Humlebæk Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 18. marts 2014

Humlebæk Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag d. 18. marts 2014 Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat og protokol... 2 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi... 2 3.1 Økonomioversigter... 2 3.2 10 årig Økonomisk beslutningsoversigt... 3 3.3 Tillægsmidler til finansiering af etableringen af Driftscentret.... 3 3.4 Årsregnskaber for afdelingerne... 4 4 Boligselskabet... 4 4.1 Repræsentantskabsmøder 2014... 4 4.2 Genstart af samdriften... 5 4.3 Ansvarsområder for bestyrelsesmedlemmer... 5 4.4 Forretningsorden og gavepolitik... 6 4.5 HB-avisen... 6 5 Afdelingerne... 6 5.1 420 Ravnsbjerggård II vej og stibelysning... 6 5.2 406 Baunebjerghuse fejlopkrævning i kollektiv råderetsag... 7 5.3 Overskridelser af bevillinger fra dispositionsfond til opstart af helhedsplaner i selskabets afdelinger... 8 6 Mødedatoer... 9 7 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, næstformand JJ -Jan Jensen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem UH -Uffe Horslef, medlem OS -Ole Sørensen, medlem HH -Henrik Hansen, suppl. BH -Birgitte Hansen, suppl. SM -Soha Mustafa, suppl. Afbud CØ -Christina Ølgaard, suppl. Øvrige deltagere: Lars Carl Gruby, Domea BG -Bent Gordon Johansen, Domea Afbud ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea

1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. OS ønskede at tilføje punkt under afsnit 5 Afdelingerne, malerrenovering af fællesarealerne i undgdomsboligerne afdeling 415 Hesselhøj, dette tilføjes som pkt. 5.4 men kan ikke besluttes. Bestyrelsen godkendte herefter dagsordenen uden kommentarer. 2 Godkendelse af referat og protokol Da godkendelse af referat fra mødet d. 28. januar 2014, blev udskudt til indeværende møde godkendes dette samt referat af sidste møde den 13. februar 2014. Opdateret beslutningsprotokol medbringes til hvert møde og godkendes. Referater vedlagt som bilag beslutningsprotokol medbringes til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referater og protokol. Bestyrelsen godkendte og underskrev begge referater uden kommentarer. Protokollen blev checket at alle referater var indeholdt og underskrevet, dette var iorden. 3 Humlebæk Boligselskab Økonomi 3.1 Økonomioversigter Det blev på Organisationsbestyrelsesmøde 30. august 2013, vedtaget at Domea fremlægger opdateret økonomioversigt for Humlebæk Boligselskab på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Administrationsbidrag kt. 512 og tilsvarende indtægt afdelingernes bidrag kt. 601 samt afdelinger bidrag til kapital indtægt på konto 533 og udgift konto 604, medtages hvert kvartal. Bilaget er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte økonomioversigt. Personale udgift på kr. 100.134 er en gennembogføring af lønudgifter til social projektmedarbejder i 410 Enebærhaven, ES sikre at der fremover sker modpostering, herudover periodiseres udgifter fremadrettet, ES afklarer med STB. Herudover vedlægges opdateret oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. Oversigten er vedlagt som bilag. Side 2 af 9

Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer og godkender vedlagte oversigt over selskabets dispositionsfond, trækningsretsmidler og arbejdskapital. ES gennemgik fondsoversigter, tidligere bestyrelses bevilling på kr. 100.000 kr. til undersøgelser i forbindelse med helhedsplan i afdeling 401 Torpenvangen flyttet fra 2014 til 2018. Ravnsbjerg II får tilskud fra HB til betaling af bidrag til fælles grundejerforening F31 på kr. 118.000 i årene 2013-2015, iflg. PH er bidrag nedsat til kr. 94.000 fra 2014, tilskuddet udbetales som det faktiske betalte bidrag i årene. Ravnsbjerg I argumenterede at deres grundejerforenings bidrag til F31 også ydes som tilskud fra HB. Dette tages på som punkt næste møde. Diverse ovenstående rettelser på bilaget indføres. 3.2 10 årig Økonomisk beslutningsoversigt Den vedlagte 10-årige beslutningsoversigt, viser bevægelser på Humlebæk Boligselskabs dispositionsfond, trækningsret og arbejdskapital 10 år tilbage pr. afdeling, samt status for afdelingernes henlagte midler. Organisationsbestyrelsen har på møde den 22. oktober 2013 besluttet at oversigten udgør et dynamisk værktøj i forhold til beslutninger om tilskud fra Humlebæk Boligselskab til selskabets afdelinger. Oversigten er opdateret med de aftalte ydelser på henholdsvis Langebjergparken og Enebærhaven, øvrig opdatering af oversigten udføres efter regnskabsafslutning for 2013 er gennemført i maj måned. På næste bestyrelsesmøde, præsenteres et oplæg til diskussion på udarbejdelse af en procedurebeskrivelse på både hvorledes afdelinger ansøger om tilskud fra Boligselskabet og hvorledes ansøgninger behandles og prioriteres. Det indstilles, at bestyrelsen tager vedlagte oversigt til efterretning. ES forklarede at opdatering er hensigtsmæssig i maj måned årligt, hvor afdelingernes reviderede regnskaber foreligger. Dette overvejes af bestyrelsen. 3.3 Tillægsmidler til finansiering af etableringen af Driftscentret. Humlebæk Boligselskab har søgt Landsbyggefonden om, at benytte midler fra egen trækningsret til at medfinansiere bygning af driftscentret på Baunebjergvej, i alt kr. 2.100.000. Landsbyggefonden har ifølge vedlagte bilag godkendt udbetaling af trækningsretsmidler i alt kr. 2.020.000. Herudover er regnskab vedrørende byggeri af driftscenter og materielgård samt diverse etableringsinvesteringer færdig revideret, der udestår en mango på kr. 59.912,- i forhold til bevilgede midler. Regnskab for etablering af samdriften er vedlagt som bilag. Det indstilles at, bestyrelsen godkender at difference beløbene kr. 80.000 + kr. 59.912 bevilges fra boligselskabets dispositionsfond. Bestyrelsen bevilligede beløbene. Side 3 af 9

