Øvrige deltagere Fra administrationen, Kundechef Mikki Frandsen. REFERANT

Domea Randers Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, Onsdag den 29. juni 2016 kl. 16.00 hos Marianne Kaskelotten 38, st.tv., 8960 Randers SØ. Dagsorden var : side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Domea Randers... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Bestyrelsesforhold... 2 2.3 Bestyrelseshonorar... 2 2.4 Domea Randers årsregnskab... 3 2.5 Revisionsprotokol... 3 2.6 Bestyrelsens årsberetning... 3 2.7 Budget for boligorganisationen og afdeling... 3 2.8 Styringsrapport og styringsdialog... 3 2.9 Udlejningsforhold... 4 2.10 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed... 4 2.11 Dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning... 4 2.12 Valg af webredaktør... 5 2.13 Digitale syn... 5 2.14 Feriefremleje/Feriebytte... 7 2.15 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN)... 7 2.16 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO)... 9 2.17 Økonomisk rådgivning... 11 2.18 Domea.dks Landskonference 2017... 11 3 Boligselskabets afdeling... 11 3.1 Årsregnskaber... 11 3.2 Driftsbudget... 12 3.3 Orientering fra afdelingen... 12 4 Nybyggeri... 12 5 Næste møde... 12 6 Eventuelt... 12 Til mødet var indkaldt fra bestyrelsen Marianne Schultz, formand Aase Jensen, næstformand Karin Thomsen Øvrige deltagere Fra administrationen, Kundechef Mikki Frandsen. REFERANT Formand for organisationsbestyrelsen Marianne Schultz bød velkommen til mødet. Servicecenter Bolig Nord, den 6. juli 2016

1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 11. februar 2016. Referat : Referatet blev godkendt. 2 Domea Randers 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat : Formand for organisationsbestyrelsen Marianne Schultz fortalte, at der havde været afholdt 1. spadestik på byggeriet Falbe-Parken, at der havde været afholdt afdelingsmøde i Kaskelotten, mødet havde været særdeles positivt og afdelingen har en god økonomi, så der er lavet cykelskure, opsat tørrestativer og der er netop blevet bestilt udskiftning af samtlige komfurer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Marianne Schultz Formand Rep.skabet 2016 Aase Jensen Næstformand Rep.skabet 2017 Karin Thomsen Medlem Domea.dk 2016 Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Marianne Schultz er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Referat : Bestyrelsen besluttede at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Side 2 af 13

2.4 Domea Randers årsregnskab Årsregnskab for perioden 01.01.2015 31.12.2015 var vedhæftet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Referat : Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisationen. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab var vedhæftet. Referat : Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Referat : Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 2.7 Budget for boligorganisationen og afdeling Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 01.01.2017 31.12.2017 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var vedlagt. Referat : Bestyrelsen godkendte budget for boligorganisationen. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.8 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne fremsendes snarest. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Side 3 af 13

Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Referat : Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne samt besluttede at formand og næstformand deltager i dialogmøderne med kommunen. 2.9 Udlejningsforhold Udlejningssituation pr. 24.06.2016. Der er ingen ledige boliger på nuværende tidspunkt. 2.10 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Referat : Bestyrelsen bemyndigede administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. 2.11 Dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen, så dækker dispositionsfonden afdelingens tab for regnskabsåret, der ligger over 318 kr. pr lejemålsenhed (2015-niveau). Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 318 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1. april 2013 budgetterer administrationen med ovenstående i boligorganisationernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Side 4 af 13

2.12 Valg af webredaktør Administrationen anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligorganisationens hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til servicekoordinatoren/den koordinerende sekretær på servicecentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden jeres eget præg. Referat : Bestyrelsen udpegede Marianne Schultz som webredaktør. 2.13 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domea.dks bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domea.dks kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-2 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea.dk gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemålstyper (Lille pakke, Princip 1.a.0) Side 5 af 13

