Projektbeskrivelse: Bibliotekerne på sporet

Projektbeskrivelse: Bibliotekerne på sporet 1. Resume Ansøger Århus Kommune Borgerservice og Biblioteker Økonomisk/juridisk ansvarlig Bo Fristed Projekttitel Bibliotekerne på sporet Samarbejdspartnere Projektet er et samarbejdsprojekt imellem DSB og bibliotekerne. De deltagende biblioteker er: Aalborg, Kolding og Guldborgsund, samt Statsbiblioteket og DBC. Resumé af projektet Projektet skal udbrede kendskabet til - og anvendelsen af - bibliotekernes elektroniske ressourcer. Dette gøres ved i samarbejde med DSB at bruge det danske skinnenet som en vidensarterie, der pumper ressourcerne ud til mennesker på vej. Projektet indeholder en ny måde at tænke formidling på og sætter bibliotekernes ressourcer i spil på en ny og anderledes måde overfor en ny målgruppe. Projektet skal placere bibliotekerne i folks bevidsthed, som en kilde til et bredt udvalg af information, viden og underholdning. Århus Kommune Borgerservice og Biblioteker Kultur og Borgerservice Birgitte Kjærgaard april 2013

Indhold 1. Resume... 1 Indhold... 2 2. Projektbeskrivelse... 3 2.1. Baggrund... 3 2.2. Formål... 3 2.3. Målgrupper... 4 2.4. Afgrænsning... 4 2.6. Risikovurdering... 4 3. Projektplan... 6 3.1. Projektets faser... 7 3.2. Overordnet tidsplan... 8 3.3. Succeskriterier/resultater... 8 3.4. Indsatsområder... 8 3.5. Markedsføring... 9 3.6. Intern kommunikation... 9 3.8. Evaluering og afrunding... 9 4. Projektorganisation... 10 4.1. Organisering... 10 4.3. Budget og finansieringsplan... 11 4.4. Estimeret timeforbrug... 12 4.5. Budgetansvar og regnskab... 12 4.6. Status og afrapportering... 12 4.7. Kommunikation og projektværktøjer... 12

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 3 2. Projektbeskrivelse 2.1. Baggrund Projektet Bibliotekerne på sporet er et samarbejdsprojekt imellem DSB og bibliotekerne. Det er opstartet, da DSB på den ene side ønsker at skabe merværdi til togpassagerernes rejse, og da bibliotekerne på den anden side ønsker, at flere personer får kendskab til og begynder at bruge - deres elektroniske ressourcer som film, musik, lydbøger og netbaser. Bibliotekerne kan være med til skabe merværdien for DSB, og DSB kan være med til at udbrede kendskabet til bibliotekernes elektroniske ressourcer. De danske biblioteker råder over et væld af elektroniske ressourcer, som skal formidles på de danske togstrækninger. Netop der hvor brugerne har lidt god tid. Bibliotekernes relevante og unikke indhold kan være med til at skabe en bedre rejseoplevelse for togpassagererne og ikke mindst skabe merværdi, så passagererne bliver ved med at være loyale og tilfredse. Skinnerne kan med andre ord bruges til andet og mere end at transportere mennesker rundt i landet. De kan bruges som vidensarterie, der pumper bibliotekernes ressourcer ud til mennesker på vej. Projektet er unikt, da det indeholder en ny måde at tænke formidling på og sætter bibliotekernes ressourcer i spil på en ny og anderledes måde. Vi kan få fat på en målgruppe, der formodentlig ikke anvender bibliotekernes elektroniske tilbud i særligt stort omfang i forvejen. Projektet skal placere bibliotekerne i folks bevidsthed, som en kilde til et bredt udvalg af information, viden og underholdning. Det vurderes desuden til at have national værdi, da det vil være et fantastisk udstillingsvindue for alle biblioteker. Erfaringsindsamling Henover efteråret 2009 blev intentionerne om formidling af de elektroniske ressourcer testet i S-togene i Københavnsområdet. Der var alene tale om et indledende forsøg, der ikke var understøttet elektronisk af f.eks. TINGbrønden. 2.2. Formål Bibliotekernes formål Målet med projektet er at udbrede kendskabet til og anvendelsen af bibliotekernes elektroniske ressourcer. Det skal være med til at placere bibliotekerne i folks bevidsthed som en kilde til et bredt udvalg af information, viden og underholdning. DSBs formål For DSB gælder følgende formål for deres passagerer: bedre udnyttelse af rejsetiden og dermed en mere effektiv rejse en bedre rejseoplevelse i form af unikt og relevant underholdningsindhold skabe merværdi således at kunder fortsat bliver ved med at være loyale og tilfredse

