0 Bilagsoversigt Til opgavebeskrivelsen knytter sig følgende bilag, alle dateret den : Bilag 1 - København Oversigtstegninger Bilag 2 Hedehusene Oversigtstegninger Bilag 3 - Skanderborg Oversigtstegninger Bilag 4 - Middelfart inkl. tilsynskontor Oversigtstegninger Bilag 5 Personaleforhold/virksomhedsoverdragelse Desuden henvises til de øvrige bilag, se BUT afsnit 1.4. Vejdirektoratets organisations kan findes beskrevet på Vejdirektoratets hjemmeside. I det følgende benævnes de enkelte bydende og den virksomhed, der senere får overdraget opgaven, som tilbudsgiveren. 1.1 Indledning Vejdirektoratet (VD) genudbyder ejendomsdriften for 4 tjenestesteder. Nuværende ejendomsdrift udføres på tjenestestederne København, Hedehusene og Skanderborg af ISS Facility Services A/S og på tjenestested Middelfart af Ejendomsvirke A/S. Kontraktforholdet ophører pr. 30. april 2013, men er forlænget frem til 30. juni 2013. Uanset oplysning om varighed er Vejdirektoratet berettiget til uden varsel straks at forlænge aftalen med en i forlængelsen angivet periode, såfremt et kommende udbud af en ny aftale om ejendomsdrift, der skal erstatte nærværende aftale, ikke kan træde i kraft efter den forventede tidsplan, f.eks. som følge af, at Klagenævnet for Udbud har givet en klage angående den nye aftale opsættende virkning, at Klagenævnet for Udbud har annulleret tildelingen af den nye aftale, eller at Vejdirektoratet selv har vurderet, at udbuddet af den nye aftale skal aflyses med henblik på genudbud. Det fremhæves, at rengøring på de 4 tjenestesteder ikke udbydes som en del af nærværende udbud. Rengøring på de 4 tjenestesteder er udbudt i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens forpligtende indkøbsaftale for rengøringsydelser (rengøringsafta- Side 1 af 10
len). Der indgås separate aftaler for hvert tjenestested. Ved nærværende udbud kan prækvalificerede ansøgere afgive tilbud på ejendomsdriften for de tjenesteder, hvortil ansøger er prækvalificeret. Dette fremgår af opfordringsskrivelsen. Der indgås kontrakt for en 4 årig periode med option på forlængelse, jf. Bilaget: Kontrakt - Paradigma. Den udbudte opgave er omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, jf. bilag 5. På tjenestested Middelfart vil der ikke være nogen medarbejder ved kontraktstart. I det følgende er angivet vilkår for alle 4 tjenestesteder. 1.2 Tjenestesteder Ejendomsdriften udbydes for følgende 4 tjenestesteder: København: Vejdirektoratet, København (VDK) Niels Juels Gade 13 1022 København K Tlf.: 7244 3333 Hedehusene: Vejdirektoratet, Hedehusene (VDF) Guldalderen 12 2640 Hedehusene Tlf.: 7244 7000 Skanderborg: Vejdirektoratet, Skanderborg (VDS) Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg Tlf.: 7244 2200 Middelfart: Vejdirektoratet, Syddanmark (VSD) Side 2 af 10
Teglgårdsparken 102 5500 Middelfart Tlf.: 7244 2700 Tilsynskontor: Jyllandsvej 100 5500 Middelfart Medarbejdersammensætningen er generelt ingeniører, teknikere og kontorpersonale med en varieret aldersfordeling. 1.3 Tider Normal arbejdstid for ansatte i VD er kl. 8.00 kl. 16.00. 1.4 Nøgletal for de 4 tjenestesteder VDK VDF VDS VSD København Hedehusene Skanderborg Middelfart Tjenestested Medarbejdere, antal ca. 350 200 250 120 Areal, m2 ca. 11.000 5.000 7.400 2.200 Vejledende Omsætning, 2012: Driftleder 177.000 177.000 177.000 Autoriserede elinstallatør 1.550.000 Forvalter og forvaltermedhjælper 615.000 637.000 1.167.000 Servicemedarbejder 250.000 200.000 200.000 Omsætning i alt, kr. 2.592.000 1.014.000 1.544.000 390.000 Servicemedarbejdere er i dag omfattet af rengøringsaftalen, men skal fremover medtages i aftale om ejendomsdrift i det ovenfor estimerede omfang. Den samlede omsætning i Middelfart er skønnet af Vejdirektoratet. 2.0 Ejendomsdrift For de 4 tjenestesteder, København, Hedehusene, Skanderborg og Middelfart, hvor tilbudsgiver skal forestå ejendomsdriften, gælder følgende for bygningsvedligeholdelse: VD er lejer i disse ejendomme, hvor den indvendige vedligeholdelse påhviler lejer. Side 3 af 10
