EPJ/PAS-Projektet Kontakt: Helge Præstgaard Carlsen Direkte tlf. 2920 2202 16. januar 2017 Side 1/9 Drejebog for markedsdialog Indledning Region Syddanmark gennemfører forud for anskaffelsen af en EPJ/PAS-løsning en markedsdialog. Nedenstående beskriver dels baggrund og mål (afsnit 1) for anskaffelsen og dels (afsnit 2) de konkrete rammer for markedsdialogen. Afsnit 1. Baggrund Region Syddanmark ønsker at udbyde og anskaffe en EPJ/PAS-løsning, der matcher Region Syddanmarks nuværende og fremtidige behov. Region Syddanmark ønsker i forbindelse med anskaffelsen at indgå et langvarigt strategisk samarbejde med leverandøren af løsningen. Samarbejdet skal understøtte Region Syddanmarks løbende organisatoriske og forretningsmæssige mål samt udvikling og således være til gavn for både kunde og leverandør. Region Syddanmark ønsker en hurtig transition og at minimere eller helt undgå de risici, der er forbundet med et udviklingsprojekt. Regionen efterspørger således en standardløsning, idet man ikke ønsker at indgå i et omfattende udviklingsprojekt. Regionens opfattelse af en standardløsning er ikke, at den alene består af standardprogrammel, men at løsningen i vidt omfang allerede er i drift og dermed er umiddelbart kommercielt tilgængelig. Regionens ønske om at anskaffe en standardløsning afspejler sig i den metode, man gerne vil anvende i forbindelse med selve udbuddet. Regionen vil ikke detailspecificere en løsning, men derimod lade tilbudsgiverne byde ind med deres standardløsninger, hvilke betyder, at den funktionelle del af kravspecifikationen vil være på et overordnet niveau baseret på emner, aktiviteter og personaer med tilhørende patientrejser. I forbindelse med markedsdialogen ønsker regionen at få afdækket, hvordan leverandøren ser på anvendelsen af denne metode, samt få input til, hvad regionen kan gøre for at understøtte leverandørens besvarelse af en overordnet kravspecifikation. Det ønskede feedback fra leverandøren er nærmere specificeret under Møder vedr. funktionelle krav. Anskaffelsens omfang og mål Region Syddanmark ønsker at anskaffe og implementere en EPJ/PAS-løsning, der: Opfylder visionen for anskaffelsen Er tilpasset danske forhold og overholder dansk lovgivning Dækker Region Syddanmarks kliniske funktionsfelt og geografiske forretningsområde Passer ind i Region Syddanmarks it-miljø
Side 2/9 Visionen Visionen med anskaffelse og implementering af en EPJ/PAS-løsning er at få patientsikker, effektiv, hurtig og brugervenlig it-understøttelse af arbejdsgange. Løsningen skal ligeledes understøtte den løbende forretningsudvikling i Region Syddanmark. Strategiske forretningsmæssige mål for anskaffelsen Region Syddanmark har udviklet fire strategiske forretningsmæssige mål med tilhørende fokuserede mål, som skal understøttes af den nye løsning. Alle mål er udledt af Region Syddanmarks overordnede strategier på relevante områder: Region Syddanmarks Sundhedsvision Pejlemærker for Region Syddanmark Region Syddanmarks Sundheds-IT-strategi De fire forretningsmæssige mål såvel som de underliggende fokuserede mål angiver retning og rammer for såvel anskaffelse, implementering og efterfølgende drift og vedligehold af løsningen som for det strategiske samarbejde, der ønskes med leverandøren af løsningen. Opnåelse af underliggende fokuserede mål er således en forudsætning for opnåelse af de strategiske forretningsmæssige mål. Målene er: 1. Tilfredse patienter og tilfredse brugere En patientsikker og effektiv behandling En hurtig og driftssikker løsning Ensartet behandling af højeste kvalitet på tværs af enheder Genanvendelse af informationer i løsningen Brugervenlighed i daglig brug og udvikling Sikre overblik Understøttelse af patientinddragelse Understøttelse af klinikernes mobilitet Tidstro registreringer (herunder talegenkendelse). 2. Understøttelse af forbedringstiltag og forretningsudvikling Åbne snitflader Understøttelse af løbende forretningsudvikling via fleksibilitet i konfigurationsmulighederne i standardsystemet Understøttelse af forskning, kvalitetsudvikling og den syddanske forbedringsmodel gennem nemt tilgængelig dataudtræk om patienter og arbejdsgange. 3. Indgåelse af strategisk samarbejde mellem Kunde og Leverandør Leverandøren sikrer, at løsningen er på forkant med udviklingen og behovene i Sundhedsvæsnet og blandt de kvalitetsmæssigt førende EPJ/PAS-løsninger i verden Mulighed for at indgå i strategisk samarbejde med andre Kunder Kontrakten understøtter strategisk samarbejde Kundens og Leverandørens organisering understøtter det strategiske samarbejde.
