Opbygning af jobfunktionsroller i Aarhus. 23. maj 2016 Side 1 af 3 Aarhus Kommune har valgt at se på adgangsstyring/jobfunktionsroller med nye og friske øjne. Dette betyder også, at vi ser bort fra den måde adgangsstyringen fungerer i KMD Sag i dag. KMD Sag anvendes i dag hovedsageligt i Sociale forhold og Beskæftigelse, og derudover er der enkelte fagområder i andre magistratsafdelingerne, der benytter det som EDH system f.eks. Opkrævningen i Kultur og Borgerservice. Brugerne af SAPA vil i starten derfor udelukkende komme fra fagområderne inden for Sociale forhold og Beskæftigelse. Opbygningen af jobfunktionsroller er tænkt så generisk som overhovedet muligt, i det vi stræber efter en generel model til at håndtere adgangsstyring i de fleste systemer. Udgangspunktet er lige nu og her jobfunktionsroller i SAPA, KY og KSD, men på længere sigt forestiller vi os, at opbygningen skal gælde flere systemer, der ikke umiddelbart har noget med monopolbruddet at gøre. En arbejdsgruppe bestående af STS projektleder, SAPA projektleder, KMD Sag ansvarlig, AD ansvarlige og en medarbejder, der var med til at lave jobfunktionsroller i OPUS systemerne har gennemgået og er blevet enige om de principper, som Aarhus Kommune vil arbejde for i opbygningen af jobfunktionsroller. De 5 overordnede principper skal betragtes som en ramme. Ikke alle vil passe lige godt i alle situationer, og anvendelsen afvejes i forhold til den konkrete situation og konkrete implementering. Principperne er blevet forelagt programledelsen og vedtaget. Principperne følger her: (En uddybning at de 5 principper findes som bilag 1) SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE It & Digitalisering Aarhus Kommune It & Digitalisering Jægergården, Værkmestergade 15 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 20 00 Direkte telefon: 51 57 63 11 Telefax: 89 40 38 99 E-mail: it@msb.aarhus.dk Direkte e-mail: ksg@aarhus.dk www.aarhus.dk/msb Sagsbehandler: Karen Soelberg Princip 1: Administration af brugere og rettigheder skal effektiviseres, forenkles og standardiseres Princip 2: Rollerne designes i niveauer, som roller i roller Princip 3: Rollerne opbygges med udgangspunkt i, hvad vi kan overskue og påvirke Princip 4: Ejerskabet for design af roller placeres entydigt Princip 5: Dynamisk dataafgrænsning anvendes Løsningsmodellen er skitseret nedenfor: Billede 1: Ud fra hvor den enkelte medarbejder er placeret i organisationen med udgangspunkt i kommunens egen SQL-baseret organisationsdatabase kan man bestemme hvilke KLE nummer, der arbejdes med. Her kan der arbejdes med en dataafgrænsning i forhold til KLE numre Billede 2: Den enkelte medarbejder er ansat som f.eks. en sagsbehandler, leder osv. Her kan der afgrænses med en forretningsrolle
Billede 3: Jobfunktionsrollen skal nærmere beskrives ud fra det enkelte system 23. maj 2016 Side 2 af 3 Billede 4: En jobfunktionsrolle skal indeholde brugersystemroller Billede 5: En kombination af dataafgrænsning, forretningsrolle, jobfunktionsrolle, brugersystemrolle - det vi forstår ved roller i roller giver den endelige adgangsstyring Aarhus Kommune har valgt 3* jobfunktionsroller til SAPA ud fra viden om, hvad der er forretningens behov. Er man sagsbehandler, skal man have fuld adgang til at se alle sager og titlen på dokumenter og journalnotater. Det er typisk en medarbejder i f.eks. Beskæftigelsesforvaltningen, der skal visitere en borger. Er man det, vi kalder servicemedarbejder, skal man have adgang til at se alle sager, men der er ikke brug for at se titler på dokumenter og journalnotater. Det kan f.eks. være en medarbejder i Borgerservice eller en sagsbehandler, der gerne vil se forsørgelsesgrundlag på en borger (ydelser). Den tredje type af medarbejdere, som vi kalder borgerkontakt, har udelukkende brug for at kunne slå en borger op med henblik på at se adresse, lægelige oplysninger o.l. SAPA Sagsbehandler SAPA Servicemedarbejder SAPA Borgerkontakt
*Her tænker vi kun på slutbrugere. Vi har derudover jobfunktionsroller til administratorer og superbrugere 23. maj 2016 Side 3 af 3 (Bilag med uddybning af indholdet i jobfunktionsroller i bilag 2) I arbejdet med at fastlægge jobfunktionsroller er det SAPA projektlederens opgave at bringe viden om de medarbejdere, der skal arbejde i SAPA, hvad de skal kunne se, hvilke behov de har, og ikke mindst hvor de sidder henne i organisationen. Det er arbejdsgruppens indstilling, at der kun på få sagsområder skal KLE afgrænses, for at opnå det fulde udbytte af SAPA. Det er på nuværende tidspunkt uklart, hvor enkelt vi kan styre adgangen til SAPA. Der foregår i øjeblikket en afklaring af, hvem må se hvad, og i det hele taget, hvordan Aarhus Kommune forholder sig til enhedsforvaltning og den helhedsorienterede sagsbehandling.