Udvendig vedligeholdelse påhviler udlejer. 2.1 Omfang Ejendommenes udstrækning fremgår af vedlagte tegningsmateriale, bilag 1 4. De bydende opfordres til at besigtige de tjenestesteder, som tilbudsgiveren afgiver tilbud på for at få et korrekt billede af omfang, indretning mv. I opfordringsskrivelsen er anført tidspunkt for besigtigelse af de enkelte tjenestesteder. Tilbudsgiveren er ansvarlig for, at bygninger inkl. installationer fungerer og bygningerne fremstår pæne og ryddelige. Ejendomsdriften omfatter i hovedtræk følgende områder: Serviceaftaler - daglig kontakt ifm. serviceaftaler El-arbejder Håndværks- og viceværtopgaver Interne flytninger Vikarfunktion herunder bl. a. postomdeling, kopiering mv. Døgnvagt Intern service Bygningsgennemgang Løbende a jourføring af driftsmanual og sikkerhedsmanual Deltagelse i driftsmøder Kvalitetssikring og -styring Ad hoc opgaver 2.2 Serviceaftaler VD har indgået servicekontrakter med en række forskellige leverandører de pågældende tjenestesteder. Servicekontrakterne er af meget forskellig art omfattende bl. a. plantepasning, kopimaskiner, elevatorer, ventilationsanlæg etc. Tilbudsgiveren forestår kontakt til servicefirmaer og påser og kontrollerer, at servicearbejdet udføres korrekt og tilfredsstillende. 2.3 El-arbejder Dette er kun gældende i København. Arbejdet består bl. a. i følgende opgaver: Side 4 af 10
Eftersyn og vedligehold af el-tavler Løbende reparation og eftersyn af diverse belysning Flytning og reparationer af telefoner. Flytning af telefoner foregår via gamle teletavler i kælderen Levering og montering af nye telefoner Udvidelse af diverse el-installationer Styring af alle energibesparende projekter jævnfør statens energiaftaler, samt løbende anbefalinger af nye energibesparende projekter Teknisk eftersyn af ventilationsanlæg Flytning og eftersyn af portanlæg Bestilling og opsættelse af nye belysninger Installering af lysfølere på strategisk udvalgte steder Teknisk flytning af adgangskontroller jævnfør aftale med Informatikområdet Service på køkkenmaskiner Løbende ophængning af kabler i forbindelse med APV undersøgelser Styring af udlevering af stikdåser og andre el-dele Omlægning af el i forbindelse med nye installationer. Fx ved nyt EDB net eller videoudstyr, samt diverse montøranvisninger Reparationer af bygningens el jævnfør aftaler med ejer Levering af byggestrøm ved større projekter, fx kulturnatten hos TIC eller de nuværende byggeprojekter Diverse EL arbejder for TIC generelt i forbindelse med alle deres systemer Endvidere kan de 2 autoriserede el-installatører i København påregne tilsvarende opgaver på andre tjenestesteder, primært Næstved og Hedehusene svarende til 25-50 % af arbejdstiden. Transport til og fra tjenestestederne foregår i arbejdstiden i egne biler. 2.4 Håndværks- og viceværtopgaver Tilbudsgiveren forestår al kontakt til håndværkere og servicepersonel. 2.5 Interne flytninger Tilbudsgiveren deltager i udførelse af interne flytninger og indretningsopgaver. Tilbudsgiveren skal selv i mindre omfang kunne forestå almindelige håndværksopgaver i forbindelse hermed, dog undtaget arbejder, som kræver særlig autorisation. I København skal de tilbudte 2 autoriserede el-installatører forestå mindre el-arbejder. Side 5 af 10
