Ledelsestilsyn på børne- og ungeområdet Rebild Kommune Opsamling Deloitte Consulting 4. november 2013
Indhold 1. Grundlag 2. Konklusioner 3. Anbefalinger 4. Øvrige perspektiver - 2 -
1. Grundlaget Ledelsestilsyn af 25 sager Tilsynet er gennemført efter en fast skabelon med fokus på Børnehandicap Familiegruppen Voksen I alt Antal 5 10 10 25 Om frister er overholdt Om undersøgelse/udredning foreligger, er tilstrækkelig og er gennemført efter retningslinjerne Om der foreligger handleplan og mål, samt hvorvidt disse er konkrete og operationelle Om der foreligger afgørelse, og denne omfatter en begrundelse Om der er fulgt op til tiden og på både mål, behov og indsats. Der har denne gang været fokus på både børne- og ungeområdet og voksenområdet. Konklusionerne præsenteres særskilt for de forskellige teams. Udover denne opsamling foreligger der en tilbagemelding på tilsynet af den enkelte sag. Herudover foreslås det, at Rebild Kommune selv følger op på økonomien i de samme sager. - 3 -
2. Konklusioner Børnehandicapområdet Disse konklusioner skal tages med forbehold, da der er gennemgået 5 sager, og derfor ikke kan siges at være repræsentativitet. Der pågår overgang til Børnehandicapmetoden (BUM), der er en udredningsmetode særligt udviklet til området. Sagerne bærer derfor præg af, at grundlaget varierer, og det vil fremadrettet være en fordel at anvende metoden konsekvent for at sikre et ensartet grundlag og systematik i sagerne dette er dog ikke et lovkrav. Af de fem sager indeholder de 2 den nye systematik og vurderes at være veloplyste. De tre øvrige omfatter ikke en egentlig udredning og faglig vurdering, og det er derfor sværere her at se kommunens målgruppevurdering og faglige vurdering. I de to sager, hvor metoden er anvendt, er der i højere grad fokus på ressourcer, en tydelig målgruppevurdering (funktionsvurdering) og en samlet faglig vurdering af sagen samt et mål for indsatsen dette findes i begrænset omfang i de øvrige sager (de øvrige sager er 41 og 42). Overgangen til BUM vil styrke begrundelser og sikre, at der udarbejdes afgørelser i sagerne (dette var tilfældet i 2 af sagerne). Der bør stadig være opmærksomhed på at få udarbejdet disse i forbindelse med den næste opfølgning. Opfølgningen har typisk mere fokus den generelle trivsel, end på om målet er opfyldt, og der er sket ændringer i i behov som betyder, at indsatsen skal ændres. Dette er dog ikke et lovkrav i en række sager, men vil styrke sagerne. Serviceniveauet anvendes ikke tydeligt i sagerne dette kan med fordel ske. Herudover kan der med fordel ske en lokal kvalitetssikring både i teamet og ved faglig leder. - 4 -
2. Konklusioner Familiegruppen Kvaliteten i sagerne bliver stadig bedre og det ses i mange sager, at der er sket en udvikling i forbindelse med genopretningen, hvor grundlaget er bragt i orden. Kvaliteten i undersøgelserne er forbedret, men der er stadig rum for forbedring på nogle punkter: Der foreligger generelt en 50 eller udredning i sagerne og de nye undersøgelser er gennemført indenfor fristen på 4 måneder. I halvdelen af de 10 sager vurderes alle behovsområder at være fyldestgørende oplyst, og ressourcer og udfordringer vurderes at være fyldestgørende belyst - i andre 5 er der en delvis belysning af ressourcer og udfordringer. Typisk er der her en meget kortfattet beskrivelse og manglende opsamling på ressourcer og udækkede behov. Der er således ikke vurderet at være overoplysning i nogen af sagerne, men i flere en lidt for kortfattet og unuanceret undersøgelse. I 7 sager vurderes analysen af være tilstrækkeligt nuanceret og dækkende, i to sager er dette delvist tilfældet, mens 1 vurderes som ikke dækkende. I 3 sager vurderes den faglige vurdering at være god og dækkende, i 5 sager vurderes den delvist dækkende, mens den i 1 sag ikke er dækkende. Typisk handler dette om, at der ikke indgår en opsamling på barnets udækkede behov og i enkelte sager savnes overvejelse af alternative foranstaltninger. Det er dokumenteret, at der er gennemført børnesamtale i 7 af de 10 sager dokumentationen af disse kan med fordel blive endnu mere tydelig. - 5 -
