ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 30. juni 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 23. juni 2016 kl. 16.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Åben del Sag 8816 Godkendelse af referat Sag 8817 Revisionsprotokol Sag 8818 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8819 Udlejningsforhold Sag 8820 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8821 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8822 Styringsdialog 2016 Sag 8823 Afdelingens budgetter 2016/17 Sag 8824 Bemyndigelse for juli måned 2016 Sag 8825 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8826 Orientering fra administrationen Sag 8827 Kredsudvalget Sag 8828 Fritidsudvalget Sag 8829 BL orientering Sag 8830 Eventuelt Sag 8831 Næste møde Sag 8832 Øvrige datoer Lukket del Sag 8833 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8816 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 26. maj 2016 er udsendt via mail den 2. juni 2016. 8817 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2016 vedrørende regnskabet for 2014/15, siderne 640 652 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2016. 8818 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 9. juni 2016 Orienteringsmail af 9. juni 2016 til afdelingsbestyrelsesformanden vedrørende afdelingsbestyrelsesformandsmøde onsdag den 7. september 2016. Invitation til Jan Vinsløv 25-års jubilæum fredag den 8. juli 2016. 8819 Udlejningsforhold E-sag Ingen sager til behandling. 2
8820 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 02 Højgårdsparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 02 Højgårdsparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 13. april 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med b. Afdeling 04 Hyrdeparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 04 Hyrdeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 11. maj 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med c. Afdeling 13 Stationsparken 1 Husorden B-sag Husorden for afdeling 13 Stationsparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 19. april 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med d. Afdeling 18 Kildeparken 1 Husorden B-sag Husorden for afdeling 18 Kildeparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 25. april 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med e. Afdeling 24 Pileparken 7 Husorden B-sag Husorden for afdeling 24 Pileparken 7 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 9. maj 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med 3
f. Afdeling 26 Toftegården Husorden B-sag Husorden for afdeling 26 Toftegården med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 30. maj 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med g. Afdeling 27 Vadgårdsparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 27 Vadgårdsparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 28. april 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med h. Afdeling 32 Kildeparken 4 Husorden B-sag Husorden for afdeling 32 Kildeparken 4 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 3. maj 2016 udsendtes med dagsorden til bestyrelsen med i. Afdeling 33 Egeparken 2 Husorden B-sag Husorden for afdeling 33 Egeparken 2 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 23. april 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med j. Afdeling 37 Skoleparken 2 Råderetskatalog B-sag Råderetskatalog for afdeling 37 Skoleparken 2 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 19. maj 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. 4
k. Afdeling 40 Buddinge Mølle - Husorden B-sag Husorden for afdeling 40 Buddinge Mølle med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 20. april 2016 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringer var markeret i margen. B-sag l. Afdeling 05 Pileparken 1 Haver og altantrapper til lejligheder i stueetagen Med henvisning til behandling på Organisationsbestyrelsens møde den 26. maj 2016 blev det besluttet, at administrationen skulle genberegne prisen og kontakte afdelingsbestyrelsen for en dialog om løsningsmuligheder herunder om eventuel afholdelse af et ekstraordinært afdelingsmøde. Priserne er siden blevet genberegnet, og der var ingen ændringer. Det har samtidigt vist sig, at 14 lejere er interesserede. Afdelingsbestyrelsen har behandlet sagen, og