Notat Forvaltning: Miljø og Teknik Dato: J.nr.: 28. 2013 Br.nr.: Udfærdiget af: Lars Bo Jensen Vedrørende: Projektbeskrivelse for Klimatilpasningsplan Notatet sendes/sendt til: Baggrund Aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2013 indebærer, at alle kommuner inden udgangen af 2013 skal udarbejde en klimatilpasningsplan, der indeholder en kortlægning af risikoen for oversvømmelser og skaber overblik over og prioriterer indsatsen. Klimatilpasningsplanen skal indgå i kommuneplanen, enten som tema i planstrategi og kommuneplan eller som et kommuneplantillæg. Sideløbende med kravene om udarbejdelse af klimatilpasningsplan i 2013, er der endvidere stillet et skærpet krav til de kommuner, der er særligt truet af oversvømmelse i henhold til EU s oversvømmelsesdirektiv. Her er Randers Kommune udpeget og skal inden udgangen af 2015 have udarbejdet og vedtaget risikostyringsplaner for oversvømmelsestruede områder langs Randers Fjord og Gudenåen inklusiv udsatte områder i Randers By. Fælles for begge planer er, at de bygger på samme grunddata, nemlig en kortlægning af hvilke områder der er oversvømmelsestruede og en kortlægning af værdier i de truede områder. Allerede i 2011 blev der nedsat en projektgruppe i Natur og Miljø med det formål at indsamle og bearbejde data til en klimatilpasningsplan. Der blev udarbejdet to oversvømmelseskort. Ét kort der viser de områder, der er sårbare ved stormflod og ét kort, der viser de områder, der er sårbare for ekstreme regnvejrshændelser. Projektgruppen har i løbet af 2012 indsamlet og leveret data til Kystdirektoratet, som i perioden dec. 2012 til 2013 bearbejder data og indhenter supplerende data med henblik på færdiggørelse af en risikoanalyse for Randers Kommune. Risikoanalysen indeholder et oversvømmelseskort og en værdikortlægning samt en vurdering af forskellige klimahændelsers påvirkning af de udpegede områder. Selvom arbejdet med de to planer således er sat i gang, udestår der stadig en del arbejde med opgaven. Det fremadrettede arbejde med klimatilpasningsplanen, der skal færdiggøres i 2013, som vedtaget forslag, vil forudsætte en stram styring og hurtig tilrettelæggelse af planens politiske processer, færdiggørelse af kortlægnings-
- 2 - arbejdet, fastsættelse af det interne samarbejde i forvaltningen, samarbejdet med Randers Spildevand A/S, konsulenter og med andre eksterne parter om planens indhold. Formål Hovedformålet med projektet er, at Randers Kommune skal have vedtaget en plan, der prioriterer indsatsen med at håndtere fremtidens klimaforandringer. Projektet skal således forberede planen til politisk vedtagelse. Slutproduktet vil være en selvstændig klimatilpasningsplan, der samtidig er et kommuneplantillæg. Klimatilpasningsplanen er derfor i høj grad er en politisk plan, hvor særligt tre forhold er relevante at få fastlagt: Planens proces Planens ambitionsniveau (hvor godt vil vi beskytte os?) Prioritering af hvilke opgaver, der skal gennemføres (hvilke værdier skal vi beskytte, til hvilken pris og hvornår?) Klimatilpasningsplanen skal give svar på en række nødvendige spørgsmål vedrørende prioriteringen af de udpegede risikoområder: Hvor er der størst risiko? Hvor opnås synergi med andre formål? Hvad kan udføres hurtigt og nemt og med stor effekt? Hvor vil indsatsen være mest omkostningseffektiv? Hvilke praktiske bindinger kan der være på rækkefølgen? Er der mulighed for fælles projekter med vandselskaber, nabokommuner, grundejere mv.? Sammenhæng med vedtagne mål En klimatilpasningsplan skal sikre en langsigtet, velovervejet, fornuftig og bæredygtig løsning på klimaudfordringerne. Nok er vi forpligtet til at udarbejde planen, men vi gør det også fordi det er fornuftigt. Målene opfyldes ved, at slutproduktet er en plan, der er afvejet og prioriteret i forhold til opgavens omfang viser handlekraft gennem rettidig omhu ved realisering af løsninger vil prioritere, hvilke værdier der skal beskyttes minimerer risikoen for fejlinvesteringer sikrer synergi med anden planlægning nu og i fremtiden afvejer tilpasningsløsninger til forskellige klimascenarier og beskriver beredskabsløsninger til ekstreme hændelser bygger på basis af analyser på et højt fagligt niveau Succeskriterier Hvis tilpasningsplanen sikrer,
