Referat af: Bestyrelsesmøde den 21. februar 2017 kl. 18.00 i klubhuset Virksund Lystbådehavn. Deltagere: Mogens Hansen (MH) formand Kåre Foss Johannesen (KJ) næstformand Leif Folke (LF) kasserer Niels Ove Jespersen (NO) Birgitte Hansen (BH) Peter H Worsøe (PW) sekretær Suppleanter: Per Ellitsgaard (PE) Allan Hanbjerg (AH) Mødet med Merete og Per Halberg blev forud for mødet aflyst idet der er fremsat ønske om den drøftelse af forslaget til en forpagtningskontrakt forud for et møde med Merete og Per Halberg. Mødet blev herefter indled med en drøftelse af det oplæg til indgåelsen af en forpagtnings kontrakt, der er udsendt til bestyrelsens medlemmer. Det blev understreget at det altid har været meningen at bestyrelsen skulle godkende kontrakten. Forhandlingsudvalget (MH,LF og PW) har taget udgangspunkt i de forskellige synspunkter der er i bestyrelsen, lige som man har lagt vægt på at der skabes de bedst mulige forudsætninger for den fremtidige drift af cafeen. Det blev understreget at det endelige resultat må være et kompromis imellem de holdninger og synpunkter der er i bestyrelsen. Herefter blev det foreliggende oplæg gennemgået og drøftet. Herefter blev det besluttet. At drøftelserne med Merete Halberg videreføres med henblik på at der kan afholdes et møde mellem Bestyrelsen og Merete Halberg mandag den 27. februar 2017 med henblik på at aftale den endelige kontrakt. at det foreliggende oplæg justeres i forhold til de tilkendegivelser, der er fremsat på mødet. at bestyrelsen er villig til at foretage eventuelle forbedringer i køkken og klub/cafelokalet at der kan afsættes et beløb til eventuelle ændringer og forbedringer, evt. fordelt over to år.
at bestyrelsen nedsætter et udvalg, der sammen med forpagteren skal aftale hvilke forbedringer og ændringer der skalgennemføres. at det justerede oplæg fremsendes til Merete Halberg, og at udvalget, såfremt der er behov herfor mødes med Merete Halberg forud for det aftalte møde den 27. februar. Det blev drøftet at det under ovenstående nævnteudvalg evt., kan nedsættes som et stående udvalg der skal varetage den løbende kontakt med forpagteren. Herefter fortsatte mødet i henhold til den udsendte dagsorden. Forslag til dagsorden. 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt 2. Godkendelse af referat fra mødet den 10. januar 2017. Referatet blev godkendt 3. Meddelelser fra Formanden: - Skive Kommune kultur og fritid har indkaldt til møde vedrørende rammeaftale mellem Skive Kommune og. Mødet er aftalt afholdt den 6. marts. Fra havnen deltager MH, LF og PW - Bøstrup Strand Grundejerforening har meddelt at foreningen yder kr. 10.000 i tilskud til renoveringen af havnens legeplads. Herudover har Grundejerforeningen Sandkrogen (?) meddelt at man yder et bidrag på kr. 5.000. - Vedrørende markering af bådplads på Frihavnsmærket. Ændringen kan ikke nås i 2017 da trykningen af mærkaterne er igangsat. - Orientering fra fællesmødet mellem foreningerne i Virksund (KJ/LF) Mødet forløb i god stemning. Der er aftalt et senere møde omkring afholdelsen af Kræmmermarkedet. - Dan Groop Alam har foretaget eftersyn og reparation af alarmerne i klubhuset - Der er opsat rullegardiner solafskærmning i klublokalet - Der er indgået ny serviceaftale vedrørende kranen(kj) - Ny affaldsplan,(søfartsstyrelsens statistik)) (LF) - Forbedring af internetforbindelsen på havnen (NO) Der opsættes nyt modem primo marts. Det forventes at der herefter vil være en god forbindelse fra klubhuset for ca. 30 brugere ad gangen.
