Afrapportering Projektgruppen for Fælles Kultur i Norddjurs Kommune 1. februar 2008
Arbejdsgruppens nedsættelse: Den 10. oktober 2007 godkendte Direktionen Kommunaldirektørens forslag til at nedsætte en projektgruppe, der skulle arbejde med kulturen for medarbejderne i administrationen. Forslaget fremsendtes til behandling og udførelse i områdeudvalget for administrationen d. 23. oktober 2007. Baggrunden for arbejdet er, at der efter sammenlægningen af 3½ kommuner til Norddjurs Kommune, er behov for at arbejde med kultur blandt det administrative personale. Administrationen er kommunens ansigt udadtil, derfor er et fælles udtryk vigtigt, noget som kulturen er med til at skabe. Kommissorium og tidsplan: Projektgruppens opgave er, at udarbejde oplæg til kultur på arbejdspladsen, herunder forslag til kulturaktiviteter for de administrative medarbejdere. Det kan f.eks. være aktiviteter på de enkelte lokationer/afdelinger, men også fælles aktiviteter for alle medarbejdere. Herudover skal projektgruppen sætte fokus på hvordan omgås vi hinanden, da netop den måde vi omgås på, har afgørende betydning for den måde vi udvikler vores kultur på. Gruppen fastlægger selv mødestruktur og afleverer et oplæg senest d. 1. februar 2008. Arbejdsgruppens sammensætning: På områdeudvalgsmødet for administrationen d. 23. oktober 2007 besluttede man, at gruppen skulle bestå af ledelses og medarbejderrepræsentanter fra alle direktørområder, en formand og en sekretær. Direktørerne udpegede ledelsesrepræsentanterne, områdeudvalgets medlemmer udpegede medarbejderrepræsentanterne, Kommunaldirektøren udpegede formanden og HR-afdelingen stillede en sekretær til rådighed. Gruppen bestod af følgende personer fordelt på direktørområder: Social Børn og Unge Teknik og Miljø Kultur og udv. Stabe Rebecca Rod Charlotte Nielsen Kirsten Kristensen Maria Louise Bilde Sissi Balling Engelsen Magny Fynbo Rikke Thind Anja Jakobsen Anette Munk Leo Pedersen Hanne Nielsen Hans Carsten Rasmussen Pia Moldt Jørn Bo Jensen Formand: Mogens Caspersen Sekretær: Thøger Terp 1
Oplæg overvejelser vedr. det videre arbejde med fælles kultur : Ved det første møde i Grenaa d. 3. december 2007 stod det klart, at arbejdet med kultur ikke er lige til. Begrebet opfattes forskelligt. Man kan tale om kultur på flere niveauer, man kan tale regler, politikker og kulturaktiviteter og man kan tale overordnet om ledelse og værdier, hvordan omgås vi hinanden. Gruppen blev enige om, at man måtte forholde sig til begge niveauer. Derfor følger en overordnet refleksion over fælles kultur på et ledelsesmæssigt niveau, samt en række forslag til kulturforstærkende aktiviteter. Slutteligt har vi vedhæftet bidrag fra medarbejderne, der gør rede for den eksisterende kultur på de enkelte administrationsbygninger. Emnet udvikling af Norddjurs Kommunes kulturer er rigtig vigtigt, og det fortjener, at vi arbejder med det kontinuerligt. Derfor lægger vi også op til, at kulturarbejdet ikke ender med denne rapport, men at der arbejdes videre med konkrete indsatsområder. Det fremgik af projektgruppens første møde, at der er meget fokus på harmonisering af kulturen på de tre administrationsbygninger i henholdsvis Grenaa, Glesborg og Allingåbro. Det er efter vores overbevisning ikke meningsfuldt at tilstræbe ensartethed på tre bygninger, der indeholder meget forskellige funktioner og opgaver. Derimod er en overordnet vi-følelse, hvor vi opfatter os som et Norddjurs-fællesskab, der er loyale og omsorgsfulde overfor hinanden og udvikler arbejdsfællesskaber på tværs