2.6 Vikarfunktion Tilbudsgiveren skal efter VDs anvisning forestå vikarfunktioner inden for normal arbejdstid, såfremt VD prioriterer dette frem for øvrigt arbejde. 2.7 Døgnvagt Tilbudsgiveren har telefonisk døgnvagt i forbindelse med opståede uregelmæssigheder. Det er f. eks. i forbindelse med vandskader mv., som opdages af VD s vagtselskab i forbindelse med vagtrunderinger. Omfang af døgnvagt aftales nærmere for de enkelte tjenestesteder. 2.8 Intern service Tilbudsgiveren skal deltage i og forestå al arbejde der er nødvendigt for at huset fungerer herunder: Ommøblering af kantineområde og mødelokaler Ansvarlig for at husets tekniske installationer fungerer Deltagelse i forskellige ad hoc projekter, f. eks. energispareforanstaltninger Flaghejsning på såvel hverdage som helligdage efter statens flaghejsningsregler Kontakt til ejer af bygningernes viceværter, samt kontakt til og kontrol af dennes håndværkere Eftersyn/vedligeholdelse af kloak Fordeling af papir mv. Reparation af adgangskontrol og døre Service og vedligehold af IT-udstyr i mødelokaler Udarbejdelse af tilbud i forbindelse med nye servicekontrakter og ombygninger, samt kontrol af det udførte arbejde. (Gulvarbejde, malerarbejde, glarmesterarbejder osv.) Udskiftning af lyskilder Tilkaldevagt døgnet rundt. Kan kontaktes i forbindelse med at fx døre ikke kan lukke, vandskader, tyveri, køleskabene i kantinen er gået i stykker Smøring af døre, dørpumper og vinduer samt reparation af disse Kontakt til energikonsulent vedrørende energispareprojekter Tilkaldevagt i trykkeriet i forbindelse med større opgaver, samt ferie- sygdomsafløsere i både post og trykkeri og reparation af biler samt afhentning af post Diverse flytninger Udskiftning/reparation af toiletter. Løbende reparationer samt vedligehold af vandlåse og dryppende vandhaner samt rensning af rør og afløb opgaver som ikke kræver autorisation Reparationer af diverse elektroniske remedier Opsætning, samling, flytning af møbler, billeder, white- Side 6 af 10
board, reoler osv. Styring af miljø- og almindeligt affald Løbende eftersyn af brandmateriel Vedligehold af køleranlæg og ventilation Snedkerarbejde, såsom loftplader for nye el-installationer. Reparation af ødelagte møbler, inventar og køkkenskabe Uddeling af vandbeholdere til vandkølere i alle områder 2.9 Ad hoc opgaver Herudover skal alle tilbudte personer også stå til rådighed ved diverse ad hoc opstående opgaver. 2.10 Organisation Tilbudsgiveren skal i forbindelse med tilbudsafgivelse redegøre for organisationen. Der benyttes følgende betegnelser: Driftleder Autoriseret el-installatør Forvalter Forvaltermedhjælper Servicemedarbejder Alle personer skal have kendskab til EDB på brugerniveau og skal kunne tale, læse og skrive dansk samt have kørekort. Personalet skal bære skilt, ID-kort eller lign. og skal optræde venligt og høfligt. Tilbudsgiver er til enhver tid ansvarlig for personalets adfærd på arbejdspladsen samt for at personalet er bekendt med gældende husorden og regler, som personalet skal overholde. Når der er anført en ½ mand skal det forstås således, at den samlede ydelse svarer til ½ mand-år. De aktuelle ydelser aftales løbende i forbindelse med konkrete opgaver. Tilbudsgiverens eventuelle underleverandører i form af håndværksvirksomheder eller lignende skal fremgå af tilbuddet, jf. Bilaget: Tilbudsliste (TBL), afsnit 7. Underleverandørerne vil kun kunne antages/udskiftes efter forudgående skriftlig aftale. Driftleder: Driftlederen har ansvaret for overholdelse af de i kontrakten aftalte ydelser for ejendomsdrift. Side 7 af 10
