l.a: Nyt fra Biblioteksmedier - oktober 2011 Penge at spare ved overgang til RFID Restordrernes mange grunde Effektivitet fra bestilling til levering Aarhus effektiviserer materialevalg for 1 mio. kr.
02 LEDER Dialog og samarbejde med kunderne er en del af Biblioteksmediers grundlæggende ledelsesfilosofi. Det er kunderne, vi er til for - og jer vi lever af. Derfor har vi valgt at gøre kundetilfredshedsundersøgelsen til et centralt arbejdsredskab. Det giver os meget værdifulde informationer om, hvor vi kan blive bedre og når tilbagemeldingerne er gode, er de til stor motivation for vores medarbejdere. Således kunne vi konstatere, at vi i den seneste analyse har fået tæt på topkarakterer på en lang række punkter. Det er vi utrolig stolte over og taknemmelige for. Men vi er mindst lige så glade for det store engagement, vores kunder udviser, når de bliver bedt om at deltage i vores kundetilfredshedsundersøgelser og for de mange brugbare input både ris og ros - vi får ved kundemøderne. Vi er umådelig glade for den konstruktive kritik, vi får gennem dialogen, som helt konkret blandt andet har ført til kvalitetsforbedringer på vores indbindinger og et betydeligt fokus på restordrer og tilbagemeldinger på forsinkede og udsolgte materialer. Samtale fremmer forståelsen Redaktion: Steen Lund, sl@bibmed.dk Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Layout: Hanne Støvring, hst@bibmed.dk Men jeres tilbagemeldinger har også givet os en mængde idéer til produktforbedringer og nye services. Vi har over de senere år set, at flere og flere biblioteker overvejer at gå over til RFID-teknologi, og vi har udviklet en løsning, der sikrer en mere effektiv overgang fra stregkoder til RFID, hvilket du kan læse om på de følgende sider. På samme måde har flere kunder luftet tanker om at opnå en effektivisering af materialevalget gennem outsourcing til materialeleverandøren. Her er vi gået i dialog med henholdsvis Aarhus Kommunes Biblioteker og Herning Bibliotekerne om at udvikle en ny service Valg+ som kan effektivisere materialevalget i en lang række kommuner vel at mærke på en måde, hvor viden og faglighed ikke går tabt. Vi tror på, at de bedste løsninger opstår i samarbejde og dialog med vores kunder, og vi håber, at I vil fortsætte den gode og konstruktive kommunikation med os. Forsidefoto: Christian Nesgaard Med venlig hilsen Arne Pedersen Adm. direktør Energivej 9 2750 Ballerup Tel 44 86 78 88 www.biblioteksmedier.dk
Indhold: Effektiv overgang til RFID...03-04 Den gode dialog...05 Materialevalg med faglighed...06-07 Aarhus outsourcer bogvalget...08-09 Fokus på restordrer...10-11 Optimalt flow fra bestilling til levering...12 Kombi-etiket fremtidssikrer bibliotekerne Biblioteksmedier har fået udviklet en Behold+ kombi-etiket til av-materialer og bøger, der løser bibliotekernes udfordring ved overgangen fra stregkode til RFID udstyr. Der er samtidig mange penge at spare ved en senere konvertering til RFID. Af Jeppe Nyrup jeppe@adjektiv.dk Foto: Christian Nesgaard muligt at berige RFID-chippen og printe i en og samme arbejdsgang dermed kan klargøringen leveres til en yderst konkurrencedygtig pris. Etiketten, som er udviklet i samarbejde med Sund Sound, er i praksis modstandsdygtig over for nærmest alle påvirkninger - også de mange omdrejninger og den høje varme, der eksempelvis kan forekomme i et cd-rom drev. Behold+ etiketten er unik hvad angår teknologi og muligheder. Den er mere fleksibel end nogen anden løsning på markedet, og med indbygget RFID-chip er den en fremtidssikret og holdbar løsning. Til av-materialer har Biblioteksmedier fået udviklet en ny type lim og en ny printmetode, der gør det muligt at printe direkte på overlayet, uden at det er nødvendigt at beskytte printet efterfølgende. Andre etiketter på markedet er fortrykt med stregkode, biblioteksnavn og logo og herefter beskyttet med et plasticoverlay. Ved hjælp af en state of the art printteknologi er det oven i købet Uovertruffen fleksibilitet En af Behold+ etikettens store fordele er fleksibiliteten. Det traditionelle standardoverlay med magnetisk tyverisikring dækker typisk de oplysninger, der originalt er trykt på cd en - men det er der taget højde for med Behold+. Vi kan printe de informationer, der specifikt passer til det materiale, etiketten sidder på. Tidligere kunne man ikke se kunstner og titel eller om der var tale om cd 1 ud af 2. Og det var svært og besværligt at identificere en cd, hvis den var blevet forbyttet. Ved udnyttelse af
