Skab kraft i fortællingen

Skab kraft i fortællingen Dette er et værktøj for dig, som vil: - Brænde igennem med dine budskaber på små som store møder. - Gøre dine ord og billeder til en del af dine medarbejderes forståelse. - Skabe et fælles billede af, hvor afdelingen er på vej hen. Som leder står du ofte i en situation, hvor du skal formidle ny viden til dine medarbejdere. Det kan fx være om fornyelse og forandring, virksomhedens værdier eller voksende konkurrence. For at få dine medarbejdere til at tage dit budskab til sig og huske det, kan det være en god ide at formidle det som en fortælling. Værktøjet Skab kraft i fortællingen kan hjælpe dig med at bygge en historie op omkring det formål, du har med at informere dine medarbejdere. En historie kan tydeliggøre din pointe og skabe klare billeder hos dine medarbejdere, af den situation du fortæller om. Dette værktøj indeholder - En vejledning i fortællingens fire faser: Fase 1: Formål og pointe Fase 2: Fortællingsstruktur Fase 3: Handling og roller Fase 4: Sproglige billeder og eksempler fra hverdagen - Et arbejdspapir med Et planlægningsskema En PowerPoint-præsentation Sidst opdateret 30.11.07 1

Sådan gør du! Nedenfor ser du de fire faser, som vi anbefaler, at du følger, når du vil skabe kraft i din fortælling. Det har stor betydning, at du følger modellen trinvist. Din pointe skal være klar og entydig, inden du går videre i formidlingsprocessen. Fase 1: Formål og pointe Du går ud fra den baggrundsviden, du har om det emne, du ønsker at videreformidle til dine medarbejdere. Hvad er formålet med denne formidling? Hvilken effekt vil du opnå? Find ud af, hvad der er formålet med at informere dine medarbejdere om det emne, du har valgt, og skriv det ind i arbejdspapiret i felt 1.1 Eksempler på formål: Mit formål er at få mine medarbejdere til, at: forstå betydningen af forandringerne/fornyelserne få et større kendskab til værdierne i virksomheden se sig selv som en del af den situation, afdelingen er i stå sammen om de projekter og opgaver, der ligger i fremtiden etc. Pointen med din fortælling hænger sammen med dit formål. Pointen er det budskab, som du formidler direkte til dine medarbejdere. Pointen er selve essensen, dvs. kernen i din fortælling. En historie kan have flere pointer, men her er det vigtigt, at du kun udvælger få (max tre). Det er vigtigt, fordi flere pointer let kan gøre din historie rodet og svær at forstå. Gør dig derfor klart, hvilken pointe du vil formidle, og skriv den ind under felt 1.2 i arbejdspapiret Eksempler på pointer: Kun sammen kan vi få et godt resultat Vi skal gøre virksomheden mere konkurrencedygtig Vi går bedre tider i møde Sidst opdateret 30.11.07 2

Fase 2: Fortællingsstruktur Der er flere måder, du kan strukturere din fortælling på, alt efter hvilket formål din fortælling har, og hvilken situation du og din afdeling befinder sig i. Fortællingskompasset nedenfor viser fire udvalgte fortællingstyper med hver deres krav til struktur. a. Tidskronologisk Denne type fortælling er den mest simple af dem alle. Fortællingen er bygget op efter en dengang - nu - fremtid struktur og har en begyndelse, en midte og en slutning. Skal du eksempelvis fortælle om, hvorfor det er nødvendigt med en forandring, skal du formidle det på en sådan måde, at du begynder med, hvad der er sket, dernæst hvordan det ser ud nu, og til sidst hvad der kommer til at ske i afdelingen for dine medarbejdere i fremtiden. Vælger du den tidskronologiske fortællingsstruktur, skal du gå til afsnit 2.1 a) Tidskronologisk i arbejdspapiret og skrive Hvilke billeder har du af fortiden - hvordan var det i afdelingen før i tiden i forhold til dit emne? Eksempler på hvordan du kan indlede ved at fortælle om fortiden: Begynd med: Jeg begyndte i afdeling xx for xx år siden. Der var særlig én grund til, at jeg valgte netop denne arbejdsplads (fx ved info om værdier eller øget konkurrence) Eller: Dengang jeg blev ansat, tænkte afdelingen kun i kasser og systemer, (se også fase 4: Sproglige billeder og eksempler fra hverdagen), men så skete der det, at... (ved forandring) Sidst opdateret 30.11.07 3

