Projekt udbredelse af tolkebistand via videokonference i Region Syddanmark Baggrund Der bruges mange ressourcer på sygehusafdelinger til bestilling, ændring og aflysning af tolkeservice. Desuden kan det i akutte situationer ofte være umuligt at få adgang til tolkeservice. I foråret 2008 blev der gennemført pilotprojekt med tolkebistand via videokonference med 3 afdelinger på Odense Universitetshospital (OUH) samt en afdeling på Kolding Sygehus. Evalueringen af projektet viste en forbedret faglig tolkning, stor tilfredshed hos patient og sundhedsfagligt personale. En MTV af projektet viste desuden grundlag for en økonomisk gevinst over en 5 årig periode. Ved anvendelse af videokonferenceudstyr til tolkning har det vist sig, at der spares tid hos personalet og tolkens transport til og fra deres konsultationer ophører, og dermed kan tolkenes tid udnyttes bedre. På baggrund af de gode resultater og efter indstilling fra sygehusledelsen på OUH godkendte Sygehusledelseskredsen i Region Syddanmark på møde den 30. september 2008 en bevilling på 800.000 kr. til etablering af et tolkecenter på OUH med anvendelse af videokonference. I foråret 2009 blev der nedsat en regional styregruppe til implementering af tolkecentret samt udbredelse af videokonferenceudstyr til afdelingerne. Sideløbende er der på nationalt plan bevilget 42 mio. kr. fra ABT puljen (Arbejdskrafts Besparende Teknologi) til implementering af tolkebistand via videokonference til alle sygehusene samt pilotprojekter med kommunerne og praksis. MedCom har fået til opgave at stå for implementeringen på nationalt plan, herunder at få etableret det tekniske knudepunkt og nødvendige netværksforbindelser på Sundhedsdatanettet. Region Syddanmark deltager i MedComs nationale projekt, og har hertil udarbejdet en regional projektbeskrivelse for implementeringen af projekt Tolkning via videokonference. Formål med projektet Det overordnede formål med projektet Tolkebistand via videokonference er at få udbredt videokonferenceudstyr til relevante sygehusafdelinger i regionen, således, at de tekniske forudsætninger for ibrugtagning af tolkebistand via videokonference er til stede at implementere anvendelsen af videokonference ved behov for tolkebistand at sikre tilgængelighed af tolkebistand i regionen Mål At teletolkning anvendes på relevante sygehusafdelinger med patientkontakt i Region Syddanmark ved projektets ophør i december 2012.
Leverance At alle relevante sygehusafdelinger i Region Syddanmark har fået installeret videokonferenceudstyr og anvender dette til bl.a. tolkebistand. At alt relevant personale er oplært i anvendelsen af videokonferenceudstyret. Succeskriterie At 90 % af relevant anvendt tolkebistand på sygehusene i Region Syddanmark er gennemført via videokonference ved udgangen af 2012. Tidsplan Medio 2009 2012. Udbredelsen / implementeringen vil foregå i flere tempi, dels på grund af den tekniske infrastruktur og dels på grund af kontraktlige bundne aftaler med forskellige tolkeudbydere i regionen. Anvendelse Videokonference kan anvendes til: Planlagte samtaler Eksempelvis planlagte ambulante kontroller Akutte situationer Eksempelvis ved fødsler eller akut opstået behov for behandling på skadestue Indlagte patienter F.eks. ved akutte indlæggelser samt ved daglige stuegangssamtaler Etniske minoriteters møde med sygehusvæsenet i forbindelse med laboratorieundersøgelser, røntgenundersøgelser Dette må forventes at give et kvalitetsløft i forhold til i dag, hvor der ikke bestilles tolk til disse undersøgelser. Arbejdsgange: Afhængig af måden at booke teletolk på vil arbejdsgangen omkring dette evt. blive ændret. Afdelingerne skal selv udarbejde de bedste arbejdsgange omkring brug af teletolkning. Bookingsystem Der skal udvikles et bookingsystem til tolkecenteret, som skal pilottestes i 2010. Side 2 af 10