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 4 2.3. Målgrupper Målgruppen er helt overordnet de millioner af mennesker, der hvert år rejser med DSB. Hver dag transporteres ca. 450.000 mennesker rundt i landet af DSB. Projektets primære målgruppe er fritidsrejsende. Størstedelen i gruppen er unge og står for en stor del af rejserne hos DSB og DSB S-tog. Der er desuden gode muligheder for at kommunikere målrettet til dem igennem loyalitetsprogrammer som Wildcard (ca. 165.000 tilmeldte). Dette sammenholdt med bibliotekernes ønske om at få bedre fat på de unge gør, at fritidsrejsende er den primære målgruppe. De bruger sjældent rejsetiden til forberedelse, som f.eks. erhvervsrejsende, hvorfor fokus er på at tilbyde dem underholdning til rejsen. De sekundære målgrupper er DSBs andre segmenter (Pendler, Erhverv og Unge), som alt at dømme også bliver eksponeret for vores budskab, da de sagtens kan være fritidsrejsende i weekender o. lign. - og dermed være i vores primære målgruppe. 2.4. Afgrænsning Da indholdet skal integreres i DSBs eksisterende CMS-system, vil det ikke være muligt at etablere en total OpenSource-løsning. 2.6. Risikovurdering Ved gennemgang og dialog på møde med DSB den 28. oktober 2010, er listen over risikofaktorer justeret og opdateret som følger: (tilføjelse og justering er markeret med rød) Styregruppens kommentarer fra styregruppemøde den 19.10.10 er markeret med grønt. Risikovurdering i projektperiode Risiko Årsag Sandsynlighed 1 = Ikke sandsynligt 2 = Bestemt muligt 3 = Højst sandsynligt Konsekvens 1 = Generende 2 = Skader og koster 3 = Forhindrer gennemførelse Handleplan / Korrigerende handling 1. Nødsaget til at En lang beslutnings-proces. Styregruppen skal klargøre de udskyde lancering af Et nyt samarbejde imellem 1 1 forventninger der ligger i sitet to virksomheder, der lanceringen. Bibliotekernes arbejder på forskellig måde styregruppe indgår i projektets beslutningsproces. Der skal skabes grundlæggende enighed i styregruppe - styres gennem indstilling. Risiko forventes herved nedjusteret til 1 for såvel sandsynlighed og konsekvens. 2. Den enkelte part Der er ikke skabt værner for meget om sit grundlæggende enighed i eget og derfor ubevidst chefgruppen. Vi følger 2 1 UDGÅR

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 5 kan modarbejde forskellige dagsordener og projektets mål med at planer. samarbejde Hvilken chefgruppe? Hvad mener de? 3. Mange portaler der Stiller store krav til Det kræver afklaring på ejerskab af ikke er knyttet sammen konstruktion af ét fælles site 2 2 site. Samtidig kræves dedikeret IT skaber uklar og håndtering for ressource, hvilket stiller krav til kommunikation og administration. commitment på ressourcer, IT vanskeliggør Med DDB vil der ikke fortsat arkitektur, leverandør til indhold på administration være så mange sites. Man site. kan se Bibliotekerne på Der skal foretages integration med sporet som en del af DDB. hver enkelt site, da kilderne pt. ikke (frontend til DDB) er samlet. DSB opnår dog single point of contact med Bibliotekerne, der laver aftaler med portalerne og varetager løbende kontakt med disse. Varetages ud fra konkret kravspecifikation. Risikovurdering nedjusteres til 2 for hhv. sandsynlighed og konsekvens. 4. Bibliotekernes Der sikres styring og forankring ved projektleder er ansat på 1 1 overlevering / overdragelse fra kontrakt - kan skabe projekt til driftstatus ved problemer ved synliggørelse af leverance. overdragelse til drift Bibliotekernes PL er med i fasen frem til og med implementering. Risiko vurderes elimineret. 5. Hver part har Udviklingspotentialet vil for Sammenfattes og afklares specifikt i forskellig dagsorden og DSB betyde at andre 2 1 samarbejdsaftale, der specificerer afsæt for fremadrettet indholdsleverandører ønsker, krav og håndtering af udvikling af kommer på spil indhold til sitet (kravspecifikation). underholdningssite fremadrettet. Dette i overensstemmelse med Det er et visionen ved klare KPI er, der folkeoplysningsprojekt og ligeledes anvendes som ikke et projekt, som prøver evalueringskriterier. at konkurrere med Bibliotekerne er åbne overfor kommercielle udbydere af inddragelse af andre det nyeste indhold. contentmanager til sitet. Risiko nedjusteres til hhv 2 / 1 6. Båndbredde Båndbredden forhindrer, at vi kan tilbyde streaming og download i toget. 3 3 On board servere eller flere master. 7. Politisk dagsorden 2 3 Afstemning af politisk dagsorden der afklaring sikres hos styregruppen

