Vejledninger og opgaver Etablering og varesortiment Indkøb og klargøring Åbning og drift af butikken Internet adressen er: http://butik.simu.dk SIMU-Center Birkemosevej 1 6000 Kolding Tlf. +45 72 242 042
Etablering og varesortiment, Indkøb og klargøring, Åbning og drift Oversigt over opgaver og vejledninger til opgaverne Etablering og varesortiment... 3 Ny SIMU-Butik i byen... 3 Ansættelse hos SIMU-Butik... 3 Valg af varesortiment... 4 Varesortiment... 6 Butikkens etablering i byen.... 7 Butikkens navn og logo... 7 Ansvarsfordeling i butikken... 8 Indretning af jeres butik og lager... 8 Tildeling af varegrupper til reolerne i butik og på lager... 10 Hyldeforkanter med vareoplysninger i butik og på lageret... 11 Tjek indretning af butik, før indkøb af varer og åbning... 13 Er alle reoler tilgængelige?... 13 Reolplads til varerne, både i butikken og på lageret?... 14 Husk! varerne købes hjem i kolli.... 14 Indkøb og klargøring... 15 Bestille varer til lageret... 15 Udfylde bestillingsliste på varer fra lageret... 16 Afsende bestillingslisten på indkøbet - sker fra kontoret... 17 Modtage varer på rampen.... 18 Fejl ved leveringer i varemodtagelse... 18 Anmelde fejllevering til leverandøren... 19 Lagermedarbejder fandt ingen plads til varer.... 21 Lagermedarbejder rykker for oprydning på Rampen... 22 Vognmanden kan ikke finde plads på Rampen... 22 Arbejdet på lageret... 23 Overblik over butikken... 24 Notesblok... 24 Opfyldning af hylder, varer fra lager ind i butikken.... 25 Åbning og drift af butikken... 27 Åbne og lukke en kasselinie... 28 Kundepleje... 28 Opfølgning på kundeklager... 31 Fylde den tomme hylde op, så du undgår flere henvendelser.... 32 Fordærvede/udløbne varer... 33 Sådan fjernes udløbne varer fra hylderne.... 34 Hente post og betale regninger... 35 Betaling af fakturaer... 37 Resultatopgørelse... 38 Kontokort... 38 Konkurrentanalyse... 39 2
Etablering og varesortiment Etablering og varesortiment Ny SIMU-Butik i byen SIMU-Butik har besluttet, at de vil åbne en butik i jeres område. SIMU-Butik er repræsenteret i de fleste større danske byer. Konceptet bygger på salg af dagligvarer af meget høj kvalitet og til fornuftige priser. SIMU-butik køber stort ind, og derfor er varegrupperne bestemt på forhånd, men de ansatte vil altid kunne sætte deres eget præg på butikken. Ansættelse hos SIMU-Butik I er blevet ansat til at drive butikken sammen. I gruppen skal I beslutte, hvem der skal være butikschef og hvem af jer, der skal være afdelingsledere. Desuden skal I have fordelt nedenstående varegrupperne imellem jer. Butikschefen vil få en del andre opgaver på kontoret med at betale regninger osv. Desuden skal butikschefen kunne have det store overblik. Derfor bør butikschefen ikke have hoved ansvar for lige så mange varegrupper som afdelingslederne. Før I kan åbne jeres SIMU-Butik, er der en del forberedelser. Nogle skal løses i fællesskab, andre kan I fordele imellem jer, når I har foretaget en ansvarsfordeling Nedenfor finder I en oversigt over mulige varegrupper. Nogle varegrupper skal være på køl, andre skal være på frost, og så er der dem som ligger på almindelige reoler. Varegrupper som er basisvarer skal være repræsenteret i jeres butik. De øvrige kan I frit vælge at have. Se på næste side hvilke. Skriv ned, hvilken fordeling I når frem til. Hvis I efterfølgende finder ud af, at nogle får for travlt, og andre har god tid, kan det være nødvendigt at ændre på fordelingen. I kan godt være fælles om nogle af varegrupperne, eller I kan lave om på fordelingen. Hvis I er fælles om ansvaret for nogle varegrupper, stiller det ekstra krav til kommunikationen. Basisvarer, som ligger på almindelige reoler. Rugbrød, Frugt, Boller og franskbrød, Grønt Basisvarer, som ligger på køl Pålæg, Æg og ost, Mælk, Mælke produkter Valgfri varer, som ligger på frost Frost grøntsager, Frost færdigvarer, Frost brød og kager Valgfri varer, som ligger på almindelige reoler Isenkram, Slik og Chips, Vin og øl, Kontorartikler Valgfri varer, som ligger på køl Kølevarer diverse I er nu startet på jeres nye arbejdsplads i den nye SIMU-Butik. Derudover er der ansat 3 kassedamer, som skal have løn, når de betjener kassen. 3
Etablering og varesortiment I skal nu hurtigst muligt i gang med at finde egnede lokaler og få butikken indrettet, for herefter at klare den daglige drift af butikken, som bl.a. består af: Indkøb af varer, betjene kunder, betale regninger, udbetale løn og meget mere. I har fået en startkapital på kr. 1.000.000,- som er indsat på jeres bank konto i SIMU- Bank. Valg af varesortiment I skal nu beslutte, hvilke varer I vil handle med. Dette kaldes virksomhedens varesortiment. Varesortimentet består forskellige varegrupper. Nogle af varegrupperne er bestemt på forhånd, andre er valgfri, som nævnt på foregående side. I kan derimod selv bestemme, om der er nogle af varerne i den enkelte varegruppe, som I ikke ønsker at handle med. I kan prøve at finde et koncept at bygge jeres butik på. Et eksempel kan være Vores koncept bygger på at tilbyde kunderne dagligvarer af høj kvalitet og til fornuftige priser. Fra Hovedkontoret