2. Generelle konklusioner Der findes en handleplan i 8 af de 10 sager herudover indgår der en handleplan i endnu en sag, men da denne er fra 2011, vurderes den forældet. Handleplanerne er også blevet meget bedre: Der er i stigende grad fokus på at opstille operationelle mål. I 4 sager vurderes der at være operationelle mål, i yderligere 3 sager vurderes målene delvist operationelle her er der typisk beskrevet en indsats snarere end et mål. Der skal ske en revision af handleplanerne i forbindelse med opfølgning, således at denne er aktuel og dækker den konkrete indsats i to sager fremstår handleplanen forældet og savnes i øvrige to sager. I mange sager angives der dog ikke i handleplanen, hvornår der vil blive fulgt op. Afgørelser findes stadig ikke i alle sager, og der bør være opmærksomhed på at udarbejdet afgørelsesbreve i forbindelse med den næste opfølgning. Dette blev også påtalt ved sidste tilsyn. Opfølgningen er i mange sager stadig ikke så tydelig og ofte har fokus på generel trivsel snarere end behov og målopfyldelse. I de fleste sager er opfølgningen dog sket rettidigt kun i 2 sager er dette ikke tilfældet. Der bør fremadrettet være fokus på indhentning af samtykke og parthøring i sagerne og dokumentation af, at dette er sket. Der er en tydelig rød tråd i 3 af sagerne. Serviceniveauet anvendes ikke tydeligt i sagerne dette kan med fordel ske. Herudover kan der med fordel ske en lokal kvalitetssikring både i teamet og ved faglig leder. - 6 -
2. Generelle konklusioner Voksenområdet Sagerne bærer præg af, at der pågår overgang til Voksenudredningsmetoden (VUM). Også her varierer grundlaget således meget og kvaliteten og systematikken i sagerne er klart bedst i de sager, hvor VUM er anvendt. Det forventes, at kvaliteten vil styrkes betragteligt med anvendelsen af VUM generelt. Kvaliteten i udredningerne er blevet bedre: I tre sager vurderes sagen at være belyst fuldt ud, i øvrige fem sker dette delvist, mens grundlaget i en sag vurderes ikke at være tilstrækkeligt. Der er ikke sket overoplysning i nogle sager, men i flere sager savnes fokus på ressourcer, ligesom borgerperspektivet kunne være tydeligere (i to sager er der således fokus på både ressourcer, og i alle sager kan borgerperspektivet med fordel styrkes). Hvor VUM er anvendt, ses kilden til de forskellige oplysninger tydeligt (4 sager). I 6 af de 10 sager vurderes den faglige vurdering at være god og dækkende, i 2 sager vurderes den delvist dækkende og i 2 sager ikke dækkende her er den typisk meget kortfattet. Der foreligger en handleplan i 6 sager i disse er der også formuleret mål for indsatsen. Målene er blevet klart bedre over tid, men har i flere sager stadig mere karakter af indsatser. Tilbud om handleplan er ikke dokumenteret i de sager, hvor der savnes en handleplan. I 7 sager indgår en afgørelse, disse er generelt lovmedholdelige. - 7 -
2. Generelle konklusioner Opfølgningen gennemføres generelt, men der savnes mere tydelig opfølgning på målopfyldelse og behov samt overvejelser om indsatsen relevans fremadrettet. I sager hvor VUM er anvendt, er der en mere tydelig rød tråd i sagsbehandlingen. Serviceniveauet anvendes ikke tydeligt i sagerne dette kan med fordel ske. Herudover kan der med fordel ske en lokal kvalitetssikring både i teamet og ved faglig leder. - 8 -
3. Anbefalinger I lyset af at der stadig pågår genopretning, implementering af nye metoder i sagsbehandlingen og kompetenceudvikling, samt at der er tale om mange nye medarbejdere og sagsoverdragelser, er kvaliteten i sagerne som forventet. Lovmedholdeligheden er styrket, og grundlaget i sagerne fremstår stærkere end ved sidste opfølgning. Den igangværende indførelse af metoder på voksenområdet og børnehandicapområdet vil styrke de to områder, og det forventes, at der sker en yderligere kvalificering i sagerne generelt. Det er dog også tydeligt, at der stadig er et vist efterslæb fra genopretningen og at det tager tid at få sagerne helt på plads. Rådgiverne opleves stadig meget konstruktive og vil gerne bidrage til at udvikle praksis. Det er herudover forventningen, at kvaliteten vil stige meget med gennemførelsen af kompetenceudvikling, implementering af serviceniveau og administrationsgrundlag m.m. Der bør i processen være fokus på At sikre en systematisk implementering af metoderne i alle sager på hhv. voksenområdet og børnehandicapområdet jo hurtigere dette sker jo bedre for kvaliteten i sagerne At have fokus på både ressourcer og udfordringer i undersøgelse/udredning At have fokus på borgerperspektivet i sagerne At træne målfastsættelse og analyse og sikre systematikken i sagerne At der implementeres en fælles afgørelsesskabelon og andre skabeloner, der kan sikre ensartet kommunikation og kvalitet. At opfølgningen konsekvent har fokus på både mål, behov og indsats. At der sker en løbende kvalitetssikring af sagerne i de enkelte teams og ved de faglige ledere. - 9 -
