1
RUT Brugervejledning Kræftens Bekæmpelse 2
Indholdsfortegnelse Kort om RUT... 4 Fordele ved RUT... 4 Her finder du RUT... 5 Sådan logger du på... 5 Her kan du få hjælp... 6 Planlægning af ruter... 6 Opret distrikter... 7 Opret ruter... 9 Rediger en eksisterende rute... 13 Slet en rute... 13 Rutedækning... 17 Rutedækningskort... 18 Tegn distrikt... 20 Ruteoversigt... 20 Muligheder for print af rutekort... 21 Det skal du gøre inden hver landsindsamling... 24 3
Kort om RUT RUT er et fælles online ruteplanlægningssystem for de humanitære og sygdomsbekæmpende organisationer, der afholder landsindsamlinger. I RUT kan du oprette, redigere, gemme, flytte og udskrive ruter. Fordele ved RUT Der er mange fordele ved at bruge RUT, når du planlægger dine ruter. RUT gør det: let at oprette nye og opdatere gamle ruter muligt at gemme og bruge planlagte ruter fra år til år let at udskrive rutekort muligt at få et overblik over antallet af husstande på den enkelte rute muligt at få et overblik over om samtlige husstande i kommunen/distriktet/på ruten er dækket let at ændre tekst på rutekortene ved kun at skulle skrive den nye tekst et sted. Eks.: Landsindsamling 2013 i stedet for Landsindsamling 2012 muligt at skrive en hilsen/samme information til samtlige indsamlere på én gang eller skrive information om den enkelte rute: Eks. Pas på hunden muligt at oprette op til 30 ruter i timen (med lidt øvelse) let for nye kampagneledere at overtage RUTs kort opdateres automatisk hvert år, så nye boligområder og husstande kommer med. 4
Her finder du RUT Gå ind på følgende adresse: http://rut.praqma.net/rut/login Sådan logger du på Nedenfor ser du RUT. For at kunne bruge RUT skal du have en adgangskode og logge ind på følgende måde: Organisation: Skriv kb Områdetype: Vælg kommuner Område: Find din kommune Distrikt: skriv distriktsnummer Adgangskode: Skriv adgangskode Har du ikke en adgangskode (eller har glemt den) så kontakt landskontoret på tlf 3525 7500. Du kan ændre koden, når du er logget ind. 5
Er du kampagneleder og vil have adgang til at se hele dit område på ém gang, kontakt da landskontoret for at få en kode. Første gang du logger på i RUT, ser forsiden sådan ud: Her kan du få hjælp I skærmbilledet til venstre finder du hjælpefunktionen. Uanset hvilket skærmbillede du står i, når du er logget på, er der altid hjælp at hente her. Du kan også kontakte Landskontoret, hvis du har problemer på tlf.: 35 25 75 00 Planlægning af ruter En god indsamlingsrute består af gader og veje, som ligger tæt på hinanden. Ruterne må ikke være for store og skal helst kunne gennemføres på 2-3 timer. 6
Som udgangspunkt kan du regne med, at en indsamler på 2-3 timer kan nå at besøge: 120-200 lejligheder i en etagebebyggelse 75-100 parcelhuse 15-30 huse i landsdistrikter Søndagsåbent I forbindelse med planlægningen af ruter er det vigtigt at være opmærksom på, om der er andre vigtige steder at have placeret indsamlere f.eks. uden for åbne butikker, ved sportsbegivenheder eller andre steder, hvor der vil være mange mennesker. Husk at spørge om lov. Opret distrikter Du kan inddele din kommune i flere distrikter. Det gør du under Opret distrikt i menuen til venstre. 7
Udfyld Distrikt nr. Næste tekstfelt Betegnelse er navnet på distriktet. Adgangskoden er den distriktslederen skal logge ind med for at få adgang til at redigere de ruter, der hører under distriktet. Det sidste felt Tillad eksport af distriktet til andre organisationer giver andre organisationer mulighed for, at bruge ruterne til deres landsindsamling. Proceduren er, at Kræftens Bekæmpelse som hovedregel deler med de andre organisationer. Rediger top- og bundtekst Under Ret tekster kan du ændre top- og bundtekst. Feltet Overskrift, éns for alle ruter i distriktet: Her kan du f.eks. skrive Landsindsamling 2013. Overskriften vil figurere på alle kort/ruter i distriktet. 8
