Rammeaftale 2013-1115-01 Udbudsbetingelser Udbud af elektricitet November 2013
Indhold: 1 Generelle oplysninger 1 4 1.1 Ordregiver 1.1 4 1.2 Den udbudte ydelse 1.2 4 1.2.1 Ydelsen 1.2 4 1.2.1.1 Nærmere om Delydelse (a): Elforbrug 1.2 5 1.2.1.2 Nærmere om Delydelse (b): Rådgivning om elforbrug 1.2 5 1.3 Projektgennemgang 1.3 6 1.4 Tildeling af kontrakt under rammeaftalen 1.4 6 2 Konkurrencebetingelser 2 7 2.1 Udbudsprocedure 2.1 7 2.2 Udbudsprocedurens afvikling 2.2 7 2.2.1 Elektronisk afvikling 2.2 7 2.2.2 Spørgsmål 2.2 7 2.2.3 Frist for aflevering af tilbud: 16. december 2013, kl. 12:00 2.2 7 2.2.4 Vurdering af modtagne tilbud 2.2 8 2.2.5 Underretning om tildelingsbeslutning 2.2 8 2.2.6 Frivillig stand still periode 2.2 8 3 Udbudsmateriale m.v. 3 9 3.1 Udbudsmateriale 3.1 9 3.2 Kvalifikationsdokumenter og -krav 3.2 9 3.2.1 Sammenslutninger af økonomiske aktører 3.2 9 3.2.2 Tro-og love erklæring 3.2 9 3.3 Tilbudsdokumenter 3.3 10 3.3.1 Tilbudsliste 3.3 10 3.4 Sprog 3.4 10 3.5 Vedståelse 3.5 11 3.6 Forbehold 3.6 11 3.6.1 Generelt 3.6 11 1 2
3.6.2 Forbeholdsliste 3.6 11 3.7 Anonymitet, fortrolighed og tavshedspligt 3.7 11 4 Tilbudsevaluering 4 12 4.1 Tilbudssammenligning 4.1 12 1 3
1 Generelle oplysninger 1.1 Ordregiver Navn: CVRnr.: Adresse: AlmenIndkøb v/lejerbo (Administrationsorganisationen) 18213419 Gammel Køge Landevej 26 2500 Valby AlmenIndkøb udbyder på egne vegne og i AlmenIndkøbs egenskab af indkøbscentral, jf. Udbudsdirektivets art. 11 på vegne af den almene boligsektor den udbudte ydelse. De almene boligorganisationer, der udover Lejerbo kan benytte den udbudte rammeaftale, er anført i udbudsmaterialets Bilag VI (herefter samlet benævnt ordregiver, kunden eller brugeren ). Deltagerne i nærværende udbud kan herefter under iagttagelse af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed anskaffe sig den udbudte ydelse på de i rammeaftalen fastsatte vilkår. 1.2 Den udbudte ydelse 1.2.1 Ydelsen Udbuddet angår indgåelsen af en rammeaftale med 1 leverandør om levering af Ydelsen, jf. lige nedenfor. Den udbudte ydelse (herefter samlet benævnt Ydelsen ) består af følgende dele: Delydelse (a): Elforbrug, og Delydelse (b): Rådgivning om elforbrug. Ordregiver har efter indgåelse af rammeaftalen ret, men ikke pligt, til at anvende rammeaftalen ved indkøb af Ydelsen. Rammeaftalen medfører således ikke selvstændigt nogen aftagepligt for ordregiver, og fastlægger ikke noget minimumstræk eller minimumsomsætning. 1.2 4
Kravene til Ydelsen er nærmere specificeret i udbudsmaterialets Bilag I, idet der dog under punkt 1.2.1.1 og punkt 1.2.1.2. nedenfor er indeholdt en kortfattet gennemgang af Ydelsen. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialets Bilag I og det under punkt 1.2.1.1 og punkt 1.2.1.2. nedenfor anførte har Bilag I forrang. 1.2.1.1 Nærmere om Delydelse (a): Elforbrug Elforbruget omfatter formidling af elektricitet fra elproducent til ordregiver leveret på det overordnede højspændingsnet. Den valgte tilbudsgiver køber på vegne af ordregiver, men i eget navn (kommissionsforhold), elektricitet på Nord Pool Spot svarende til den samlede mængde elektricitet i aftaleperioden. Som følge af kommissionsforholdet har ordregiver ejendomsretten til den elektricitet, der indkøbes på Nord Pool Spot. Delydelse (a) er opdelt i tre overordnede aftaletyper: Spotprisaftale, Fastprisaftale, og Fastpris med pujleoptimering. 1.2.1.2 Nærmere om Delydelse (b): Rådgivning om elforbrug Delydelse (b) omfatter rådgivning i forbindelse med ordregivers valg af el-aftale og ordregivers mulighed for identificering af energioptimeringsmuligheder og realisering af energibesparelser for eksisterende og fremtidige bygge- og anlæg. Delydelse (b) indeholder følgende rådgivningsydelser: rådgivning ved valg af el-aftale, udfærdigelse af energimærkningsrapport, kortlægning af energiforbrug screeningsrapport og idékatalog, energiprojekt samt implementering, nyanlæg, og energikursus 1.2 5
1.3 Projektgennemgang Det er en forudsætning for afgivelse af tilbud, at tilbudsgiver forinden foretager en meget grundig projektgennemgang, både for så vidt angår udbudsmaterialets indhold samt alle øvrige forhold af betydning for Ydelsen. Tilbudsgiver accepterer samtlige vilkår i dette udbudsmateriale ved afgivelse af tilbud, jf. dog punkt 3.6. 1.4 Tildeling af kontrakt under rammeaftalen Kontrakter tildeles direkte på grundlag af rammeaftalen. 1.4 6