besluttet at lade havene etableres under almindelig råderet, således at kun altantrapperne m.v. udføres under kollektiv råderet. Prissætningen ser således ud: Punktfundamenter Ståltrapper Ny altandør Altantrappe i alt 18.150 kr. 20.350 kr. 15.500 kr. 55.000 kr. Dette medfører et 15 årigt huslejetillæg på 421 kr./måned Huslejeniveauet gennem de kommende år for de forskellige lejemål vil således udgøre: Beskrivelse Løbetid Gælder fra Kr./m 2 /år Husleje/md Husleje/md 85,5 m 2 66,5 m 2 Nuværende husleje 917 kr. 6.559 kr. 5.095 kr. inkl. badeværelsesrenovering Tillægsydelse for lån til 15 år 2016 13 kr. 98 kr. 76 kr. hoveddøre Tillægsydelse for lån til 30 år 2022 56 kr. 397 kr. 278 kr. facadeisolering, vinduer og tag Pt kendte lejeydelser ekskl. 987 kr. 7.057 kr. 5.480 kr. kollektiv råderet Kollektiv råderet Kr./md. Tillægsydelse for lån til 15 år 2015 654 kr. 654 kr. 654 kr. køkken til ca. 70.000 kr. Tillægsydelse til altan- 15 år 2016 421kr. 421 kr. 421 kr. trapper til ca. 55.000 kr. 5
Månedlig husleje 8.132 kr. 6.555 kr. Årlig husleje pr. m 2 1.141 kr. 1.183 kr. Organisationsbestyrelsen bedes forholde sig til om huslejeniveauet efter kollektiv råderet til altantrapper i stueetagen bliver for højt eller godkende afdelingsbestyrelsens indstilling. Afdelingsbestyrelsens indstilling om at lade haverne etablere under almindelig råderet, således at kun altantrapperne m.v. udføres under kollektiv råderet godkendtes. l. Ny antennelov B-sag Der er vedtaget ny antennelov jf. udsendte BL informerer og lovtekst. Herudover udsendtes med dagsordenen oversigt over antenneanlæg. Der henvises til teksten i BL informerer: I efterfølgende bekendtgørelser kan der fastsættes nærmere bestemmelser i forhold til indgåede kontrakter med leverandører, forholdene i sløjfeanlæg mm. Indholdet af disse mulige bestemmelser kendes endnu ikke. På mødet var der være en dialog herom og en afklaring af det videre arbejde. Der var enighed om at nedsætte et ad hoc udvalg bestående af Henning Juul Hovmand, en inspektør, Ryno Scheil, Lars Ulrik Hansen og Kjell Hansen. Udvalget fremkommer med et oplæg til Organisationsbestyrelsens møde den 25. august 2016, som også kan fremlægges på afdelingsbestyrelsesformandsmødet den 7. september 2016. 8821 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 6
8822 Styringsdialog 2016 E-sag Styringsdialogmødet blev afholdt den 13. juni 2016 (dagsordenen herfor udsendtes med dagsordenen). På mødet var der en kort orientering om punkterne. Referat og aftale afventer. Det var et rigtig godt og konstruktivt møde, hvor også kommunaldirektøren deltager fremover. 8823 Afdelingens budgetter 2016/17 B-sag I april og maj måned 2016 er der på de ordinære (obligatoriske) afdelingsmøder sket behandling af afdelingens budgetter for 2016/17 (pr. 01.10.2016 30.09.2017). Oversigt med angivelse af dato for afdelingsmøder, godkendelsesforhold samt lejereguleringsprocent og oversigt over gældende etage m² pris pr. 01.10.2016 udsendtes med dagsordenen. Der er ikke valgt afdelingsbestyrelse i: Afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution Afdeling 40 Buddinge Mølle Organisationsbestyrelsen er derfor afdelingsbestyrelse i disse tilfælde. Der har i henhold til gældende vedtægter været afholdt afdelingsmøde i afdeling 40 Buddinge Mølle. På afdelingsmødet for afdeling 40 Buddinge Mølle, foretoges godkendelse af budgettet. Alle afdelingsbudgetter er godkendt på de respektive afdelingsmøder, og eneste ikke godkendte afdelingsbudget er således budgettet for afdelingen 34 Stationsparkens Børneinstitution. 7
Det indstilles således, at * budgetforslag 2016/17 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution godkendes samt * at øvrige afdelingsbudgetter som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2016 ligeledes godkendes. Indstilling om godkendelse af budgetforslag 2016/17 for afdeling 34 Stationsparkens Børneinstitution fulgtes. Endvidere fulgtes indstillingen om godkendelse af budgetter for 2016/17 for selskabets øvrige afdelinger, således som vedtaget på ordinære obligatoriske afdelingsmøder i april/maj 2016. 8824 Bemyndigelse for juli måned 2016 B-sag Der afholdes ikke bestyrelsesmøde i juli måned 2016, og under henvisning hertil anmodes der om bemyndigelse til formand og næstformand til at træffe beslutninger for selskabet i juli måned 2016. Bemyndigelse blev givet. 8825 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til orientering på Organisationsbestyrelsens møde den 26. maj 2016. Status på projektarbejdet fremgår af udsendte referat fra byggeudvalgsmødet den 8. juni 2016. Som det fremgår, har der været arbejdet med forberedelse af fokusgruppemøderne omkring indretning af boligtyper og udearealer den 15. juni 2016. Disse møder har været afholdt, og det var nogle rigtige konstruktive og positive møder. På mødet blev der givet en kort orientering om mødernes forløb og indhold. Der udsendes nyhedsbrev inden sommerferien. 8