har jeres butiksleder fået udleveret et login til jeres butik. Med dette login går I ind på hjemmesiden http://butik.simu.dk På de næste sider får I en forklaring på, hvordan I anvender systemet, i forbindelse med udvælgelse af varer og indretning af butikken. Som tidligere nævn er det fastlagt, at I skal forhandle varer indenfor følgende 8 varegrupper: o Boller og franskbrød o Rugbrød o Mælk o Mælkeprodukter o Æg og ost o Frugt o Grønt o Pålæg De øvrige varegrupper kan I vælge frit. Sammen skal I finde frem til, hvilke af varerne i de enkelte varegrupper, I ønsker at tilbyde i jeres butik. Til dette skal I anvende nogle Varesortiment lister, som leverandørerne stiller til rådighed for jer. Husk at notere hvilke varer I har valgt fra og begrund hvorfor. 4
Etablering og varesortiment I driver jeres butik fra Internetsiden http://butik.simu.dk Log på med det brugernavn og password I har fået udleveret. Derefter kommer I ind på butikkens kontor. Her bliver i bedt om at skifte jeres password. Det bør I gøre, da det udleverede password er meget gennemskueligt. I kan endnu ikke åbne butikken for kunder. I er kommet ind på kontoret via personaleindgangen. I kan bevæge jer fra rum til rum gennem dørene øverst. På kontoret foregår indretning af butikken og alt det administrative. I finder vejledninger til alt omkring butikken her. Klik på knappen for at åbne hjælp for det enkelte område. I forbindelse med etableringen og valg af varesortiment finder I også alle vejledningerne her på de næste sider. Nu skal I først klargøre jeres butik med varer og indretning. 5
Etablering og varesortiment Varesortiment På kontoret vælger i punktet Leverandører Varesortiment. Klik på Her er valgt varegruppen Boller og franskbrød Giv listen et navn, det kan være det samme som varegruppen. Klik på varesortiment. for at oprette liste for Udvælg de varer, som I ønsker at handle med, i denne varegruppe. Klik for at opdatere valget. Fortsæt med at oprette lister for alle de varegrupper I ønsker at handle med. Udskriv listerne og noter hvor mange varer I vælger i hver kategori. Det har betydning for, hvor mange reoler og hyldepladser I har brug for i jeres butik. 6
Etablering og varesortiment Butikkens etablering i byen. I har nu fundet frem til, hvad I vil handle med. Nu følger der en helt række beslutninger, som I skal tage. Det er beskrevet på de næste sider. Butikkens navn og logo Find et navn, og udarbejd et logo, som I synes passer til butikken. I skal kunne redegøre for følgende Hvad skal jeres logo illustrere? Hvilke farver og skrifttyper vil I bruge og hvorfor? Hvordan passer jeres nye navn og logo til jeres kundegruppe Logoet skal gemmes som et billede i GIF- eller JPG-format. I bestemmer selv hvilket program, I vil lave logoet i. I kan også hente logo på www.google.dk, fanen Billeder. I kan f.eks. også designe logoer på www.logoease.com, men I skal være opmærksomme på, at I sandsynligvis ikke kan bruge skolens mail, når I opretter jer på logoease, da mails herfra sorteres fra af skolens sikkerhedssystem. I kan også designe skrifttyper på www.dafont.com og www.freefonts.dk I forbindelse med det nye navn til butikken, skal I gøre jer nogle overvejelser om: Hvilket signal skal navnet give kunderne? Hvad vil I gerne være kendt for? Måske kan I finde lidt hjælp til navnet, ved at læse næste afsnit, som beskriver hvad SIMU-Butiks koncept går ud på, og som de gerne vil være kendt for. Hvem er vi:simu-butik er repræsenteret i de fleste større danske byer. Vores koncept bygger på at tilbyde kunderne dagligvarer af høj kvalitet og til fornuftige priser. Vi køber stort ind, og derfor er varegrupperne bestemt på forhånd, men du vil altid kunne sætte dit eget præg på butikken. Vi er mere end blot en masse varenumre. I SIMU-Butik arbejder vi med mennesker både bagved og foran kasselinjerne og det betyder meget for os. En indkøbsoplevelse er også et møde mellem mennesker Det butiksnavn og logo I finder frem til, skal I indsætte under punktet Firmadata Firmaoplysninger på Kontoret. 7
Etablering og varesortiment Ansvarsfordeling i butikken Vælg punktet Firmadata Ansvarsfordeling Den enkelte afdelingsleder får kun adgang til de varegrupper, som Butikschefen har givet adgang til her. Butikschefen kan ændre denne ansvarsfordeling, hvis der f.eks. opstår sygdom, eller der opstår ekstra travlhed i en afdeling. Flere afdelingsledere kan godt have rettigheder til de samme varegrupper, men det er ikke altid hensigtsmæssigt. Butikschefen kan hjælpe overalt, derfor er alle varegrupper afmærket på forhånd ud for butikschefen. Butikschefen kan også have eneansvar for nogle af varegrupperne. Det får butikschefen, hvis ingen afdelingsledere tildeles ansvar for denne varegruppe. Butikschefen kan indsætte navnet på den enkelte afdelingsleder og sig selv (i stedet for den fortrykte butikschef, afdelingsleder 1, afdelingsleder 2 osv). Klik på for at rette navnet. Det vil herefter være disse navne der anvendes, når man bliver kaldt til kassen eller rampen. Indretning af jeres butik og lager Når I har fundet frem til, hvor mange varenumre I vil handle med i hver varegruppe, skal I indrette med reoler til varerne i butikken. Hvert varenummer skal have sin egen hylde, en vare kan godt have flere hylder. Her er det vigtigt, at I bliver enige om, hvor de enkelte varegrupper står bedst i butikken. I skal indrette butikken sammen, idet kun butikschefen kan bestille reoler. Det er altså en fællesopgave, hvor I sammen skal indrette. I skal også indrette lageret, hvor I opbevarer varerne. Det kan I kun gøre med butikschefens login. 8
