Referat fra 8. hjemmepleje-sygehusgruppemøde

Dato: 08.04.13 Vor ref.: Referat fra 8. hjemmepleje-sygehusgruppemøde Dato: Torsdag den 21. marts 2013 Sted: Deltagere: Café Cuckoo s Nest, Odense Karen von Påhlman, Region Nordjylland Anne Smidstrup, Region Nordjylland Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev Kommune Vibeke Kjær-Jensen, Region Midtjylland Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Bente Veller, Region Syddanmark Karina Hasager Hedevang, Region Syddanmark Hanne Gustafsson, Sygehus Lillebælt Karin Agger, Vejle Kommune Bodil Marie Grøn, Fredericia Kommune Lene Kjellstrøm, Odense Kommune Anne Danborg, Region Hovedstaden Ida Hvitved, Glostrup Hospital Henrik Tafdrup, Glostrup Hospital Pia Wisbøl, Herlev Kommune Merete Halkjær, Københavns Kommune Else Marie Laursen, Frederiksberg Kommune Christina Bilevits, Frederiksberg Kommune Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune Inge Ruth Fisker, Halsnæs Kommune Dorthe Skou Lassen, MedCom Jeanette Jensen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland Kerstin Mariegaard, Sygehus Vendsyssel Grethe Lomholt Nielsen, Frederikshavn Kommune Karina Borregaard Eriksen, Hjørring Kommune Annie Vibeke Præstegaard, Brønderslev Kommune Peter Breum, Aalborg Kommune Thomas Koldkur Bitsch, Region Midtjylland Nanna Sunbjørg Pedersen, Silkeborg Kommune Helle Rossen, Region Syddanmark Linette Krell, Sydvestjysk Sygehus Lone Dorthe Hansen, OUH og Svendborg Sygehus Signe Karstoft, Vejle Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune

Kate Aagaard Pedersen, Assens Kommune Jens Henning Rasmussen, Region Sjælland Vivi Orthmann, Vordingborg Kommune Jette Gudmundsen, Faxe Kommune Gitte Femerling, Hillerød Kommune Charlotte M. Nielsen, Fredensborg Kommune Kate Kusk, MedCom Referat: 1. Velkomst og meddelelser Velkomst v. Jeanette. Kort præsentationsrunde. På sidste møde tilbage i september var emnerne ny version af standarderne, variationer i plejeforløbsplanen, ydelser i indlæggelsesrapporten, advisundersøgelse samt psykiatri og MedComstandarder. I forhold til advisundersøgelse har man sendt et spørgeskema til 3 forskellige kommuner med hver sit system i hver region. Der sker fejl på tværs af alle systemer, og det har ikke noget med måden, som kommunesystemet koder de oplysninger på, som de modtager fra sygehuset. Det har noget at gøre med den måde, man koder på ude på sygehusene ved udskrivning, overflytning m.m. Problemet med, at kommunerne får udskrivningsadviser med forkert tekstindhold om, at borgeren er udskrevet til hjemmet, men i virkeligheden er overflyttet til anden afdeling eller sygehus, ses hos alle de undersøgte kommuner. Årsagen er forkert afslutningsmåde i sygehussystemet. Anne Danborg fortalte, at man i Region Hovedstaden har observeret en del adviser på tværs af systemer, der ikke kommer rigtigt ind de lander i en fejl-feeder. Tidligere kunne kommunerne selv se, hvis noget gik i fejl, men det kan de ikke længere. Nu ryger de tilbage til KMD. Regionen sender noget materiale til MedCom. Det er lidt uklart, om det kun handler om kommuner med KMD Sygehusophold. Hvis KMD skal fejlsøge, skal det være indenfor 5 hverdage, ellers kan de ikke længere finde adviserne. MedCom arbejder videre med advis og registreringspraksis på sygehusene. I forhold til ydelser i indlæggelsesrapporten har der været nedsat en arbejdsgruppe, som har resulteret i, at navngivningen ensrettes med fælles forbogstaver: SY for sygeplejeydelser, PP for personlig pleje (hjemmehjælp), PH for praktisk hjælp (hjemmehjælp) og T for træning + paragraf, fx T 140, T 86.1 og 86.2. Frekvens vises som antal gange fordelt på dag eller ugebasis i minutter, fx 2 gange om ugen á 10 min.. Ydelser sendes i ovenstående prioriterede rækkefølge se notat under referater fra møde 9/1-13 på http://medcom.dk/wm110719. I forhold til psykiatri og MedCom-standarder er der udarbejdet en kortlægningsrapport, som peger på udbredelse af eksisterende standarder, tilpasning af hjemmepleje-sygehusstandarderne samt udvikling af nye standarder til udskrivningsaftale og koordineringsplan. Notatet er behandlet i MedComs styregruppe på møde den 28/2-13. Det er lidt svært at få nogen parter til at godkende nye tiltag endeligt, før økonomiforhandlingerne er på plads. Psykiatri vil indgå i MedCom9 og den nationale it-strategi for sundhed. 