Side 3/9 4. Nul problemer Sikker drift Sikker implementering Overholdelse af servicemål Samarbejde med moden Leverandør med modne processer Leverandøren understøtter i høj grad implementering og konfiguration hos Kunden Den nødvendige informationssikkerhed understøttes. Udbudsform Udbudsformen vil være Udbud med forhandling med forudgående prækvalifikation. Region Syddanmark forventer i udbudsbetingelserne at forbeholde sig ret til at acceptere det indledende tilbud samt at kunne udvide antallet af forhandlingsrunder, hvis det findes nødvendigt. Det er hensigten, at udbudsformen skal understøtte metoden for kravsspecifikation, idet der således under forhandlingen vil være lejlighed til at præcisere besvarelser m.v. Foreløbig overordnet tidsplan Aktivitet Periode Planlægning og udarbejdelse af udbudsmateriale Foråret 2017 Markedsdialog Januar februar 2017 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale Ultimo maj 2017 Prækvalifikation Juni 2017 Udarbejdelse af indledende tilbud Juli medio august 2017 Forhandlingsrunde(r) Efteråret 2017 Indgåelse af kontrakt December 2017 Implementering 2018-2019 Forventninger til implementeringsforløb og hurtig transition I forbindelse med udflytningen til Nyt OUH (Region Syddanmarks kommende supersygehus) skal den samlede it-pakke, herunder en EPJ/PAS-løsning være klar, når den første klynge i byggeriet står færdig, idet disse bygninger skal anvendes som undervisningsmiljø for klinikerne, så de kan træne i, hvordan man arbejder i de nye fysiske rammer og med de nye arbejdsgange inden den samlede udflytning og opstart af patientbehandlingen. Den første del af byggeriet forventes at stå klar i 2020. Det er derfor af væsentlig betydning for Region Syddanmark, at en EPJ/PAS-løsning kan implementeres under hensyntagen til denne tidsramme. En hurtig transition er desuden vigtigt for at minimere en periode med dobbeltdrift og for at minimere indflydelsen på brugerne og patienterne.
Side 4/9 Afsnit 2. Proces for og indhold i leverandørmøder Der gennemføres i alt tre møder med deltagende leverandører, et møde omhandlende non-funktionelle krav og to møder omhandlende funktionelle krav. For alle møder gælder, at der vil blive taget referat til brug for regionens videre arbejde. Eventuel ny information med relation til det kommende udbud fra regionen til leverandørerne vil blive offentliggjort på regionens hjemmeside for udbud, ligesom regionen samme sted forventer at offentliggøre sammendrag af leverandørenes overvejende holdning og anbefalinger (hjemmeside: https://regionsyddanmark.dk/wm218399). Mødernes agenda og varighed Nedenfor beskrives indholdet af de påtænkte møder. Møderne vil hver i sær have en varighed af tre timer og vil indeholde følgende punkter: Velkomst og præsentation af dagens program og deltagere fra Region Syddanmark/v. Region Syddanmark 5 minutter Præsentation af leverandørens deltagere/v. leverandøren 5 minutter Leverandørens præsentation/v. leverandøren 2 timer og 35 minutter Mulighed for uddybende spørgsmål/v. Region Syddanmark 15 minutter. Møde 1 vedrørende non-funktionelle krav (31.01.2017) Der afholdes et møde vedrørende non-funktionelle krav. Formålet er at belyse, hvordan leverandøren forholder sig til en række forhold vedrørende dels tekniske aspekter af leverancen, dels de understøttende processer. Emne Enterprise-løsning Vederlagsmodel Samarbejdsorganisation Strategisk samarbejde Beskrivelse Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til tilgang og de tilhørende krav til en enterprise-løsning, altså en løsning dækkende alle Region Syddanmarks brugere af løsningen, alle sygehuse og hele geografiske spredning baseret på én instans af løsningen. Det er væsentligt at leverandøren iagttager Region Syddanmarks strategiske mål, herunder særligt en hurtigt og driftssikker løsning i disse anbefalinger. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til, hvordan kontraktens vederlagsmodel i leverandørens optik kan understøtte målet om indgåelse af et strategisk samarbejde under implementering såvel som drift og vedligehold af løsningen. Der kan således være tale om incitamentsog bodsmodeller, faste priser på optioner og integrationer, mulighed for løbende indtægtsføring m.v. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til en samarbejdsorganisation, der bedst understøtter det strategiske samarbejde (og øvrige mål), som Regions Syddanmark lægger op til. Leverandøren bedes beskrive sine anbefalinger og forventninger til samarbejdsorganisation både i implementerings- og driftsfasen. Leverandøren bedes beskrive sine overvejelser om og begrunde sine anbe-