2 Konkurrencebetingelser 2.1 Udbudsprocedure Den udbudte ydelse er ikke omfattet af Udbudsdirektivets (2004/18/EF) og skal dermed ikke overholde Udbudsdirektivets detaljerede procedureregler. Udbuddet gennemføres som en offentlig annoncering, hvor alle interesserede aktører kan afgive tilbud på opgaven. 2.2 Udbudsprocedurens afvikling 2.2.1 Elektronisk afvikling 2.2.2 Spørgsmål Udbudsproceduren (tildelingen af rammeaftalen) afvikles elektronisk for ordregiver af EU-Supply, http://www.eu-supply.com. For at deltage i nærværende udbudsprocedure skal tilbudsgiver benytte det oplyste link i udbudsannoncen og følge den anviste procedure. Alle dokumenter i tilbuddet skal være uploadet og sendt via EU-Supply s elektroniske udbudssystem inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 2.2.3. Spørgsmål vedrørende funktionaliteten af EU-Supply kan rettes til teknisk support på tlf.: +46 86 17 35 50 eller e-mail: support@eu-supply.com. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal udformes skriftligt og foregå via kommunikationsmodulet i EU-Supply s elektroniske udbudssystem, jf. punkt 2.2.1. 2.2.3 Frist for aflevering af tilbud: 16. december 2013, kl. 12:00 Tilbudsgiverne skal inden for den anførte tilbudsfrist aflevere tilbud på grundlag af ordregivers udbudsmateriale. Tilbuddet skal opfylde indholds- og formkravene anført i nærværende udbudsmateriale, herunder punkt 3.2 og punkt 3.3 nedenfor. Tilbuddet skal uploades gennem EU-Supply s elektroniske udbudssystem, jf. punkt 2.2.1. Det er i enhver henseende tilbudsgivers ansvar, at upload af tilbud, herunder alle tilbuds- og kvalifikationsdokumenter, er afsluttet inden tilbudsfristens udløb. 2.2 7
Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbuddene. 2.2.4 Vurdering af modtagne tilbud Vurderingen af tilbuddene vil indbefatte en vurdering af tilbudsgivers egnethed, tilbuddenes konditionsmæssighed og de tilbudte priser. 2.2.5 Underretning om tildelingsbeslutning Ordregiver underretter samtidigt samtlige berørte tilbudsgivere om ordregivers beslutning om ordretildeling. 2.2.6 Frivillig stand still periode Ordregiver afventer udløbet af en frivillig stand still periode efter ordregivers underretning om tildeling. Den frivillige stand still periode løber fra ordregivers offentliggørelse af en bekendtgørelse om frivillig forudgående gennemsigtighed i henhold til 4 i lov om håndhævelse af udbudsreglerne og udløber 10 kalenderdage regnet fra dagen efter bekendtgørelsens offentliggørelse. 2.2 8
3 Udbudsmateriale m.v. 3.1 Udbudsmateriale Følgende oplysninger og dokumenter indgår som del af udbudsmaterialet: Udbudsbetingelser Bilag I Bilag II Bilag III Bilag IV Bilag V Bilag VI Bilag VII Procedurebestemmelser for gennemførelse af udbuddet (nærværende dokument) Kravspecifikation Tilbudsliste Tro- og love erklæring Udkast til rammeaftale Samhandelsvilkår Oversigt over tilmeldte almene boligorganisationer Generel information om den almene boligsektor 3.2 Kvalifikationsdokumenter og -krav 3.2.1 Sammenslutninger af økonomiske aktører Såfremt flere økonomisk aktører tilsigter at afgive tilbud i forening, skal de økonomiske aktører hæfte solidarisk, direkte og ubegrænset for afgivelse af tilbud på Rammeaftalen og for opfyldelsen af de kontrakter, som efterfølgende tildeles. 3.2.2 Tro-og love erklæring Tilbudsgiver skal med sit tilbud vedlægge underskrevet tro-og love-erklæring om (i) ubetalt forfalden gæld til det offentlige, (ii) udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og 2, og (iii) mindsteomsætning for det senest disponible regnskabsår. Den som Bilag III vedlagte skabelon kan anvendes i denne sammenhæng. Det er i relation til dokumentationskrav (iii) et kvalifikationskrav, at tilbudsgiver har en mindsteomsætning for det senest afsluttede regnskabsår på DKK 1.000.000.000. 3.2 9
