Formål At udvikle struktur og arbejdstilrettelæggelse i den enkelte praksis baseret på praksis egen registrering af nuværende aktivitet og organisation. Målgruppe Alle praktiserende læger i Region Midtjylland. Baggrund Det danske sundhedsvæsen står overfor en række nye udfordringer i de kommende år. En aldrende dansk befolkning, der efterspørger og har behov for stadig flere ydelser fra et sundhedsvæsen, som er i stand til at forebygge og behandle flere og flere lidelser. Samtidig er sygdomsbilledet under forandring, idet antallet af patienter med kroniske sygdomme er i kraftig stigning. Dette i kombination med er stadig mere komplekst og specialiseret sundhedsvæsen har forstærket behovet for koordination af indsatsen for at opnå sammenhængende patientforløb. Almen praksis er i Visionsplan for Almen Praksis i Region Midtjylland tiltænkt en central rolle i sundhedsvæsenet som det nære og lokale sundhedstilbud med en høj tilgængelighed og kontinuitet og skal som tovholdere sikre sammenhængende patientforløb, være proaktive i forhold til patienter med kroniske sygdomme og samtidig fungere som gatekeeper til det specialiserede behandlersystem. Det er en stor organisatorisk opgave for almen praksis at imødekomme ønskerne om at skulle have en større rolle og samtidig bevare kvaliteten af kerneydelserne i almen praksis. Der er derfor nu megen fokus på kvalitets- og organisationsudvikling i almen praksis og behov for at vi udvikler metoder der kan støtte og hjælpe til optimering af organisation og arbejdsgange i den enkelte praksis. Det kan være svært i en travl hverdag at sætte gang i en systematisk forandringsproces og formålet med dette initiativ er at give praksis tilbud om at sætte fokus på aktuelle aktiviteter og nuværende organisation, at stimulere til nytænkning og at hjælpe med at indføre nye måder at arbejde på i den enkelte praksis Metode og indhold Fokus på aktuelle aktiviteter og nuværende organisation Audit Projekt Odense (APO) har siden 1989 gennemført et stort antal kvalitetsudviklingsprojekter i primærsektoren. Audit efter APO-metoden tager udgangspunkt i en simpel, prospektiv selvregistrering af hyppigt forekommende problemstillinger i den kliniske hverdag. I dette tilfælde har vi valgt at registrere opgaverne, der løses i almen praksis og 2
samtidigt se på det videre forløb af patientkontakterne. Registreringen på et auditskema (bilag 1) af konkrete patientkontakter foretages over 3 dage og suppleres med et skema der beskriver vigtige elementer af praksis drift og organisation. Skemaerne bearbejdes til er rapport der beskriver den enkelte praksis og sammenligner den med andre praksis. Refleksion og nytænkning I forbindelse med registreringen stimuleres deltageren til at reflektere over hver patientkontakt og over de procedurer, der udføres ved den enkelte patientkontakt. Herved synliggøres mulige optimering af arbejdsgange og struktur i praksis. Det at foretage selvregistrering giver således øget opmærksomhed på de daglige kliniske beslutningsprocesser og arbejdsprocedurer Ændringer i organisationen På et heldagskursus (2 kurser for hver 25 praksis) præsenteres deltagerne for det samlede resultat for alle praksis og når resultaterne diskuteres, er man helt anderledes opmærksom og engageret, end hvis man blot fik præsenteret data produceret af andre. Deltagerne får derved lejlighed til at vurdere egen organisation, sammen med kolleger diskuteres gruppens resultater, og hver enkelt deltager forholder sig til egne tal gennem dialog med de øvrige deltagere. Hvorfor mon der er forskel? Gør jeg tingene rationelt og tilfredsstillende? Kan jeg effektivisere? Kan jeg uddelegere? Er kvaliteten i orden? Hvad giver det af problemer? Den konkrete dialog og tiden til eftertanke giver det bedst tænkelige udgangspunkt for konstruktive ændringer og dermed for en effektiv drift i almen praksis. Det pædagogiske incitament i selvregistreringen er af afgørende betydning for engagementet og paratheden til at ville ændre sine vaner. Herefter vælger deltagerne hvilke områder de ønsker at arbejde med at ændre og i mindre erfaringsudvekslingsgrupper analyseres sammen med konsulenter, hvorledes ændringerne kan gennemføres. På mødet