3.4 Årsregnskaber for afdelingerne På den afholdte samdrift workshop 11. januar 2013, fremlagde organisationsbestyrelsen oplæg til fordeling af udgifter i samdriften, som der var bred tilslutning til i forsamlingen. Vedlagte bilag Fordeling af fællesudgifter i samdriften 2013 er en opgørelse af udgifter vedrørende lønninger, maskinomkostninger og driftscentrets driftsomkostninger, som er overført til afdelingernes regnskaber for 2013. Omkostninger er fordelt til afdelingerne som følger: Forbrugsfordelte løntimer ifølge ansattes tidsregistrering: Beboerservice, Flyttesager, forsikringssager, Grønt arbejde, projekter, vintertjeneste. Lejemålsfordelte løntimer ifølge ansattes tidsregistrering: Lønomkostninger i driftscentret. Lejemålsfordelte omkostninger: Maskin og bil omkostninger Driftscenter omkostninger eksklusiv lønninger. Afdeling 419 Strædet har en speciel aftale i forhold til fordeling, da afdelingen udelukkende serviceres ved vintertjeneste og begrænset beboerservice og dermed benytter driftscentret i begrænset omfang. Afdelingen deltager derfor kun i lejemålsfordelte lønomkostninger i driftscentret med 30 * ½ time, og betaler andel af driftscentrets øvrige omkostninger med den %-del beboerservice der udføres i afdelingen. Afdelingen betaler andel af maskinomkostninger svarende til den %-del af vintertjeneste afdelingen får udført. ES blev på møde den 28. januar bedt om at sikre beløbene og genfremlægge det reviderede fordelingsregnskab til endelig godkendelse. Revideret fordelingsregnskab er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den anvendte fordeling af udgifter vedrørende samdriften med de beregnede beløb for regnskabsåret 2013 til afdelingerne. Bestyrelsen ønskede at de indgåede tal fremover af overskueligheds hensyn opstilles i timer og kroner såvel som i %. Med ovenstående kommentar godkendte bestyrelsen den opstillede udgiftsfordeling. 4 Boligselskabet 4.1 Repræsentantskabsmøder 2014 Bestyrelsen har fastlagt at Ordinært Repræsentantskabsmøde afholdes onsdag 14. maj kl. 18.00 i Multihuset i Baunebjerghuse. Udkast til dagsorden medtages til godkendelse på mødet. Referat fra Repræsentantskabsmøde 2013 er vedlagt som bilag. Side 4 af 9

Bestyrelsen fastlagde endvidere, at afholde Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde lørdag 22. marts kl. 10.00 i Multihuset i Baunebjerghuse. Eneste dagsordenspunkt er godkendelse af samdriften. Indkaldelser er udsendt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2 Genstart af samdriften Der afholdes Ekstra Ordinært Repræsentantskabsmøde lørdag 22. marts kl. 10.00 i Multihuset i Baunebjerghuse. Samdriftsudvalget fremlægger oplæg til dagsorden og beslutningstema til fremlæggelse og godkendelse på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter endelig dagsorden samt formulering af beslutningstema til ekstra ordinært repræsentantskabsmøde 22. marts 2014. TT gennemgik PP-oplægget til det ekstra ordinære repræsentantskabsmøde 22. marts. Efter enkelte tilrettelser, godkendte bestyrelsen oplægget. 4.3 Ansvarsområder for bestyrelsesmedlemmer Nedenstående oplæg til organisering af ansvarsområder som dækkes af bestyrelsen, har på tidligere møder været drøftet af bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter organisering samt hvem skal være ansvarlig for de forskellige områder. TT foreslog Birgitte Hansen som tovholder på områder Journalisering. Bestyrelsen vedtog at Birgitte Hansen fremover er ansvarlig for dette område. På første bestyrelses møde efter sommerferien, fastlægges funktionsbeskrivelser til de forskellige ansvarsområder. Side 5 af 9