Hvilke billeder har du af nutiden, hvordan er afdelingen i dag i forhold til dit emne? Eksempler på formuleringer om nutiden: Du kan her drage nytte af fase 4 (Sproglige billeder og eksempler fra hverdagen) i dine formuleringer. Du kan eksempelvis sige: Og her i dag er vi så gået over til at arbejde i teams, fordi vi har fundet ud af, at vi dermed får flere nye idéer og input. - Hvilke billeder har du af fremtiden? Og hvordan ser du afdelingen i fremtiden? Eksempler på formuleringer om fremtiden: Du kan igen med fordel bruge sproglige billeder og eksempler fra hverdagen og fx sige:... derfor synes jeg, at vores afdeling har formået at komme ud af skabet og hilst nye muligheder for vækst velkommen - fremtiden ser lys ud i dag, Jeg ser os på toppen af det bjerg, vi længe har prøvet at bestige. b. Dramatisk Den dramatiske fortælling er den sværeste at bygge op - men samtidig også den mest effektive, hvis du følger strukturen. Her kan du være særlig kreativ med dine beskrivelser af rollerne i fortællingen (se fase 3: Handling og Roller) og i særdeleshed bruge sproglige billeder og eksempler fra hverdagen (se fase 4). Begynd fx med billeder af fremtiden, som du ønsker at ændre: Vil vi være et forlist skib om 5 år? Herfra kan du bygge spændingen i din fortælling op, men sørg for undervejs at give bud på, hvordan en evt. forandring kan rette op på et ellers kedeligt fremtidsbillede. Husk at bruge det samme billede hele vejen igennem, så medarbejderne hele tiden kan følge din fortælling. Gå til arbejdspapirets felt 2.2 b: Dramatisk, hvis du finder denne fortællingsstruktur relevant for din formidling Tænk på, at din fortælling skal have en start, en midte og en afslutning for at holde spændingen. - Hvordan vil du indlede, så du skaber spænding i din fortælling? Sidst opdateret 30.11.07 4

Eksempler på hvordan du kan indlede din fortælling: Begynd med et citat fra en anonym medarbejder, der for nylig har udtalt sig om situationen i afdelingen (fx ved info om værdier). Begynd med et spørgsmål rettet til medarbejderne. Efter en pause besvarer du selv spørgsmålet. Fx: Vil vi være et forlist skib om 5 år? (pause) Nej, fordi vi arbejder sammen som Danmarks bedste besætning. - Sæt ord på situationen, de involverede personer og roller (se fase 3: Handling og roller) og skab spænding ved at tænke på din fortælling som et eventyr. Hvem handler, og hvad vil afdelingen (helten) gerne opnå? Denne beskrivelse danner din fortællings midte. Eksempler på hvordan du skaber spænding i fortællingen: Forsøg at gemme nogle af dine pointer til sidst. Stil spørgsmål undervejs i din fortælling og besvar dem senere. Benyt dig af strukturen: først - og så - dernæst. Forsøg med andre ord at strukturere din historie i tid. Forestil dig en struktur, hvor helten drager ud, og hvor spændingen er størst der, hvor kampene skal stå. - Afslut din fortælling ved at runde af med historiens pointe og/eller de indledende ord. Handlingen i den dramatiske fortælling kan illustreres med den ofte benyttede berettermodel. Modellen bliver brugt i eventyr og film samt i forbindelse med formidling af specifikke emner for en større forsamling. Handlingen kan du bedst skabe, når fase 1-3 er gennemløbet i værktøjet Skab kraft i fortællingen. Appetitvækker, tema, stil Uddybning Præsentation af personer, nærmere forhold Point of no return/vendepunkt i historien Konfliktoptrapning Klimaks, konklikt løses Udtoning, harmoni vender tilbage, løse ender samles op Faserne forløber således 1. Fortællingen med en appetitvækker (se eksempler på, hvordan du kan indlede din fortælling) 2. Dernæst præsenteres personerne (rollerne) og temaet 3. Historien optrappes (spændingen stiger) 4. Helten står over for et afgørende valg med stor betydning for historiens videre forløb ( Point of no return ) Sidst opdateret 30.11.07 5