Etablering og varesortiment Gå til Kontoret. Vælg punktet Indretning Butik. Det samme for lageret, her vælges punktet Indretning Lager Der vises nu en plan over butikslokalet. Butikslokalet er en plantegning, og I skal indrette med reoler til de enkelte varegrupper. Husk at gøre det sammen, da det er butikschefen som skal bestille reoler. Som I ser på tegningen, så er kasselinjer og kundeindgang i bunden. Indret butikken med det antal reoler I har bug for i hver varegruppe. Husk at tage hensyn til, hvor mange varenumre I valgte at udbyde, da I lavede jeres varesortiment. I leaser de enkelte reoler, så I vil blive beregnet en leasingafgift pr. time. Det er derfor vigtigt at leverede de reoler tilbage, som I ikke anvender. Det gør I ved at klikke på og udpege de reoler, I vil levere tilbage. Klik på for at få leveret reoler. I kan vælge imellem almindelig, køl og frysereol. Og I kan vælge om det skal være en høj reol, eller en reol man kigger ned i. Alle reoler har 6 hylder, hvor der kan ligge et produkt på hver hylde. De er her vist i lokalet til reolopbevaring, som ligger ved sigen af butiksindretningen. Reolerne flyttes ind i butikken. De kan drejes ved at dobbeltklikke på dem. Reolerne kan stå ved siden af hinanden og ryg mod ryg. De har en svag bue, som viser fronten af reolen. Der skal altid være 2 terns afstand imellem reolerne til fronten, det er her kunderne går og skal kunne komme til varerne. Hvis en reol placeres forkert, kommer der en advarsel, og reolen flyttes ikke. Når I har placeret reolen på plantegningen kan i vælge døren til Butik og gå til butikken. Her fortsætter indretningen af reolen og hylderne. Hvilken varekategori reolen skal indeholde, skal I også beslutte sammen. Herefter kan hver afdelingsleder indrette egne reoler. Klik her for at ændre på numrene på kasserne. Det styrer i hvilken rækkefølge de åbnes. 9
Etablering og varesortiment Tildeling af varegrupper til reolerne i butik og på lager Vælg døren BUTIK, for at komme til butikken. Læg mærke til, at alle reolerne har en rød hånd på toppen. Det vil der være, så længe reolen er under flytning. Den kan kun flyttes når den er tom, og den er sat til flytning. Til gengæld skal den låses for flytning, før den kan indrettes. Klik på den enkelte reol for at åbne den. I får herefter mulighed for at vælge hvilken varegruppe der skal knyttes til denne reol. Bemærk Reolerne har forskellige farver. Blå reoler til kølevarer Grå til frostvarer Grønne til almindelige varer. 10
Etablering og varesortiment Klik på den enkelte reol. Her har vi valgt en almindelig reol. Reol nummer: 1. Som beskrevet på foregående side, så er reolen under flytning. Det betyder, at den ikke kan anvendes. Det gør lagermedarbejderen dig opmærksom på. Før reolen kan anvendes, skal I klikke på knappen. Under Vælg varegruppe har vi i drop down listen valgt Boller og franskbrød. På samme måde skal I nu gennemgå hele butikken, og sammen vælge hvilken varegruppe der skal ligge på den enkelte reol. Husk at vælge varegruppe for reolerne på lageret også. Hvilke varer der skal ligge på den enkelte hylde (hyldeforkanter) skal den enkelte afdelingsleder tage sig af. Det beskrives på næste side. Hyldeforkanter med vareoplysninger i butik og på lageret Nu skal den enkelte afdelingsleder selv arbejde videre indenfor sit eget ansvarsområde. For at kunne arbejde med dit ansvarsområde, skal du logge på som afdelingsleder med dit eget login og password. Åben hjemmesiden http://butik.simu.dk på din egen computer. Du skal nu logge på med dit eget login. Det skal du have fra Jeres underviser, hvis du ikke allerede har fået det. Hver afdelingsleder tildeler varer til egne reoler. Bemærk at reolerne ikke kan flyttes, når først der er lagt varer på. Hvis I ønsker at flytte reolen, skal den først tømmes for varer, ellers er den alt for tung. Derfor skal I tænke godt over varefordelingen, inden I begynder at fylde varer på hylderne. Vælg døren BUTIK, for at komme til butikken. Klik på en af de reoler du har ansvar for. 11