Digitalisering af lejemål og bygninger (Stor pakke, Princip 1.b.0) Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen inkl. mængdeoptælling og bygningsdelsplacering, med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Hvis tegningsændringen kan ske i opsamlede puljer kvartalsvis, på tværs af hele Domea.dk, forventes prisen dog at være ca. 700,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Alternativ tilbydes leasingaftale på IT-hardware, med fri hotline og ombytning ved fejl, samt udskiftning af tablet hvert andet år, for kr. 390,- pr. måned (baseret på prisen for tablet og printer i november 2014) Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Referat : Bestyrelsen besluttede : at godkende indkøb af system og hardware til digitale syn at der oprettes digitalisering af lejemålene efter typemodellering at afdeling Kaskelotten og Falbe Parken skal omfattes af ordningen at de enkelte afdelinger skal forestå finansieringen. Side 6 af 13

2.14 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Referat : Bestyrelsen besluttede at feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. 2.15 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea.dk administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea.dk etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domea.dks landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Side 7 af 13

Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant Side 8 af 13

1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domea.dks administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea.dk dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. En del af den normale administrationsydelse Den fælles VN-struktur understøttes af Domea.dk som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domea.dks hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter. Referat : Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 2.16 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domea.dks administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea.dk som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver Side 9 af 13

enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domea.dks administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domea.dks direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domea.dks administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea.dk dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea.dk som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Side 10 af 13

2.17 Økonomisk rådgivning Hvert år er der personer, som oplever at blive sat ud af deres bolig, fordi de ikke har betalt deres husleje. Erfaringer viser, at mange af tilfældene kunne være undgået, hvis de berørte havde fået hjælp til fx at administrere deres gæld eller søge ydelser, de ikke var klar over, de var berettiget til. Hvis beboeren har svært ved at få økonomien til at hænge sammen og fx er kommet bagud med regningerne og huslejen, så er der hjælp at hente hos organisationer, som giver gratis økonomisk rådgivning. Domea.dk har indgået en aftale med Forbrugerrådet Tænks gældsrådgivning. På Domea.dks hjemmeside har vi samlet en lang række gode råd og vejledninger samt oplysninger om, hvordan den enkelte kan få gratis økonomisk rådgivning af en af de 160 frivillige rådgivere Link til oplysninger om gældsrådgivningen: https://www.domea.dk/for-beboere/okonomisk-radgivning/sider/okonomiskradgivning.aspx Forbrugerrådet Tænk er en uafhængig NGO. Gældsrådgivningen åbnede i februar 2010, og flere end 9.000 borgere har fået rådgivning. Gældsrådgivningen er støttet af Social- og Integrationsministeriet økonomisk. Som en del af satspuljemidlerne afsatte ministeriet 16 mio. kroner i perioden 2009-2012 og 40 mio. kroner i perioden 2012-2016 til gratis og frivillig gældsrådgivning. 2.18 Domea.dks Landskonference 2017 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 9. og 10. juni 2017 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. 3 Boligselskabets afdeling 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingen årsregnskab godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingens årsregnskab for perioden 01.01.2015 31.12.2015 var vedhæftet. Referat : Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingens årsregnskab. Side 11 af 13

3.2 Driftsbudget Boligafdelingens driftsbudget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Afdelingens driftsbudget for perioden 01.01.2017 31.12.2017 er vedhæftet. Administrationen har følgende kommentarer til budgettet: Afdeling 13801: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter der vil ikke finde nogen husleje stigning sted i afdelingen pr. 01.01.2017. Referat : Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingens budget. 3.3 Orientering fra afdelingen Orientering gives på mødet. Referat : Afdeling 13801, Marianne Schultz fortalte at der har været afholdt afdelingsmøde, mødet var forløbet positivt og der er en god økonomi i afdelingen. Der er netop bestilt nye komfurer til alle lejemål. 4 Nybyggeri Referat : Der var en dialog omkring projekterne : - Falbe Parken - Markedspladsen. - Thors Bakke - Munkdrup Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Næste møde Referat : Nærmere dato tilgår. 6 Eventuelt Referat : Ingen. Side 12 af 13

Formand for organisationsbestyrelsen Marianne Schultz konstaterede at dagsorden var udtømt og takkede for god ro og orden. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 6. juli 2016 Trine Bomholt/Mikki Frandsen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 13 af 13