Side 5/9 Kundens deltagelse Leverandørens implementeringskoncept Tidsplan og implementering Drift Servicemål Datamigrering/Datakontinuitet Snitflader/API Mulighed for genudbud falinger til mulighederne for at etablere et langvarigt strategisk samarbejde med regionen samt indholdet i et sådant samarbejde. Leverandøren bedes beskrive sine forventninger og begrunde sine anbefalinger til omfanget og arten af kundens deltagelse i implementeringsfasen, herunder anvendelsen af ressourcer fra klinikken. Leverandøren bedes beskrive sit koncept for og begrunde sine anbefalinger til implementering af EPJ/PAS-løsning, herunder i hvilket omfang og hvordan kunden kan understøttes i implementering af løsningen. Jf. bemærkningerne vedrørende forventninger til implementeringsforløb (se ovenfor) bedes leverandøren beskrive og begrunde sine anbefalinger til tidplan for implementering og transition, herunder faseopdeling, indhold i faserne, længde m.v. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger vedrørende drift af løsningen, herunder fordele og ulemper ved forskellige driftsscenarier. Der kan f.eks. være tale om, at leverandøren har ansvaret for og drifter løsningen selv eller i samarbejde med anden leverandør, at regionen selv har ansvaret for drift af løsningen i eget driftscenter eller andre scenarier. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger vedrørende etablering af relevante servicemål for løsningen, herunder målemetoder. Databrud i forbindelse med eventuelt skift af løsning (at patientdata fra gamle systemer ikke er tilgængelige i nye systemer) udgør en alvorlig fare for patientsikkerheden. Leverandøren bedes derfor beskrive og begrunde sine anbefalinger til, hvordan databrud kan imødegås og datakontinuitet kan etableres, herunder hvad konsekvensen ved forskellige tilgange vil være for patientsikkerhed, brugervenlighed m.v. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger vedrørende de mulige snitflader, herunder virkemåde, formater, fleksibilitet m.v. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til hvorledes det sikres, at løsningen på sigt kan genudbydes efter udbudsreglerne, herunder med særlig fokus på rettigheder og ejerskab, samt fejlretning af løsningen. For følgende emner vil en skriftlig besvarelse være tilstrækkelig: Emne Terminologi og klassifikationer Service- og vedligehold Licensmodel Kodekvalitet Beskrivelse Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til, hvordan løsningen kan understøtte klinisk terminologi og klassifikationer på tværs af enheder etc. Leverdøren bedes beskrive og begrunde anbefalinger til hvorledes betaling af service-og vedligehold af nyudvikling i aftaleperioden håndteres. Leverandøren bedes beskrive, hvilke licensmodeller, der kan tilbydes og anbefales. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til, hvilke metoder der anvendes til at sikre kvaliteten af eksisterende og ny kode. Om muligt bedes leverandøren fremvise eksempler på resultat af målinger af
Side 6/9 Persondata og informationssikkerhed Leverandørens processer kodekvalitet. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til, hvordan det kan sikres, at løsningen til en hver tid overholder gældende regler for persondata og informationssikkerhed. Den fællesregionale Informationssikkerhedspolitik og Region Syddanmarks gældende Politik for IT-sikkerhed (under revision) vedlægges som henholdsvis bilag 4 og 4b. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til projektledelsesmetode. Leverandøren bedes desuden gøre rede for kvalitetsstyringsmetode (herunder testmetode). Region Syddanmark beder de deltagende leverandører om efter mødet at aflevere en samlet skriftlig fremstilling af det præsenterede. Der kan være tale om f.eks. PowerPoint-slides med noter eller anden skriftlig fremstilling. Fremstillingen skal være på dansk. Møder vedrørende funktionelle krav Møde 2 (06.02.2017) På det andet møde gennemgår Leverandøren sin EPJ/PAS-løsning med henblik på at beskrive løsningens omfang og indhold. Formålet er at få et indtryk af, hvordan en kørende løsning på markedet matcher Regionens behov, både hvad angår funktionalitet og muligheder for videreudvikling. Formålet er desuden at få indtryk af, hvad aktører i markedet opfatter som værende