af de tre huse, en ambition vi bør forfølge. De overordnede værdier, holdninger og visioner skaber grundlaget for udformningen og dannelsen af kulturerne på arbejdspladsen. Det nogen benævner en fælleskultur er i virkeligheden summen af en række subkulturer, som normalt opleves hensigtsmæssige, men som kan opleves uhensigtsmæssige, hvis de kolliderer med virksomhedens værdier. Netop denne kollision opstår nemt når man går fra en ledelsesform til en anden. Derfor lægger vi op til, at man i forbindelse med evalueringen af værdigrundlaget for Norddjurs Kommune i 2. halvår 2008, inddrager ledelse og medarbejdere i processen, så alle kan se sammenhængen mellem værdigrundlaget og dagligdagen (se også side 4ff). Arbejdspladsens regler og aftaler må, for at fungere, være i overensstemmelse med de overordnede værdier. For eksempel giver det meget lidt mening at tale om værdibaseret ledelse og decentral beslutningskompetence, hvis denne ledelse skal udøves indenfor meget snævre rammer, der ikke tillader, at der uddelegeres kompetence til den enkelte medarbejder til selv at tilrettelægge store dele af sit arbejde. 2
Styreformen i Norddjurs Kommune betyder, at en række ledelsesopgaver og beslutnings-kompetencer herunder kompetencer også på personaleområdet - uddelegeres til afdelingschefer, teamledere og eksterne ledere. På samme måde er det vigtigt, at der er tilstrækkelig mod i organisationen til at arbejde med mangfoldighed og acceptere, at flere kulturer lever sammen og inspirerer til udvikling af den samlede organisation. Især i den fase, hvor en ny organisation er under opbygning, er det vigtigt at indhøste erfaringer med hvilke kulturer, der henholdsvis fremmer eller hæmmer organisationen i at nå sine mål. Disse erfaringer går man glip af, hvis man på forhånd har indskrænket ledelsesrummet ud fra en minimalismetænkning. Dette er da heller ikke i overensstemmelse med de overordnede værdier, hvor der efterspørges evne og vilje hos medarbejdere og ledere til at eksperimentere og udføre prøvehandlinger. Værdierne vil blive opbygget i to faser. Første fase er til og med 2008, som er sammenlægningsperioden, hvor grundlaget for Norddjurs Kommune skabes. Anden fase er efter 2009, hvor udfordringerne har en anden karakter, hvilket skal afspejles i værdierne. Værdierne vil derfor blive revideret i andet halvår 2008, hvor der vil blive gennemført en proces med inddragelse af medarbejderne og det politiske niveau. Det arbejde, som udføres i Norddjurs Kommune skal give mening. Den sunde fornuft skal være til at få øje på i hverdagen. Samtidig ønsker vi en kultur, hvor der er mulighed for at eksperimentere og udføre prøvehandlinger med det formål at yde den bedst mulige service indenfor de bestående rammer. Ovenstående er hentet fra Den overordnede Personalepolitik, der yderligere nævner, at resultaterne skal nås gennem en udstrakt delegering af ansvar og kompetence. og at Norddjurs Kommune forventer selvstændighed og ansvarlighed hos de ansatte at alle ansatte både medarbejdere og ledere er indstillet på at bidrage konstruktivt til nødvendige ændringer i jobindhold og etablering af nye arbejdsformer handler ansvarsbevidst, åbent og tillidsfuldt er engagerede og fleksible søger indflydelse på beslutninger, der vedrører arbejdspladsen viser initiativ og sørger for, at gode ideer bringes frem til åben drøftelse er indstillet på at prøve nye ting af 3