- 3 - at politikere, erhvervsliv og borgere engagerer sig i opgave og proces at vi løbende kan tage vare på klimaforandringerne uden vi overraskes, og at vi får planens anvisninger implementeret i daglig planlægning og drift, er projektet vellykket Målgruppe/ interessenter Hvem bliver berørt af projektet, hvem er projektet til gavn for? Projektarbejdet frem til vedtagelsen af klimatilpasningsplanen varetages af Miljø og Teknik i samarbejde med Randers Spildevand A/S. For at sikre udvalgte væsentlige analyser på et tilstrækkeligt højt fagligt niveau, vil det være nødvendigt at indhente ekstern hjælp og være i løbende dialog med lokale interessenter, f Randers Havn og Verdo, Kraftvarme. For at sikre en god inddragelse af borgere, erhvervsliv og politikere tilrettelægges processen med henblik herpå. Projektet har til formål at løse en planopgave til gavn for alle borgere i Randers Kommune. Organisering Hvor er projektet organiseret? Projektet er overordnet forankret i en styregruppe bestående af Lars Peter Salhøj (formand), Peter Christensen, Nels Markussen og Rikke Gilling. Projektgruppen består af: Lars Bo Jensen, Lars Sandberg, Jacob Krath, Lisa Melgaard (Randers Spildevand A/S) Projektets faglige opgaver er fordelt således, at Randers Kommune varetager fastsættelse af rammerne for planen, (ansvar Lars Bo Jensen) valg af scenarie og beskrivelse, (ansvar Lars Bo Jensen) oversvømmelse fra Fjord og Gudenåen, (ansvar Lars Sandberg) udarbejdelse af digitale kort, (ansvar Lars Sandberg) færdiggørelse af data vedrørende stormflod, kapacitetsberegninger for tilbageholdelse af vand og afværgeforanstaltninger i forbindelse med stormflod, (ansvar Lars Sandberg) kortlægning af problemområder differentieret efter forskellige forudsætninger (klimascenarier), (ansvar Lars Sandberg) udkast til prioriterede løsningsforslag, (ansvar Lars Bo Jensen) beredskab i forbindelse med klimarelaterede hændelser, (ansvar Lars Bo Jensen) koordineringsopgaver i forhold til kommuneplanen (ansvar Jacob Krath) udarbejdelse af en kommunikationsplan, (ansvar Lars Bo Jensen) at Randers Spildevand A/S varetager indhentning og bearbejdning af data vedrørende håndtering af overfladevand, afstrømningsforhold og kloakkapacitet, (ansvar Lisa Melgaard) kortlægning af problemområder og udkast til prioriterede løsningsforslag herunder LAR-løsninger. (ansvar Lisa Melgaard)
2013-14 Januar Januar - 4 - at rådgiver varetager nødvendig indsamling af manglende data og bearbejdning af sammenspillende data i GIS oversvømmelseskortlægning (bluespot + havvand på land + vandløb og søer + grundvand) værdikortlægning (differentieret kortlægning (kystdirektoratets værdikortlægning + statens kortlægning) kapacitets- og konsekvensberegninger, ved etablering af sluse, herunder økonomi og kapacitet. udarbejdelse af et risikokort (oversvømmelse + værdier + sandsynlighed) forslag til en prioriteret plan for mulige indsatser Risikovurdering Hvad kan gå galt? Hvilke faktorer i omverdenen kan påvirke projektets gennemførelse? Hvad er de største risici? Vi er afhængige af en meget stram tidsplan, som specielt i et valgår kan være forbundet med særlige udfordringer. Økonomi/ ressourcer Hvor mange timer skal der bruges? Er der andre udgifter? (Anlægsudgifter, udgifter til ekstern konsulent, undervisning osv.) Projektleder skal bruge 0,5 årsværk. Øvrige i projektgruppen skal tilsammen bruge 0,5 årsværk. Det vil blive nødvendigt at indhente data fra ekstern konsulent. Udgiften dækkes af eksisterende budgetter eller hvor