Projektorganisation Regional styregruppe Regionalt tolkecenter Regional projektgruppe Regional teknikgruppe Lokal OUH implementeringsgruppe Lokal SHS implementeringsgruppe Lokal SVS implementeringsgruppe Lokal SLB implementeringsgruppe Psykiatri RS Implementeringsgruppe Regional styregruppe Medlemmerne repræsenterer Sundhedsstaben, Region Syddanmark: fuldmægtig Tove Charlotte Nielsen Sygehusledelserne i RS: direktør Peder Jest, formand Psykiatristaben: afdelingschef: Lars Rahbek Telemedicinsk enhed, OUH: projektkoordinator Claus D. Pedersen Sygehus Sønderjylland: projekt koordinator Joan Granerud. Sydvestjysk sygehus: oversygeplejerske Jette Nygaard Sygehus Lillebælt: økonomichef Christian V. Lund 1 observatør fra MedCom: Lone Høiberg IT projektafdelingen, OUH: regional projektleder Eva Lund IT kunderelationer, Region Syddanmark: regional teknisk projektleder: Keivan Bagchei Regional projektgruppe IT projektafdelingen, OUH regional projektleder Eva Lund Sundhedsstaben: fuldmægtig Tove Charlotte Nielsen, Afd. for Kommunesamarbejde Lokale projektledere fra hhv. Sygehus Sønderjylland: projektkoordinator Joan Granerud Sydvestjysk sygehus: IT chef Eli Krogsholm OUH: IT projektleder Lisbeth Jørgensen Sygehus Lillebælt: oversygeplejerske Mona Nederby Larsen Psykiatri: projektleder Michal Jacobsen En praksiskoordinator, medlemsnavn tilføjes Side 3 af 10
Regional teknikgruppe: Sammensættes ved behov med følgende repræsentation: Projektleder Keivan Bagchei, IT kunderelationer, Region Syddanmark Bo Bang Larsen, IT afdelingen, Region Syddanmark Eva Lund, IT projektafdelingen, OUH Jack H. Nielsen, Psykiatristaben Repræsentanter fra sygehusområderne: Sygehus Lillebælt. Sydvestjysk sygehus. Sygehus Sønderjylland. Peder Illum, observatør fra SDSD Der vil ved implementering på hvert sygehus være brug for at organisere en lokal projektgruppe, med repræsentation af den regionale projektgruppe. Lokale projektgruppe (pr. sygehusenhed) Der udpeges en lokal projektleder. Denne har bemyndigelse til at forestå projektets daglige drift på vegne af den regionale styregruppe/projektgruppe og inden for rammerne som styregruppen har udstukket. Projektlederens primære ansvar er at sikre, at projektet producerer det krævede produkt af den krævede kvalitetsstandard og indenfor de angivne tids og omkostningsbegrænsninger. Projektlederen har ansvaret for at nedsætte en lokal projektgruppe, som bør bestå af repr. fra den regionale projektgruppe, lokal it afdeling, leverandør, ledelse og sundhedsfaglige brugere inden for det område, hvor projektet implementeres. Specifikke ansvarsområder Påtage sig ansvaret for fremdriften i projektet lokalt. Planlægge og overvåge projektet Lede og motivere projektteam Styre risici, herunder udvikling af nødplaner Samarbejde med evt. leverandører og kundeansvarlige samt regionale projektgruppe. Være ansvarlig for projektadministration Samarbejde med region for at sikre projektets overordnede retning Forberede og rapportere Forberede anbefaling af opfølgningsaktiviteter Forberede projektafslutningsrapport Forberede projekt fase og om nødvendigt afvigelsesplan i samarbejde med den regionale projektgruppe Interessenter Sundhedsstaben, IT staben, indkøbsafdelingen MedCom Tolkebureau Sygehusledelserne, afdelingsledelserne, Kommuner Praktiserende læger Klinikere Tekniske leverandører Side 4 af 10