en EPJ/PAS-løsning. Leverandøren bedes i sin gennemgang forholde sig til følgende emner: Emne Emnekatalog over EPJ/PAS-arbejdsgange Metode for kravsspecifikation Beskrivelse Leverandøren bedes gøre rede for den indeholdte funktionalitet, processer og understøttelse af arbejdsgange, som Leverandøren anser for værende EPJ/PASfunktionalitet i en standardløsning, herunder understøttelse af nationale krav såsom, CPR, FMK og LPR. Leverandøren bedes i sin gennemgang forholde sig til emnerne og tilhørende aktiviteter i emnekataloget (se bilag 1), som er et udtryk for den nuværende funktionalitet dækket af EPJ/PAS-løsningen i Region Syddanmark. Emnekataloget skal dog ikke ses som en foreløbig kravspecifikation, da scope og dermed emner vil blive tilrettet bl.a. på baggrund af markedsdialogen. Leverandøren bedes forholde sig til besvarelse af et udbud baseret på en kravspecifikation, som Region Syddanmark forventer, vil være på et overordnet niveau, da regionen ønsker at anskaffe en EPJ/PAS-løsning, som i videst muligt omfang er færdigudviklet. For at give mulighed for dette, forventer regionen at anvende en overordnet kravspecifikation, som består af beskrivelser af: - De overordnede behov - De overordnede krav til løsningen - Enkelte funktionelle og non-funktionelle specifikke krav - Beskrivelse af en række personaer og deres tilhørende patientrejse, som udgangspunkt for en demonstration til vurdering af løsningens understøttelse af patientsikkerhed, hurtighed, effektivitet og brugervenlighed - Oversigt over regionens nuværende emner og tilhørende aktiviteter dækket
Side 7/9 af EPJ/PAS-løsning til vurdering af omfang for tilbudt løsning I forbindelse med udbudsforretningen forestiller Region Syddanmark sig således, at eventuelle tilbudsgivere ved besvarelse af kundens udbudsmateriale for hvert emne i emnekataloget (se bilag 1) beskriver, hvorledes emnet med ledsagende aktiviteter understøttes af den tilbudte løsning (med tekst, tegninger, diagrammer, usecases etc.), ligesom tilbudsgiver i forhandlingsrunderne og under evalueringen demonstrerer løsningen ved at vise personaernes patientrejse, sådan som de understøttes af systemet. Personaerne vil være udarbejdet således, at alle emner i emnekataloget berøres. Demonstrationerne vil blive optaget og for det vindende tilbuds vedkommende blive ophøjet til kontraktmateriale. Evalueringskriterier for brugervenlighed, enkelhed, hastighed samt patientsikkerhed Fremtidssikring af løsningen I forbindelse med markedsdialogen bedes leverandørerne med udgangspunkt i den udleverede test-persona (bilag 1b) og 2-3 af emnerne (efter eget valg) fra emnekataloget (bilag 1) fremvise elementer af sin løsning, således, at regionen har mulighed for at vurdere kravsspecifikationsmetoden. Leverandøren bedes beskrive sine muligheder for at besvare en kravsspecifikation som den skitserede samt komme med anbefalinger til eventuelle justeringer af metoden. Leverandøren bedes beskrive hvorledes objektive evalueringskriterier for patientsikkerhed, effektivitet, hurtighed og brugervenlighed kan opstilles. Herunder bør leverandøren særligt gøre rede for sin tilgang og konkrete strategier, metoder og tiltag for at sikre disse strategiske elementer i løsningen og løbende i forbindelse med videreudvikling. Leverandøren bedes beskrive sin tilgang til løbende udvikling af løsningen, både hvad angår funktionalitet og teknologi. Region Syddanmark ønsker således oplysninger om, hvilke løbende udviklingstiltag Kunden kan forvente, herunder kundens eventuelle forpligtigelse, deltagelse og mulighed for at påvirke løbende udviklingstiltag, samt muligheden for at indgå i samarbejde med andre kunder. Endvidere beskrives i hvilket omfang løsningen er opbygget modulært, herunder muligheden for at til- eller fravælge moduler. Region Syddanmark er herunder særligt interesseret i at få leverandørens blik på udviklingsvej og fremtidssikringen af EPJ/PAS-løsningen ift.: Patientinddragelse Close loop medicinering, herunder dosisdispensering Det digitale hospital 1 (Nyt OUH) Booking, herunder online selvbooking, NemSMS, integration med LRPafregning samt integration med klinisk- og servicelogistik Anæstesi/intensiv løsning Mulighed for sammenhæng med og dataopsamling fra medicoteknisk udstyr Beslutningsstøtte Nationale krav og regler (Implantatregister, LPR, FMK m.v.) 1 Det Digitale Hospital (Nyt OUH) omfatter bl.a.: Servicelogistik, klinisk logistik, booking, BI.
