KØBENHAVNS UNIVERSITET CSU MØDEREFERAT FORHÅNDSGODKENDT 12. JUNI 2015 Forum CSU HR OG ORGANISATION Møde afholdt: 12. juni 2015 kl. 10:00 12:30 Sted: Udvalgsværelse 4 Referent: Til stede Martin Dahl Nielsen Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jesper Olesen, vicedirektør for HR&O Lisbeth Møller, vicedirektør for KIT Klaus Kvorning Hansen KØBENHAVNS UNIVERSITET NØRREGADE 10 1017 KØBENHAVN K TLF 35 32 26 26 DIR 35 32 26 66 mdni@adm.ku.dk http://csu.ku.dk/ Fra medarbejdersiden: Signe Møller Johansen (næstformand), Henrijette Sander Nissen, Kristine Meesenburg, Jack Bentzen, Niels Wollesen, Michael Holm, arbejdsmiljørepræsentant Gry Lindholt og arbejdsmiljørepræsentant Karin Norris. Afbud: Vicedirektør for US Anni Søborg og vicedirektør for CAS Anders Boe Hauggaard. Desuden deltog: Anne Bechsgaard fra HR&O (punkt 5.1), samt Johan Crone fra CAS (punkt 5.2). 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste CSU-møde 23. april 2015 Referatet blev godkendt.
3. Meddelelser 3.1. Nye CSU-medlemmer Grundet nyankommet universitetsdirektør, nyvalgte AC-tillidsrepræsentanter i FA, og nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter, var der, på dette møde, en del nye ansigter i CSU at sige velkommen til: - Jesper Olesen (universitetsdirektør) CSU-formand - Kristine Meesenburg (AC) - Karin Norris FA-arbejdsmiljørepræsentant - Gry Lindholt FA-arbejdsmiljørepræsentant - Anita Kildebæk Nielsen (AC) suppleant - Helle Damgaard Andersen (AC) suppleant SIDE 2 AF 8 3.2. Siden sidst Intet til punktet. 4. Arbejdsmiljø 4.1. Formulering af FA s Arbejdsmiljøhandleplan for arbejdsmiljøåret 2015-2016 - opfølgning på arbejdsmiljødrøftelsen på sidste CSU-møde Gry Lindholt (AMR) bliver tovholder for Arbejdsmiljøhandleplan for Fællesadministrationen medio 2015 til medio 2016. Inputs og forslag fra AMR og CSU til de forskellige punkter: Ad 1 Udbredelse af Best Practice på baggrund af APV og ÅTT Best practice seminar foreslås skubbet til efteråret 2016, så det bliver en opfølgning på APV en i 1. kvartal 2016. Planlægningspunkt på CSU-møde i juni 2016. Signe foreslog at lave et (yderligere) best practice-møde i CSU-regi om god praksis for håndtering af arbejdstid i FA. Dette, samt storrumsadfærd (se Ad 2) skrives ind som eksempler på mulige emner på best practice seminar. Ad 2 FA Arbejdsmiljøtjek 2016 AMR foreslog at næste Arbejdsmiljøtjek (AMtjek) gennemføres i 1. halvår 2016 (og som udgangspunkt efter, frem for før APV). Forslaget skyldes dels forskydningen af AMtjek 2014 ind i 2015, og dels for at øge sandsynligheden for at ombygningerne i Firkanten er tilendebragt inden arbejdsmiljøtjekkene gennemføres. Der er desuden netop blevet gennemført en grundig gennemgang af Museumsbygningen, hvor FA s arbejdsmiljørepræsentanter (AMR) deltog. AMR koordinerer allerede nu datoer for AMtjek i 2016 med Jespers sekretær.