Etablering og varesortiment Vi har her åbnet den samme reol nummer 1, som vi sammen med butikschefen satte varegruppen Boller og franskbrød på. Vi har nu også sørget for at spærre reolen for flytning, således at reolen kan anvendes. Hvis du senere ønsker at flytte den, så skal den være tom, og du skal klikke på For at sætte hyldeforkanter på de enkelte hylder klikker du på på den enkelte hylde. Nu åbnes listen til venstre, som indeholder de varer I har valgt i varegruppen Boller og franskbrød. Vælg hyldeforkanten for den vare du ønsker skal ligge på hylder og klik på. Fortsæt med alle hylder på reolen. Klik på ansvar for. og fortsæt med alle de reoler, som du har Når der er tildelt hyldeforkanter til hele reolen, så kan det se således ud. Felterne er grå, fordi hylderne er tomme. Når der kommer varer på vises et billede af varen. Øverst vises først en. Den anvendes til at notere på notesblokken, når du fylder hylder op i butikken. Herefter vises f.eks. som her 0/40. 0 før skråstregen at her ligger der 0 varer på hylder. 40 efter stråstregen fortæller, at der kan ligge 40 af denne vare på hylden. Under billedet vises varens udsalgspris og varebeskrivelse. Vælg døren LAGER, for at komme til lageret, hvor du også skal sætte hyldeforkanter på reolerne på lageret på samme måde. Herefter er du klar til at indkøbe varer. 12
Tjek indretning af butik, før indkøb af varer og åbning Tjek indretning af butik, før indkøb af varer og åbning. Er alle reoler tilgængelige? Der kan ikke lægges varer på reolen, hvis den er markeret med en rød hånd. Når den røde hånd er aktiv, kan butikschefen stadig flytte rundt på reolen i indretningsmodulet. I denne tilstand kan man godt sætte hyldeforkanter på reolen, men man kan ikke lægge varer på reolen. Man kan nemlig ikke flytte en reol med varer på. Hvis du klikker på en reol med en rød hånd, ser den således ud. Der står, at den ikke kan anvendes, da den er sat til flytning. Før du kan lægge varer på, skal du klikke på Spær for flytning. Nu vises teksten Reolen kan anvendes, men ikke flyttes!. Nu kan du lægge varer på reolen. Tilbage til toppen af reolen. Her vil den røde hånd være forsvundet, og reolerne kan anvendes til at lægge varer på. 13
Tjek indretning af butik, før indkøb af varer og åbning Reolplads til varerne, både i butikken og på lageret? På Kontoret, under punktet Leverandører Varesortiment, har I oprettet sortimentslister på alle de varer, I ønsker at handle med. Her kan I se, på hvilke reoler, I har valgt at have de enkelte varer. Det er også her I kan kontrollere, om I har valgt en plads til alle varer. Hvis der ikke står et reolnummer ud for en vare, som er afmærket med, så betyder det, at denne vare ikke har nogen reolplacering. Det er lidt træls først at opdage det, når man har købt varerne hjem. Hvis vi tager udgangspunkt i listen nedenfor: Varenr. 43020 er afmærket med Varenr. 43817 er afmærket med, og har reol 07 i butikken, men ingen på lager., men ingen reol, hverken i butikken eller på lager. Gennemgå alle sortimentslister, for at kontrollere at der er reoler til varerne, både i butikken og på lageret. Hvis der ikke er reoler til varerne, så kan I få bestilt nye reoler til alle varerne og få dem placeret i butikken og på lageret, før I bestiller varerne hjem. Måske er I også nødt til at fravælge nogle af varerne, hvis I ikke kan finde plads til dem. Husk! varerne købes hjem i kolli. Som I også kan se af listen ovenfor, så købes alle varer hjem i kolli. Husk det, når I bestiller hjem. Hvis der er plads til f.eks. 10 poser Royal Greenland rejer, så har I kun plads til 2 kolli, for der er 5 poser i hvert kolli (kasse). 14
Indkøb og klargøring Indkøb og klargøring Bestille varer til lageret Gå til lager. Her gennemgår den enkelte afdelingsleder egne reoler, og noterer på en bestillingsliste de varer, der skal købes ind til lager. Alle reoler er helt tomme. Det vises ved en manglende cirkel markering på toppen af reolen. Mindst 1 hylde tom, her vises tom cirkel. Mindst 1 hylde mindre end 5 varer, vises ved halvfyldt cirkel. Mindst 5 varer på alle reoler, vises ved fyldt cirkel på toppen af reolen. Kør musen hen over reolerne, så vises navnet på den varegruppe, som reolen er tildelt. Klik på toppen af den enkelte reol for at se hylderne på reolen. 15
Indkøb og klargøring Udfylde bestillingsliste på varer fra lageret Klik på toppen af den enkelte reol på lageret, for at se hylderne på reolen. Klik på varenummeret, på den vare du vil notere på bestillingslisten. Her er det Iceberg salat. Nu vises bestillingsliste, hvor du noterer din bestilling. På den enkelte hylde fremgår det, hvor mange af varen der er plads til og hvor mange der ligger på hylden. Dette vises her på Iceberg salat som 10/60, hvor tallet før / er hvor mange der ligger på hylden, og tallet efter / er hvor mange der kan ligge. Der ligger således 20 stk. icebergsalat, og der kan ligge 60 stk. på hylden. Bemærk, varer bestilles i kolli. Et kolli betyder et parti, og det kan være f.eks. 10 stk, som det er tilfældet med Iceberg salat her. Vi har brug for 20 stk. derfor bestiller vi 2 kolli a 10 stk. = 20 stk. Klik på OK, og antal er noteret på bestillingslisten. Fortsæt med at disponere de øvrige varer på samme måde. Når varerne er noteret på bestillingslisten, skal bestillingslisten afsendes fra kontoret under Indkøb. Dette forklares på næste side. 16
Indkøb og klargøring Afsende bestillingslisten på indkøbet - sker fra kontoret Når varerne er ført på bestillingslisten, skal bestillingslisten afsendes til Leverandøren. Gå ind på Kontoret. Vælg punktet Leverandører Indkøb. Under Bestillinger ligger de bestillingslister, som du har dannet fra lageret. Her er det en bestillingsliste på Grønt, med bl.a. vores Iceberg salat. Klik på for at åbne listen. Listen indeholder de bestillinger du foretog ude på lageret. Du kan stadig nå at ændre noget, hvis du ønsker at bestille et andet antal. Klik på hvis du vil vente med at afsende. For at sende klik. Her skal du taste dit Password først. Klik for at sende bestillingslisten til leverandøren. 17