2. Planlægning af overgang til version 1.0.2 a. Hvordan planlægges overgang til ny version i de enkelte regioner? Nogle af kommunerne i Region Nordjylland har en SKI-aftale med KMD, hvilket betyder, at SKI-kommunerne kun kan benytte nogle bestemte versioner fra KMD, og det betyder igen, at man ikke kan teste med SKI-kommunerne. Der er behov for, at man i sit system kan modtage i 2 forskellige formater i en periode, men det er o.k. kun at kunne sende i ét format. MedCom skal nok tage problemstillingen op med leverandørerne. Pia Wisbøl vil gerne tage den på SKI-kommunernes vegne med KMD, for det er helt uacceptabelt. Region Hovedstaden og Region Sjælland prøver at koordinere og går efter 30/11-13. Region Midtjylland er kommet så sent i gang, at de implementerer 1.0.2 og i øjeblikket er ved at teste. Region Syddanmark 2

er klar til at modtage indlæggelsesrapporten i 2 versioner pr. 1. april 2013. Plejeforløbsplan og udskrivningsrapport bliver først klar til efteråret. b. Gennemgang af status for ændringsønsker nye input? Det kunne være smart med et fælles sted, hvor man kan se ændringsønsker. Folk derude sender ændringsønsker ind, og MedCom opretter dem et sted, hvor alle kan se dem. MedCom kommer med et forslag til et sådant værktøj. Jeanette præsenterede en liste over ændringsønsker. Det er hjemmepleje-sygehusgruppen, der kvalificerer og prioriterer ønskerne i fællesskab. Input fra Karen von Påhlmann, Region Nordjylland: Bilagsvedlæggelse Det vil blive taget op med leverandørerne i april. Opfølgende hjemmebesøg, orientering om en borger har behov for et opfølgende hjemmebesøg af Almen Praksis. Et nationalt indsatsområde (handleplan for den ældre medicinske patient). Region Nordjylland har kigget på det og mener, det mest hensigtsmæssigt bør foregå via et afkrydsningsfelt i plejeforløbsplanen. Det kunne også være i korrespondancen. Eller i udskrivningsrapporten, men det er lidt sent for kommunen at få at vide. I MidtEPJ har man lavet et screeningsmodul, og hvis der fx er krydset af i opfølgende hjemmebesøg, ryger der en korrespondance med en sigende overskrift af sted til kommunen med indholdet af screeningsmodulet. Området skal kortlægges yderligere. Hjælpemidler ønsker at kommunikere om standarder, måleenheder, typer af hjælpemidler. Det giver ikke nødvendigvis mening at have dem i en plejeforløbsplan. Overvejer at anvende korrespondance. Alle kommuner i Region Nordjylland er blevet enige om en blanket til udveksling af information omkring hjælpemidler. Det er et problem, at man ikke må læse indlæggelsesadviser på borgere, der kun har en ydelse i hjælpemidler. Region Hovedstaden oplever nogle gange at få en udskrivningsrapport på borgere, som kun modtager hjælpemidler. Afgørelsen omkring indlæggelsesadvis på borgere med hjælpemidler burde måske bringes op igen. Ernæringsscreening - Kommunikation af ernæringsrelaterede oplysninger i lighed med genoptræningsplan/plan for hjælpemidler (DDKM 2.14.1-regionens ansvar) Når de screener for ernæring på sygehuset, vil man gerne kunne give kommunen den oplysning også. Regner med at få det med i næste version af sundhedsaftalerne. MedCom har fået en henvendelse fra tidsskriftet Diætisten, som i deres augustudgave har et emne omkring sektorovergange. De har spurgt, om vi vil komme med et indlæg omkring hjemmepleje-sygehuskommunikationen. Man kunne skele til REFHOST henvisningshotellet. Hjerneskadeområdet kommunikation, der styrker området Region Nordjylland har et stort projekt omkring det. Aalborg Kommune mangler at kunne søge ud i plejeforløbsplanerne på enten diagnose eller SKS-kode, hvilket betyder, at de er nødt til at åbne alle plejeforløbsplaner. De vil også gerne have en genoptræningsplan, der kan noget mere. Det er et spørgsmål, om det er mere et systemproblem end et standardproblem. I Region Syddanmark kigger man mere på 3