Aarhus Kommunes principper for design af jobfunktionsroller 15. februar 2016 Side 1 af 2 Princip 1: Administration af brugere og rettigheder skal effektiviseres, forenkles og standardiseres o Jobfunktionsroller skal modelleres således, at automatisk tildeling bliver lettere o Vi arbejder med æske-analogien: roller i roller o En forudsætning er, at datakvaliteten skal forbedres Princip 2: Rollerne designes så vidt muligt forretningsorienteret o Der designes generelle forretningsorienterede jobfunktionsroller o Antallet af systemspecifikke jobfunktionsroller minimeres o Jobfunktionsrollerne navngives og beskrives, så de er nemme at forstå Princip 3: De forretningskritiske opgaver udskilles i særlige (specialist) jobfunktionsroller o Forretningsorienterede jobfunktionsroller suppleres med specialist jobfunktionsroller o Jobfunktionsrollerne navngives og beskrives, så de er nemme at forstå Princip 4: Jobfunktionsrollerne opbygges med udgangspunkt i, hvad vi kan overskue og påvirke o Vi har vores initielle fokus på KOMBIT-verdenen (dvs. til at starte med de 3 fælles kommunale løsninger SAPA, KSD og KY); men vi bevarer samtidig den langsigtede vision o Jobfunktionsroller designes efter behov Princip 5: Antallet af jobfunktionsroller minimeres o Så mange brugersystemroller som muligt placeres i de forretningsorienterede jobfunktionsroller o Vi efterstræber et max antal forretningsorienterede jobfunktionsroller på xx roller o Antallet af systemspecifikke jobfunktionsroller minimeres o Jobfunktionsrollerne designes organisationsuafhængig, således at de kan/skal anvendes på tværs af organisationen BORGMESTERENS AFDE- LING Fælles Service Aarhus Kommune Digitalisering Rådhuset, Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 20 00 Direkte telefon: 89 40 29 70 Direkte e-mail: eml@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 15/023066-2 Sagsbehandler: Edward M. Lippe
o o Enkelte forretningsorienterede jobfunktionsroller (eksempelvis medarbejder eller leder) danner grundstammen for alle ansatte (æske-analogien : roller i roller ) En differentieret tildelingsstrategi for at minimere antallet af roller 15. februar 2016 Side 2 af 2 Princip 6: Ejerskabet for design af jobfunktionsroller placeres entydigt o Digitalisering varetager ejerskabet og ansvar for design af jobfunktionsroller o Tildeling af jobfunktionsroller kan varetages af andre end Digitalisering, men vil på sigt placeres i Brugeradministration o Et forpligtende samarbejde mellem Digitalisering, Brugeradministration, Magistratsafdelingernes forretning og IT systemerne Princip 7: Dynamisk dataafgrænsning anvendes, men afviges hvor der ikke er behov o Manual dataafgrænsning anvendes alene, hvor dynamisk dataafgrænsning ikke giver nytte, eller hvor forudsætningerne for dynamisk dataafgrænsning ikke er til stede
Systemrolle Dataafgrænsning Rettighedsnavn Beskrivelse SAPA SAPA SAPA Sagsbehandler Servicemedarbejder Borgerkontakt Med bredt overblik over sager, ydelser, Se eksistensen af sager og ydelser Stamdata adgang på borgere adresse historik, tværkommunal historik, og adgang til journalnotater Adgang Ingen Kan se og åbne SAPA x x x og se alle parter, gemme søgninger og dele med andre brugere, redigere personlige fanebladselementer og markere parter og sager som foretrukne. Brugeren kan også se alle tværgående bemærkninger der er oprettet på parterne. Begrænset visning af sager og ydelser KLE, følsomhed, myndighed, sikkerhedsprofil og organisatorisk sag_og_ydelse_se_begrænset Kan se metadata på sager alt efter hvilke kolonner UDK har. KLE (formodentligt ret bred adgang). Fuld visning af sager, ydelser og dokumenter Opret bemærkninger enhed KLE, følsomhed, myndighed, sikkerhedsprofil og organisatorisk enhed sag_se_fuld bemærkning_opret Kan se detaljer på sagerne, ydelser og alle dokumenter der vedrører sagerne. Rollen giver desuden rettigheder til at se alle journalnotater der vedrører sagen. Kan oprette tværgående bemærkninger. KLE (formodentligt ret bred adgang). Org.Enhed (når nødvendigt ved overlap af emneområde) x x