04 mediepakker sparer biblioteket tid og penge på håndtering af ukomplette materialer, der i sidste ende risikerer at blive kasseret. Og lånerne får en meget bedre oplevelse med biblioteket, fordi de ikke kommer hjem med et ukomplet materiale, siger Lasse Nyrup, der er afdelingsleder i av-afdelingen. Forberedt til RFID Behold+ etiketten indeholder som standard en RFIDchip, hvilket er en stor fordel for de biblioteker, der endnu ikke er gået over til RFID, men som kommer til det i fremtiden. På overlayet kan vi - ud over alle tænkelige bibliografiske oplysninger som klassemærke og opstillingselement også printe sekvens- eller materialenummeret i stregkodeformat. Det betyder, at biblioteker, som ikke anvender RFID i dag, allerede nu kan starte med en fremtidssikret klargøring. De vil stadig kunne benytte FAKTA Behold+ etiketten er velegnet til mediepakker. Ved at montere en RFID-chip på alle dele af et materiale, kan det i systemet kodes som en mediepakke. Dermed vil afleveringsautomaterne registrere, hvis der mangler en cd eller et hæfte, og det vil være umuligt for lånerne at aflevere et ukomplet materiale. materialerne, fordi de kan scannes af stregkodelæsere. Og den dag de får installeret gates til RFID, så er materialerne allerede tyverisikrede og klar til brug, fortæller Lasse Nyrup. Dermed kan biblioteket spare en del i fremtidige konverteringsomkostninger ved overgangen til RFID. En forsigtig vurdering er, at besparelsen vil være 60.000 kr. for et mellemstort folkebibliotek ved at montere RFIDchip på materialerne et år tidligere end planlagt. Ulempen ved det er, at man i en periode må leve uden tyverisikring. Men erfaringen viser, at svindet alligevel er yderst minimalt, fordi RFID-chippen i sig selv ligner en tyverisikring, siger han. Også på bøger Kvaliteten og funktionaliteten på bog-etiketterne er tidligere også blevet væsentlig forbedret, så etiketten med indbygget chip i dag bliver monteret bag på bogen til Behold+ kunder. Også her er der slået en række arbejdsgange sammen, så etiketten er billig set i forhold til kvalitet og funktionalitet. Ganske som på av-området kan der printes individuelle oplysninger og stregkoder på etiketten, så materialerne kan benyttes, selvom biblioteket endnu ikke er gået over til RFID og også her vil man senere spare konverteringsomkostninger. www.biblioteksmedier.dk
Kunderne siger Jeg kontaktede Biblioteksmedier med reklamationer omkring plastindbindingen på nogle bøger. Problemet var, at indbindingen blev løs og begyndte at boble op og gå i stykker. Der var ingen problemer i at få dem bundet ind på ny, men vigtigere var det, at Biblioteksmedier fik noget respons, som de kunne arbejde med, og det har virkeligt hjulpet. Jeg har ikke haft nogle reklamationer af den type siden. Jeg synes, at vi bliver taget alvorligt, når vi henvender os, og vi får hurtige og engagerede tilbagemeldinger. Lillian Petersen Biblioteksassistent Katalogafdelingen Tønder Bibliotek Morten Kisbye Bibliotekschef, Varde Bibliotek Vi har haft stor gavn af at have lix- og lettal på etiketterne på materialerne. Oprindeligt monterede vi selv tallene, men det var meget tidskrævende at gøre det manuelt, og da vi gik over til Behold+, kunne det slet ikke betale sig at gøre det selv. Derfor ledte jeg efter en måde at automatisere det på og tog kontakt til Biblioteksmedier, der brugte en rum tid på at undersøge, om andre biblioteker stod med samme behov. Vi pressede på ved at tilbyde selv at betale en del af etableringsomkostningerne, men da flere andre biblioteker også syntes, at idéen var god, valgte Biblioteksmedier alligevel selv at afholde den udgift. Det synes jeg bestemt var en meget fin gestus. Jeg mødte en stor lydhørhed blandet med en sund skepsis da jeg første gang præsenterede idéen, men samarbejdet om at få projektet sat i søen har alt i alt fungeret godt. Vi har indført Behold+ af flere omgange både på bøger og av. Det kræver hver gang et udviklingsarbejde, og det synes jeg kører rigtig godt med Biblioteksmedier. Vi nyder rigtig godt af en personlig kontakt, hvor vi løbende drøfter løsninger på de udfordringer, der dukker op. En anden væsentlig anbefaling er at tage på besøg hos Biblioteksmedier. Vi var med RIK - Registrering, Indkøb & Klargøring - en netværksgruppe under Roskilde Centralbibliotek på besøg en dag i Ballerup, og det var en super dag - alle var så glade for det. Vi kom af med 117 spørgsmål og fik en meget bedre fornemmelse for, hvordan Biblioteksmedier arbejder. Den forståelse hjælper os i hverdagen, hvor vi ofte allerede kender svarene på de spørgsmål, vi ville have stillet før besøget. Jane Grønbech Poulsen Souschef på Vordingborg Bibliotekerne