I feltet Meddelelse til indsamlere, éns for alle ruter i distriktet: Her kan du skrive en fælles besked til indsamlerne i bunden af rutekortet. Du kan eksempelvis skrive dit navn og nummer, så indsamlerne ved, hvor de kan få fat i dig, hvis der skulle opstå problemer eller være spørgsmål. Teksten vil være den samme på alle ruter i distriktet. Opret ruter Vælg: Opret rute i menuen til venstre. Dette skærmbillede fremkommer: Udfyld rutenummer I feltet Rute nr. udfyldes rutens nummer. Noter til ruten I tekstfeltet Note til rute kan du skrive kommentarer til den enkelte rute f.eks. nr. 40 eksisterer ikke eller gå ikke ind i nr. 3, der er hunde. Feltet kan også sagtens være tomt. 9
Note til administration Tekstfeltet Note til Administration er et internt felt til kampagnelederen. Denne tekst kommer ikke med på rutekortene. Det er kun kampagnelederen, der har adgang til at skrive i dette felt. Feltet kan bruges som på mindelse om, at det f.eks. er en særlig lang/kort rute, én rute, der skal prioriteres, da den plejer at give meget, ruter med lav prioritet (f.eks. sommerhusområder) mv. Hvis veje/husstande i kort Under hver enkelt rute har du her mulighed for at taste ind, hvorvidt du vil have rutens veje eller husstande angivet på de udprintede kort. Når du printer er det muligt at bede om at få printet kortene ud efter de ønsker du angiver her (se yderligere under Muligheder for print). Ruteindtastning Skriv vejnavnet. Hvis der er flere veje med samme navn, vil der, når man trykker Gem/valider, komme et gardin frem med mulighed for at vælge det postnummer netop din vej hører til. 10
Husnummer Hele vejen: Skal hele vejen dækkes, skal du ikke udfylde noget her. Tryk blot Enter efter vejnavnet, så fylder den selv ud med alle numre på vejene. Deling af vejen: Ønsker du at dele vejen op, udfyldes husnummer fra og til. Kun husstande med lige husnumre: Der klikkes på lige. Kun husstande med ulige husnumre: Der klikkes på ulige. Begge sider af vejen ønskes dækket: Der klikkes på alle. Vis fejl Dette felt står automatisk på ja. Du skal kun ændre feltet til nej, hvis du vil skrive en note til ruten som RUT ellers vil betegne som en fejl. Bemærk systemet viser ikke antallet af husstande på ruten, hvis funktionen vælges fra. Systemet danner muligvis ikke det korrekte kort, hvis funktionen vælges til. Visning af antallet af husstande Dette felt udfyldes automatisk, når du gemmer dine indtastninger. Antallet af husstande baseres på data i BBR (Bygnings- og Boligregisteret). Husstandsantallet skal gerne stemme nogenlunde overens med de anbefalinger, der er angivet under punktet Planlægning af ruter. 11
Gem/valider Hver gang du har ændret noget i ruten skal du klikke på Gem/Valider nede i højre hjørne, før du kan udskrive ruten eller vende tilbage til ruteoversigten. For at se ruten kan du klikke på Rediger rute på forsiden, så kommer du ind på den enkelte rute. Her kan du så se kortet ved at klikke på Vis Kort ude i venstre side. 12
Rediger en eksisterende rute Klik på Vælg rute i venstre side af skærmbilledet. Der vil nu fremkomme en liste over alle distriktets ruter. Find den rute, du vil rette og klik på Rediger rute - se nedenfor. Slet en rute Hvis du vil slette en eller flere ruter, skal du markere dem, der skal slettes med et flueben og derefter klikke på Slet-knappen øverst i skærmbilledets højre hjørne. 13
Flyt en rute fra et distrikt til et andet Med denne funktion kan du hente ruter fra et distrikt til et andet. Bemærk funktionen er kun mulig, hvis du har flere distrikter! Gå ind på det distrikt hvor til ruten skal overføres. Det gør du ved på forsiden at markere distriktsnummeret og klikke på Ruter. 14
Derefter ser du dette skærmbillede: Klik derefter på Flyt rute(r) i menuen til venstre. Derefter ser du dette skærmbillede: Her vælger du det distrikt, som ruten skal hentes fra. Tryk derefter på Vis ruter 15
Dette skærmbillede fremkommer: Derefter markeres med flueben den/de rute(r), der skal flyttes. Og endelig klikkes der på Flyt ruter(r) nederst til højre på skærmen for at bekræfte. Ruten/ruterne er nu hentet fra det ene distrikt over i det andet. 16