AMR foreslog følgende fokuspunkter for næste AMtjek: Ergonomi, herunder hvad medarbejderne selv kan gøre/allerede gør for at forebygge arbejdsskader. Indeklima, herunder oprydning og facilitering af rengøring. Kendskab til arbejdsmiljøgruppen og hvad vi kan bruges til. SIDE 3 AF 8 CSU drøftede også, om storrumsadfærd også skulle være et fokuspunkt, ligesom ved det sidste arbejdsmiljøtjek. AMR synes stadig at storrumsadfærd/-kontorer er vigtigt, og kunne være et godt emne at tage op på fx afdelingsmøder. AMR er dog bange for at emnet ville drukne i AM-tjekket. Der holdes fast i de tre foreslåede fokusområder, og storrumsadfærd skrives på som muligt emne til best practicesemniar (se Ad 1). Medarbejdersiden synes at der mangler noget opfølgning på sidste års fokuspunkter (ergonomi, storrumsadfærd og psykisk arbejdsmiljø) især mht. tiltag vedr. muligheden for at holde små møder uden at forstyrre/blive forstyrret, telefon-bokse osv., som CSU igangsatte i 2013-2014. De synes også at der mangler noget kommunikation omkring hvad der er gennemført, inkl. information om hvem koordinerer/styrer/afdækker behov osv. (se også pkt. 5.2). Karin mindede om, at man skal huske F&I i forhold til tiltag som ovenstående (og meget andet). Ad 3 Medarbejdertrivsel/psykisk arbejdsmiljø Det skrives ind i handleplanen, at alle FA-afdelinger forventes at have og har et opfølgningsforløb på ÅTT og APV, bl.a. med fokus på de områder, hvor der ser ud til at være problemer og/eller trivslen er lav. Desuden tilføjes det, at der planlægges best practice-seminar, som opfølgning på næste APV (se AD 1). Ad 4 Kompetenceudviklingsplan FA s arbejdsmiljøgruppe består af tre helt nye medlemmer. AMR Karin Norris har netop gennemført den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, og både AMR Gry Lindholt og arbejdsmiljøleder Jesper Olesen er skrevet op til den lovpligtige AM-uddannelse i andet halvår af 2015. De øvrige CSU-medlemmer er desuden blevet gjort opmærksomme på tilbuddet om at de kan deltage på den lovpligtige AM-uddannelse. Ad 5 Beredskabsplan hvordan sikrer vi forankring og udbredelse Baseret på snak med de tidligere AMR (Tore og Birgita) i tirsdags, foreslås det, at handleplanen tilføjes punkt vedr. evakueringsøvelser for alle afdelinger i FA, minimum en gang årligt.
Nye punkter til handleplanen Arbejdsmiljørepræsentanterne foreslog desuden at to yderligere indsatsområder bliver skrevet ind i arbejdsmiljøhandleplanen: SIDE 4 AF 8 I. Sikre kendskabet til arbejdsmiljøgruppen og dens rolle i hele FA Eksempler på tiltag: kommunikation via FA Nyt, plakater og tilbud om kort oplæg på afdelingsmøder i alle afdelinger i FA inden udgangen af 2016. Deltagelsen i afdelingsmøderne skal også tjene til at arbejdsmiljørepræsentanterne kan få kendskab til arbejdsmiljøforhold, som enkelte afdelinger måtte finde særligt relevant at arbejde videre med. II. Forebyggelse af arbejdsskader forbundet med skærmarbejde Tiltag: Information om lette udstrækningsøvelser (plakater, brochurer, web-baseret, apps), Undersøge mulighederne for pausegymnastik, nudging-tiltag ift. bevægelse i dagligdagen (f.eks. to-gokaffebægre til walk and talk-møder), ergonauter (bl.a. med inspiration fra SUND) samt evt. oplæg (gå-hjem møde?) om, hvordan man kan håndtere og forebygge smerter i muskler og led på arbejdspladsen. Et sådan gratis tre-timers oplæg tilbydes af Videncenter for Arbejdsmiljø. 1 CSU talte desuden om hvem der har ansvaret for at indmelde arbejdsskader. Formelt set er det arbejdsgiveren som har ansvaret, men praktisk foregår det sådan, at man skal tage kontakt til sin AMR, som skal anmelde det til AMOS. Ofte er det lægen, der gør opmærksom på at det kunne være en arbejdsskade. AMR formulerer arbejdsmiljøhandleplanen færdig, ud fra CSU s inputs. Arbejdsmiljøgruppen står for den endelige godkendelse af handleplanen. 5. Personaleforhold og personalepolitik 5.1. Proces for lønrunden i FA 2015 Nedenstående er et kort uddrag af CSU drøftelse af notat og bilag vedr. lønrunden i FA 2015. Medarbejdersiden var glade for, at HR&O har udarbejdet et notat til sektions- og gruppelederne, der opsummerer disses opgaver i forbindelse med lønrunden. Ikke mindst er det god stil at lederne opfordres til at tilbyde et møde med feedback til de medarbejdere, der ikke har fået lønforbedring. Det blev aftalt, at Michael Holm og Andreas Latif mødes med Anne Bechsgaard mht. planlægning af kick off-møde. 1 http://www.arbejdsmiljoviden.dk/viden-om-arbejdsmiljoe/om-videncentret/produkter-ogydelser/rejsehold/hvad-tilbyder-rejseholdet