06 Valget er dit Biblioteksmedier har netop igangsat et nyt pilotprojekt, der kan lette materialevalget på landets biblioteker og dermed frigøre timer til mere brugerrettede aktiviteter. Navnet er Valg+ og er en materialevalgsservice, hvor uafhængige og fagligt kompetente bibliotekarer forestår det løbende materialevalg. Tekst & foto: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Som den første kommune i landet har Aarhus valgt at lade en ekstern leverandør stå for materialevalget på bogområdet i første omgang af voksen skønlitteratur. I praksis står Herning Bibliotekerne for materialeudvælgelsen, mens Biblioteksmedier bidrager til indsamling og systematisering af viden på tværs af biblioteker. Målet er at udvikle en løsning, der i fremtiden sikrer et kvalitativt og effektivt materialevalg, så det kan svare sig at udlicitere aktiviteten. Et af kardinalpunkterne for Biblioteksmedier har været, at materialevalget skal være både uafhængigt og faglig kompetent. Derfor skal erfaringerne høstes sammen med et folkebibliotek, og valget faldt på Herning, der i sin egenskab af centralbibliotek i forvejen har erfaring med materialevalg for et stort geografisk område. Erfaring og faglighed Aarhus har, som det kan læses om på side 8-9, arbejdet hårdt på at lave en overskuelig og brugbar indkøbsprofil, der www.biblioteksmedier.dk
så vidt muligt skal tage højde for alle elementer. Alligevel ligger der en hel del biblioteksfaglig grundviden bag at foretage det egentlige materialevalg. Der er selvfølgelig lagt en vurdering ind i udvælgelsen af materialer. Vi skal eksempelvis tage stilling til, hvornår en bog har fået en god eller dårlig anmeldelse. Her bruger vi vores erfaring fra mange år i folkebibliotekssystemet, der giver os et ret godt billede af, hvad den gode bog er, siger Ole Nørgaard Larsen, der er materialevalgskoordinator på voksenområdet på Herning Centralbibliotek. Han står nu for materialevalget for Aarhus Kommunes Biblioteker i samarbejde med kollega Nanna Bukh, der supplerer: Vi har erfaring med, hvad der kan lånes ud, og hvad der bliver efterspurgt blandt lånerne. Det kan vi let se ud fra anmeldelser og de udlånsstatistikker, vi har adgang til fra Aarhus. Vi har selvfølgelig været inde og kigge på, hvordan de tidligere har udvalgt materialet og bruger det i den samlede vurdering, når vi skal vælge materialerne til dem. Det gør vi her i begyndelsen for at finde de steder, hvor der er forskelle mellem dem og os. Nødvendig dialog Der vil uundgåeligt opstå tvivlstilfælde hen ad vejen, og her bliver god kommunikation et ubetinget nøgleord. Når der eksempelvis kommer et nyt oplag af en bog, så kigger vi på udlånsstatistikkerne og vurderer, om det er noget, der skal købes ind for at supplere den eksisterende materialebestand, men vi kan ikke gå ud på hylderne og se, hvilken stand bøgerne er i. Det giver nogle udfordringer, som vi skal finde løsninger på, siger Ole Nørgaard Larsen. Godt fra land Projektet begyndte efter sommerferien, så ind til videre er erfaringerne sparsomme. Alligevel er der en spirende følelse af, at projektet er kommet godt fra land. Jeg synes, det er gået godt. Når man starter, kan man godt føle sig på lidt usikker grund, men Aarhus har lavet en meget grundig indkøbsprofil, som har gjort det nemt at gå til, siger Ole Nørgaard Larsen, og mavefornemmelsen er identisk hos Nanna Bukh. Dialogen er god, og når vi får holdt nogle møder, hvor vi får sporet os mere ind på hinanden, så får vi aftalerne helt på plads. Det er i øvrigt også gået ret gnidningsløst med teknikken, som jo i bund og grund er en stor del af det. Vi skulle have adgang til Aarhus Kommunes systemer, men det er forløbet uden problemer, siger hun. Landsdækkende løsning Ud over den konkrete opgave med materialevalget for Aarhus er formålet at udvikle en service, der kan bruges på alle landets biblioteker, men Ole Nørgaard Larsen mener, at det bliver noget nær umuligt at lave en indkøbsprofil, der vil kunne dække ethvert bibliotek. Hvis man ønsker at gå i gang med at outsource materialevalget, skal man, ligesom Aarhus, have lavet en grundig indkøbsprofil, som gør det nemt for eksterne bibliotekarer. Den skal jo afstemmes i forhold til ønsker og økonomi for det enkelte bibliotek, så den vil altid være fuldstændig individuel, slutter Ole Nørgaard Larsen. Et par overskuelige diagrammer er hjørnestenene i et effektivt materialevalg. Inddelingerne gør det muligt for konsulenterne på Herning Bibliotekerne at følge Aarhus ønsker til fordelingen af bøger på de mange afdelinger.