Status på den kommunale sagsbehandling, fremgår ligeledes af referatet. Der henvises endvidere til punktet under orientering fra administrationen omkring kommunens principper for etablering og renovering af støttet byggeri. Dette betyder, at den principielle godkendelse af nybyggeriet vil blive forelagt på Økonomiudvalgsmødet i august 2016. Rådgiverne vil henover sommeren arbejde videre med projektet, med de input de har fået fra fokusgrupperne og fra dialogen med kommunen. Herudover er rådgiverne ved at inddrage en entreprenør i dialogen omkring projektet for at få kvalificeret dette. 8826 Orientering fra administrationen O-sag a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 7. september 2016 Invitation til afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 7. september 2016 er udsendt via mail den 9. juni 2016 med opfordring om forslag til yderligere punkter og med tilmeldingsfrist senest onsdag den 24. august 2016. På mødet deltager en oplægsholder fra BL omkring ny antennelov. b. Boligbladet Boligbladet juni 2016 udsendtes med dagsordenen. På mødet var der en positiv tilbagemelding omkring bladets indhold m.v. c. Gladsaxe Kommune principper for etablering og renovering af støttet byggeri Byrådet har på deres møde den 15. juni 2016 behandlet punktet (udsendtes med dagsordenen). På mødet var der en nærmere orientering herom. 9
8827 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 6. juni 2016. Referat herfra udsendes når det foreligger. På mødet blev målsætninger for beboerdemokratiet behandlet og dette arbejde inddrages i afdelingsbestyrelseskonferencen den 29. oktober 2016. Næste ordinære møde afholdes den 28. september 2016. 8828 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 23. maj 2016. Referat herfra er udsendt via mail 2. juni 2016. Næste møde i udvalget afholdes den 21. juni 2016. 8829 BL orientering E-sag BL-cirkulærer Udsendt den 19. maj 2016 via mail * BL informerer nr. 25 af den 18. maj 2016 vedrørende Ændrede regler for støtte til solceller. Udsendt den 7. juni 2016 via mail * BL informerer nr. 29 af den 6. juni 2016 vedrørende Frit valg på TV-området Udleveret den 23. juni på mødet * BL informerer nr. 32 af den 21 juni 2016 vedrørende Seneste om ny postlov Ikke udsendt * BL informerer nr. 26 af den 23. maj 2016 vedrørende Ejendomsfunktionærernes ansættelsesforhold og kørsel i egen bil * BL informerer nr. 27 af den 23. maj 2016 vedrørende Danmarks Statistik nøgletal på boligområder 2016 10
* BL informerer nr. 28 af den 24. maj 2016 vedrørende Ledende ejendomsfunktionær og vagtordning/udkald * BL informerer nr. 30 af den 13. juni 2016 vedrørende Almene boligdage 2017 Vi udvikler velfærdssamfundet * BL informerer nr. 31 af den 20. juni 2016 vedrørende Indbydelse til forvaltningskonference 2016 BL-politik Udsendt den 6. juni 2016 via mail * BL-politik nr. 14 Efter gymnasiereform: BL vil have styrket folkeskolen Udsendt den 9. juni 2016 via mail * BL-politik nr. 15 Planlov bevarer reglen om 25 procent almene boliger 8830 Eventuelt O-sag Fra administrationen var der en kort orientering om ansættelse af ny IT-elev og maling af kontorerne hen over sommeren. Herudover var der en kort dialog om Landsbyggefonden (LBF) organisatoriske struktur. 11
8831 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 25. august 2016 kl. 17.00. Til efterretning med afbud fra Kjell Hansen. 8832 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 23. juni 2016 udsendes den 16. juni 2016. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 23. juni 2016 udsendes den 30. juni 2016 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 7. juli 2016. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 8. juli 2016. 12
Lukket del 8833 Eventuelle sager til behandling Ingen sager til behandling. 13
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 14