PJ MANAGEMENT Virksomhedsrådgivning Struktur overblik - gennemsigtighed
Agenda 1. Kort præsentation af PJ Management Karsten Per Vestergaard Per 2. Kort om de to indlæg 3. Præsentation af case 4. Strategi hvorfor 5. Strategi case 6. Drift hvorfor 7. Drift case 8. Succes Efter frokost 1. Virksomhedens værdi ved Per Vestergaard CDI Global Side 2
Case - produktionsvirksomhed Virksomheden er etableret i 2002 og er en enkeltmandsvirksomhed 6 medarbejdere udover ejer Bogholder på deltid Materiel: Trad. Drejebænke. CNC maskiner. Sakse flammeskærer bore maskiner Ydelser - produkter Bearbejdning af emner i stål aluminium plast Konstruktion Overfladebehandling Kunder Underleverandør til både små og større virksomheder. Problemstilling: Faldende omsætning-nuværende krise Svag likviditet Mange investeringer Ikke overblik over hvor der tjenes penge Ingen budget og budgetopfølgning Stort lager Mange reklamationer Svingende leveringsevne Side 3
Vejen mod stjernerne! Strategi er det muliges og umuliges kunst. Side 4
Strategi kort definition Strategi er i ordets forstand krigskunst. Strategi er måden at forfølge vejen til målet. En mission skal have en ledestjerne også kaldet visionen. Visionen er det ønsket sigte. Strategien skal sikre, at vi kan navigere nu og fremadrettet også når givne forudsætninger ændres. En strategi er ikke statisk men dynamisk tankeform. En succesfuld strategi bliver løbende målt, vurderet og tilpasset for at nå målet med visionen. Side 5
Strategi - hvorfor og hvornår? Det er ikke nok at have et medfødt talent eller en udpræget arbejdsiver. Overgang fra ubevidst til en bevidst indsats og arbejdsgang. En strategi skal være målbar og understøtte visionen. En bevidst indsats gennem strategisk sigte forstærker den afledede effekt ved at være målbar med såvel nøgletal og måltal. Strategi er et løbende ledelsesværktøj og ledetråd for hele organisationen. Side 6
Hvordan gør vi så? Keep it simple, stupid. Start med en grov analyse af firma og markeder. Hvad er vor succes kriterier? Kan vi skabe en positiv indtjening? Sikkerhed for produktion og leverance af et produkt eller ydelse. Salg budget nødvendige midler. Nøgletal rigets tilstand. Måltal tæt på mål? Taktisk opfølgning hvordan kan vi åbne markedet og dermed kunden? Koordinering ikke forklaringer; men aktivering. Hold fokus og vær struktureret. Følg strategien. PJ Management - præsentation Side 7
Salgsstrategi i case. Vision: underleverandør af kvalitetsløsninger og løbende positiv indtjening. Salgsstrategi: Underleverandør gennem opsøgende salg til b-t-b. Salg af løsninger fra bestående maskinpark. Ikke ekspansiv, men kontrolleret vækst. Kendetegn i marked: Salg i DK: lav aktivitet strategisk sigte: vedligehold. Salg i S: høj aktivitet med stagnerende tendens øget indsats. Salg i N: stigende marked og priser øget indsalg og indsats. Salgs- og indtjeningsmål: Overflade: indeks 100. Øget DG med minimum 5%. Konstruktion: indeks 110. DG, min. 35%. Bearbejdning: indeks 110. DG, min. 40%. Side 8
Checkliste Visionen er vor ledestjerne. Strategien skal sikre vejen Styr efter nøgletal og måltal. Lav handlingsplan incl. tidsplan med delmål. Hold fokus! Strategi bliver et ledelsesværktøj, når den bliver anvendt bevidst og struktureret. Side 9
PJ MANAGEMENT Virksomhedsrådgivning Struktur overblik - gennemsigtighed
