Dagsorden til bestyrelsesmødet Mødedato Torsdag den 18. december 2014 Starttidspunkt Kl. 16:00 Sluttidspunkt Kl. 20:00 Mødested Hotel Knudsens Gård Hunderupgade 2 5230 Odense M Mødelokale Mødet afholdes i mødelokalet på 1. sal tv. Journalnummer 0200-169-2014 Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsordenen... 2 2. Udpegning af nyt bestyrelsesmedlem... 2 3. Regnskab efter 3. kvartal 2014... 2 4. Vedtagelse af budget 2015-18... 2 5. Relancering af UCL s kvalitetssystem... 3 6. Status for arbejdet med UCL s målkompleks 2015-17... 3 7. Resultatlønskontrakter i 2015... 5 8. Lukket punkt... 7 9. Meddelelser og skriftlig orientering... 7 10. Eventuelt... 7 side 1/7
1. Godkendelse af dagsordenen 2. Udpegning af nyt bestyrelsesmedlem I forlængelse af Vibeke Kinchs udtræden af UCL s bestyrelse vil bestyrelsesformanden på mødet fremlægge et oplæg til en faglig og kompetencemæssig profil for den kommende afløser til medlemsposten til drøftelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplægget og giver bestyrelsesformanden mandat til at arbejde videre med en indstilling om et konkret personemne til posten som nyt bestyrelsesmedlem. 3. Regnskab efter 3. kvartal 2014 Regnskabet efter 3. kvartal 2014 viser et overskud på 14,9 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 15,9 mio. kr. Afvigelsen fordeler sig således: Resultat Budget Afvigelse Grunduddannelser 14,3 16,9-2,6 Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler 6,4 7,8-1,4 Forskning og Innovation 0,6-1,0 1,6 Fælles ledelse og administration samt puljer -6,4-7,8 1,4 Samlet budgetafvigelse 14,9 15,9-1,0 Der er i vedlagte notat og talmateriale redegjort nærmere for resultatet af regnskabet efter 3. kvartal 2014. Det indstilles, at bestyrelsen tager regnskabet for 3. kvartal 2014 til efterretning. Bilag 3.1 Notat til kvartalsregnskabet for 3. kvartal 2014 4. Vedtagelse af budget 2015-18 Bestyrelsen tog på mødet 1. juli 2014 direktionens forslag til ændrede principper for ny budgetmodel med ikrafttrædelse 1. januar 2015 til efterretning. Den ændrede budgetmodel skal underbygge intentionerne i UCL s nye organisation, herunder bl.a.; ambitionen om at flytte ansvar og arbejdsopgaver fra direktionen (ledelsesniveau 1) til vicedirektører m.fl. (ledelsesniveau 2), side 2/7
muligheden for at indarbejde krav om særlige former for gevinstrealisering i budgettet, samt muligheden for tilpasning af budgettet i forhold til gevinstrealiseringer fra tidligere budgetperioder, tættere sammenhæng mellem budgettet og de strategiske beslutninger i form af Strategi 2020, udviklingskontrakten og andre strategiske beslutninger foretaget af bestyrelse og direktionen. Bestyrelsen fik på bestyrelsesmødet 10. oktober 2014 et konkretiseret oplæg til budgetmodellen fremlagt, og der er i perioden indtil til nu arbejdet frem mod et forslag til budget for 2015, opstillet efter de nye principper. Økonomichef Lars V. Lund deltager under behandlingen af punktet Det indstilles, at bestyrelsen godkender Budget 2015 samt budgettet for overslagsårene 2016-2018. Bilag 4.1 Budget 2015-2018 5. Relancering af UCL s kvalitetssystem På grundlag af et forventet afslag på institutionsakkreditering fra Akkrediteringsrådets møde 11. december 2014 har direktionen påbegyndt en relancering af kvalitetssystemet, der imødekommer de fremførte kritikpunkter. Trods kritikkens punktvis dybe karakter, er det direktionens vurdering, at den faglige kvalitet og det lokale kvalitetsarbejde fortsat har høj kvalitet. Gennem en revision, der styrker rammerne for kvalitetssikring og ledelsesinformation i løbet af første halvår 2015 samt afprøvning af samme for 2015, er det planen at søge om ny institutionsakkreditering i 2. kvartal 2016. Forsknings- og udviklingsdirektør Jørgen Thorslund deltager under behandlingen af punktet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om relancering af UCL s kvalitetssystem til efterretning Bilag 5.1 Relancering af UCL's uddannelsesmæssige kvalitetssystem 6. Status for arbejdet med UCL s målkompleks 2015-17 6.1 Målkompleks og KPI-model Som led i ambitionen om at skabe størst mulig sammenhæng mellem målene i UCL s strategi, udviklingskontrakt, uddannelseskvalitetsmodel og bestyrelsesnøgletal mv., er side 3/7