Rutedækning For at tjekke at alle husstande i kommunen er med, og om der er overlapning mellem ruterne skal du vælge Rutedækning i menuen til venstre for at se en liste over dækningsprocenten på de enkelte veje. Du kan få rutedækningen for hele din kommune og for det enkelte distrikt, såfremt distriktet er blevet tegnet af kampagnelederen (se Tegn distrikt ). Skærmbilledet nedenfor fremkommer: Tallet under vejnavnet angiver, hvor mange husstande, der totalt er på vejen og tallet under det angiver, hvor mange af de husstande, der er med på ruten. Du har mulighed for at sortere vejene alfabetisk eller efter dækningsgraden. 17
Ved hjælp af procentsatsen kan man se, hvor mange % af vejen, der er dækket. Hvis procentsatsen er under 100 % så undersøg, hvorfor der ikke er fuld dækning på vejen. Det kan skyldes flere ting; bl.a. at der ikke er lavet ruter endnu, det er et industrikvarter eller at systemet angiver matrikler, hvoraf ikke alle er husstande, der tæller med. Dobbeltdækning Ser du på Rutedækning på kommuneniveau vil teksten være rød, hvis der er en dobbeltdækning, dvs. at flere ruter har de samme husstande på samme vej også på tværs af de forskellig distrikter i kommunen. Ser du på Rutedækning på distriktsniveau vil rød tekst indikere, at vejen overlapper en anden rute i dit eget distrikt. Rutedækningskort Du kan også se rutedækning på et kort. Både for hele kommunen/området og for det enkelte distrikt. Systemet udregner og viser, hvor ruterne løber. Det kan give et billede af, hvilke veje, der kan optimeres, så du får en bedre rutedækning i dit område/distrikt. 18
Ruterne er afmærket i forskellige farver, inddelt i: Fuld dækning, God dækning, Dårlig dækning, Ingen dækning og Ukendt vejdata. For kommunen: For distriktet: 19
Tegn distrikt Som kampagenleder har du mulighed for at tegne distrikterne i dit område, således at du får mulighed for at se rutedækningen i hvert enkelt distrikt frem for kun at kunne se den på kommuneplan. Kontakt din konsulent, hvis du ønsker at tegne distrikterne i dit område. Ruteoversigt Vælg Ruteoversigt ude i venstresiden for at få en samlet oversigt over dine ruter. 20
Skærmbilledet nedenfor fremkommer: Her kan du se antal husstande og adresserne på den enkelte rute. Bemærk at der maksimalt kan stå fire linjer ved hver rute, så dette er altså ikke fuldstændig liste over alle dine ruter, men blot en oversigt, der skal kunne skabe noget overblik. Muligheder for print af rutekort Print af alle ruter Hvis du vil have alle ruter printet ud samtidig, sætter du et flueben i den boks, der står i den øverste linje lige før Rute nr. på distriktets forside. Alle distriktets ruter bliver dermed automatisk markeret. Klik herefter på Print. 21
Print af specifik(ke) rute(r) Hvis du kun vil have eksempelvis en specifik rute eller f.eks. rute 1, 4 og 5 printet ud, så markerer du ruterne med et flueben og klikker på Print. Print valg Når du trykker print kommer der en kasse op med nogle printvalg for de udprintede rutekort. Her kan du: Vælge hvilken korttype du vil have Vælge fontstørrelse Vælge miniaturekortet (minimap) til eller fra Vælge om QR-koden skal vises eller ej (På hvert kort er der en QR-kode. Hvis man har en smartphone kan man scanne koden og få kortet over på sin smartphone) Vælge at printe kort (API) ud statisk, hvis du bruger Explorer og oplever at kortene bliver klippet over eller skifter størrelse 22
Derefter har du forskellige muligheder for, hvordan ruten skal markeres på kortet. Du kan vælge: Benyt ønskede visning (benytter den visning du har ønsket under den enkelte rute) Tegn veje (vist som blå streg over de veje ruten går på Tegn husstande (vist som prikker på kortet) Tegn begge dee Bemærk det er en god ide at printe 1 kort til hver indsamler, og evt. 1 ekstra til kampagnelederen/distriktslederen. Det ekstra kort er godt at have, hvis indsamleren ringer med tvivlsspørgsmål om ruten, eller mister kortet på ruten. 23
Det skal du gøre inden hver landsindsamling Når alle dine ruter ligger i RUT er det let at bruge og opdatere systemet det følgende år. Det skal du gøre: Undersøg under rutedækning om der er kommet nye veje i kommunen eller nye husstande på en vej, som skal med på en rute, så du hvert år har en optimal rutedækning (100%). Ret top- og bundtekst på rutekortene under Ret tekster. Fra f.eks. Landsindsamling 2014 til Landsindsamling 2015. Print ruterne ud. God fornøjelse 24