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 6 Risikovurdering i driftsituationen / driftsperiode Denne bortfalder, da der er tale om pilotdrift, hvorfor nedenstående risici vil være overvejelser efter pilotdrift. Risiko Årsag Sandsynlighed 1 = Ikke sandsynligt 2 = Bestemt muligt 3 = Højst sandsynligt Konsekvens Handleplan / 1 = Generende 2 = Skader og koster Korrigerende handling 3 = Forhindrer gennemførelse 1. Bibliotekerne er Ikke fordrende i en styret af kontinuert at driftssituation, hvor der er skulle søge udgifter til vedligehold, finansiering/midler fra opdatering, centralt hold når kommunikation/markedsføring osv. projektet overgår til drift. Det er et udviklingsprojekt. Til slut vurderes Vi bilder ikke folk ind, at det projektet muligheder i er et færdigt produkt. Vi drift, og derefter skal vi indgår i dialog med ud at finde passagererne. interesserede partnere. 3 3 Der skal skabes tydelig forankring i begge organisationer. Synliggør og understøtte argumentationen ift. de kriterier Bibliotekerne søger midler efter. Dette ved opstilling af målbare KPI er på hjemmesiden (fx. sitets performance ved oppetid, oplevet kvalitet for bruger og antal besøgende til site). 2. Opstår uklarheder Henvendelse til hvilken af Der skal klart defineres, vedr. support og de mange portaler skaber 2 1 hvornår en support opgave kundeservice (begge uklarhed for tilfalder hhv. DSB eller veje) supportopgaven. Bibliotekerne. Sitet opbygges med en Grænsefladerne skal klart struktur, så det klart defineres. Opsætning af IVR fremgår, hvordan supporten set-up samt foregår. uddannelse/information af support 3. Commitment på at Stor adm. Tung opgave at Sikre klart ejerskab og udvikle og vedligeholde have kontakt til flere 2 3 leverance struktur / sitet (begge veje) portaler der leverer indhold. Ejerskabs-issue commitment. DSB har stærkt fremadrettet ønske om en fleksibel udvikling af sitet, der understøtter kundebehov og ønsker. Vil betyde adgang for andre indholds-leverandører til sitet på sigt. Øvrigt Risici håndteres gennem udarbejdelse af samarbejdsaftale, og der skal udfærdiges en kravspecifikation med klar ITstruktur for sitet, samt udarbejdes klare succeskriterier. 3. Projektplan

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 7 3.1. Projektets faser Projektet er opdelt i fire faser: 1. Opstartsfase 2. Analyse og- forberedelsesfase 3. Implementeringsfase 4. Evalueringsfase Opstartsfase Analyse - og forberedelsesfase Implementeringsfase (produktions - og lanceringsfase) Evalueringsfase 3.5.1 Opstartsfase I opstartsfasen er målet, at bibliotekerne, DSB, DSB s-tog og Creuna i fællesskab kommer projektet nærmere. Produkter: En bruttoliste over idéer En prioriteret nettoliste 3.5.2. Analyse og forberedelsesfase I analysefasen kortlægges eventuelle barrierer for projektet, og der indsamles viden om bibliotekernes brugere, samt DSB og DSB S-togs kunder. En analyse af denne viden og især overlap danner grundlag for afgrænsningen af projektets målgruppe og aktiviteter. I denne fase skal der desuden udarbejdes en projektplan, som skaber overblik over indsatsområder og milepæle i resten af projektperioden. Produkter: Oversigt over eventuelle barrierer Afgrænsning af målgruppe Afgrænsning af aktiviteter Projektplan Milepælsplanlægning (gantt-diagram) Kommunikationsplan Markedsføringsplan Risikoanalyse 3.5.3. Implementeringsfase Implementeringsfasen er en produktionsfasen, hvor der skal arbejdes med selve projektet. Målet med fasen er at realisere projektets mål og formål, herunder at producere de leverancer, der er aftalt med styregruppen. Der skal være fokus på proces og resultater. Opgaverne i fasen deles imellem DSB og bibliotekerne. Hos bibliotekerne varetages opgaver i mindre grupper alt efter kompetencer o. lign. I denne fase er det vigtigt med tæt kontakt imellem DSB og bibliotekerne vedrørende opgaveløsningen.