en shared care-løsning til det. Feltstørrelse bemærkningsfelt medicin i udskrivningsrapporten Der er plads til 700 tegn. Der er ytret ønske om, at man kan kopiere hele medicinlisten over i bemærkningsfeltet, da EPJ-systemerne ikke henter medicinoplysningerne ind i de strukturerede felter, dog har MidtEPJ integration fra medicinmodul til udskrivningsrapporten. Alternativt kunne man udvide doseringsfelterne. Det har hele tiden været aftalt, at når FMK er klar, så fases medicinfeltet ud. Antal rækker med diagnoser (Region Midtjylland) Region Midtjylland ønsker, at der ikke er begrænsning på antal diagnoser. Fra start aftalte vi egentlig i denne gruppe, at sygehusene ikke skulle sende diagnoser med, med mindre de var bekræftet ved udskrivelse. Vi følger arbejdet i Region Midtjylland og ser, hvordan det går. Sygeplejehandlinger i udskrivningsrapport (Region Midtjylland nyt navn) I Region Midtjylland mener man, at det er et forkert ord, som bør hedde noget andet. I denne gruppe har vi aftalt en række ord, men leverandørerne finder nogle gange på nogle andre ord. Det er ikke beskrevet, hvad man mener med forskellige ord. MedCom har aldrig dikteret, hvad man kalder ting i de forskellige parters brugergrænseflader. MedCom modtager gerne input fra parterne til, hvad man bruger feltet til. Der går et arbejde i gang i Region Hovedstaden nu, hvor de skal tale om, hvad man bruger de forskellige felter til. Region Hovedstaden kunne godt tænke sig at slå plejeforløbsplanen og udskrivningsrapporten sammen. Region Nordjylland vil gerne have sygeplejehandlingerne fra udskrivningsrapporten over i plejeforløbsplanen, og så sletter man udskrivningsrapporten. Og så kunne det være rigtig godt, hvis man kunne sende den frem og tilbage. Dosisdispensering genbestilt skal fjernes ifølge Region Midtjylland I Region Midtjylland må sygehuspersonalet ikke have noget med genbestilling af dosisdispensering at gøre. I Region Hovedstaden bruger de det, for her skal sygehuspersonalet sørge for genbestilling. Ydelser 28 rækker begrænsning fjernes De 2 af rækkerne bruges til henholdsvis bolig og madleverance. Begrænsningen bør fjernes, da man kan komme ud for, at man ikke har nok i 28 rækker. Funktionsevne niveau ikke relevant kan ikke oversættes i den nuværende standard. Denne mulighed har man ikke i dag. 3. Videreudvikling mini-plejeforløbsplan til brug for ambulante forløb/akutte forløb/sygepleje - nedsætte arbejdsgruppe MedCom vil gerne have en arbejdsgruppe, som kigger på en miniplejeforløbsplan til sygepleje og ambulante forløb. I Region Syddanmark vælger man at lave en skadestuekorrespondance. Det starter op til maj 2013. I Region Syddanmark har man dedikerede korrespondancer, Indlagt korrespondance og Ambulant korrespondance. Disse kan sendes begge veje. De styres på overskrift. 4

Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af: Region Hovedstaden, Region Nordjylland, Region Syddanmark (Karina Hedevang, Lenette Krell og Karin Agger), Halsnæs Kommune og Merete Halkjær. Regionerne og kommuner melder tilbage til MedCom med de endelige navne. 4. Hvor langt er vi fra en national aftale om anvendelse? Tidsfrister og kvitteringspolitik Overblik over aftaler findes på http://medcom.dk/dwn5926. Der er ikke nogen aftale, som går på tværs af landet. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse kigger også på området, og man vil formentlig gå efter nogle mere forenklede regler (afskaffelse af lokalaftaler). Denne gruppe bør påvirke, at de nye sundhedsaftaler bliver mere ens på tværs af regioner. Ros til Jeanettes skematiske oversigt. Regionerne sender rettelser til oversigten til MedCom. Det er lidt forskelligt, om man kommunikerer elektronisk ved indlæggelser under 24 timer. Det er uhensigtsmæssigt, at man i Avaleo ikke har en besvarknap til en korrespondance. Man skal ud og søge partner og oprette i systemet, før man kan sende en korrespondance. Det bliver formentlig løst i deres nye myndighedsplatform, som er på vej. Nogle EOJ-systemer har en besvarfunktionalitet, men den virker ikke, hvis sygehusets afsenderlokationsnummer ikke også er modtagerlokationsnummer. MedCom tager problematikken op med leverandørerne på leverandørmøde i april. MedCom kunne godt tænke sig at vide, om alle bruger kvitteringerne på samme måde. Der er både kvitteringer på VANSEnvelope og på selve standarderne. Det er obligatorisk at sende kvittering på VANSEnvelope, men frivilligt på standarderne. KMD har sendt et tilbud ud til kommunerne i Region Hovedstaden om øget overvågning, hvor man kan blive adviseret, hvis man ikke har modtaget kvittering indenfor en aftalt periode. Kommunerne i Region Hovedstaden mødes lige efter påske og skal tale nærmere om det. Merete sender tilbuddet til MedCom til orientering. 