BBR-tilsynsrapport for Assens Kommune

BBR-tilsynsrapport for Assens Kommune Erhvervs- og Byggestyrelsen 22. december 2008, j.nr. 00/00540

BBR-tilsynsrapport for Assens kommune Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Assens kommune... 1 Indholdsfortegnelse... 1 1 Resumé... 2 2 Indledning og formål med tilsyn... 3 3 Datakvalitet... 4 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data... 4 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR... 4 3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort... 5 3.1.3 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner... 5 3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft... 6 4 Administration... 7 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven... 7 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 7 4.2 Organisation og motivation... 7 4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning... 8 4.2.3 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 8 4.3 Sagsbehandling... 8 4.3.1 BBR ajourføringsprocessen... 8 4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 9 4.3.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen... 9 4.3.6 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 9 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne... 10 4.4.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger... 10 1

1 Resumé Erhvervs- og Byggestyrelsen har gennemgået Assens Kommunes BBRdata og har konstateret meget få uoverensstemmelser ved de logiske kontroller i registret. Kommunen har dermed foretaget rettelse af de påviste uoverensstemmelser, der blev udsendt i juni måned. På kontroltidspunktet havde Assens Kommune 7.531 enfamiliehuse uden kælder og i 406 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 5,3 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er meget højt og over det gennemsnitlige antal fejl for alle landets kommuner. Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Assens Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og retter dem, der skyldes fejl i BBR. Det konkluderes på denne baggrund, at kvaliteten af kommunens BBRdata ikke er på et tilstrækkeligt højt niveau og, at datakvaliteten ligger under landsgennemsnittet. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at BBR-registerføreren eventuelt sammen med en GIS-medarbejder fremover foretager den type analyser, der blev fremvist på tilsynsbesøget. Generelt anbefales det, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. Administrativt anbefales det at Assens Kommune arbejder hen imod at indføre elektroniske kontrolrutiner af BBR-registreringerne med særligt henblik på at sikre løbende sagsorienteret ajourføring af registret. Rutinerne kan indføres i det elektroniske journalsystem og/eller i det elektroniske byggesagsstyringssystem. På den måde sikres det, at alle sagsbehandlere i byggesagsafdelingen vedligeholder ajourføringerne i registret på en ensartet måde med en ensartet frekvens. 2

2 Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Assens Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Erhvervs- og Byggestyrelsen aflagde som tilsynsmyndighed på BBRområdet et tilsynsbesøg i Assens Kommune den 4. november 2008. Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Erhvervs- og Byggestyrelsen har haft dialog med kommunen om at skabe et overblik over BBR-opgaveløsningen i kommunen, for at vurdere mulighederne for at forbedre den aktuelle administration af og datakvalitet i BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen har ved dette tilsyn valgt at fokusere på kontol af oplysninger i BBR, som giver et billede af datakvaliteten i kommunes BBR-data. Der er imidlertid ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Tilsynet omfattede herudover en gennemgang af kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder hvorledes kommunen sikrer rettidig indberetning af alle byggesager. Som tilsynsførende myndighed afgiver Erhvervs- og Byggestyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. Erhvervs- og Byggestyrelsen gør rede for en række kommunale incitamenter til at øge opmærksomheden på BBRopgaven. Erhvervs- og Byggestyrelsens bemærkninger tager udgangspunkt i dataanalyser og samtaler om opgaveløsningen ved Erhvervs- og Byggestyrelsens tilsynsbesøg i kommunen. 3

3 Datakvalitet 3.1 Kvalitetskontrol af BBR data Erhvervs- og Byggestyrelsen har i forbindelse med tilsynet i Assens Kommune udført en række kvalitetskontroller af Assens Kommunes BBRdata. Der er dels udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet, i form af interne valideringer. Herudover er der udført en sammenligning af de registrerede arealer i BBR og det tekniske bygningskort, samt en sammenligning af varmeplaner og de registrerede varmeoplysninger i BBR. Resultaterne af analyserne og de bagvedliggende metoder er gennemgået med kommunen på tilsynsbesøget, og fejllisterne er blevet sendt til kommunen umiddelbart efter besøget i kommunen. 3.1.1 Kontrol af logiske sammenhænge i BBR Fejllisterne for de 88 logiske kontroller blev udsendt i juni måned 2008 til alle kommuner. Det betyder at Assens Kommune har haft tre måneder til at rette de påviste uoverensstemmelser. Der er ved tilsynsbesøget taget udgangspunkt i de fejl, der blev fundet på tidspunktet for tilsynet, og dermed ikke de fejllister, der blev udsendt i juni 2008. Ved de generelle logiske registerkontroller har Erhvervs- og Byggestyrelsen konstateret nogle uoverensstemmelser. Der er et større antal fejl i sammenhængen imellem afløbsforholdene på ejendommen og de registrerede afløbsforhold på bygningerne, samt enkelte fejl i visse af de andre kontroller. Kommunen har rettet størstedelen af de påviste uoverensstemmelser, der blev udsendt i juni måned 2008. Assens Kommune foretager ikke selv interne valideringer af kommunens BBR-data. Erhvervs- og Byggestyrelsen har også kontrolleret sammenhængen imellem visse arealer på enfamiliehuse uden kælder i Assens Kommune. Sammenhængen er kontrolleret med udgangspunkt i arealligningen, der beskriver en matematisk sammenhæng imellem bygningens arealer i BBR. Arealligningen er beskrevet i afsnit 5.1.1 i BBR instruksen. På kontroltidspunktet havde Assens Kommune 7.531 enfamiliehuse uden kælder og i 406 tilfælde var der fejl i arealsammenhængene. Det vil sige, at 5,3 % af enfamiliehusene uden kælder er registreret i BBR med fejl i ét eller flere af arealerne. Dette resultat er meget højt og over det gennemsnitlige antal fejl for alle landets kommuner. 4