Side 8/9 Indpasning i Region Syddanmarks IT-landskab og efterlevelse af regionens IT-principper Det bør i øvrigt bemærkes at ovenstående liste ikke er endelig udtømmende ift. udviklingsvej og fremtidssikring. Leverandøren bedes beskrive sin tilgang til at inkludere sin løsning i et eksisterende it-landskab, med særligt udgangspunkt i Region Syddanmarks eksisterende it-landskab med tilhørende interne og eksterne integrationer og systemer (se bilag 2). På baggrund af bilag 2 bedes leverandøren endvidere vurdere, om en eller flere af de integrerede løsninger vil kunne erstattes af funktionalitet i leverandørens kerneløsning, eller af et de moduler leverandøren vil kunne tilbyde samt fremkomme med anbefalinger hertil. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til, hvordan patientsikkerhed kan understøttes, hvor der er sammenhæng til andre systemer eller områder. Lovpligtigt vedligehold Anvendelse af underleverandører I bilag 2b findes desuden en integrationstegning, der viser integrationerne mellem det nuværende EPJ/PAS og tredjeparts systemer via integrationsplatformen REGIS. Region Syddanmark s IT-principper vedlægges som bilag 3. Leverandøren bedes beskrive og begrunde sine anbefalinger til muligheder (herunder honorering) for at indtænke behovet for lovpligtigt vedligehold af systemet (nye lovpligtige og andre bindende nationale krav og funktionaliteter, som Region Syddanmark måtte blive pålagt i aftaleperioden) i en eventuel kontrakt, herunder leverandørens mulighed for og evne til løbende at orientere sig om og reagere på sådanne krav. Leverandøren bedes beskrive sin tilgang til og omfanget af anvendelsen af underleverandører i opbygning og videreudvikling af løsningen samt fremkomme med anbefalinger hertil. Det bemærkes, at Region Syddanmark som udgangspunkt kun ønsker at have én kontraktpart, men at det selvfølgelig vil være muligt at benytte underleverandører. Region Syddanmark beder de deltagende leverandører om efter mødet at aflevere en samlet skriftlig fremstilling af det præsenterede. Der kan være tale om f.eks. PowerPoint-slides med noter eller anden skriftlig fremstilling. Fremstillingen skal være på dansk. Regionen vil herefter lave en skriftlig tilbagemelding til de deltagende leverandører. Tilbagemeldingen vil danne udgangspunkt for et opfølgende møde vedrørende funktionelle krav (møde 2). Møde 3 (28.02.2017) På baggrund af den skriftlige tilbagemelding fra Region Syddanmark bedes leverandøren demonstrere særlige fokusområder. Tredjemøde er således tænkt som en mulighed for at få uddybet særlige emner eller stille supplerende spørgsmål til leverandøren. Bilag: Bilag 1: Emnekatalog
Side 9/9 Bilag 1b: Persona Bilag 2: Oversigt over integrerende systemer til EPJ/PAS Bilag 2b: Samlet tegning Cosmic-integrationer via REGIS Bilag 3: Region Syddanmarks IT-principper Bilag 4: Fællesregional Informationssikkerhedspolitik Bilag 4b: Region Syddanmarks Politik for it-sikkerhed