5. ERFA-udveksling/evaluering af hjemmepleje-sygehusstandarder, herunder erfaringer fra Region Sjælland I det nordsjællandske område har man lavet en undersøgelse af hjemmeplejesygehuskommunikationen i uge 8. Gitte Femerling har sendt præsentation af undersøgelsen med kort varsel, så der er lidt usikkerhed om konklusionerne. Jeanette fremhævede nogle af konklusionerne fra undersøgelsen. Planen er at gentage undersøgelsen om ca. ½ år. Se i øvrigt præsentation! Der laves en samlet evaluering af kommunikationsaftalen i Region Hovedstaden af et eksternt bureau i slutningen af året eller starten af det nye år. Dette har betydning for, om man skal ændre i de indgåede aftaler mellem regioner og kommuner. a. Status for implementering og anvendelse i de 5 regioner- bordet rundt RSD: Tester på livet løs og forsøger at få hul igennem. Op ad bakke. Har ikke kunnet teste medicinmodulet i testsystemet. Har brugt rigtig lang tid på at fejlrette i testmiljøet, men det er ikke blevet dokumenteret, så nu sidder de og retter de samme fejl i driftssystemet. I Odense Kommune har de fået ny platform på KMD Sag, og der kan man ikke bruge fiktive CPRnumre. Har fået hul igennem til Fredericia Kommune, som ikke har KMD Sag. RH: Alle i drift undtagen Københavns Kommune, som kommer på lige efter påske. Lukker ned for systemet 21/3 og kører konvertering hen over påsken. Rigshospitalet er kommet på og har kørt i drift fra marts måned, og de er rigtig glade for det. Rigshospitalet har landsdelsfunktion og får derfor også borgere fra andre regioner. Det er lidt demotiverende, at kommunerne i andre regioner ringer og siger, at Rigshospitalet ikke behøver at sende noget, i stedet for bare at sige, at det er godt at modtage noget fra hospitalet. Region Hovedstaden 5

oplever færre og færre tekniske fejl. Pia Wisbøl har lavet audit på indhold i meddelelserne. RM: Hospitalsenheden Midt er ikke kommet på endnu. Aarhus Kommune har lige været i udbud med deres system og har valgt CSC. Aarhus Universitetshospital vil ikke gå i gang, før Aarhus Kommune er klar. Det bliver formentlig først til efteråret. Der kører små tests andre steder. Systematic vil ikke teste på Nancy de vil ikke have hende ind i systemet. RS: Er næsten på vej til at være på mangler nogle få kommuner. Har huller i arbejdsgange og kvalitet i meddelelser. RN: Vil gerne have mere og andre områder. Det er dog stadig nyt, implementering, fælles sprog, og hvordan man taler sammen. Det tager tid. b. Erfaringer med meddelelse om færdigbehandling, automatiske eller manuelle arbejdsgange, sammenhæng mellem PAS og EPJ, herunder behov for Annullering MOF Region Nordjylland bruger flere melding om færdigbehandling end andre steder i landet. Umiddelbart ser det ud, som om den bruges som varsling. Man har sat fokus på det i regionen. I Region Hovedstaden blev den automatisk fra i går. Hvis man skal have mulighed for autoannullering, skal der laves en ændring i standarden. MedCom drøfter det med leverandørerne på leverandørmøde i april. c. Borger med midlertidigt ophold i anden kommune. Hvordan kommer vi videre med udfordringen med at sikre informationer? En arbejdsgruppe i Region Hovedstaden kortlægger problematikken løsningsforslag og konsekvenser (Anne Danborg) I sin tid aftalte vi i denne gruppe, at det er bopælskommunens pligt at sikre, at oplysningerne bliver videregivet til midlertidig kommune. Dette sætter man nu spørgsmålstegn ved i Region Hovedstaden. Der er i standarden mulighed for at tilføje CC-adresse, men det kræver at hospitalet vil påtage sig manuelt at registrere dette. Da det er bopælskommunen, der skal betale, vil de kende til borgerens