får deltagerne endvidere generelle redskaber til hvorledes man skaber og fastholder forandringer idet der anvendes samme koncept som ved LEAN processen. Tre måneder senere gennemføres et fyraftens-opfølgningsmøde hvor de samme grupper med konsulentstøtte følger op på hidtidige resultater og planlægger næste trin i forandringsprocesserne de har valgt at sætte i gang. Efter 6 måneder gennemføres en spørgeskema undersøgelse (med udgangspunkt i baggrundsskemaet) blandt de deltagende praksis med henblik på at beskrive gennemførte ændringer og forløbet af processen. Aktivitetsregistreringen. Aktivitetsregistreringen omfatter læges kliniske arbejde se vedlagte registreringsskema og vejledning. Vi vil registrere den primære henvendelsesårsag for patienten og hvilken handling denne medførte, planen for den videre udredning og behandling af patienten. For mange patienter falder det naturligt at diskutere flere sygdomsemner under samme konsultation. Det sætter tidsforbruget pr. konsultation op, men er samtidigt en del af 3
kerneydelsen i almen praksis. Vi vil derfor kvantificere hvor mange konsultationer, hvor der diskuteres flere emner og tidsforbruget. Slutteligt vil vi registrere praksispersonalets involvering i konsultationen og om konsultationen ville have kunne være klaret alene af hjælpepersonalet. Baggrundsskema I baggrundsskemaet søges praksis nuværende struktur og organisation beskrevet. Det gør det muligt at sammenholde organisationen med hvordan patienterne rent faktisk håndteres som det kommer til udtryk i aktivitetsregistreringen. Samtidig giver det deltagerne mulighed for at få inspiration i hvorledes andre praksis har organiseret sig. Deltagerkreds og samarbejdspartnere Praksisenheden i Horsens er fremdriftsansvarlig, har ansvar for budget og administration og vil også udbyde Hvad laver vi projektet til Regionens praksis og vil tilrettelægge opfølgningsaktiviteter. Audit Projekt Odense har udviklet audit skema og praksisorganisationsskemaet i samarbejde med blandt praktiserende læge, Flemming Bro, PKU, Region Midtjylland. Praksiskonsulentordningen i Region Midtjylland tilrettelægger og gennemfører i samarbejde med 2 konsulenter fra Center for Praksisudvikling der er med til at tilrettelægge og gennemføre opfølgningskurser og den efterfølgende evaluering. Specificeret tidsplan fra start til afslutning Efterår 2009 Godkendelse af KEU og planlægning Januar 2010 Invitation til lægerne Marts 2010 Audit registrering April 2010 Udarbejdelse af rapport for registrering Maj 2010 Heldagskursus for deltagne læger August 2010 Fyraftens opfølgningsmøde November 2010 Spørgeskema evaluering December 2010 Afsluttende rapport Budget for projektet Kr. APO: 50 praksis a kr. 2000 ( udsendelse +databearbejdning + udarbejdelse af 100.000 rapport) Kursusudgifter, 1 kursusdag + 1 fyraftensmøde 50.000 Konsulenter fra Center for Kvalitetsudvikling (10 konsulent dage) 50.000 Udsendelse af evalueringskemaer, indtastning og databearbejdning 20.000 4
Formidling af resultater 20.000 TOTAL 240.000 Vi har anslået at der vil deltage 50 læger, men dette estimat er usikkert. Ved deltagelse af færre/flere læger end estimerede vil udgifterne være tilsvarende lavere eller højere. Evaluering PUK ordningen vil udarbejde en afsluttende rapport til KEU om resultatet af projektet og deltagernes registreringer og der vil være evalueringsmøder med gennemgang af rapporten. Plan for formidling af resultater Resultatrapporterne fra aktivitetsregistreringen vil frit kunne rekvireres via Audit Projekt Odense. Den afsluttende evalueringsrapport vil blive lagt på PUK sitet på praksis.dk og der vil blive udsendt nyhedsbrev og besked til de deltagende praksis. Perspektivering Dette projekt er forsøg på at stimulere og hjælpe den enkelte praksis til at iværksætte de ændringer i organisation og arbejdsgange som de selv finder er hensigtsmæssige. Metoden der anvendes bygger på deltagernes egen motivation, tilgængelighed af data om egen aktivitet, kollegial inspiration og ekstern facilitering af processen. Metoden har kraftig inspiration fra den såkaldte gennembrudsmodel og den erfaring vi får fra dette projekt vil være værdifuld for fremtidige projekter der vil anvende modellen. Bilag: Audit registreringsskema Hvad laver vi? Baggrundsskema Hvad laver vi? Tidsskema Hvad laver vi? Vejledning til skemaer. 5