Indkøb og klargøring Modtage varer på rampen. Varerne leveres på Rampen. Gå igennem lageret og ud til Rampen. Her skal du godkende modtagelsen af varerne. Til venstre ses Pakkeliste. Under de enkelte billeder af varerne vises det antal af varen, som du har modtaget. F.eks. har du modtaget 40 stk. af varenummer 306010, agurker. På pakkelisten fremgår det antal varer, som du har bestilt, og leverandø ren mener at have leveret. Du skal nu kontrollere denne levering, der kan jo være fejl. Klik på Pakkeliste, for at åbne pakkelisten. Kontroller nu, om antallet på pakkelisten svarer til det leverede antal. Klik for at indsætte i firkanten for OK, hvis tallet er korrekt. Tjek alle varer, før du godkender pakkelisten. Hvis en levering ikke er korrekt, skrives det korrekte antal under Rettet ud for varen, se ud for øko hvidløg og øko rødkål. Klik på Godkend, også selv om du har rettet tallet, fordi der var fejl. Du skal dog hurtigt kontakte leverandøren (se fejlleveringer på næste side). Indtast dit password. Klik herefter på godkend, og varerne lægges på lager, hvis der er plads på de hylder, du har afsat til varen. Fejl ved leveringer i varemodtagelse Der kan som sagt være fejl i leveringerne fra leverandørerne. Det er derfor vigtigt at kontrollere dem. Leverandøren skal have besked om denne fejllevering. Måske er du også nødt til at bestille varerne igen, hvis du mangler dem. Leverandøren efterleverer ikke de manglende varer. Han sender i stedet en kreditnota (godtgørelse) for den manglende levering. 18
Indkøb og klargøring Anmelde fejllevering til leverandøren Kontrol af pakkelister fra leverandører ligger på Kontoret. Det er vigtigt, at I følger op på fejlleveringer, og henvender jer til leverandøren, så den manglende levering bliver godtgjort. Ellers kommer I til at betale for varer, I ikke har fået leveret. Henvendelsen skal ske samme dag, så leverandøren har mulighed for at efterforske fejlen. For at henvende jer til leverandøren omkring fejlleveringen, går I ind på Jeres Kontor. Her vælger I punktet Leverandører Reklamation Her ligger de pakkelister, hvor I har påført fejl. Klik på for at åbne reklamationen. Hvis I vil foretage reklamation klik på taget fejl, kan I også vælge. Hvis I har fundet ud af, at I har, for alligevel at godkende leveringen. 19
Indkøb og klargøring Jeres hovedkontor har allerede oprettet en standardformular til leverandørklager, hvor pakkelisten med korrektionerne er vedhæftet. Klik til leverandøren., og klagen bliver afsendt Nu er det vigtigt at holde øje med, om I får et svar fra leverandøren. I skal også modtage en kreditnota på de for lidt leverede varer. I vil hver dag modtage en samlefaktura på alle de varer, som I har modtaget fra leverandøren dagen i forvejen. På den næste samlefaktura, skal kreditnotaen derfor være fratrukket. Ellers er I nødt til at kontakte leverandøren igen. 20
Indkøb og klargøring Lagermedarbejder fandt ingen plads til varer. Hvis du har købt flere varer hjem, end du har afsat plads til på lageret, bliver varerne stående på rampen, da lagermedarbejderen ikke ved, hvor de skal placeres. Det kan se således ud. De andre varer, hvor der var plads, er lagt på lager. Pakkelisten er også godkendt. Det vises med et grønt flueben Der ligger nogle gryder og skrælleknive tilbage på rampen, som der ikke var reserveret nok plads til på lageret. Du har mulighed for at flytte dem direkte ind i butikken, hvis der er plads der. Ellers skal du først sørge for, at der er plads til dem på en hylde på lageret, evt. ved at anskaffe flere reoler. Under alle omstændigheder er det meget nødvendigt, at varerne kommer væk fra rampen. Der er begrænset plads, og hvis det handler om køle- eller frostvarer, så kan de ikke holde sig ret længe ude på rampen, uden køle- eller frostboks. Der er også begrænset plads på rampen, så hvis den ikke er tømt, kan det forhindre andre varer i at blive leveret. For at flytte varerne klikker du på billedet af den enkelte vare. I venstre side vises oplysninger om den enkelte vare. Her udvælger du, hvor mange varer du vil flytte. I højre side vises den eller de reoler, hvor varen har plads på lageret. Vi vil flytte varerne til butikken, derfor vælger vi Butik som destination. Hvis du vil smide varer ud af en eller anden grund, så vælger du Smid ud som destination. Den aktuelle vare vises med en cirkel til markering, og hvilket antal der ligger på hylden, samt hvor mange der kan ligge. her er det 5/12. Klik på for at vælge de 5 stk. Klik i ringen, for at markere hvor du vil flytte varerne hen. Klik på, og varerne flyttes til hylden i Butik. 21