3.1.2 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og kommunens bygningskort Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet det bebyggede areal i BBR med bygningsarealet i Assens Kommunes tekniske kort. Analysen bygger på data fra Assens Kommunes tekniske bygningskort, matrikelkortet, matrikelregistret, og BBR. En uoverensstemmelse kan skyldes fejl i en af kilderne, men kommunens mulighed for at korrigere fejl er begrænset til det tekniske bygningskort og BBR. Ved analysen udregnes arealet af bygningskortet per matrikel og sammenlignes med det registrerede bebyggede areal i BBR. Analysen foretages kun for bygninger med et bebygget areal mindre end 300 m², så mere komplekse bygninger medtages ikke. Der korrigeres for arealet af bygningernes tagudhæng, og der er indlagt en stor generel fejlmargen. I alt vurderes 947 ejendomme, at have så store afvigelser imellem BBR arealet og arealet i det tekniske kort, at det overskrider metodens måleusikkerhed. Fejlene indikerer, at der er et betydeligt antal fejl i BBR, bygningskortet, eller matrikelkortet. Kommunen foretager ikke selv denne type sammenlignende analyse af BBR-data og bygningskort. Assens Kommune er på tilsynsbesøget blevet gjort opmærksom på at en kogebog til udførelse af analysen i MapInfo er tilgængelig på www.bbr.dk. 3.1.3 Kontrol af sammenhænge mellem BBR og forsyningsplaner Erhvervs- og Byggestyrelsen har sammenlignet Assens Kommunes varmeplaner og de registrerede varmeoplysninger i BBR. På den baggrund er der fundet 88 uoverensstemmelser imellem fjernvarmeoplande og BBR, samt 225 uoverensstemmelser imellem naturgas oplandene og BBR. Det er ikke muligt for Erhvervs- og Byggestyrelsen at vurdere om uoverensstemmelserne skyldes fejl i BBR, eller fejl i varmeplanerne. På tilsynsbesøget gjorde Assens Kommune opmærksom på, at en del af fejlene kan skyldes, at der ikke ved sammenligningen er taget hensyn til eventuel tilslutningspligt. Erhvervs- og Byggestyrelsen har sendt listerne med uoverensstemmelser til Assens Kommune til gennemgang. 5

3.2 Anbefalinger til datakvalitetsløft Erhvervs- og Byggestyrelsen forventer, at Assens Kommune forholder sig til de udpegede uoverensstemmelser og fejl, og retter dem, der skyldes fejl i BBR. I forhold til de 947 ejendomme, der har betydelige arealafvigelser mellem det bebyggede areal i BBR og kortbygningsarealet, foreslår Erhvervs- og Byggestyrelsen, at kommunen sammenligner oplysninger om ejendommen i kommunens byggesagsarkiv med et nyere luftfoto, og på den baggrund fastslår om der er tale om en fejlregistrering i BBR, eller om der kan være grund til at formode, at ejer ikke har afgivet korrekte og tidstro oplysninger. Hvis det sidste er tilfældet, bør kommunen kontakte ejer med henblik på at få bragt uoverensstemmelsen i orden. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at BBR-registerføreren eventuelt sammen med en GIS-medarbejder fremover foretager den type analyser der blev fremvist på tilsynsbesøget. Generelt anbefales det, at kommunen af egen drift fremover opsøger og retter tilsvarende fejl i registret. 6