Det er nu fastslået, at minimumssatserne for løntillæg skal overholdes, uanset at dette potentielt vil betyde, at der er færre der kan få lønforbedringer. Medarbejdersiden bemærkede at ledelsen har ændret i tillægsstørrelserne, sådan at special- og chefkonsulenter har 13.000 kr. i minimumstillæg modsat de tidligere 26.200 kr. Dette er ikke acceptabelt. Medarbejdersiden foreslår at minimumstillægget løftes for alle medarbejdere til gengæld for denne rettelse i tillægsstørrelserne. Desuden spurgte medarbejdersiden, om ledelsens forslag til nye tillægsstørrelser for konsulenter også indbefatter sektionsledere, der jo som regel også er chefkonsulenter. Ledelsen oplyste, at den lønsum som procentsatsen beregnes ud fra, er eksklusiv ledere. Ledelsen var ikke umiddelbart indstillet på at løfte størrelsen på minimumstillæg for alle medarbejdere. Det blev aftalt at afholde et forhandlingsmøde inden sommerferien for at få tillægsstørrelserne på plads. HR&O udarbejder en revideret udgave af notatet, ud fra CSU s kommentarer og ud fra aftaler ved det ekstra forhandlingsmøde. Anne sender den reviderede udgave til TR. SIDE 5 AF 8 5.2. Status på rokaden i FA herunder nye mødelokaler Johan Crone fra CAS gav CSU en status på ombygninger, flytninger m.m. Museumshuset Der har netop været gennemført 1-års gennemgang i Museumshuset, etape 1 (stue og 1. sal). De få mangler der blev noteret vil blive udbedret inden for en 14 dages periode. De nye tætte forsatsvinduer har medført klager over dårligt indeklima. Ved gennemgang på vinduerne blev der ikke konstateret nogen mangler. CAS anbefaler, at lufter ud flere gange dagligt, da de nye forsatsvinduer er så tætte, at der ikke længere er naturlig ventilation i kontorerne. Michael spurgte, om man kunne bede arkitekterne om at komme med forslag til hvordan man kunne løse problemet med dårligt indeklima fx med vifter i loftet eller lignende? Åbne vinduer giver desværre ikke cirkulation nok alle steder. Johan lovede at påtage sig opgaven med at se på hvad man kan gøre. Der har været konstateret skimmelsvamp i vægmalingen i de ny istandsatte kontorlokaler 109 og 110, pga. en fejl under malearbejdet. Hussvamp Laboratoriet ApS (HL) har foretaget fugtmålinger og målinger af forekomst af skimmelsvamp, både før og efter grundig
sanering og rengøring er gennemført, og konstateret, at der ikke længere er målt forhøjet indhold af skimmelsvamp. Murfelterne vil blive malet igen, når de er helt tørre i løbet af september. Museumshallen er blevet indrettet efter de fælles retningslinjer, som blev godkendt i F12. Den bliver flittigt brugt til mindre møder og ophold og lader til at fungere fint. Magasinbygningen Ombygningen pågår og følger tidsplanen. Indflytning i løbet af oktober. Frederiksborggade lejemålet fraflyttes 1. november eller 1. december, når HR&O er kommet på plads i Magasinbygningen. SIDE 6 AF 8 FA mødelokaler De nye mødelokaler under Museumshuset og Hovedbygningen er i fuld gang med at blive indrettet, bl.a. med lydabsorberende vægmateriale. De første 2 mødelokaler under Museumshuset og det ene under Hovedbygningen forventes klar umiddelbart efter sommerferien. Medarbejdersiden vil gerne vide hvem der har det fælles ansvar for alle FA-mødelokaler hvem går man eksempelvis til med problemer, forslag til indretning osv. Desuden blev der efterlyst bedre kommunikation mht. nedlæggelse af mødelokaler. Beslutningen om nedlæggelse tages i FA12, og ledelsen var enige i, at der bør være en varsling i god tid, før et mødelokale nedlægges. Medarbejdersiden foreslog en gennemgang af mødelokaler på næste CSU-møde. 5.3. Ny formand for kantineudvalget Anita Kildebæk Nielsen (AC-TR-suppleant i CSU) er ny formand i kantineudvalget. CSU har bedt udvalget om at udarbejde et kommissorium for udvalgets arbejde. 6. Økonomi 6.1. Regnskab Q1 Jesper gav en mundtlig status for regnskabet for første kvartal (se Bilag 5 for yderligere detaljer). Q1 indeholder sædvanligvis en række usikkerheder. Man regner med, i det samlede KU-budget, at komme til at bruge ca. 5 mio. kr. mindre end det budgetterede underskud på 170 mio. kr.