det er muligt gennem spildevandstaksten (jf. L 21 (6. dec. 2012) og L98 (fremsat den 12. dec. 2012)). Der vil efterfølgende skulle tages stilling til udgifter i forbindelse med realisering af prioriterede projekter. Tidsplan og aktiviteter Projektets tidsplan fordelt på emner Tematiseret behandling af data Arbejdet defineres Rådgiver hyres Arbejdet fra rådgiver afleveres Forslag til debatoplæg udarbejdes Udpegning af risikoområder Forslag til klimatilpasningsplan udarbejdes Afleveres til MTU og bestyrelsen for Randers Spildevand A/S til godkendelse Debatfase 2, færdiggørelse af planforslag Godkendelse af klimatilpasningsplanen som et kommuneplantillæg
2013-14 januar 2013-14 januar - 5 - Mødekalender Projektgruppe og Styregruppe Projektgruppe Styregruppe 22.02 11.03 15.04 24.05 20.06 09.09 03.10 04.11 06.12 24.02 Udkast til politisk behandlingsforløb Temamøde om Tilpasning (Debatoplæg) 14/3 i MTU + bestyrelsen i Randers Spildevand A/S Forudgående debat/ indkaldelse af forslag; møde med det grønne Råd. Første offentlige debat er fastsat til minimum 14 dage) Drøftelse af oplæg til prioritering i 02/10 MTU Forslag vedtages i MTU 28/11 Forslag vedtages i bestyrelsen i 28/11 Randers Spildevand A/S Anden offentlige debat. Høring af kommuneplantillægget (minimum 8 uger). Forslag vedtaget i ØK 09/12 Forslag vedtages i byråd 16/12 Behandles og fremsendes til politisk godkendelse Behandles med henblik på endelig vedtagelse i MTU og bestyrelsen i Randers Spildevand A/S Behandles i ØK til vedtagelse Behandles med henblik på endelig vedtagelse i Byrådet Kommunikation Hvordan, hvornår og til hvem skal projektets forløb og resultat kommunikeres? Projektet varetager formidlingsopgaven i samarbejde med Kommunikation. Kommunikationsplan tilpasses det politiske procesforløb. Der vil være fire formidlingsfaser i projektet. Første fase i forbindelse med temamødet for Miljø og teknikudvalget samt spildevandsbestyrelsen. Fase 2 i forbindelse med indkaldelse af forslag i den første offentlige debatfase. Tredje fase i den anden offentlige debatfase. Fjerde fase ved projektets afslutning efter endelig vedtagelse af klimatilpasningsplanen. Fase 1, (medio medio ): Tema klimatilpasning på møde for MTU og bestyrelsen for Randers Spildevand A/S. Det handler om at introducere opgaven og orientere om projektet. Om tidsplan, krav til indhold, datagrundlag og forventninger til hvordan opgaven løses.
2013-14 januar - 6 - Tilrettelæggelse af debathjemmeside om klimatilpasning: Link til data og kort, giv et praj, send en mail med fotos, kom frem med ideer til løsninger, meningsmålinger på udvalgte spørgsmål etc. Formidling af debatoplæg annoncering, pressemeddelelser mm Fase 2, (medio medio ): Synliggørelse af første debatfase, præsentation af debathjemmeside. Håndtering af indkomne svar. Fase 2,5 (, ): I perioden kan der skrives artikler til dagblade og hjemmeside om udvalgte historier (f om beredskabet ved stormflod, om samarbejdet med andre kommuner mm) Fase 3 (,, januar, 2014): 2013-delen handler om markedsføring af forslag til klimatilpasningsplan. Revitalisering af debathjemmesiden. 2014-delen handler om håndtering af høringssvar og formidling af svarene til administrativ og politisk behandling. Det overvejes om der skal holdes et borgermøde om emnet på dette tidspunkt. Fase 4 ( 2014): Markedsføring af den vedtagne plan. Artikel om et eller flere projekter, der skal iværksættes. Kommunikation, tidspunkter for indsatser Fase 1 Fase 2 Fase 2,5 Fase 3 Fase 4 Evaluering Hvordan og hvornår skal der samles op på, hvorvidt projektets formål er opfyldt? Klimatilpasningsplanen skal som led i det kommende kommuneplanarbejde løbende evalueres og revideres i forbindelse med kommuneplanarbejdet. Konklusion i forhold til porteføljestyring Indgår projektet fremadrettet i chefgruppens projektportefølje/ projekt-oveblik? Projektet indgår fremadrettet.