4 Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Erhvervs- og Byggestyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Assens Kommune siden kommunesammenlægningen er blevet løst af 5 medarbejdere, som er placeret i et selvstændigt team i Byggeafdelingen, hvor alle 5 medarbejdere indberetter direkte i BBR. Kommunen skønner at det samlede tidsforbrug til BBR-opgaven svarer til ca. 2 årsværk. Kommunen skønner at ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven er øget lidt i forhold til tiden før kommunesammenlægningerne, idet flere årsværk er tilknyttet opgaven, som giver mulighed for en mere koncentreret indsats. 4.1.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Assens kommune har afsat passende ressourcer til løsning af BBRopgaven sammenlignet med landsgennemsnittet. Styrelsen bemærker at kommunen har øget fokus på BBR-opgavens betydning, ved at flere nu indberetter i BBR. I den forbindelse anbefaler styrelsen at kommunen gør noget særligt for at sikre ensartethed i registreringerne i BBR. Fx, ved at udnævne en gennemgående person med ansvar for registreringernes datakvalitet, eller ved at afholde periodevise møder hvor registreringsmetoderne afstemmes. Erhvervs- og Byggestyrelsen skal generelt påpege, at BBR-opgavens omfang er forhandlet via de centrale DUT-forhandlinger mellem staten og KL. Det er herefter kommunens pligt, at foretage den rette prioritering af indsatsen for at sikre, at reglerne for BBR overholdes, herunder sikre at registreringen sker tidstro. 4.2 Organisation og motivation Erhvervs- og Byggestyrelsen skal fremhæve betydningen af en god organisering af BBR-opgaven, samt overholdelse af cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift. I forbindelse med organiseringen af opgaven anbefales det generelt, at kommunen koordinerer arbejdsgangene, så der opnås synergieffekt mellem byggesagsbehandlingen og ajourføringen af BBR. Det er styrelsens opfattelse at kommunen har fokus på disse sammenhænge. Arbejdsgangene vil med fordel kunne videreudvikles ved at kommunen udnytter de nye muligheder for at fordele specifikke opgaver i det nye BBR, når dette idriftsættes. Ajourføringen enkelte udvalgte felter kan her fordeles på flere sagsbehandlere og områder i kommunen. For eksempel kan miljøområdet tildeles ansvaret for at opdatere oplysninger om olietanke. 7

4.3 BBR-opgavens tværgående og økonomiske betydning Assens Kommune har givet udtryk for at være opmærksom på BBRopgavens tværgående betydning for en række forskellige sagsområder og fordelinger af pengestrømme, herunder BBR-datas betydning for kommunens tildelte bloktilskud. Kommunen ønsker imidlertid et bedre overblik over BBR-registreringernes betydning for bloktilskuddet. 4.2.3 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen skal gøre opmærksom på, at fejl i BBRregistreringerne kan medføre en bred vifte af økonomiske konsekvenser for borgerne i kommunen. Det gælder risiko for forkert opkrævet ejendomsværdiskat og punktafgifter, forkert udbetalt boligsikring og forsikringspræmier. Herudover har BBR betydning for fordelingen af en række offentlige pengestrømme, herunder kommunens bloktilskud. Med indførelsen af det nye BBR har Erhvervs- og Byggestyrelsen hjemmel til, at nuancere den enkelte kommunes betaling til systemet efter datakvaliteten i den pågældende kommunes del af BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil på baggrund af de gennemførte tilsyn vurdere om der er behov for en sådan nuancering. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler generelt, at der afholdes en byggesags-workshop i kommunen, hvor BBR-opgaven bliver gennemgået og drøftet; herunder de nye muligheder for at opdatere byggesagsdatoer i BBR. Workshoppen bør indeholde drøftelser af hvorledes der bedst opnås enartethed i BBR-ajourføringsprocessen, Nedenfor nævnes en række øvrige kvalitetsforbedrende muligheder, som det anbefales at kommunen samtænker og etablerer formelt mellem afdelingerne i det omfang det ikke allerede sker: CPR-BBR samkørsler om adresseuoverensstemmelser. Brandsyn: Beredskabet kan gøre opmærksomme på fejl i BBR. Miljøafdelingen kan indberette afløbsforhold til BBR. GIS-funktionen i kommunen kan foretage diverse interne valideringer, fx kortkontrol ved at samkøre digitale kort med BBR. Økonomisk forvaltning kan gøre opmærksom på fejl i BBR i forbindelse med godkendelse af støttet byggeri. 4.3 Sagsbehandling 4.3.1 BBR ajourføringsprocessen BBR ajourføres typisk samtidig med at BBR-byggesagens løbende ajourføring. Kommunen har ikke fundet det nødvendigt at udvikle særlige metoder til at sikre at den løbende ajourføring finder sted ud over at en gennemgående person har fået til ansvar at sikre at registrering i BBR sker hurtigt. 8

