VELKOMMEN TIL KICK-OFF DET NYE INDKØBSSYSTEM
HVAD ER FI&D? Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D) FI&D har to spor i implementeringen E-handel udrulles, forankres og supporteres af Indkøbsenheden i ØA Disponeringsregnskabet udrulles, forankres og supporteres af Økonomistyringsenheden i ØA Simplere varesøgning og indkøb Simplere fakturering Visualisering af disponerede midler på tværs af AAU Målsætningen er klar: Indkøbsprocessen skal være lettere og korrekt fakturering skal garanteres
HVORFOR SKAL VI HAVE ET INDKØBSSYSTEM? Revisionen og ministeriet anbefaler, at AAU får et indkøbssystem Enkel, effektiv og ensartet måde at finde og bestille varer i elektroniske kataloger Alle fakturaer ikke skal enkelt-bilagsbehandle, da der matches mellem indkøbsordre og faktura. Dette sparer tid i den samlede proces. Fælles indkøb sikrer indkøb på indgåede aftaler med leverandører realisering af prispotentialet i universitetets samlede indkøbsvolume Fælles indkøb sikrer dokumentation gennem hele processen og ensartet kommunikation til leverandøren Disponeringsregnskab giver forbedret opfølgning på budgetter og overblik over nutidige og fremtidige økonomiske dispositioner
HVAD ER DE STØRSTE FORANDRINGER At der skal oprettes indkøbsrekvisitioner i stedet for at afgive ordre pr. telefon, mail eller direkte fra leverandørens webshop At der skal laves elektronisk varemodtagelse At alle fakturaer ikke skal enkelt-bilagsbehandles At elektroniske kontrakter med betalingsplaner automatisk sikrer kontering og betaling af tilbagevendende udgifter, herunder husleje
HVORDAN VIL FORANDRINGEN FINDE STED? I første kvartal af 2015 vil FI&D vil implementering starte hos en række pilotenheder Efterfølgende vil udrulningen for de øvrige enheder finde sted med start i november 2015 De ansvarlige for indkøb i hver enhed modtager undervisning i anvendelse af FI&D og håndtering af implementeringsprocessen Marts 2015 Udrulning starter for pilot-enheder November 2015 til december 2016 Udrulning for øvrige enheder Udgang 2016 Fuld implementering
HVILKE INDKØB ER OMFATTET AF FI&D? FI&D omfatter alle fakturabaserede indkøb Indkøbstype Volumenbaserede indkøb (Katalogindkøb) Dialogbaserede indkøb (Fritekstordre) Faste ydelser (Abonnementskontrakter) Kontant- og Kreditkortkøb (Rejseafregnings- /udlægssystemet, RUS) Eksempler Kontorartikler, kaffe, IT-forbrugsstoffer, IThardware, Inventar, Laboratorieartikler, Kemikalier, Elektroniske komponenter, mv. Specialvarer, Konsulentbistand, Håndværkerydelser, IT-systemer, større apparaturanskaffelser mv. Husleje, avis- og tidsskriftsabonnementer, telefonregninger, El, vand, varme, rengøring, vagt m.fl. Dagligvarebutikker og madsteder, Taxikørsel, Tog- og busbilletter, repræsentation, forplejning.
FAKTURA BASERET INDKØB SOM IKKE ER MED I 1.UDRULNING Rejsebestilling (Via Egencia - Online Booking (AeTM)) Hoteller (Diamond Online Booking eller leverandørernes egne webløsninger) Faktura behandles i Rejseafregningssystem (RUS) Faktura behandles i ØSS Mødeforplejning (Compass/Eurest portalløsning) Faktura behandles i ØSS
FORETAG INDKØB HVIS MAN IKKE ER BRUGER Kun brugere og superbrugere kan foretage indkøb i iprocurement Hvis man ikke har adgang til systemet, tager man kontakt til en bruger eller superbruger, som køber ind for én Information, som skal gives til brugere/superbrugere Et evt. indhentet tilbud, da dette skal vedhæftes ordren Leveringsadressen for ordren Kontooplysninger fx analysenummer og projektnummer Hvem skal godkende rekvisitionen Varemodtagelse gøres elektronisk af en bruger eller superbruger ikke nødvendigvis den samme, som bestilte varen i systemet
BRUGERE OG SUPERBRUGERE
HER FÅR DU HJÆLP TIL E-HANDEL Superbrugere i din enhed Quickguides (http://www.okonomi.aau.dk/indkob/e-handel/quickguides-dk/) Ehandel@adm.aau.dk Hotline 3000
HER FÅR DU HJÆLP TIL DISPONERING mbe@adm.aau.dk (disponering@adm.aau.dk (under etablering))