4. Øvrige perspektiver Serviceniveau og administrationsgrundlag: Der pågår i øjeblikket udarbejdelse af både serviceniveau (version 2) og administrationsgrundlag. Hvis disse skal blive aktive redskaber i det daglige arbejde kræver det: At serviceniveauet integreres som en ramme for vurdering af målgruppe, indsats og varighed m.m. Det betyder, at serviceniveauet skal forankres i den daglige praksis og bringes i anvendelse ved alle visitationer. At serviceniveauet skal afspejle budgetgrundlaget, og derfor at der skal ske en beregning af de økonomiske forudsætninger og konsekvenser. At administrationsgrundlaget skal definere de lokale procedurer og retningslinjer og ligeledes skal forankres i den daglige praksis og bringes i anvendelse i drøftelse af sager og processer. At der generelt følges op på anvendelsen af serviceniveau og administrationsgrundlag i forbindelse med kvalitetssikring og at disse drøftes på teammøder m.m. Dette kræver ledelsens aktive indsats og opmærksomhed fremadrettet. Ledelsesinformation: For at sikre, at alle ledelsesniveauer fremadrettet er informeret om progression og status for sagsbehandlingen anbefales det ligeledes, at der udvikles systematisk ledelsesinformation til både politikere, direktion, centerchef og fagchefer. Det foreslår, at der i første omgang er fokus på aktivitet og overholdelse af frister samt serviceniveau. Senere kan der med fordel suppleres med information om resultater. Dette kræver: At der defineres konkrete LIS-rapporter til de forskellige niveauer her kan der med fordel trækkes på skabeloner fra KeK. At indsamling og formidling af data sættes i system og at data anvendes målrettet i forbindelse med polltiske og ledelsesmæssige beslutninger og prioritering.. - 10 -
4. Øvrige perspektiver Generel opfølgning på henvendelser og underretninger Underretninger børne- og ungeområdet: Der er jf. forvaltningen indkommet i alt 251 underretninger i de første tre kvartaler af 2013. Heraf er der lidt usikkerhed om, hvorvidt der er forsinkelser i kvittering for underretninger i januar og februar, og der er registreret forsinkelser i kvittering for 2-3 underretninger i marts, april, juni og august. Underretninger 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal I alt Antal modtaget 45 89 117 251 Det anbefales, at der fremadrettet følges op på underretninger månedligt og sker en kvartalsvis rapportering til det politiske niveau, jf. ovenstående vedr. ledelsesinformation. Det er aktuelt ikke muligt at trække data vedr. rettidig behandling af børnefaglige undersøgelser og andre frister. Dette vil være muligt med anvendelsen af DUBU og anbefales etableret så hurtigt som muligt. Henvendelser - voksenområdet: Der er registreret indkommet 44 henvendelser fra nye borger i de første tre kvartaler af 2013. Der foreligger ikke information om, hvorvidt disse er behandlet indenfor kommunens frist. Henvendelser 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal I alt Antal modtaget 14 16 14 44 Fremadrettet vil det være hensigtsmæssigt at der etables grundlag for løbende opfølgning på, hvorvidt henvendelser generelt behandles indenfor kommunens tidsfrister. - 11 -
Om Deloitte Consulting Fra ide til virkelighed Deloitte Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige og den private sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i komplekse miljøer. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idestadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, der er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for revision, skat, consulting og financial advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes cirka 182.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. - 12 - Kontakt : Mette Lindgaard Partner ' 25 24 00 37 mlindgaard@deloitte.dk