6
Baggrundsskema Hvad laver vi? Navn: Køn mand kvinde Alder Antal år i praksis Arbejder som: Ydernummer: år år fast læge i praksis vikar i praksis basislæge /uddannelseslæge evt. flere Praksistype Antal patienter inkl. børn, tilmeldt praksis solo gruppe kompagniskab Hvis kompagniskab, så antal læger fast tilknyttet ydernummeret: Personale Personaletype Antal Timer per uge samlet Partnerlæger Uddannelseslæger Sekretærer Sygeplejersker Bioanalytikere Regnskab/administration I alt Lokaler Lokaletype Konsultationslokaler med gu leje Konsultationslokaler uden gu leje Andre behandlingslokaler Laboratorie lokaler Er der afsat tid i dagsprogrammet til akutte patienter? Antal ja nej 7
Har praksispersonalet selvstændige konsultationer? Blodprøvetagning Hvem tager blodprøverne? Blodprøvetager ja, med akutte patienter ja, med planlagte patienter nej Andel blodprøver der tages Læge % Praksispersonale planlagt uden lægekonsultation % Praksispersonale planlagt i tilslutning til lægekonsultation % Praksispersonale ad hoc i tilslutning til lægekonsultationen % I alt 100 % Hvornår er den første ledige tid? (antal dage fra i dag 0 = i dag) Første ledige tid (antal dage fra i dag) En af partnerlægerne En af uddannelseslægerne En praksispersonale der har selvstændige konsultationer Anden ledige tid (antal dage fra i dag) Indsendes sammen med registreringsskemaerne efter endt registrering til: Audit Projekt Odense J. B. Winsløws Vej 9A, 1. sal, 5000 Odense C 8
! "#$ 7.00 7.30 7.30 8.00 8.00 8.30 8.30 9.00 9.00 9.30 9.30 10.00 10.00 10.30 10.30 11.00 11.00 11.30 11.30 12.00 12.00 12.30 12.30 13.00 13.00 13.30 13.30 14.00 14.00 14.30 14.30 15.00 15.00 15.30 15.30 16.00 16.00 16.30 16.30 17.00 17.00 17.30 17.30 18.00 18.00 18.30 18.30 19.00 9
Vejledning Audit: Hvad laver vi? Audit om lægens organisering af sit arbejde Du skal i 3 dage registrere alle dine konsultationer på vedlagte auditskema, og du skal i de samme 3 dage udfylde vedlagte tidsskema, som kortlægger hvilke aktiviteter udover konsultationer du har i løbet af din arbejdsdag. Udfyld konsultationerne umiddelbart efter deres afslutning, udfyld tidsskemaet 3-4 gange i løbet af dagen. Vedrørende auditskemaet: Fødselsdag Køn Primær henvendelsesårsag Kun 1 kryds Handling 1-7 kryds Videre forløb 1 eller flere kryds Antal problemer drøftet 1 kryds Praksispersonalet involveret? 1 kryds Kunne praksispersonalet have klaret konsultationen alene? Kun 1 kryds Tidsforbrug 1 kryds Angiv fødselsdag og år. Angiv mand eller kvinde. Find den kategori, der passer bedst til aktuelle konsultation. Hvis der er overlapning, må du krydse af i den kategori, hvor hovedvægten i konsultationen ligger. Om du foretager klinisk undersøgelse, rådgivning/vejledning, receptudstedelse, medicingennemgang og/eller laboratorieprøve. Du skal afkrydse i henvisning, hvis du henviser til anden lægelig instans, fysioterapi, billeddiagnostik, psykolog eller andet. Laboratorieprøve nu ved kons. Skal afkrydses, hvis du laver den umiddelbart i tilslutning til konsultationen, laboratorieprøve senere skal afkrydses hvis du enten henviser til din sygeplejerske på et senere tidspunkt eller sender til sygehuslaboratorium. Afkryds, hvilke aftaler du har truffet ved slutningen af konsultationen. Det kan meget vel være, at du både har aftalt ny tid og skal ringe enten til læge eller sygeplejerske eller kontakte via email. Hvorvidt du har drøftet et eller flere problemer. Hvorvidt praksispersonalet har været involveret i fx forberedelse, forsamtale, blodprøve eller andet. Afkryds nej, hvis du har klaret konsultationen helt uden hjælp. Din vurdering baseret på det uddannelsesniveau og de forhold, dit personale har. Hvor lang tid du brugte på konsultationen Vedrørende tidsskemaet: Udfyld i løbet af dagen de 30 minutters tidsmoduler. Du må kun sætte 1 kryds pr. tidsmodul, hvis du har foretaget dig flere ting inden for 30 minutters perioden må du afkrydse den aktivitet, du har brugt mest tid på. Efter endt registrering sendes både auditskema, tidsskema og baggrundsskema tilbage til Audit Projekt Odense. 10