status, og sygehuset vil ikke have ansvar for at holde styr på, hvis patienten har midlertidig adresse. Bopælskommunerne kan lave en teknisk mulighed, hvor de kan videresende til midlertidig kommune. Der er også en problematik med plejehjem, der tilhører én kommune, men hører til en anden kommune. Samme problematik gør sig gældende på private plejehjem. Der bør kigges på en national løsning, for når vi åbner op for det sociale område, arbejdes der med bopælskommune, betalingskommune og handlekommune. Der er også en del sociale institutioner, som ligger i én region, men dækker borgere for hele landet. d. Medicin: Hvilken aftale har vi i nationalt regi vedr. overførsel af cave for lægemidler? v/ Anne Danborg. På kommende møde: Hvordan håndteres medicin, som ikke er omfattet af FMK? Seponering af medicin v/ Karen von Påhlmann. Kvalitetsafdelingen i Region Hovedstaden synes, der er for stor risiko ved at bruge cavefeltet til manuel opdatering, da der er risiko for fejludfyldelse, men hvis man kan lave en automatisk overførsel, er det o.k. Cave-feltet er kun til lægemiddelallergi. Indtil Region Hovedstaden får en løsning med automatisk overførsel, må feltet bare være tomt. Det betyder jo så ikke, at patienten ikke har en cave det skal kommunerne så bare vide. Anne Danborg opfordrer til, at kommunerne i Region Hovedstaden sender en indsigelse til Kvalitetsafdelingen i Region Hovedstaden. Dosisdispensering: Det er et problem med ja/nej-felter. Hvis man ikke udfylder dem, ser det bare ud som nej, men det er det ikke nødvendigvis. Der bør være en ekstra ikke udfyldt. I stedet for at lave en ændring i standarden, kan man få sin leverandør til at lave det, så de ikke 6

sender det med, hvis det ikke er udfyldt. Vi tager emnet omkring medicin, som ikke er på FMK med på næste møde til efteråret. Ligeledes mapning af medicin til udskrivningsrapport. e. Hvordan startes kommunikationen med privathospitalerne, og hvem har elektronisk kommunikation i henhold til sundhedsaftalen som en del af standardkontrakten? Kommunikation med privathospitalerne bør være en del af sundhedsaftalerne. I Region Nordjylland er det allerede en del af sundhedsaftalerne, men regionen har ikke været ude og sætte dem stolen for døren. f. Erfaringer med anvendelse af korrespondancemeddelelsen. Adressering og navngivning på forskellig vis gør det ikke let at finde modtageren. Se afsnit 3. 6. Teknologisk Fremtidssikring MedCom-status og erfaringer fra Odense Kommune efter omlægning af forsendelse/kmd VANS Odense Kommune har været pilot på en ny måde at styre på via KFS-Lan. Det hjælper rigtig meget, men det hjælper kun, når de systemer, der har KMD Sygehusophold også laver løsningen skulle komme i 2. kvartal. Det har noget med hastigheden af kvittering på meddelelser at gøre. Det har været testet, og det der tidligere tog op til 30 min., tager nu kun ca. 5 min. Kommunerne skal aktivt tilmelde sig. Det bliver spændende at høre om erfaringerne på næste møde. 7. Advisudveksling til andre fagsystemer i kommunerne - status og erfaringer fra møde med KOMBIT, VANS mv. om fordeling af adviser den 30. januar 2013 Der har været afholdt fælles arbejdsmøde mellem KOMBIT, VANS m.fl. den 30/1. Der er sendt 3 forslag til løsningsmodeller i ventetiden på beskedfordeler: 1) Kopiering på VANS, 2) Kopiering i KMD Sygehusophold samt 3) Forsendelse via KFS-Lan. Udkast til løsningsmodeller sendes snart til deltagerne. 8. Input fra kommune-sygehusgruppen til kommende leverandørmøde i april 2013 Man vil gerne kunne skrive indlæggelsesrapporten, inden borgeren bliver indlagt. Det vil være svært at håndtere for hvornår skal den så slettes, hvis borgeren alligevel ikke bliver indlagt? 9. Evt. Der kommer nye versioner af guiderne til version 1.0.2, men de kommer ikke ud på papir, før standarderne er ude at køre. Indtil videre vil de kun blive lavet elektronisk. Det overvejes at ophøre med at have onlineversioner af guides, da det er begrænset, hvor meget det bruges. Hvis man i øvrigt har kommentarer til guiderne, vil MedCom rigtig gerne høre om det, så vi kan få det rettet. MedCom forestiller sig nyt møde i denne gruppe til september. 7