5. Den eventuelle konflikt i historien løses 6. Harmonien genoprettes ved en afslutning, som samler op på de eventuelle spørgsmål og lignende, som ikke blev besvaret i begyndelsen eller undervejs i fortællingen. Forsøg at medtænke dette handlingsaspekt, når du skaber din dramatiske fortælling. c. Journalistisk Den journalistiske fortællingsstruktur kan du benytte dig af, når du fx skal holde et pressemøde om en forandring e.l. Her begynder du med det vigtigste først, hvorefter du senere går i dybden. Det vil sige, at du begynder med at formidle din pointe. Forsøg at bruge eksempler og billeder fra hverdagen (se fase 4) for at få dine medarbejdere til at identificere sig med din fortælling. Gør også på denne måde din fortælling væsentlig og aktuel. Gå til arbejdspapiret afsnit 2.3 c: journalistisk, hvis du har valgt denne fortællingsstruktur. - Hvad er det vigtigste (pointen) i din fortælling? Nævn det først! - Hvilke eksempler har du, der kan gøre din fortælling aktuel og væsentlig for dine tilhørere? Inddrag dine tilhørere, medarbejdere, i din fortælling ved fx at stille spørgsmål til dem, eller ved at komme med eksempler på historier fra hverdagen. - Hvad er sket, hvor og hvorfor? d. Logisk Den logiske fortællingsstruktur kan være nyttig, hvis du vil formidle årsagen til, at situationen er, som den er fx ved en krise, forandring eller ved konkurrence. Det kan også være ved kommunikation af værdier. Fortæl fx, hvorfor det har været nødvendigt at ændre på det eksisterende, hvad forandringen er et resultat af, og hvilke konsekvenser det vil få fremover. Gå til arbejdspapiret afsnit 2.4 D: Logiske, hvis du har valgt denne struktur Hvad er årsagen til forandringen? (baggrund) Hvorfor er forandringen sket? (analyse) Hvad er konsekvenserne i fremtiden? (konklusion). Sidst opdateret 30.11.07 6

Fase 3: Handling og roller Som i film eller eventyr har din fortælling en bestemt handling, hvor der optræder nogle personer, som handler. Handlingen kan formidles på forskellige måder, alt efter hvilken fortællingsstruktur du har valgt. Men uanset om du vælger den tidskronologiske, dramatiske, journalistiske eller logiske fortællingsstruktur, skal du tænke over, hvem der optræder i din fortælling, og hvilke roller de har i fortællingen. Ved at overveje rollerne i fortællingen kan du give din fortælling den ønskede kraft. De typiske roller er nævnt herunder: - Helten er den eller de personer, der søger at nå et mål - Hjælperne, som gør det muligt for helten at finde vejen til målet - Modstanderne, der skal bekæmpes - Giverne, som opfylder målet - Modtagerne, der får gevinsten ved at nå målet. Nedenfor ser du eksempler på, hvem der kan indtage rollerne. *Kunderne = borgerne eller patienterne. Husk på, at hjælpere såvel som modstandere ikke nødvendigvis behøver at være personer i bogstavelig forstand. De kan også være holdninger el. lign. Sidst opdateret 30.11.07 7

Find personerne i din fortælling og beskriv deres roller, gå til arbejdspapiret afsnit 3.1 - Hvem er helten(ene) i din fortælling? Eksempler på helteskikkelser: Den intelligente, reelle, modige, viljestærke etc.? Hvem har handlet som en helt, fx i en situation hvor afdelingen blev kritiseret i medierne for at bruge medicin med for store bivirkninger? Er det ledelsen, medarbejderne, leverandørerne eller patienterne, der er heltene i den situation, I står i nu? Hvis der er en aktuel krise i afdelingen, hvem skal så handle for at nå målet, hvem kan løse problemerne? Notér i felt 3.2 i arbejdspapiret, hvad målet er i din fortælling? Eksempler på mål: Hvad er det, dine helte gerne vil nå? Er det fx mere effektive medarbejdere, større sammenhold på arbejdspladsen etc.? Har afdelingen fx haft en nedgangsperiode eller umotiverede medarbejdere, så er målet at vende situationen til det positive. Det er vigtigt, at målet i din fortælling er klart. Målet er oftest det, som kommer til udtryk gennem din pointe (se fase 1). Notér i felt 3.3 i arbejdspapiret, hvem der får glæde af, at målet opfyldes - med andre ord, hvem er modtagerne i din fortælling? Eksempler på modtagere i din fortælling: Hvis en afdeling fx er blevet kritiseret for ikke at afsætte ressourcer til sine medarbejderes kompetenceudvikling, er helten måske ledelsen, der beslutter at etablere et ordentligt videreuddannelsessystem og modtagerne medarbejderne. Samtidig kan modtageren dog også være afdelingen, som ved at opfylde målet får et bedre image og mere tilfredse medarbejdere. Sidst opdateret 30.11.07 8