Afgives tilbud som et konsortium, skal hver enkelt konsortiedeltager have vedlagt en underskrevet tro-og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. (i), og udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og 2, jf. (ii). 3.3 Tilbudsdokumenter 3.3.1 Tilbudsliste 3.4 Sprog Tilbudslisten består af fire faner, hvor 0.0 Introduktion fungerer som vejledning til at udfylde 1.1 Prisark Delydelse (a) og 1.2. Prisark Delydelse (b). Den sidste fane, 2.0. Vægtning, viser vægtningen af priserne. Det er fane 1.1 og 1.2. som skal udfyldes af tilbudsgiveren med henholdsvis priser på Elforbrug og Rådgivning om elforbrug. Prisarket for Delydelse (a), Elforbrug, er baseret på en case, hvor der tages udgangspunkt i tre typiske boligorganisationer; en lille organisation (årligt elforbrug op til 10 GWh), en mellem stor organisationer (årligt elforbrug mellem 10 GWh og 20 GWh) og en stor (årligt elforbrug over 20 GWh). Casen anvendes både som støtte til tilbudsgiver, så denne kan se implikationen af de tilbudte priser, samt som en del af tilbudsevalueringen som beskrevet i afsnit 4.1. For hver af de 3 boligorganisationsstørrelser skal tilbudsgiver angive priser på såvel almindelig el som grøn el i tre scenarier; (i) indkøb på spotpris, (ii) indkøb på fastpris og (iii) indkøb på fastpris pulje. Herudover skal også angives profiltillæg samt formel for beregning heraf i overensstemmelse med det anførte herom i tilbudslisten. I alle tilfælde skal kun tillægget til systempriser og områdetillæg eller forwardpriserne angives. Tillægget skal indeholde profiltilægget og skal dermed være det samlede tillæg. Profiltillægget angives også separat i tilbudslisten (se tilbudslisten for detaljer). Casen regner derefter til brug for tilbudsevalueringen den forventede totalomkostning inklusiv afgifter, tariffer, net abonnementspris og transportomkostninger. Udover priser for de 3 cases skal tilbudsgiver ligeledes angive abonnementsprisen. I prisarket for Delydelse (b), Rådgivning om elforbrug, skal der angives priser på 6 ydelser. Ydelserne er beskrevet i tilbudslisten. For hver ydelse skal der oplyses priser for henholdsvis lavt forbrug, medium forbrug og højt forbrug, hvilket er konsistent med de tre boligorganisationer, der ligeledes er nævnt i prisarket for Delydelse (a), Elforbrug. Alle poster i den som Bilag II vedlagte Tilbudsliste skal være udfyldt i overensstemmelse med anvisningerne heri. Der må ikke herudover foretages ændringer i Tilbudslisten. Tilbud skal i dets helhed affattes på dansk. 3.4 10
3.5 Vedståelse 3.6 Forbehold 3.6.1 Generelt Tilbud skal være bindende indtil 3 måneder efter tilbudsfristens udløb, jf. punkt 2.2.3. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da der herved vil være en risiko for, at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Det bemærkes, at bl.a. vedlæggelse af standard salgs- og leveringsbetingelser eller lignende kan blive anset som forbehold. 3.6.2 Forbeholdsliste Eventuelle forbehold bør anføres samlet i en forbeholdsliste. 3.7 Anonymitet, fortrolighed og tavshedspligt Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold hos ordregiver, samarbejdsparter eller medarbejdere m.v., som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsproceduren. 3.7 11
4 Tilbudsevaluering 4.1 Tilbudssammenligning Tilbuddene vurderes og sammenlignes i henhold til tildelingskriteriet Laveste pris og på grundlag af de i tilbudslisten angivne vægtninger. Laveste pris beregnes ved en vægtning, som afspejler såvel den nuværende forbrugsstruktur hos AlmenIndkøbs tilsluttede boligorganisationer som forholdet mellem små, mellemstore og store boligorganisationer. Af den samlede pris vægter Delydelse (a), Elforbrug, 75 % og Delydelse (b), Rådgivning om elforbrug, de resterende 25 %. Inden for Delydelse (a), Elforbrug, konkurrerer leverandørerne på a) el abonnementsprisen og b) prisen for samlede tillæg inklusiv profiltillæg, som lægges til systemprisen og områdetillægget eller forwardpriserne for henholdsvis grøn og almindelig elektricitet. Inden for Delydelse (b), Rådgivning om elforbrug, konkurrerer leverandørerne på a) den tilbudte timepris per ydelse og b) den tilbudte kvadratmeterpris per ydelse. Alle prædefinerede tal, som anføres i casen, har til formål at understøtte tilbudsevalueringen, hvorfor der ikke konkurreres på disse. Den nærmere vægtning af de enkelte priselementer fremgår af Bilag II, Tilbudslistens fane 2.0, Vægtning. 4.1 12