08 Store besparelser på bogvalget Der blev brug for nytænkning, da ledelsen på Aarhus Kommunes Biblioteker besluttede, at materialevalget skulle outsources. Nu er der blevet udviklet indkøbsprofiler, som skal gøre det nemt for eksterne leverandører at foretage bibliotekernes materialevalg Tekst: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Foto: Aarhus Kommunes Biblioteker Underkæben ramte skrivebordskanten hos flere af medarbejderne på Aarhus Kommunes Biblioteker, da en række besparelser blev annonceret sidste efterår. Selvom man i forvejen havde reduceret materialevalget, fra at være noget de fleste var involveret i til nogle få smalle indkøbsgrupper, besluttede ledelsen i Aarhus at effektivisere yderligere ved at placere materialevalget hos eksterne leverandører. Problemet var bare, at der på daværende tidspunkt ikke fandtes en mulighed for at outsource materialevalget på bogområdet til eksterne leverandører. Derfor skulle der opfindes en rationel måde at lade andre stå for materialevalget på. Når man lige står i det, virker det meget komplekst at skulle hente en årelang viden og erfaring ud af nogle få personers hoveder og få oversat det til en formel, andre kan forstå, fortæller Susanne Iversen, der er afdelingsleder på ITK Medier. Mediekonsulent Maria Sofie Rousing fik opgaven at få systematiseret al den detaljerede viden, der ligger i en række interne indkøbsgrupper inden for hver materialetype. På bogområdet valgte vi i første omgang at koncentrere os om valget af voksen skønlitteratur, som vi netop har www.biblioteksmedier.dk
fået lagt ud af huset. Den første udfordring var at få lavet nogle meningsfulde grupperinger af bøgerne. Umiddelbart virkede det uoverskueligt, for indledningsvis mente vi, at vi havde brug for rigtig mange genrekategorier, men efterhånden som vi arbejdede det igennem, blev det mere overskueligt, fortæller Maria Sofie Rousing. En overskuelig indkøbsprofil Helt konkret har de i Aarhus udarbejdet en indkøbsprofil i to skemaer. Det ene skema viser, hvor mange eksemplarer, der skal bestilles - alt efter om det er dansk eller oversat skønlitteratur, bogens genre, dens popularitet og anmeldernes gavmildhed. Det andet skema viser fordelingsnøglen på de forskellige lokalbiblioteker, da Aarhus kører med fast materialebestand. Vi tænker også, at der bliver tilknyttet blog-muligheder og kommentarfunktioner, hvor bibliotekarerne på en uformel måde kan dele yderligere information eller bare give deres mening til kende. Det vigtige er at få en dialog i gang, siger Susanne Iversen, der med glæde modtager henvendelser fra andre biblioteker, som er interesserede i at være med i projektet. Spændt på erfaringerne Det hele er ret nyt. Godt nok har udviklingsarbejdet med indkøbsprofilen stået på i nogle måneder, men selve startskuddet på det eksterne bogvalg lød først i slutningen af august, hvor der alligevel udkommer ret få nye bogtitler. Derfor glæder de sig til at høste de første erfaringer: Det er nok sat i lidt mere faste rammer, end det var før. Tilpasninger, der bunder i vores lokalkendskab, hvor man ved, at en specifik titel ikke passer til et bestemt lokalbibliotek, har vi ikke kunnet se en løsning på. Vi skulle jo have en rationalisering ud af udliciteringen, og her må vi acceptere, at lidt af detaljegraden og fingerspidsfornemmelsen går tabt, siger Maria Sofie Rousing. Vi holder selvfølgelig ekstra øje med det her i starten, og der skal sikkert også justeres lidt hist og her. Det bliver nok mest på titelniveau, hvor vi skal finde en fælles forståelse for, hvad der kendetegner en interessant titel. I materialevalgsystemet har vi mulighed for at skrive kommentarer med feedback, og så forventer jeg, at vi måske mødes og evaluerer hvert halve år, fortæller Maria Sofie Rousing. Bevarelse af viden Netop tabet af viden og udhuling af fagligheden har været en af de største betænkeligheder ved at lægge materialevalget ud. Der forsvinder