4.3.2 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift skal BBR ajourføres løbende. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler, at kommunen ajourfører ændringer til stamregistret i samme sagsgang, hvor henvendelsen modtages. Det er Erhvervs- og Byggestyrelsens opfattelse, at medarbejderne i byggeafdelingen har en god fælles forståelse for hvordan oplysningerne fra byggesagerne fra den enkelte byggesagsbehandler skal gå til BBR, og at der en godt fokus på vigtigheden af en løbende sagsorienteret ajourføring. Det bemærkes imidlertid at kommunen et digitalt byggesagsstyringssystem, som med fordel kan udnyttes bedre så det bliver mere effektivt i forhold til ajourføringen af BBR. Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler kommunen at BBR-opdateringen kommer til at indgå som et felt der skal ajourføres løbende i kommunens byggesagsstyringssystem (KMD Structura). Herved kan kommunen lave udtræk, som gør det muligt at skabe overblik over ajourføringerne i BBR ved at føre en chekliste. Det anbefales desuden at byggesagsstyringssystemet indrettes således, at en byggesag ikke kan afsluttes uden at ajourføre BBR. Kommunen kan i de fleste byggesagsstyringssystemer selv indsætte feltet i byggesagsstyringssystemet uden større tekniske vanskeligheder. 4.3.5 Datakontroller i forbindelse med sagsbehandlingen Assens Kommune har ikke udviklet formaliserede kontroller i forbindelse med ajourføring af byggesager, som også dermed bidrager indirekte til ajourføringen af BBR. Der arbejdes imidlertid for at skabe en løbende sagsorienteret ajourføring af byggesag såvel som BBR. Kommunen foretager ingen opsøgende virksomhed i forhold til ejerne med henblik på ajourføring af BBR. Der sker alene en kontrol af arkitektens bygningstegninger i forhold til de indberettede oplysninger til BBR. Kommunen har ingen bødepolitik på området, og har ikke anvendt lovhjemlen i BBR-lovens 9 til at udstede bøder. 4.3.6 Tilsynsmyndighedens bemærkninger Erhvervs- og Byggestyrelsen anbefaler at kommunen etablerer særlige interne kontrolrutiner, som har formål at sikre, at den løbende ajourføring som er planlagt i arbejdsgangene også finder sted i praksis. For eksempel ved at indføre særlige felter til ajourføring af BBR i den elektroniske journal og/eller byggesagsstyringssystemet, som gør det muligt at følge udtræk på de væsentlige delprocesser i ajourføringen af BBR Systemet kan desuden indrettes således, at en byggesag ikke kan afsluttes uden at ajourføre BBR (jf. 4.4.2). 9

Særligt af hensyn til Danmarks Statistiks opgørelser er det vigtigt, at datoen for påbegyndt byggeri bliver registreret. Ifølge cirkulære om BBRs ajourføring og drift stk. 9 er det BBR-registerførerens ansvar, at påbegyndelsesdato for byggeriet fremskaffes. Da byggeriet, ifølge byggelovens 16, stk. 1, skal være påbegyndt senest 1 år efter byggetilladelsen er givet, anbefaler Erhvervs- og Byggestyrelsen, at kommunen kontakter ejeren kort før 1-års fristens udløb. I den anledning kunne gøre opmærksom på at der skal søges om ny byggetilladelse (og betales nyt byggesagsgebyr) hvis ikke byggeriet meldes påbegyndt inden 1 år. Tilsvarende kunne kommunen kontakte ejeren f.eks. 1 år efter påbegyndelsesdatoen for at minde om at byggeriet skal færdigmeldes. Her kunne man evt. minde om at det ifølge bygningsreglementet (1.13.2) er strafbart at undlade at færdigmelde byggeri. Bestemmelsen findes i BR08 under 1.16, stk.1. Brevene til ejer om ajourføring af byggesager er umiddelbart en god foranstaltning til sikring af datakvaliteten i BBR, såfremt ajourføringen bliver foretaget uden store forsinkelser, således at registret afspejler de faktiske ændringer, der sker i bygnings- og boligforholdene. 4.4 Kommunens kommunikation med ejerne Assens Kommune foretager ikke opsøgende arbejde overfor ejerne i sikringen af datakvaliteten. Der foretages imidlertid kontrol af de oplysninger en borger måtte henvende sig med i en given situation. Kommunen har ingen pjecer med borgerrettet information om BBR og byggesagsområdet, hvor BBR-ejermeddelelsen gennemgås. Der findes kortfattet information om BBR på kommunens hjemmeside. 4.4.1 Tilsynsmyndighedens bemærkninger I medfør af kapitel IV, nr. 27 i cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift af 11. februar 1986, er det kommunens pligt at underkaste oplysninger fra ejere en rimelighedskontrol. Kommunen kan sammen med sine øvrige konstruktive tiltag skitseret i afsnittet ovenfor overveje om annoncer og historier i de lokale medier kan være med til at udbrede og forenkle den samfundsmæssige forståelse for god og tidstro kvalitet i BBR. Samtidig anbefales det at udvide vejledningen om BBRs betydning på kommunens hjemmeside, samt at linke til bbr.dk. 10