Indkøb og klargøring Lagermedarbejder rykker for oprydning på Rampen Der er begrænset plads på Rampen. Derfor er det vigtigt at få godkendt pakkelisterne hurtigt, så lagermedarbejderen kan få varerne lagt på plads. Hvis der ligger pakkelister til godkendelse på rampen, eller der ligger varer som lagermedarbejderen ikke kunne finde plads til på lageret, så kaldes medarbejderen til Rampen. Her er det Hanne, som kaldes til rampen. Hvis det drejer sig om køle- eller frostvarer, vil varerne også hurtigt blive fordærvet, hvis de ikke kommer på køl eller frost. Her er det vigtigt at I reagerer hurtigt, da det ellers kan blive meget dyrt, at skulle smide mange varer ud, pga. at de er fordærvede. Vognmanden kan ikke finde plads på Rampen Hvis I ikke reagerer på henvendelserne fra lagermedarbejderen, og får ryddet op på rampen, så kan rampen blive fyldt op. Det betyder, at vognmanden ikke kan få afleveret sine varer til jer. Vognmanden kan blive rigtig gal, hvis han ikke kan få læsset varerne af på Rampen, så han skriger på Chefen. Så må alle mand til Rampen for at rydde op i en fart. Mange af de varer I har stående på Rampen er måske nogle I har fået købt for meget hjem af, men de fylder op på Rampen, og spærrer for de varer, som I lige har bestilt, og står og mangler. I bliver heller ikke særligt gode venner med vognmanden, hvis han skal stå og vente! 22
Indkøb og klargøring Arbejdet på lageret Gå til Lageret. Vi har nu fyldt godt op på Lageret, ude fra Rampen. På toppen af reolerne vises nogle symboler, som fortæller lidt om, hvor godt lageret er fyldt op. For at se indholdet af en reol, skal du klikke på toppen af den. Fuld cirkel på toppen betyder, at der er 5 varer eller flere på alle hylder. Halv cirkel på toppen betyder, at mindst én af varerne har en beholdning på under 5 varer. Tom cirkel på toppen betyder, at mindst en af hylderne på reolen er tom for varer. Ingen cirkel på toppen betyder, at alle hylder på reolen er tomme for varer. De enkelte reoler på lageret har forskellige farver. Dette fortæller noget om, hvilken reoltype det er. Grønne reoler er reoler til almindelige varer, som ikke kræver køl eller frost. Grå reoler er til frostvarer. Blå reoler er til kølevarer. 23
Indkøb og klargøring Overblik over butikken Lige som på lageret, kan du her i butikken følge med i, hvor godt reolerne er fyldt op. Der kan være tomme cirkler, halve cirkler, hele cirkler og cirklen kan være helt væk. Se under lager, hvad de enkelte cirkler betyder. Åben reolerne for at se hvilke varer der mangler, få dem købt hjem og via lageret flyttet ind i butikken, så I kan blive klar til at åbne. Notesblok Når du åbner en reol, er der en. Hvis du klikker på den, bliver varen tilføjet til notesblokken. På den måde får du en liste over de varer, der mangler at blive fyldt op i butikken. Notesblokken kan herefter åbnes i menuen i butikken, på lageret og på rampen. 24
Indkøb og klargøring Opfyldning af hylder, varer fra lager ind i butikken. Vi er nu gået til lageret, hvor vi åbner notesblokken. Her har vi noteret, at vi mangler Mini Mælk, Økologisk i butikken. Herefter finder vi reolen med minimælken, og klikker på toppen for at åbne den. Notesblok og reolen kan godt ligge åbne ved siden af hinanden. Nu vises den åbne reol, med de 6 hylder. Klik på billedet af Mini Mælk, Økologisk. Det åbner et nyt vindue. Se dette billede på næste side. 25
Indkøb og klargøring I venstre side vises oplysninger om den enkelte vare. Varen er indkøbt på dag 1, og kan sælges til og med dag 3. Her udvælger du, hvor mange varer du vil flytte. I højre side vises den eller de reoler, hvor varen har plads i butikken. Den aktuelle vare vises med en cirkel til markering, og hvilket antal der ligger på hylden, samt hvor mange der kan ligge. Her er det 0/60, og varen ligger på 2 forskellige reoler i butikken. Klik på for at vælge de 60 stk., eller skriv antal. Klik i ringen, for at markere hvor du vil flytte varerne hen. Klik på, og varerne flyttes til hylden i butikken 26
Åbning og drift af butikken Åbning og drift af butikken Nu har I afsluttet etableringen af jeres SIMU-Butik, og I er klar til at åbne butikken for jeres kunder. Det stiller store krav om høflig kundebetjening, også selv om man til tider har meget travlt. Der er mange opgaver, som I skal løse i fællesskab. I har fået fordelt noget af ansvaret for afdelingerne imellem jer, men I har også et fælles ansvar for, at butikken får et godt omdømme, tilfredse kunder og en god indtjening. Der kommer efterhånden post og regninger, som skal betales. Leverandørerne leverer ingen varer, hvis de ikke får deres penge til tiden. Det er ikke alt, der kan forudsiges. Noget sker bare, og så må I forholde jer til problemet, når det opstår. Vælg døren til BUTIK.. På butiksfacaden vises butikkens mulige åbningstider. Vi kan ikke gå hjem før alle kunder er betjent, derfor skal vi regne med, at vi først kan lukke ca. 10 minutter efter den officielle lukketid. På betjeningspanelet, som vises til venstre i billedet, kan Butikschefen åbne butikken, hvis det er inden for åbningstiden. Klik på for at åbne butikken. Symbolet skifter til 27