Af lederne forventes derudover, at de er synlige ved aktivt at tage del og ansvar for beslutningerne, samt sikrer at de følges op anvender ledelsesformer, som bygger på hensyntagen til den enkeltes behov og situation tager initiativer, som udvikler arbejdspladsen giver plads til nytænkning og giver medarbejderne indflydelse på deres egen arbejdssituation delegerer opgaver og ansvar til medarbejderne inspirerer, støtter og opmuntrer medarbejderne til faglig og personlig udvikling skaber rum for udvikling og afprøvning af nye ideer Vi har fedet nogle af holdningerne op, fordi de er centrale i den tænkning, der skal være til stede for at vi kan nå de visioner, som Norddjurs Kommune bygger på, og som er værdifulde i skabelsen af nyttige kulturer på arbejdspladsen. Forventninger til medarbejderen om at være fleksibel, ansvarlig og indstillet på at prøve nye ting af stemmer altså meget dårligt overens med meget rigide regler om eksempelvis pauser og detaljeret styring af den enkelte medarbejders måde at tilrettelægge sine arbejdsprocesser på. Det giver bedst mening at flytte fokus til de ting der sker imellem pauserne: den fælles kultur i forhold kvalitet i opgaveløsningen, god borgerbetjening, effektivitet i arbejdstilrettelæggelsen, omsorg for hinanden, trivsel på arbejdspladsen, udviklende arbejdsfællesskaber Forslag til Kulturaktiviteter: Værdi-temadag: Jf. ovenstående overvejelser vedr. inddragelse af ledere/medarbejdere i værdievalueringen i 2008 foreslår vi en proces, evt. en temadag, hvor værdierne bliver behandlet på en inspirerende måde. Det er vores overbevisning, at det ville være med til at facilitere ejerskabsfølelsen, og dermed implementeringen, blandt ledere og medarbejdere. Udvælgelse til deltagelse i en sådan proces kunne med fordel tage udgangspunkt i den eksisterende MED-struktur. Ansættelsessamtalen og MUS-samtalen er ligeledes oplagte steder at indarbejde og vedligeholde værdigrundlaget ved den enkelte medarbejder/leder. Navneskilte/Visitkort: Sender et professionelt signal udadtil, men virker også på den interne kultur, da vi er mange nye mennesker på rådhusene, der skal til at lære hinanden at kende. Kantinen: Bør fungere som et samlende rum, hvor man mødes på tværs af afdelinger. Det er god kultur at indtage sin mad sammen i kantinen. Opfriskning af kantinefaciliteterne, plus en bedre mad-løsning ville trække folk derned. Alternativet er tvang, hvilket næppe er frugtbart. 4
Introduktion af nye medarbejdere: Et oplagt sted at sætte ind med en Norddjurs-model det sender et rigtig stærkt signal. Fx en flot trykt håndbog til tage med hjem og studere og en fælles Norddjurs-procedure for afviklingen af de indledende dage. Julelotteri Sportsstævner/aktivitetsstævner: Det er sundt at møde kolleger i en ikke arbejdsmæssig sammenhæng. Sportsstævner/aktivitetsstævner har ydermere den fordel, at det involverer holdarbejde og styrker holdånden. Kulturfokusgruppe: Arbejdet med kultur er en løbende proces, så vi lægger op til at der nedsættes en gruppe, der arbejder med kulturen i forhold til kvalitet i opgaveløsningen, effektivitet i arbejdstilrettelæggelsen, omsorg for hinanden, trivsel på arbejdsppladsen og udviklende arbejdsfælleskaber etc. Arbejdet skal være rettet mod praksis, og derfor samarbejde med HR vedrørende udarbejdelse af strategier og tiltag. Bilag: Bidrag fra Kultur, udviklings- og sundhedsafdelingen. Bidrag fra Plan og byg, Forsyningsafdelingen og Natur, Miljø, Vej og Park. Bidrag fra Allingåbro borgerservice/fællessekretariatet. Bidrag fra Grenaa Rådhus. Bidrag fra Børn og unge Glesborg. Notat til gruppen fra Rikke Thind, Økonomiafdelingen. Projektgruppen for Fælles kultur Januar 08. 5