Driftlederen har ansvaret for styring af personale og håndværkere samt overholdelse af godkendte driftsbudgetter. Driftlederen skal have relevant teoretisk uddannelse, som f. eks. ingeniør eller bygningskonstruktør, og med flere års erfaring i bygningsvedligeholdelse. Autoriseret el-installatør: I København skal der være 2 autoriserede el-installatører til udførelse af el-arbejder, som beskrevet i afsnit 2.3. Forvalter: Den lokale forvalter skal mindst være bygningshåndværker og have erfaring med bygningsvedligeholdelse og tekniske installationer. Forvaltermedhjælper: Den lokale forvaltermedhjælper skal være bygningshåndværker eller være handymand og have erfaring med bygningsvedligeholdelse. Service-medarbejder: Der er tale om en deltidsperson, jf. afsnit 2.11 og Bilaget: Tilbudsliste (TBL), som kan udføre løbende forefaldende arbejde, som opfyldning af kaffemaskiner, rengøring ved uheld eller forhold som ikke er omfattet af Vejdirektoratets rengøringsaftale mv. 2.11 Bemanding På de løbende driftsmøder aftales hvilke opgaver, der skal løses og hvilken bemanding dette kræver for at få et passende forbrug og fordeling af ressourcerne/arbejdskraften. Dette foretages i samarbejde med VD på det pågældende tjenestested. Erfaringsmæssigt svarer det årlige timeforbrug til følgende gennemsnitlige bemanding det pågældende tjenestested: København: 1 driftleder (efter behov) 2 autoriserede el-installatører (37 timer om ugen) 2 forvaltere (37 timer om ugen) 1 service-medarbejder (25 timer om ugen) Hedehusene: Side 8 af 10
1 driftleder (efter behov) 1forvalter (37 timer om ugen) 1 forvaltermedhjælper (20 timer om ugen) 1 service-medarbejder (20 timer om ugen) Skanderborg: 1 driftleder (efter behov) 2 forvaltere (37 timer om ugen) 1 service-medarbejder (20 timer om ugen) Middelfart: 1 driftleder (efter behov) 1 forvalter (37 timer om ugen) 2.12 Faciliteter På hvert tjenestested stilles en edb-arbejdsplads til rådighed. Herudover er der værksteds- og lagerfunktion. Omfang kan besigtiges på de enkelte tjenestesteder. Tilbudsgiver skal sørge for oprydning og rengøring af disse lokaliteter. 2.13 Materiel, udstyr og materialer Tilbudsgiveren skal levere nødvendigt arbejdstøj og sikkerhedsudstyr, redskaber, almindeligt værktøj herunder håndværktøj, mindre elværktøj mv. samt søm og skruer mv. Tilbudsgiver skal stille bil til rådighed for de 2 autoriserede elinstallatører i København. Større maskiner mv. som VD stiller til rådighed efter nærmere aftale, omfatter følgende: København: For tiden ingen. Hedehusene: For tiden ingen. Skanderborg: For tiden ingen. Middelfart: For tiden ingen. Anskaffelse af større maskiner mv. og reparation af større maskiner, som VD stiller til rådighed, skal forudgående skriftligt aftales med lederen af Intern Service, henholdsvis Øst eller Vest. Derudover betaler VD for et sædvanligt forbrug af el og vand mv. 2.14 Samarbejde og møder Der afholdes løbende driftsmøder på hvert tjenestested med et opstartsmøde ca. 1 måned efter kontraktindgåelse, hvor det videre Side 9 af 10
samarbejde aftales. Driftlederen skal påregne 8 møder om året, samt eventuelt ekstra møder efter behov. Driftleder forestår og refererer disse møder. Tilbudsgiveren skal deltage i andre møder, der har relation til bygningens drift og vedligeholdelse herunder møder med bygningsejer og dennes rådgiver. 2.15 Afregning Autoriserede el-installatør, forvalter, forvaltermedhjælper og servicemedarbejder skal registrere timeforbrug vha. flexkort, som udleveres af VD. Medmindre der er indgået særskilt aftale herom, vil alene timeforbrug dokumenteret vha. flexkort blive honoreret. Driftlederen afregnes alene efter forudgående aftale. Driftlederen afregnes efter dokumenteret timeforbrug i form af timelister eller tilsvarende med en kort beskrivelse af ydelsens art og omfang. Arbejde udover normal arbejdstid må kun ske efter forudgående aftale med VD. Al afregning foretages efter forbrugt tid iht. tilbudslistens enhedspriser. VD afholder udgifter til materialer, enten direkte eller som særskilt afregning over for tilbudsgiveren efter nærmere forudgående aftale. Det præciseres, at tilbudsgiver selv skal stille med almindeligt værktøj, jf. afsnit 2.13, og Bilaget: Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), afsnit 2.13. Side 10 af 10