Åbne og lukke en kasselinie SIMU Butik Åbning og drift af butikken Klik på for at åbne en kasse. Klik på for at lukke en kasse. Klik én gang for hver kasse, der skal åbnes. Og tilsvarende for hver kasse, der skal lukkes. Der må ikke stå for mange kunder i kø, men husk det koster også penge at åbne en kasse mere. Der skal betales løn til kassemedarbejderne. Kundepleje Når butikken åbner, er det vigtigt hele tiden at sørge for, at der er varer nok på hylderne. Der skal fyldes op fra lageret, og måske skal der bestilles nye varer hjem. Hvis kunderne har henvendelser, er det meget vigtigt at behandle dem venligt, og yde god service. Hvis I ikke gør det, kommer kunderne ikke igen, og I tjener ingen penge. Husk at åbne en ny kasse, hvis der står kunder i kø. Der må ikke stå mere end 5 kunder ved en kasse, så bør I åbne en ny kasse. Husk også at lægge mærke til, hvornår jeres butik skal lukke. Det ser i ved indgangsdøren. Her er det kl. 16:15, men I skal altid regne med at der kan være kunder som skal ekspederes herefter. Så reelt kan I nok ikke lukke før kl. 16:25. 28
Åbning og drift af butikken Vælg døren til BUTIK. Nu er kunderne begyndt at strømme ind i butikken. Det betyder, at nogle hylder bliver tomme. I skal helst selv opdage, at hylderne er ved at være tomme, og få dem fyldt op, før kunderne opdager det og kommer med klager. Fuld cirkel på toppen betyder, at der er 5 varer eller flere på alle hylder. Halv cirkel på toppen betyder, at mindst én af varerne har en beholdning på under 5 varer. Tom cirkel på toppen betyder, at mindst en af hylderne på reolen er tom for varer. Ingen cirkel på toppen betyder, at alle hylder på reolen er tomme for varer. Her kan vi se, er der er problemer med reol 25 og 18. Reol 18 har mindst en hylde som er tom, og reol 25 er under mindstebeholdningen på mindst en hylde. Der står allerede en kunde ved kassen, som vil tale med Butikschef, som bliver kaldt til kassen. Klik på henvendelsen, for at behandle henvendelsen. Se videre på næste side. 29
Åbning og drift af butikken Kundehenvendelser ved kassen Der er kommet en henvendelse fra en kunde ved kassen, som vil tale med Butikschef. Klik på henvendelsen, for at behandle henvendelsen. Nu åbnes et vindue, hvor du kan se hvad kundens henvendelse drejer sig om. Her er kunden kommet til en tom hylde, og spørger derfor efter varen ved kassen. Vi kan nu vælge eller. Hvis der er varer på lageret, udleverer du varen til kunden. Det vises her med den grønne bjælke. Hvis lageret derimod er tomt, kommer der en rød bjælke, som det her er tilfældet med butikken med. Hvis du hverken har varen på lageret eller i butikken, må du under din besked til kunden give kunden en god forklaring. Tast password og klik OK. 30
Opfølgning på kundeklager SIMU Butik Åbning og drift af butikken Der vises nu en. Det betyder at der skal ske en opfølgning på kundeklagen. Kunden fortalte, at der manglede varer på hylden. Du skal derfor fylde hylden på lageret. Når du har gjort det, klikker du på den gule følg op label. Der åbnes en sag, hvor du bliver stillet en del opfølgende spørgsmål. Dette er din opfølgning på kundeklagen for at beskrive, hvad har du gjort, efter kunden har forladt butikken.. Der vises nu et vindue, hvor du skal fortælle, hvordan du har fulgt op på sagen. Under Årsag til henvendelsen, står der Tom Hylde. Under Din besked til kunden, står der: Jeg har hentet en vare til kunden - og Varen er hentet på lageret. Hvordan har du løst problemet Det første felt er blevet afkrydset automatisk ud for teksten: Kunden har fået udleveret den ønskede varer, fordi du udleverede en vare til kunden, allerede ved henvendelsen. 31
Åbning og drift af butikken Fylde den tomme hylde op, så du undgår flere henvendelser. Det hjælper ikke de efterfølgende kunder i butikken, at du hentede en vare til den ene kunde ude på lageret. Hylden i butikken stadig er tom. Du skal derfor fylde hylden i butikken op. Det gør du på samme måde, som beskrevet tidligere, da I skulle starte butikken op. Hvis du har gjort det, kan du afmærke, jeg har hentet varerne på lageret, og fyldt hylden op. Hvis der heller ingen varer var på lageret, skal du bestille dem hjem. Hvis du har gjort det, afmærker du i stedet, varerne var ikke på lager, så jeg har bestilt dem. Du kan klikke i flere felter, for at fortælle, hvad du har gjort. Hvis du har yderligere bemærkninger, kan du skrive det i feltet bemærkning. Indtast dit password og klik OK. Nu har vi fået endnu en henvendelse fra en kunde, som heller ikke kunne få Agurker. Hun er kommet forbi hylden, før du fik fyldt op. Årsagen er derfor Tom hylde Denne gang er det en vare, som du lige ved du har fyldt op på hylden. Kunden er bare gået forbi hylden da den var tom. Her vælger du derfor Der er ingen opfølgning med at fylde op fra lageret. Tast dit password, og klik OK. Denne kundehenvendelse kræver som sagt ingen opfølgning, da du har fyldt hylden op, i forbindelse med en tidligere henvendelse, eller bare i forbindelse med almindelig opfyldning.. Det sparer tid, at du ikke igen skal ud på lageret, fordi du kan huske, at du lige har fyldt hylden op. Det havde dog været meget bedre, hvis du selv havde opdaget, at hylden var tom, før kunderne manglede varerne. 32