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 8 Produkter: Lancering af site Lancering af indhold ved købsflow Markedsføring Events Intern kommunikation 3.5.5. Evalueringsfase Efter lancering foretages en evaluering af sitet bl.a. baseret på statistik. Denne evaluering kan klarlægge, om succeskriterierne er nået og kan skabe en fokuseret indsats og styring af indholdet. Det kan vise sig, at der skal foretages tilpasninger af indholdet på sitet. Der anvendes forskellige metoder til evaluering af projektet: Interviews af passagerer på banegårde/i tog Elektronisk spørgeskema direkte i brugergrænsefladen Anvendelse af statistiske data Evt. spørgsmål i DSB eksisterende kundeundersøgelser Der foretages desuden en evaluering af processen. Arbejdet i projektgruppen, samarbejdet med DSB og indfrielse af formålet skal også evalueres. En evalueringsrapport udarbejdes og integreres i den endelige afrapportering til Styrelsen. Produkt: Evalueringsrapport 3.2. Overordnet tidsplan Projektet forventes igangsat i maj 2010 og afsluttet med en evaluering i ultimo april 2011. Opstartsfase: maj-juni 2010 Analyse og forberedelsesfase: juli-oktober 2010 Implementeringsfase: november 2010 februar 2011 Evalueringsfase: marts - april 2011 3.3. Succeskriterier/resultater Ifølge ansøgningen til Styrelsen er vores mål at opnå følgende resultat: Implementering af en varig løsning med drift af services, der er uafhængig af det enkelte biblioteks platform, men respekterer den enkelte kommunes servicetilbud. 3.4. Indsatsområder Projektet deles op i seks indsatsområder: Etablering af sitet Indhold ved købsflow Aftaler om indhold

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 9 Markedsføring Events Intern kommunikation 3.5. Markedsføring Markedsføring og formidling er en stor del af projektet, hvorfor der vil blive lagt stor vægt på den del. Markedsførings og formidlingsaktiviteter med fokus på kommunikation til kunderne/brugerne kan bl.a. være: Events Samplinger Semacodes Artikel og annonce i Ud&Se og i Byens Puls Elementer på Indholdskanalen Pressemeddelelser Plakater på stationer, biblioteker o.lign. Mails til loyalitetsprogrammer Streamers Hængeskilte Radiospots Digitale ambassadører i togene Indhold på bibliotekernes websites Banner på dsb.dk og dsb.dk/stog Særskilt markedsføringsplan udarbejdes. 3.6. Intern kommunikation Da biblioteks og togpersonalet spiller en stor rolle i projektet, især i forbindelse med lancering, er det i høj grad også hensigtsmæssigt at have fokus på intern kommunikation og formidling. Dette kan ske igennem bl.a.: DSB i dag og DSB indsigt Artikel i BCFnyt Artikel i Bibliotekspressen Nyheder på virksomhedernes intranet Der vil desuden løbende blive formidlet om fremdrift og resultater på projektets blog http://bibibliotekernepaesporet.wordpress.com/. Evalueringsrapporten vil ligeledes formidle projektets resultater. Særskilt kommunikationsplan udarbejdes. 3.8. Evaluering og afrunding Som tidligere nævnt foretages en evaluering på såvel indhold på sitet, markedsføring og selve processen bag projektet. Særskilt evalueringsplan udarbejdes.

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 10 4. Projektorganisation Projektet er på bibliotekernes side organiseret med en styregruppe og en projektgruppe med hhv. en styregruppeformand og en projektleder. Styregruppen har det overordnede ansvar for styring af projektet og indfrielse af projektets mål, herunder at sikre fremdrift i projektet. Det er desuden styregruppens opgave at informere projektlederen om begivenheder/forhold uden for projektet, der kan have indflydelse på projektet. Projektlederen har ansvaret for at styre planlægge og overvåge projektet, herunder styre produktionen af de påkrævede produkter. Det er desuden projektlederens opgave at rapportere til styregruppen. Projektgruppen har ansvar for at levere det faglige arbejde. Projektgruppedeltagerne bidrager til målopfyldelsen gennem deres leverancer. Det er den enkelte projektdeltagers ansvar at holde projektlederen orienteret mht. de enkelte leverancers fremdrift. Da det er et samarbejdsprojekt med DSB er styregruppeformanden medlem i en strategigruppe, som derudover består af to ledere fra DSB. Denne gruppe skal sikre, at projektet overordnet bevæger sig i den retning, som begge virksomheder ønsker. Projektlederen er medlem i en projektleder gruppe, som derudover består af to projektledere fra DSB. Projektledergruppe har ansvar for, at projektet operationelt bevæger sig i den rigtige retning. 4.1. Organisering Nedenfor ses projektorganisationen i projektet Bibliotekerne på sporet. Bibliotekernes projektorganisation Projektejer Samarbejdsorganisationen i projektet, hvor DSB og bibliotekerne mødes DSBs projektorganisation Styregruppe Strategigruppe Projektleder Projektledergruppe Projektgruppe Styregruppe Anne-Marie Schmidt, Århus. Styregruppeformand Bente Nielsen, Guldborgsund Nicolai Dupont Heidemann, Koldingbibliotekerne Pernille Schaltz, Statsbiblioteket Peter Danelund, DBC ams@aarhus.dk beniel@guldborgsund.dk nidh@kolding.dk ps@statsbiblioteket.dk pd@dbc.dk