- Den nye hjemmeside forventes igangsætningen i løbet af foråret.(no) - Der planlægges opsat opslagstave ved kranen, vedrørende brug af kranen. (KJ) - Der foreligger nu plan for bådisætning i foråret 2017, Planen vil som sædvanlig blive fremlagt i Klubhuset så den enkelte bådejer kan skrive sig på listen.(kj) - Der opsæt opslag i klubhus og på hjemmesiden vedrørende fremvisning af kvittering for ansvarsforsikring.(mh) 4. Havnens Økonomi (LF) - Status d.d. - Regnskab 2016 medbudget for 2017 - Forslag til indfrielse af depositum bådstativer, start ultimo 2017 - Ændret takstblad 2017 - Forslag til m2-inddeling af bådpladser i 2018 - Forslag til takstblad 2018 Havnens økonomi er fortsat tilfredsstillende. Indbetaling af kontingenter er stort set sket planmæssigt. Revisoren har godkendt årsregnskab uden bemærkninger. De fremlagte forslag vedrørende indfrielse af depositum, takstblad 2018 og fremtidig inddeling af bådpladserne efter størrelse blev godkendt. Forslagene forelægges på generalforsamlingen den 11. marts d.d. 5. Planlægning af generalforsamlingen den 11.marts 2017. - Valg af dirigent - Velkomst (MH) - Formandens beretning (MH)
- Havnens Økonomi Regnskab 2016 med budget for 2017 Indfrielse af depositum for bådstativer start ultimo 2017 Takstblad 2017 M2 inddeling af bådpladser i 2018 Takstblad 2018 - Orientering fra klubber og udvalg: Virksund Sejlklub Virksund Havkajakklub Klubbladet Festudvalget Turudvalget Gråsælerne - - Forslag fra medlemmer og bestyrelsen Der foreligger ingen forslag fra medlemmerne. Bestyrelsen foreslår: 1 ændring af vedtægterne som angivet i bilag til dagsordenen for generalforsamlingen 2017 2 ændring af bestemmelserne i havnens reglement son angivet i bilag til dagsordenen til generalforsamlingen 2017 - Valg af formand: Mogens Hansen valgt for 1 år i 2016 - modtager genvalg - Valg til bestyrelsen: Bestyrelsesmedlemmer, på valg er:
Peter Worsøe - valgt for 2 år i 2015 modtager genvalg Birgitte Hansen valgt fr 1 år i 2016 Suppleanter, på valg er: Per Ellitsgaard valgt for 2 år i 2015 modtager ikke genvalg. Valg af revisorer: Ole Boel - valgt i 2015 for 2 år Valg af revisorsuppleanter: vakant Valg af broformænd: På valg er: GL. havn og bro 1: Bro 2: Bro 3: Bro 4: Bro 5: Bro 6: Bro 7: Martin Andersen Steen Sørensen Egil Boel Nielsen vakant Arne Albertsen Kristian Hansen Kåre Johannesen Herudover kan efter behov der ske valgt til fest udvalg og turudvalg Der foreligger ingen forslag. Udkast til dagsorden blev gennemgået. Bestyrelsen foreslår Martin Lindegaard som dirigent Mogens Hansen(formand) og Peter Worsøe bekræftede at de er villige til genvalg. Birgit Hansen overvejer. Ole Boel har efterfølgende bekræftet at han er villig til genvalg som revisor.
6. Ombygning og udvidelse af depotbygning.(pw) Tegning og beskrivelse er under udarbejdelse, og forventes at kunne foreligge til mødet. Der blev orienteret om projektets stade, herunder vist de foreløbige skitser. Skitseforslaget, der har været drøftet med skive Kommune forventes fremsend til forhåndsgodkendelse kommunen i løbet af marts måned. Der fremlægges skitseforslag og redegøres for projektet på generalforsamlingen den 11. marts d.d. 7. Kajakklubben - Fornyelse af brugskontrakt.(pw) Virksund Havkajakklub har i mail af 13. december 2016 meddelt at man ønsker at klubbens fremtidige aktiviteter på havnen sker på grundlag af en lejekontrakt. Dette er ikke muligt i forhold til de nuværende vedtægter. I forbindelse med den igangværende revision af havnens vedtægter søges der derfor indarbejdet bestemmelser med henblik på at kunne imødekomme Havkajakklubbens ønsker. En fortsat forhandling afventer derfor en vedtagelse af det forslag til reviderede vedtægter der fremlægges til vedtagelse på havnens generalforsamling i 2017, hvilket er meddelt klubben. Orienteringen blev taget til efterretning. 8. Renovering af legepladsen. Status over projektet, herunder over indkomne sponsortilsagn. (BH) Der mangler fortsat svar på ansøgninger on sponsorstøtte. Det videre forløb afklares i bestyrelsen efter generalforsamlingen. 9. Eventuelt. - Problemer i forbindelse med det renoverede toilet søges afhjulpet snarest (NO) - Der arbejdes forsat videre med velkomstbrochure (BH) - telefonen på kontoret nedlægges/abonnementet opsiges Det undersøges endvidere on telefonen i køkkenet forsat er nødvendig. -
Næste møde den 11.marts kl 10.00 (forud for generalforsamlingen) Med venlig hilsen Peter Worsøe sekretær Mogens Hansen Kåre Johannesen Leif Folke Formand Næstformand Kasserer Niels Ove Jespersen Birgitte Hansen Peter Worsøe Sekretær