der med afsæt i konklusionerne fra bestyrelsesseminaret 9.-10. oktober 2014 arbejdet videre med rammer og proces for realisering af en samlet KPI-model for UCL s målkompleks i perioden 2015-17. KPI-modellen indebærer Operationalisering af UCL s strategiske mål i tematiske nøgleindikatorer (KPI er), målepunkter (indikatorer) og måltal (dvs. milepæle, for 2015, 16 og 17), herunder nedbrydning til område- og afdelingsniveau. Kvartalsvise målinger omfattende de indikatorer, der er relevante og målbare i det pågældende kvartal. Afholdelse af kvartalsvise tavlemøder i Strategisk Ledelse og herefter på områdeniveau (strategiske lederråd) med afsæt i de rapporterede tal umiddelbart efter tidspunktet for måling. Udarbejdelse af kvartalsvise, kommenterende statusberetninger med afsæt i kvartalets måling og drøftelserne på tavlemøderne, først på afdelingsniveau, herefter på områdeniveau og endelig på institutionsniveauet, kulminerende i kvartalets bestyrelsesmøde. Udarbejdelse af en strategisk årsberetning til brug for bestyrelsens samlede drøftelse af state-of-union for UCL på det tilbagevendende efterårsseminar. Ved samme lejlighed drøftes også KPI-modellen som helhed, herunder behov for justering, tilføjelse eller udrensning af mål og indikatorer. En egentlig evaluering og nyformulering af modellen gennemføres ultimo 2017 - primo 2018. Målkomplekset og KPI-modellen sikrer dels viden om og fokus på fremdriften for indfrielse af UCL s pligtige mål, men skal samtidig medvirke til at sikre øget (gen)brug af de samme mål på tværs af strategiske sammenhænge og niveauer. F.eks. vil KPI erne danne grundlag for UCL s resultatlønskontrakter (se dagsordenens punkt 7), ligesom de indgår i strategiformuleringen på vicedirektørområderne. Indsatsen fører på denne måde til en markant reduktion i af antallet af mål i det hele taget, men styrker på samme tid forudsætningerne for en mere fælles (for)retningsforståelse op, ned og på tværs af UCLs organisation. Et foreløbigt udkast til KPI-modellen for UCL s målkompleks 2015-17 (med tilhørende målepunkter og måltal) findes vedlagt som bilag til dagsordenen. Den endelige fastlæggelse af målepunkter og måltal, herunder nedbrydning til områdeog afdelingsniveauer, sker med færdiggørelsen af udviklingskontrakten, med relanceringen af UCL s kvalitetssystem (se dagsordenens punkt 5) samt med udmøntningen af strategidokumentet Trin mod 2020 i de lokale områdestrategier. Nedenfor præsenteres kort status for arbejdet med udviklingskontrakten og Trin mod 2020. Bestyrelsen vil på mødet 26. marts 2015 blive forelagt den endelige operationalisering af KPI-modellen. side 4/7
6.2 Udviklingskontrakt 2015-17 8. januar 2015 indgås UCL s udviklingskontrakt for 2015-17 med Uddannelses- og Forskningsministeriet. Et oplæg til kontrakten blev drøftet af bestyrelsen på seminaret 9.-10. oktober 2014. Siden er UCL s forslag ultimo oktober 2014 blevet indsendt til ministeriet, og dette forslag blev 12. november 2014 drøftet på et fælles møde i København. Parallelt med processen internt i UCL har professionshøjskolerne sammen søgt at udvikle en række fælles mål. På mødet med ministeriet 12. november 2014 blev flere justeringer af teknisk karakter i UCL s kontrakt, og især afvisning af to af de fælles sektormål, drøftet. UCL har siden udviklet egne forslag til erstatning af de to sektormål. Det drejer sig om mål for områderne 3) Bedre sammenhæng og samarbejde og 5) Øget social mobilitet. 