Åbning og drift af butikken Fordærvede/udløbne varer Nogle gange er i nødt til at kassere nogle varer og smide dem ud, fordi de er fordærvede. Det sker enten hvis de passerer sidste salgsdag (de udløber), eller hvis de ikke opbevares korrekt på køl eller frost. Det sker måske ikke de første dage, men hold øje med det, for det er dyrt at smide varer ud. Gennemgå reoler/hylder for udløbne varer i butikken Gå til BUTIK. Åben nu de enkelte reoler, for at se på hylderne. Nogle hylder her er tomme og andre har varer på. Kør nu musen hen over de enkelte hylder. Som du ser her, har Broccoli på hylden passeret sidste salgsdag. Derfor vises udløbne varer. Nogle kan også vise sidste salgsdag. Disse varer er det vigtigt at få ryddet op i. De udløbne/fordærvede varer skal fjernes fra hylderne, så I ikke får utilfredse kunder. Varerne som har sidste salgsdag skulle I måske overveje at sætte på tilbud, så I hurtigt kan komme af med dem, inden de også udløber. 33
Åbning og drift af butikken Sådan fjernes udløbne varer fra hylderne. Klik på hylden/billedet af varen med de udløbne varer. Under sidste salgsdag står der 3 for dag 3. Vi er nu på dag 4, derfor er tallet rødt, fordi varen er udløbet. Her er alle varer udløbet, men det behøver de ikke altid være. Varerne kan være købt på forskellige dage, derfor udløber de også forskellige dage. Marker de varer, som er udløbet. Hvis det er alle, som her, kan vi vælge. Under Vælg destination for flyt vælger I Smid ud. Klik på fordærvede varer smides i affaldscontaineren. Samtidig bogføres deres værdi i bogholderiet som Tab og svind. Det koster altså penge at smide varer ud. Det er derfor en god ide at holde øje med hylderne, så varerne ikke bliver for gamle. og de Gennemgå reoler/hylder for udløbne varer på lageret På samme måde gennemgås reolerne på lageret. Her kan varerne også være for gamle/udløbne eller have sidste salgsdag. 34
Åbning og drift af butikken Hente post og betale regninger Butikschef skal hente dagens post. Det foregår på Kontoret, under punktet Information Post og arkiv. Klik på for at åbne. Når posten har været åbnet, flyttes det til Åbnet post. Fra dag 2 modtager I Betalingsoversigt på løn, husleje, vand og varme m.m. Det betales automatisk via PBS, men I skal lige holde øje med størrelsen af disse omkostninger. Samlefakturaer fra Leverandører skal Butikschefen sørge for at betale. 35
Åbning og drift af butikken Leverandørerne sender Samlefaktura/kontoudtog. De kan se således ud. Samlefakturaen indeholder alle fakturaerne fra leverandøren fra den foregående dag. Nederst er påført et indbetalingskort. Det skal anvendes ved betaling. Hvis I ønsker at kontrollere den enkelte faktura i forhold til leveringen, så klik på fakturanummeret under se bilag. Hvis I kan godkende samlefakturaen, skal den betales. Denne betaling foretages på kontoret under punktet Bank Betalinger (se næste side) 36
Åbning og drift af butikken Betaling af fakturaer På Kontoret vælges punktet Bank Betalinger. Klik på symbolet for girobetaling. Dette vindue åbnes. Overførslen udfyldes med data fra indbetalingskortet, som I finder nederst på fakturaen. Under Dato vælges den dato, hvor pengene skal hæves på jeres konto, og overføres til leverandøren. Det kan være d.d. eller en dato frem i tiden. På samlefakturaen kan I se forfaldsdatoen. I behøver ikke betale før. Så længe pengene står på jeres bankkonto, får I renter. Klik OK, og overførslen er udfyldt. Den skal efterfølgende godkendes af butikschefen. Overførslen ligger nu under Ikke godkendte overførsler. Butikschefen indtaster brugernavn og password og klikker Godkend afkrydsede overførsler. Overførslen vil nu blive foretaget på den valgte dag, hvis der er dækning på kontoen. 37
Resultat Resultatopgørelse Når I har haft butikken i gang i en periode, så er det også vigtigt at se, hvordan resultatet ser ud. Har I været gode til at drive jeres butik? Har I tjent penge? Hvis ikke, hvad er så årsagen? Det kan I se på Kontoret. Punktet Regnskab Resultatopgørelse. Her er en butik, som har været i gang i 9 dage. De har opnået et pænt resultat, men de har også haft kr. 15.872,90. Tab og svind kan ikke helt undgås, man I kan prøve på at begrænse det, ved tilpasse indkøb af varer, til det I sælger. Kontokort Hvis I vil se nærmere på, hvad der ligger bag ved de enkelte tal, så kan I få vist kontokort på de enkelte konti. Det finder i også på Kontoret, under punktet Regnskab. Nu vises en oversigt over alle konti. Afmærk ud for det enkelte kontonummer, de kontokort I vil se. Her har vi afmærket konto 1100 Varesalg og konto 2200 Tab og svind. Klik på Vis afkrydsede kontokort, og I kan se en oversigt over, hvad der er bogført på de valgte konti. 38
Resultat Konkurrentanalyse Hvis I gerne vil se, hvordan I klarer jer i forhold til de øvrige butikker, så kan I også se dette på kontoret. Her vælger I punktet Information konkurrentanalyse. Her ser I jeres egen og de øvrige butikkers Omsætning og Overskud eller Underskud. Held og lykke med drift af butikken, og et godt resultat! 39
Ved at arbejde med SIMU kan du udvide kronbladene på din kompetence blomst SIMU-Center Birkemosevej 1 6000 Kolding Tlf. +45 72 242 042