Teknisk løsning Videokonferenceudstyret der bruges, skal kunne kobles op på den tekniske løsning, der er valgt i regionen. MedCom har ansvaret for teknologianskaffelser vedrørende etablering af nationalt knudepunkt for sikker videotrafik i sundhedssektoren, herunder redundant videogatekeeper, sundhedsdatanet routere og centralt videonummerkatalog. I fase 1 etableres et tolkecenter på Odense Universitetshospital med 3 tolkestationer. Tolkecentret blev indviet 2. juni 2009. Der er i første omgang tilknyttet 2 sprog: arabisk og bosnisk. Centret vil i løbet af efteråret blive udvidet med yderligere 2 sprog. Tidsplan. Se bilag 2. Økonomi: Se bilag 1. I alt kalkuleres med en samlet udgift på ca. 6.850.000 kr. fordelt med 3,5 mio. kr. i 2009, 2,4 mio.kr i 2010 og 0,9 mio. kr. i 2011 2 mio. kr. tilføres fra den nationale pulje til opgradering af regionens net samt anskaffelse af videokonferendeudstyr. Beløbet overføres i henhold til Samarbejdsaftalerne med MedCom med 1.125.000 kr. til implementering + 500.000 kr. til teknik i 2009. De resterende 375.000 kr. udbetales ved projektets afslutning 2012. Herudover er der i sept. 2008 bevilget 800.000 kr. fra sundhedsstabens centrale puljer til etablering af tolkecentret. Samlet mangler der således finansiering til anskaffelse af videokonferenceudstyr med i alt ca. 2,75 mio. kr. samt til implementering, uddannelse m.v. med i alt ca. 1,25 mio. kr. Kommunikationsstrategi Kick off møde for de lokale projektledere hvor der informeres om projektet, og herefter jævnlig møder med projektlederne for opfølgning og problemløsning. Udsendelse af nyhedsbreve ved hver milepæl til sygehusledelserne / afdelingsledelserne Indlæg i relevante personaleblade regionale og lokale. Evaluering: Der foretages en driftsevaluering med fokus på Udeblivelser Afbud Udnyttelsesgrad Samt en økonomisk opfølgning. Side 5 af 10
Bilag 1. Budget for etablering af regional tolkeløsning Etabalering af regionalt tolkecenter Samlet Bevilling ( )Mang lende bevilling / Faktisk Antal Pris omkostning 2009 (+)bevillingsoverskud forbrug kr. kr. kr. kr. kr Mer( )/ mindre forbrug(+) Total 2.317.477 1.476.000 841.477 925.835 550.165 Fase 1 2009 1.247.477 1.048.000 199.477 925.835 122.165 Bassis infrastruktur, call manager, udstyr til pilotafdelinger o.l. i henhold til tilbud fra Netdesign 1 927.477 927.477 1.048.000 599.664 Etablering af lokaler 1 210.000 210.000 188.362 Serviceaftale Tolke systemer 4 15.000 60.000 45.988 Pc, telefon ol. 5 10.000 50.000 23.164 Diverse 68.658 Fase 2 2010 285.000 214.000 71.000 0 214.000 Licencer Call Manager 1 50.000 50.000 Leverandør support 1 120.000 120.000 Serviceaftale Tolke systemer 6 15.000 90.000 Diverse drift 25.000 Fase 3 2011 785.000 214.000 571.000 0 214.000 Licencer Call Manager 1 50.000 50.000 Leverandør support 1 120.000 120.000 Serviceaftale Tolke systemer 6 15.000 90.000 Videre udvikling 500.000 Diverse drift 25.000 * OUH ønskede ikke at beholde mindreudgiften på 122.165 kr., hvorfor denne er modregnet i de faktiske udgifter til udbredelsesprojektets projektlederløn. Skulle rettelig have haft overført 1.052.000 kr. til dækning af faktiske udgifter til udbredelsesprojektet. Reguleres i 2010 i forbindelse med overførsel fra central bevilling.