Der er lavet en ledelsesmæssig korrektion på 34 mio. kr. i forhold til fakulteterne, baseret på de realiserede tal fra første kvartal 2015. Mht. indtægter, har regeringen lavet en regulering, der kort fortalt betyder, at KU får 1% mindre til budgettet (ca. 50 mio. kr.), allerede i 2015. I forhold til KU s årlige omsætning på 8,5 mia. kr. manede Jesper dog til besindighed, da det er ledelsens vurdering, at dette ikke får nogen store konsekvenser. Ingen afskedigelsesrunder og lignende på denne baggrund. Medarbejdersiden er glade for at få denne gennemgang af regnskab og budget, men savner lidt en oversigt der viser FA s regnskab (og budget) hvor man kan se afdelingerne, og ikke kun samlede tal for FA. Et argument herfor er, at FA kun har ét samarbejdsudvalg, så budgetterne diskuteres ikke i afdelingerne. Jesper lovede at tage det op med ØKO, om der er oversigter der kunne bruges, og foreslog at CSU tager ovenstående op på et senere møde. SIDE 7 AF 8 6.2. Orientering om Budget 2016 Der foretages lige i øjeblikket prioriteringer i FA. Af de største områder kan nævnes: IT; HR EPOS; og Indkøbsstyring (krav fra Rigsrevisionen). Der er desuden blevet lavet en tydeligere markering af at der er et klart skel mellem fakultetsfinansiering, og finansiering af Fællesadministrative projekter og. lign. Medarbejdersiden kommenterede, at det netop er sådanne prioriteringer, som man gerne vil kommentere på i CSU, og at det forudsætter bedre materiale. 7. Eventuelt 7.1. Nyt fra CSU CSU havde fået hjælp fra Jens Fink, til at få taget et billede af det nye CSU, samt FA s nye Arbejdsmiljøgruppe. Dette udkommer som to separate nyheder på KUnet til FA s medarbejdere. Tak til Jens Fink. Mødet sluttede kl. ca. 12:40
SIDE 8 AF 8 Huskeliste: Planlægningspunkt på CSU-møde i juni 2016 vedr. best practice seminar, som opfølgning på APV 2016 (pkt. 4.1.1). AMR koordinerer allerede nu datoer for arbejdsmiljøtjek i 2016 med Jespers sekretær (pkt. 4.1.2). AMR formulerer arbejdsmiljøhandleplanen færdig, ud fra CSU s inputs. Arbejdsmiljøgruppen står for den endelige godkendelse af handleplanen (pkt. 4.1). Johan lovede at påtage sig opgaven med at se på hvad man kan gøre for at løse dårligt indeklima/manglende luftcirkulation i Museumshuset (pkt. 5.2). Medarbejdersiden foreslog en gennemgang af mødelokaler på næste CSU-møde (pkt. 5.2). Jesper lovede at tage det op med ØKO, om der findes oversigter, der viser FA s regnskab (og budget) udspecificeret på FA-afdelingerne, og ikke kun som samlede tal for FA. Han foreslog at CSU tager ovenstående op på et senere møde (pkt. 6.1). Næste møde er 11. september 2015 kl. 10:00-12:30 i Udvalgsværelse 4.