vores penge grundet vedligeholdelse af blandt andet misligholdte lejemål Svar: Vi fik et 10 årigt rente og afdragsfrit lån efter regnskabsafslutning 31/7-2010. Beløbet kan ikke huskes nøjagtigt men vi håber at vi får en mindelig afdragsordning med SAB når vi på et tidspunkt skal til at tilbagebetale. (Efter mødet har vi tjekket op på gælden som beløber sig til kr. 282.000. Når de ti år er gået, bliver det taget op i SAB s bestyrelsen. De kommer ikke og beder om gælden på en gang, der er flere forhold der bliver taget i betragtning, blandt andet huslejestørrelse, fremtidig økonomi m.m.) 3
Budgettet blev enstemmigt vedtaget Antennebudget: Der var spørgsmål til det store beløb på Copydan. Beløbet svarer til det beløb vi betalte da vi alle havde den store pakke. (Efter mødet er dette tjekket, og beløbet svarer til det beløb YouSee har meldt ud som afgift på grundpakken) Antennebudgettet blev taget til efterretning. Den reviderede handleplan fremlægges til orientering Jette Sanggaard orienterede om handleplanen og oplyste, at man forsøger at holde aktiviteterne i balance, for at der ikke bliver huslejestigninger. Handleplanen revideres hvert år og viser de væsentligste kommende aktiviteter (røde). Aktuelle aktiviteter som indgår i budgettet til iværksættelse (grønne) og ideer/visioner fra beboere, som der ikke er truffet nærmere beslutning om, eller taget budgetmæssigt højde for om. Udover den almindelige vedligeholdelse, vil der i løbet af året blive udført følgende væsentlige arbejder: Badeværelsesfuger eftergås med fast intervaller da det er et fokusområde grundet tidligere vandskader. Vaskerimaskiner fornyes, dog afventes et nedbrud, hvor reparation ikke betaler sig. Containerplads og affaldssortering ændres som omtalt tidligere, grundet kommunes krav om bortskaffelse af denne type storskraldscontainere, som er uden sorteringsmulighed. Forholdende i afdelingen ændres som beskrevet under beretningen. Træbeplantning ændres således, at de nuværende træer fjernes og der plantes mindre træer som ikke kræver årlig beskæring. Baggrunden er at de nuværende træer er gennemgået af en træplejer da flere udviser tegn på sygdom. Det skyldes, at de ikke er egnet til kraftig beskæring, som dog er et ønske fra beboere efterhånden som de er blevet meget store og som medarbejderne bruger en del tid på. De nye træer bliver ikke så store og får derved mulighed for naturlig kroneudvikling og kræver derfor heller ikke vedligeholdelse. Planen er, at fældning og plantning skal ske umiddelbart efter hinanden så der kun vil være en kort periode uden træer. Beløbet til indkøb af nye træer er afsat i budgettet. Medarbejderne har været på motorsavskursus og vi kan dermed spare udgiften til fældning. Det er dog for nyligt meldt ud fra Københavns Kommune, at de vil begrønne byen med 1.000 træer, hvor også private og almene boligafdelinger kan få udleverede gratis træer. Træerne er efter eget valg og betingelsen er at man forpligter sig til at passe dem til de er kommet i vækst. Træernes er for borgernes skyld og for at øge biodiversiteten i byen. Begge formål opfyldes når 4
træerne står synligt for offentligheden som de vil gøre i Lykkebo. Vi stiller os i kø ved uddelingen og dermed kan vi være heldige, at udgiften reduceres til medarbejdernes tid og anlægsgartner til plantning. Beboerne tog godt imod ændring i træbeplantningen. Maling af skure sker snarest mulig i forsommeren 2016 som også omtalt under beretningen. Handleplanen blev taget til efterretning. 6. Behandling af indkomne forslag Der var ikke indkommet forslag. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer Lotte Bjørkvad og Susie Jensen var villige til genvalg Lotte Bjørkvad og Susie Jensen blev valgt. 8. Valg af suppleanter for 1 år: Louise Christiansen og Kasper Andersen var villige til genvalg Louise Christiansen og Kasper Andersen blev valgt. Bestyrelsen består nu af: Susie Jensen, formand, på valg i 2018 Liselotte Bjørkvad, bestyrelsesmedlem, på valg i 2018 Kirsten Secher, bestyrelsesmedlem, på valg i 2017 Louise Christiansen, suppleant, på valg i 2017 Kasper Andersen, suppleant, på valg i 2017 9. Eventuelt Parkering og bøder. Der blev spurgt hvordan reglerne var i forbindelse med parkering. En beboer havde fået en bøde efter at have været parkeret i max. 10 min. Svar: Vi har parkeringsvagt i Lykkebo for at sikre at der er parkeringspladser til alle beboere. Det er allerede ved at knibe på nogle tidspunkter. Det er ærgerligt at få en bøde, men sådan er reglerne. Vi gør her opmærksom på, at man højst må parkere 5 min. uden p-tilladelse. Husk derfor at have tilladelsen klar når I venter gæster. Gæstekort kan rekvireres på kontoret. Formanden takkede herefter for et godt møde. 5
Dato Underskrift / formand Dato Underskrift / dirigent 6