4.4 Forretningsorden og gavepolitik På Bestyrelsesmøde 28. januar, fremlagde JJ oplæg til en ny forretningsorden for bestyrelsen, der blev foreslået nogle ændringer som JJ har indarbejdet i forretningsordenen, som herefter har været juridisk vurderet af Domeas forvaltningsekspert Tinus Lassen. Forslag til forretningsorden med kommentarer er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter de fremkomne kommentarer og beslutter endelig udformning. JJ fremlagde opdateret Forretningsorden, bestyrelsen ønskede tid til at gennemse oplægget. Bestyrelsen tager endelig beslutning på næste møde. 4.5 HB-avisen Bestyrelsen har på møde 22. oktober 2013, besluttet at udgive en Humlebæk Boligselskab avis hvert kvartal. Der er nedsat et udvalg bestående af PH, JJ og CØ til at forestå den praktiske udarbejdelse af avisen. Det blev besluttet at have avisen på OB som fast dagsordenspunkt hvor bestyrelsen har mulighed for at fremkomme med forslag til artikler og andet indhold til avisen. Det indstilles, at forslag til artikler og andet indhold til næste udgave drøftes i bestyrelsen. Det blev besluttet at PH, fremsender opgaver til de personer som skal fremkomme med indlæg i første udgave af HB-avisen. 5 Afdelingerne 5.1 420 Ravnsbjerggård II vej og stibelysning. Ved nybygning af afdeling Ravnsbjerg II i 2005, blev kabling til udendørsbelysning i et ukendt omfang udført med kabellængder fra el-entreprenørens restlager, længderne er splejset sammen under jorden på strækninger og vand trænger ind i splejsningerne og forårsager korslutninger. Afdelingen har i en årrække levet med hyppige korslutninger og mørklægning af udendørsbelysningen på veje og stier. Arkitekt firmaet KHS og hovedentreprenør BNS er blevet pålagt udbedring af denne skjulte fejl ved byggeriet flere gange indenfor 5 års afleveringsperioden og efterfølgende i flere gange efter udløb af 5 års afleveringsperioden. El firmaet som arbejde som underentreprenør for hovedentreprenør Bent Nygaard Sørensen gik kort efter byggeriets afslutning konkurs, hvilket benyttes som argument for ikke at udbedre fejlene. Boligselskabet har entreret med hovedentreprenør BNS, der som følge heraf er den ansvarlige for fejlen. Side 6 af 9

Afdelingen har nu besluttet selv at bekoste en udbedring af kablerne til en omkostning på kr. 130.000 + tidligere afholdte udgifter på kr. 45.000 inklusive moms. Bestyrelsen i afdelingen ønsker at OB tager stilling til det videre forløb i sagen, Hvis sagen skal prøves ved en voldgift skal boligselskabet entrere med en advokat og bevilge et beløb til advokat salær. Afdelingsbestyrelsen er af den opfattelse at arkitektfirmaet KHS og entreprenørfirmaet BNS, som konsekvens af ikke at ville vedkende sit ansvar i ovenstående, fremover ikke skal have mere arbejde for HB før de har sat gang i processen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående situation og beslutter videre forløb. TT ønskede et kontraktuelt og dokumenteret resume af sagen, før der kan tages stilling på vegne af HB. Lars Gruby Domea udtrykte, at ved 5 års aflevering overgår eventuelle krav til byggeskadefonden. Bestyrelsen var enig i ovenstående. 5.2 406 Baunebjerghuse fejlopkrævning i kollektiv råderetsag I 2010 besluttede Baunebjerghuse at gennemføre en kollektiv råderetssag vedrørende renovering af køkkener. Beboerne skal i forbindelse med en kollektiv råderetssag dække udgifterne til sagen med tillæg af renter på lån optaget til dækning af køkkenrenoveringerne og det blev i denne sag i 2010 besluttet, at disse udgifter skulle tilbagebetales af beboerne over en periode på 20 år. I takt med at køkkenerne blev færdige, blev lånene oprettet på de respektive lejemål i økonomisystemet og opkrævningerne i gangsat. Hovedstolen blev i den forbindelse fejlagtigt oprettet med et beløb svarende til omkostningerne til køkkenet uden renter. Derfor blev slutdatoen for denne opkrævning beregnet forkert og opkrævningerne er stoppet mange år før, end de burde have været stoppet. Der resterer således at blive opkrævet ydelser på i alt t.kr. 800 vedrørende denne sag. Oversigt over de resterende ydelser er vedlagt dette notat. Råderetssagen består af i alt 17 lejemål, hvoraf 1 af lejemålene fortsat opkræves. Opkrævningen er således fejlagtigt stoppet for i alt 16 lejemål. Heraf er 4 lejemål i mellemtiden fraflyttet svarende til et beløb på i alt kr. 200.000 Der er ikke oplyst om råderetssagen i lejetilbuddet til de nye beboere. Løsningsforslag: Opkrævningerne igangsættes igen og beboerne betaler således de ydelser, som de mangler at betale jfr. den oprindelige aftale. Beboerne orienteres herom via brev. På de 4 lejemål, som i mellemtiden er fraflyttet, vil opkrævningerne blive igangsat igen, ved næste genudlejning. Domea betaler et eventuelt tab, som Baunebjerghuse måtte få, grundet den manglende opkrævning for disse 4 lejemål. Side 7 af 9

Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovenstående løsningsforslag. Bestyrelsen ønskede at Domea skriftligt indestår for eventuelle udgifter til tvister med enkelte beboere om betalingen. Med denne tilføjelse godkendte bestyrelsen løsningen, som kommunikeres videre til bestyrelsen i 406 Baunebjerghuse. 5.3 Overskridelser af bevillinger fra dispositionsfond til opstart af helhedsplaner i selskabets afdelinger På organisationsbestyrelsesmøde den 28. januar 2014, blev stadeopgørelser for forestående helhedsplaner i boligselskabets afdelinger fremlagt. Det blev konstateret at udgifterne til indledende projektering og opstart i flere sager udviste en overskridelse i forhold til de af boligselskabet bevilligede midler. TT har på møde med byggechef Karsten Pedersen forholdt Domea, at overskridelser af de afsatte midler, må dækkes af Domea, hvis ikke byggesagerne opstartes. Byggechef Karsten Pedersen har fremsendt følgende svar: Jeg har aftalt med mine medarbejdere, at der naturligvis ikke må iværksættes arbejder (herunder arkitekt og ingeniør), som resulterer i honorarkrav, uden at en afdelingsbestyrelse har godkendt det. I mange tilfælde vil det ikke være muligt at lave en helhedsplan for kr. 100.000,-, specielt ikke når der i dialog med Landsbyggefonden skal ske tilpasninger og måske laves destruktive undersøgelser. Men derfor skal økonomien alligevel godkendes af afdelingsbestyrelsen inden ydelser iværksættes. Jeg har en klar forventning om, at de helhedsplaner der er undervejs vil blive støttet af Landsbyggefonden og at udgifterne derfor vil indgå i byggeregnskaberne. Skulle dette ikke blive tilfældet, forventer jeg, at Domea vil refundere de udgifter, som er anvendt udover de godkendte beløb. Nedenstående er opgørelse af planlagte helhedsplaners økonomiske stade per 31. december 2013. Afd. 401 Torpenvangen. Der er forbrugt 0 kr. af de i dispositionsfonden afsatte 100.000 kr. Afd. 405 Baastrupvej. Der er forbrugt 131.500 kr. Der er i dispositionsfonden afsat 85.000 kr. Afd. 406 Baunebjerghuse Der er forbrugt 147.550 kr. Der er i dispositionsfonden afsat 100.000 kr. Afd. 407 Rosenvænget Der er forbrugt 68.918 kr. Der er i dispositionsfonden afsat 100.000 kr. Afd. 409 Stejlepladsen II Der er forbrugt 231.683 kr. Der er i dispositionsfonden afsat 100.000 kr. Det indstilles at, bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 8 af 9

TT forventer at BYG i Domea fremkommer med kvartalsmæssig stadeopgørelse for helhedsplaner til organisationsbestyrelsen, både sagernes tidsmæssige-, tekniske- og økonomisk stade. Med ovenstående tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. Tilføjet punkt. I ungdomsboligerne Hesselhøj trænger fællesarealer til en rengørings- og malermæssig opfriskning. Administrationen har indhentet et tilbud på 22.700 + moms. Bestyrelsen vil besigtige ungdomsboligerne og beslutte på næste møde. 6 Mødedatoer Organisationsbestyrelsesmøde, afholdes tirsdag 22. april kl. 18.00 i Ravnsbjerg II. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes onsdag 14. maj kl. 18.00, i Multihuset i Baunebjerghuse. Organisationsbestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde afholdes tirsdag 6. maj kl. 18.00 i Multihuset. Sommerfrokost med vedhæng, OS arrangerer sejltur på Esrum sø, hvor der lægges ind til frokost. Afholdes 22 juni afgang kl. 11.00 fra skipperhuset. 7 Eventuelt Der var ikke indlæg til eventuelt. Side 9 af 9