Hvorfor DRIFT fordi! En virksomheds drift viser de samlede præstationer for alle funktioner i forhold til budget mål og nøgletal En virksomheds drift skal vise: En månedlig status på mål og nøgletal Et korrekt her og nu billede for ledelsen Et grundlag for korrektioner på afvigelser Eksempel på god drift: Medarbejdere trives - følger budget mål og nøgletal Side 11
Økonomi vejen Drift vejen Hvad forstår vi ved drift Infoteria Månedligt overblik og opfølgning Stop nyt måned Økonomi Registrering Budgetopfølgning Efterkalkulation Nøgletal Side 12
Case - produktionsvirksomhed Virksomheden er etableret i 2002 og er en enkeltmandsvirksomhed 7 medarbejdere udover ejer Materiel: Trad. Drejebænke. CNC maskiner. Sakse flammeskærer bore maskiner Ydelser - produkter Bearbejdning af emner i stål aluminium plast Konstruktion Overfladebehandling Kunder Underleverandør til både små og større virksomheder. Problemstilling: Faldende omsætning-nuværende krise Mange investeringer Svag likviditet Stort lager Ikke overblik over hvor der tjenes penge Ingen budget og budgetopfølgning Mange reklamationer Svingende leveringsevne Side 13
Mål og nøgletal Case Mål Overflade behandling: indeks 100. Øget DG med minimum 5%. Konstruktion: indeks 110. DG, min. 35%. Bearbejdning: indeks 110. DG, min. 40%. Reducering af lager med 25% 1 reklamation for hver 50 ordrer 95% af alle leverancer skal leveres til aftalt tid Nøgletal Omsætning Materialeforbrug i % af omsætning Lønomkostninger DB2 - indtjeningsbidrag Side 14
Hvad gør vi praktisk for at få et månedlig overblik og opfølgning. Case Senest 7 hverdag i det nye måned afsluttes det foregående måned Alle fakturaer er afsendt Der korrigeres for manglende større fakturaer fra leverandører Der korrigeres for dårlige betalere Der laves opgørelse på igangværende arbejde Opdatering af pipeline og ordrebeholdning Der laves budgetopfølgning Kommentarer til budget Kommentarer til mål og nøgletal Kommentar til pipeline og ordrebeholdning Side 15
Informationsstruktur intern - ekstern Case Hver dag koordinering 15 min. Ejer - førstemand 1 gang ugentlig drift-/salgsmøde ca. 1 time Ejer - førstemand 1 gang ugentlig fyraftens møde ca. ½ time Ejer - førstemand 1 gang månedligt ledermøde 2 timer Ejer - førstemand 1 gang månedligt informationsmøde 30 min. Alle medarbejdere 1 gang månedligt Materiale til interne og eksterne interessenter Side 16
Eksempel på månedsopfølgning 2012 Måneden År til dato Budget Sidste år Faktisk Budget Sidste år Faktisk Budget Sidste år 2011 2010 DKK % DKK % DKK % DKK % DKK % DKK % DKK % DKK % 0 100,00 0 100,00 0 100,00 0 100,00 0 100,00 0 100,00 0 100,00 0 100,00 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 er 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 inger i alt 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 og 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 elle poster 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 etto 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 rdinære 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 ster 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Kommentarer til måneden eksempel Måned Kommentarer til budget: Kommentarer til nøgletal Kommentarer til mål Efterkalkulationer kommentar Medarbejdere Forventninger til næste måned Side 18
Pipeline eksempel Pipeline 2012 uge: Dato Uge Kunde Projekt Oms. DB Sandsyn. 0 kr 0% 0 kr kr. - 0% 0 kr kr. - 0% 0 kr kr. - 0% 0 kr kr. - 0% kr. - kr. - 0% Side 19
Ordre beholdning eksempel Ordre 2012 uge: Dato Uge Kunde Projekt Oms. Kommentar 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr kr. - Side 20
Succes