10. december 2014 blev et revideret forslag indsendt. Det forventes, at ministeret herefter højest har ønsker om småjusteringer frem mod den endelige indgåelse af kontrakten. Det reviderede forslag findes vedlagt som bilag til dagsordenen. 6.3 Trin mod 2020 Bestyrelsen godkendte på seminaret 9.-10. oktober 2014 oplægget til Trin mod 2020, som er resultatet af det tjek af UCL s overordnede strategi fra 2012, Strategi 2020, som blev gennemført i foråret 2014. Trin mod 2020 beskriver de strategiske indsatser og gevinster for UCL i perioden 2015-17. I forlængelse af bestyrelsesseminaret er der foretaget nogle få sproglige tilretninger i dokumentet, ligesom der er udarbejdet en mere formidlingsvenlig folder om indsatserne. Både folderen og den endelige udgave af Trin mod 2020 findes vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om UCL s målkompleks 2015-17, herunder status for udviklingskontrakt 2015-17 og strategidokumentet Trin mod 2020, til efterretning. Bilag 6.1 Foreløbig KPI-model for UCL's målkompleks 2015-17 Bilag 6.2 UCL's udviklingskontrakt 2015-17 Bilag 6.3 Trin mod 2020 Bilag 6.4 Folder vedr. Trin mod 2020 7. Resultatlønskontrakter i 2015 Ved indgåelse af rektors resultatlønskontrakt er det bestyrelsens opgave at godkende den økonomiske ramme og indsatsområder. Princippet for resultatløn i UCL er, at ledere på alle niveauer skal vise resultater på tværgående mål. Resultatlønskontrakterne skal medvirke til at holde fokus i den samlede side 5/7
ledergruppe på konsolidering af institutionen samt sikre fokus hos den enkelte leder på særlige indsatsområder. Målene i rektors resultatlønskontrakt baserer sig på KPI-modellen for UCL s målkompleks, der opsamler mål fra både UCL s strategi, udviklingskontrakt og kvalitetssystem. For at sikre den bedst mulige sammenhæng mellem institutionens mål og de enkelte lederes kontrakter skal samtlige mål i rektors kontrakt indgå i alle lederes kontrakter, med forskellige vægtning i forhold til ledelsesniveauet. Rektor: 100% af målene fra UCL s målkompleks Øvrig direktion: 80% af målene Vicedirektører og forskningschef: 60% Øvrige ledere: 30% For ledere på niveau 2 og 3 udgøres resten af kontrakten af mellem 3 og 5 udvalgte punkter fra målkomplekset, som lederen vil arbejde særligt på at opfylde. Disse mål forhandles med lederens chef. Opfyldelsen af de fælles mål opgøres centralt. Beløbsramme Rektor: 180.000 kr. Øvrig direktion: 150.000 kr. Vicedirektører: 110.000 kr. Forskningschef: 90.000 kr. Uddannelseschefer, stabschefer og afdelingschefer: 50.000 kr. til 70.000 kr. Med udgangspunkt i ovenstående er der udarbejdet et udkast til rektors resultatlønskontrakt. De konkrete målepunkter og måltal under de enkelte KPI er vil først være klar til drøftelse i bestyrelsen på mødet 26. marts 2015. Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig det fremlagte koncept for resultatlønskontrakter baseret på UCL s målkompleks 2015-17, bemyndiger bestyrelsesformanden til at indgå resultatlønskontrakt med rektor, tilslutter sig de nævnte beløbsrammer, giver rektor bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakter med ledere i UCL. Bilag 7.1 Oplæg til rektors resultatlønskontrakt for 2015 side 6/7
8. Lukket punkt 9. Meddelelser og skriftlig orientering 9.1 Meddelelser Værdier i UCL Ansøgning om øget dimensionering vedr. mail af 2. december 2014 9.2 Rektors skriftlige orientering Følgende punkter indgår i rektors skriftlige orientering: Pædagogstuderende tog kampen op mod børnevold og prostitution Ny efteruddannelse i inklusion til efterskolen Skolemadsprojekt på flere skoler i hele Danmark Docenter skal styrke forskning i UCL Nyuddannede lærere kommer hurtigere i job Horsens satser stort på skolereform 3,5 millioner til inklusionsprojekt på Nordvestfyn Studerende skal lære af mestre Nyuddannet lærer fra Læreruddannelsen på Fyn nomineret til pris Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bilag 9.1 Rektors skriftlige orientering 10. Eventuelt side 7/7