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 11 Tove Frantsen, Aalborg TF-kultur@aalborg.dk Projektgruppe Birgitte Kjærgaard, Århus. Projektleder Dorte Tissot Hansen, Guldborgsund Gitte R. Hansen, Koldingbibliotekerne Hallur Steinar Sævarsson, DBC Hanne Giversen, Aalborg Stine Garbers, Guldborgsund Pernille Schaltz, Statsbiblioteket bikj@aarhus.dk dth@guldborgsund.dk giha@kolding.dk hss@dbc.dk hgi-kultur@aalborg.dk stg@guldborgsund.dk ps@statsbiblioteket.dk Strategigruppe Anne-Marie Schmidt, Århus Kommunes Biblioteker Lars Emil Kragh, DSB Nikolaj Kyhn, DSB s-tog, ams@aarhus.dk lek@dsb.dk nkyh@s-tog.dsb.dk Projektledergruppe Birgitte Kjærgaard, Århus Kommunes Biblioteker Kith Lyders Lerche-Gregersen, DSB Tahir Siddique, DSB s-tog bikj@aarhus.dk kithg@dsb.dk tsiddique@s-tog.dsb.dk Leverandørpartner Creuna, Nicole Sahl Vingtoft nicole.vingtoft@creuna.dk 4.3. Budget og finansieringsplan Nedenfor ses budget og finansieringsplan for bibliotekerne. Budget Ansøgt Egenfinansiering Anden finansiering Personaleudgifter Projektleder 200.000 200.000 Projektmedarbejdere 200.000 200.000 Konsulenter 400.000 200.000 200.000 Direkte udgifter Møder og rejser 25.000 25.000 Publicering 25.000 25.000 Materialer 75.000 75.000 Evaluering 50.000 50.000 Andre udgifter 25.000 25.000 Samlet budget 1.000.000 600.000 200.000 200.000

Århus Kommunes Biblioteker Bibliotekerne på sporet Side 12 Egenfinansiering på 200.000 kr.: Arbejdstimerne er bibliotekernes egenfinansiering Andre udgifter: Herunder ligger bl.a. administration, som Århus Kommunes Biblioteker varetager. 4.4. Estimeret timeforbrug Timeforbruget forventes at være som følger: Projektlederen tilknyttes projektet på gennemsnitlig ½ tid i projektperioden. Det forventes desuden, at styregruppe og projektgruppedeltagere tilsammen leverer 909 timer i egenfinansiering. Tidsforbrug i forbindelse med projektet registreres på skema, som sendes til projektlederen ved hver måneds udgang. Der er desuden afsat midler til aflønning af eksterne konsulenter. 4.5. Budgetansvar og regnskab Styregruppen træffer beslutning om projektets overordnede budget, herunder fordeling af egenfinansiering samt fordeling af udgifter imellem projektpartnere. Projektlederen kan bevilge udgifter til projektet inden for det vedtagne budget. Projektadministration og regnskab varetages af ITK, Århus Kommune. 4.6. Status og afrapportering Projektlederen har ansvar for at gøre status overfor styregruppen ved afslutning af hver fase. Projektlederen har ligeledes ansvar for at orientere styregruppen omkring afvigelser fra projektplanen, opfyldelse af milepæle samt korrigerende tiltag. 4.7. Kommunikation og projektværktøjer Projektet anvender en række kommunikationsværktøjer for at håndtere kommunikation mellem en spredt projektgruppe. De primære værktøjer er: Blog: http://bibibliotekernepaesporet.wordpress.com/om-projektet/ Bloggen er projektets eksterne side med baggrundsinformationer, løbende nyheder og publikationer fra projektet. Projektlederen er overordnet ansvarlig for opdatering. Projektrum/Samarbejdsværktøj Projektrummet er internt for deltagerne i projektet. Rummet er til interne diskussioner, opdatering af projektplan, samling af dokumenter, og hvor vi holder styr på opgaver, deadlines og milepæle.