Notér i felt 3.4, hvem der er giveren, som sørger for, at modtagerne får noget ud af, at målet opfyldes af helten? Eksempler på givere i din fortælling: Giveren kan fx være en forandring - ny belysning som opfylder det mål, helten har med at skabe et bedre arbejdsmiljø. Men giveren kan også i denne forbindelse være en billig leverandør, som gjorde, at I fik et produkt i særklasse og derved samtidig fik opfyldt målet at få et bedre arbejdsmiljø. Giveren kan også være helten selv. Notér i felt 3.5, hvem der er hjælperne i din fortælling? Eksempler på hjælpere i din fortælling: Har dine medarbejdere været optimistiske i en svær periode, kan deres optimisme have været en hjælp i en eventuel forandringsproces. Har der været høje krav fra omverdenen, kan idérige medarbejdere være hjælpere til at skabe nye rammer. Notér i felt 3.6, hvem der er modstanderne i din fortælling? Eksempler på modstandere i din fortælling: Skal der ske en stor forandring, og er dine medarbejdere skeptiske derved, kan deres modstand og frygt i forhold til forandringen være en modstander. Men det kan også være en konkurrent, som headhunter en af afdelingens gode medarbejdere. Et godt tip er, at du i løbet af din fortælling spørger dine medarbejdere, om de kan give eksempler på, hvordan de har oplevet nogle af de ting, du fortæller om. Lad dem komme til orde og blive en del af din fortælling. Lad dem få en rolle. Hvilke billeder har de fx af fremtiden? Det vil få dem til at opleve din fortælling som mere vedkommende. Sidst opdateret 30.11.07 9

Fase 4: Sproglige billeder og eksempler fra hverdagen Sproglige billeder Det har stor betydning for kraften i din fortælling, at du benytter dig af sproglige billeder. Sætter du billeder på, hvad du mener, er det i højere grad muligt for dine medarbejdere at følge din tankegang og leve sig ind i din fortælling. Det er kendt, at billedsproget er med til at fange tilhørernes interesse. Eksempler på sproglige billeder: Vi er som et lille skib på havet lige nu, hvor forandringer i vejret skaber uro ombord. Men sammen kan vi sætte de rigtige sejl og styre sikkert i havn. Vi har brug for alle mand (behovet for en fælles arbejdsindsats for at nå et mål) At tænke i systemer og kasser hører fortiden til, men nu bliver der højt til loftet (forandringens positive indvirkning) I dag begynder en rejse mod nye spændende landskaber (forandring fryder) Afdelingen her synes at være som David, der kæmpede mod Goliat - men hvem vandt til sidst? (stor konkurrence) Når du skaber din fortælling - tænk da i billeder. Befinder afdelingen sig i en situation, hvor der eksempelvis skal ske forandringer, så forestil dig fx et sejlskib på vandet. Det handler om at stå sammen og få skibet på rette kurs, hvis vinden ændrer sig. Tænk på den situation, afdelingen er i. Illustrér situationen ved at udtrykke dig i billeder. Forsøg evt. at drage et perspektiv frem og tilbage i tiden og måske via billeder sætte fokus på, hvordan afdelingen ser ud nu frem for før. Hvilke billeder har du i hovedet, når du kommer til at tænke på den situation, som afdelingen er i nu? Notér i arbejdspapiret under fase 4, punkt 4.1 Sidst opdateret 30.11.07 10

Når du gennem billeder illustrerer, hvordan nutiden ser ud i forhold til fremtid og fortid, får du skabt et rum for, hvor medarbejderne befinder sig i tid og sted. Hvilke billeder har du af fortiden, og hvilke har du af fremtiden? Forsøg at sætte dem op imod hinanden i forhold til, hvordan afdelingen ser ud nu. Notér dette under fase 4, felt 4.1 i arbejdspapiret Eksempler fra hverdagen: Benyt også gerne eksempler fra hverdagen, fordi de er med til at gøre din fortælling mere nærværende og troværdig for dine medarbejdere. Når du fx står i en situation, hvor du skal formidle forandringer, inddrag da en medarbejder, der sidder som tilhører. Det kan være en person, du for få dage siden talte med, og som var skeptisk ved forandringen. Du ved, at personen nu har fået det bedre, og du beder vedkommende fortælle om den episode, der gav fornyet optimisme. Gå til felt 4.2 i arbejdspapiret og forsøg at give svar på: Hvilke historier bakker op omkring din pointe? Inddrag personer fra dine eksempler i den mundtlige fortælling, så flere af dine medarbejdere kan identificere sig med fortællingen. Notér, om der evt. er nogle medarbejdere, som har gjort det godt, der kan inddrages som gode eksempler i din fortælling. Notér dette under 4.2 i arbejdspapiret Når du har gennemgået alle faserne, tænk da over, hvordan de kan sammenkobles. Strukturér efter den valgte fortællingsstruktur. Sidst opdateret 30.11.07 11