Udbredelse af videtolkning Antal Pris Samlet budgetteret omkostning Bevilling 2009 ( )Mang lende bevilling / Faktisk (+)bevillingsoverskud forbrug Mer( )/ mindre forbrug(+) Total 5.300.000 5.907.385 607.385 937.450 187.550 Total central/regional 2.475.000 2.617.385 517.385 385.450 739.550 Total sygehusenes udg. 2.825.000 3.290.000 465.000 552.000 552.000 Fase 1 2009 1.625.000 1.125.000 500.000 937.450 187.550 Region overføres til 2010 Central pulje 500.000 1.125.000 625.000 385.450 739.550 Implementeringsomkostninger, konsulent bistand, projektleder o.l. 1 500.000 500.000 0 378.000 ** møder, lokaler, forplejning 7.450 Sygehusenes andel * 1.125.000 0 1.125.000 552.000 552.000 Videokonference udstyr til øvrige relavante afd 45 25.000 1.125.000 0 1.125.000 552.000 552.000 OUH/Svendborg 0 552.000 *** ** bem.: mindreforbrug fra bevilling til tolkecentret på 122.165 kr. er modregnet i overførslen til 2009. Udlignes i 2010. *** bem.: bevilling til anskaffelse af udstyr på 552000 kr er i 2009 finansieret via den regionale bevilling til udbredelse, idet bevilling fra 60 mio.kr.s puljen ikke er overført til OUH i 2009 men først overføres i 2010. Bliver udlignet i 2010. Fase 2 2010 2.925.000 4.407.385 1.482.385 0 0 Central pulje 1.225.000 1.117.385 107.615 0 Fælles implementeringsomkostninger, uddannelse, projektledelse o.l 1 500.000 500.000 1.117.385 Pilotprojekt i forhold til praksis 1 75.000 75.000 0 Tolke omkostninger under opstart (ny) 1 500.000 500.000 0 Diverse 1 150.000 150.000 0 Side 7 af 10
Sygehusenes andel * 1.700.000 3.290.000 1.590.000 0 Videokonference udstyr afd. 65 25.000 1.625.000 0 0 OUH/Svendborg 1.328.000 Sygehus Lillebælt 920.000 Sygehus Sønderjylland 482.000 Sydvestjysk Sygehus 560.000 Diverse 1 75.000 75.000 Fase 3 2011 12 750.000 375.000 375.000 Central pulje 750.000 375.000 Regional projektledelse 500.000 500.000 0 Pilotprojekt i forhold til kommuner 1 250.000 250.000 0 0 Samlet omkostning RS 7.617.477 7.383.385 234.092 1.863.285 737.715 * anskaffelse af tolkeudstyr finansieres via 60 mio. kr. puljen tilføres sygehusene direkte. Regnskabsbemærkning 2009 Udgifterne i 2009 på i alt 1977738 kr. finansieres dels via bevilling til etaberling af tolkecenter på 1.048.000 og dels via tilførte midler fra MedCom samarbejdsaftalen med 1.125.000 i alt 2.173.000 afvigelse +mindreforbrug/ merforbrug 309.715 Resterende bevilling fra MedCom på 875.000 søges først overført i 2010 med 500.000 kr. og i 2012 med 375.000 kr. Øvrige bevillingsbehov søges inddækket via puljen til videokonferendeudstyr, hvor der er afsat i alt 11 mio. kr. heraf er de 4 mio. kr. oprindeligt søgt til teletolkeprojektet. Budget 2010: central pulje: bevilling fra MedCom på 500.000 kr. søges overført i 2010. Tilbagebetaling af finansiering af udstyr OUH 552.000 kr. Mindreforbrug 2009 overføres til 2010 med 187.550 kr., modregnet mindre overførsel til OUH i 2009 på 122.165 kr. (teknikalitet) Budget 2009: bevilling fra MedCom 375.000 kr. Side 8 af 10
Implementeringsplan Projekt Teletolkning i Region Syddanmark 2010 2011 / 1 Bilag 2. Teletolkning i Regionsyddanmark 2010 2011 Opgaver /milepæle Januar Februar Marts April Maj Juni/juli August September Oktober November December Januar Februar Marts April Maj Juni/juli August September Oktober November December ORGANISATORISK / ADMINISTRATIVT Overordndet Projektbeskrivelse Ansøgning til RS abt pulje Afklaring på Regionalt tolkecenter Oktober SYGEHUSE Udpegning af lokale projektgrupper Udarbejdelse af lokal projektbeskrivelse med milepælsplan X IMPLEMENTERING : OUH X X X X X X X X Sygehus Lillebælt X X X X X X X X X X Sydvestjysk Sygehus X X X X X X X X X X Syge Sønderjylland X X X X X X X X X X Psykiatrien X X X X X X X X X X Projektmøder Marts Juni August November Januar Maj August November Side 9 af 10
Implementeringsplan Projekt Teletolkning i Region Syddanmark 2010 2011 / 2 Teletolkning i 2010 2011 Regionsyddanmark Opgaver /milepæle Januar Februar Marts April Maj Juni/juli August September Oktober November December Januar Februar Marts April Maj Juni/juli August September Oktober November December TEKNIK Afklaring af bookingsystem X X Afprøvning af bookingsystem Afklaring af teknisk status på sygehusene Januar Afklaring/afprøvning af løsning for trådløse forb. Afklaring af afregningssystem X X X ØVRIGE Opstart pilotprojekt almen praksis Opstart pilotprojekt med kommune(er) Odense Kommune Kolding Kommune X X Evaluering December Side 10 af 10