Professionelt indkøb af rådgivere VI s årsdag 2013 Professionelt indkøb af rådgivere 31.Okober 2013 1Ole Egebøl, Underdirektør, DSB Indkøb
Et godt konsulentindkøb er en kombination af de rette kompetencer, til den rette pris løst til den aftalte termin for den specifikke opgave og med vidensoverdragelse til organisationen. 2 Mødetitel 15. marts 2013
AGENDA 1. Hvorfor fokus på optimering af konsulenter 2. Rammer for indkøb af konsulenter i DSB 3. Processen 4. Hvordan anvender vi rammeaftaler 5. Gatekeeper 6. Opfølgning på omkostninger 7. Opfølgning på resultat 8. Tendenser 9. Udfordringer 3 Mødetitel 15. marts 2013
Hvorfor fokus på et professionelt indkøb af vidensrådgivning Væsentlige omkostninger til konsulentydelser, varierende udbytte og, i nogle tilfælde, delvist overlappende kommissorier, har nødvendiggjort at vi i dag har etableret en fælles tilgang til hvordan og hvornår vi anvender ekstern vidensrådgivning. 4 31.Oktober 2013
Rammer for hvorledes konsulenter kan købes i DSB ƒ DSB er underlagt Forsyningsvirksomhedsdirektivet og er dermed forpligtiget til at gennemføre udbud i overensstemmelse med gældende regler*). ƒ Regelgrundlaget er det bedste grundlag for, at få skabt reel konkurrence og indeholder en god proces for at kunne træffe de rette valg ud fra en kommerciel vurdering. *) 5 31.Oktober 2013
Processen ƒ Analyse og behovsafdækning ƒ Prækvalifikation (referencer, økonomi) ƒ Valg af tilbudsgivere ƒ Udbudsbetingelser - En klar kravspecifikation - Krav til tidsplan for projektets gennemførelse - Vægtning af evalueringskriterier (pris, kvalitet, kompetencer) ƒ Professionel og velforberedt forhandlingsforløb samt en objektiv evaluering ƒ Tildeling af kontrakt (rammeaftale eller på et konkret projekt) ƒ Implementering ƒ Evaluering af performance ƒ Forankring og læring i organisationen 6 31.Oktober 2013
Hvordan anvendes rammeaftaler mm. ƒ Vi forsøger i størst muligt omfang at konkurrenceudsætte alle indkøb under de eksisterende rammeaftaler. ƒ På mindre opgaver tildeles opgaven direkte, såfremt det er i overensstemmelse reglerne. ƒ Indkøbet bliver etableret via indkøbsordre, hvilket betyder: - En automatiseret proces (procure to pay) - Transparens i indkøbet, vi får indblik i hvad vi reelt har købt/hvad konsulenten har leveret - Bedre opfølgning på omkostninger relateret til det enkelte indkøb 7 Mødetitel 31.Oktober 2013
Gatekeeper 8 Mødetitel 31.Oktober 2013
Opfølgning på omkostningsudvikling Fordeling på hovedkategorier ƒ Der afrapporteres månedsvis til ledelsen på forbrug i forhold til samme periode sidste år. ADVOKATER INGENIØRER OG BYGNINGSRÅDGIVERER IT KONSULENT MANAGEMENT REVISION OG RÅDG. TEKNISK RÅDGIVER TOG ƒ Tilsvarende indgår afrapportering til Bestyrelsen kvartalsvis VIKARYDELSER Øvrige 34% ƒ Krav til effektivisering i kommende års budget 15% 25% 7% 5% 7% 3% 4% 9 31.Oktober 2013
Opfølgning på resultat ƒ Det sker ikke godt nok i dag, vi ønsker fremover: - Læring i processen - Vi skal blive bedre til selv at løse tilsvarende opgaver - Vi vil også være bedre til at følge op på konsulentens performance 10 31.Oktober 2013
Tendenser ƒ Der er generelt et større fokus på at få reduceret eller optimeret på konsulentforbruget i danske virksomheder enten gennem at få mere kvalitet for de samme penge eller skære i budgetterne ƒ Centralisering og styring af konsulentindkøb med indkøbsfunktionen som en central spiller ƒ Ser på muligheder for at insource (f.eks. IT) 11 31.Oktober 2013
Generelle udfordringer ƒ Samarbejde og leveret kvalitet er meget personafhængigt ƒ Skift af gode kompetencer mellem konsulenthuse ƒ Mere fokus på at sælge kvalitet fremfor timer (fastpris og risk/reward) ƒ Manglende innovation fra konsulenthuse, bedre samarbejdsmodeller ƒ For meget sælger/ bypasser processen ƒ Intern styring af projekter ƒ Evnen til at specificere hvad vi vil købe ƒ Valg af konsulent er ikke altid baseret på objektive vurderinger ƒ Markedet bliver ikke tilstrækkeligt/godt nok konkurrenceudsat ƒ Forankring i organisationerne når konsulenten forlader os 12 31.Oktober 2013
13 Mødetitel 15. marts 2013