selvfølgelig noget af den viden ud af organisationen, som vi har oparbejdet gennem årene, men den udfordring er ikke ny materialevalget har jo tidligere ligget i indkøbsgrupperne, og her var al viden også koncentreret hos nogle få personer. De har blandt andet haft til opgave at arrangere temamøder og lave nyhedsbreve til bibliotekarerne, fortæller Maria. Temamøderne fortsætter, og sideløbende arbejdes der i øjeblikket på en portal på intranettet for bibliotekarerne, hvor de kan holde sig orienterede om nye populære titler inden for deres egne arbejdsområder og få nyheder om bestemte genrer. Susanne Iversen pointerer, at der skal foregå en eller anden redigering af nyhedslisten. Ellers bliver personerne bare oversvømmet med information. Derfor er en af opgaverne for Herning Bibliotekerne, der sidder med materialevalget, at markere de mest interessante titler, som vil blive fremhævet med yderligere bekrivelser. Voksen faglitteratur er startet i oktober og 1. november er det planen, at også valget af børnelitteratur skal foregå i Herning. Når hele bogvalget er outsourcet, vil Aarhus Kommunes Biblioteker opnå en betydelig rationaliseringsgevinst. Besparelsen ligger på den gode side af 1 mio. kr. årligt. Borgerne i Aarhus har ikke et behov, der adskiller sig væsentligt fra vores centralbibliotek i Herning. Vi er derfor helt trygge ved at overlade materialevalget til dem og kan klart anbefale andre biblioteker at følge eksemplet. Hellere dét end at reducere yderligere på formidlingskompetencer i biblioteksrummet, end vi i forvejen har været nødsaget til, siger Bo Fristed, it- og kommunikationschef ved Kultur og Borgerservice i Aarhus Kommune. Selve materialevalget udbydes som et samarbejdsprojekt mellem Herning Bibliotekerne og Biblioteksmedier. Det er materialekonsulenter i Herning, der foretager selve udvælgelsen af materialerne og lægger bestillingerne ind for at sikre et biblioteksfagligt og kompetent materialevalg. Biblioteksmedier er med i projektet for at indsamle erfaringer og hjælpe med at optimere løsningen, så den kan udrulles til andre biblioteker.
10 Forsinkelsens anatomi Tekst: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Biblioteksmedier har en klar målsætning om altid at have markedets bredeste sortiment og bedste leveringstider inden for alle materialetyper. Vi har takket være gode tilbagemeldinger og konstruktiv kritik fra kunderne arbejdet intensivt med at forbedre leveringssikkerheden. Vi er bevidste om, at vores kunder skal have en god totaloplevelse, når de handler hos Biblioteksmedier. Derfor prioriterer vi at informere om forsinkelser og restordrer - også på de helt smalle titler fra de mange små leverandører. Der kan af og til opstå situationer, hvor en udgået cd ligger i den lokale pladeforretning eller en bog, der har været længe undervejs, står på hylden hos boghandleren. Der findes som regel en naturlig forklaring, og her vil vi forsøge at beskrive de hyppigste problemstillinger. Bøger Leverandører Biblioteksmedier har registeret over 14.000 leverandører i kartoteket, som hver uge vokser med cirka 25 nyoprettelser. Flere mindre leverandører udgiver kun én eller få publikationer. Det kan være museer, foreninger, private virksomheder eller privatpersoner. Disse leverer under 2 % af vores bogsortiment. Hovedparten af forlagene leverer inden for få dage efter afgivelse af ordren, mens mindre udgivere kan være længere tid om at levere. Vi opfordrer vores leverandører til at levere senest tre dage efter bestilling, og kan de ikke imødekomme dette, beder vi dem give Biblioteksmedier besked om ny forventet leveringsdato. Forsinkelser Når forlagene meddeler os forsinkelser, sender vi en mail til vores kunder, hvor vi oplyser om forventet leveringsdato. I tilfælde hvor vi hverken modtager de bestilte materialer eller får oplyst en ny forventet leveringsdato kontaktes leverandøren. Vi gør alt, hvad vi kan, for at få leverandørerne til at reagere hurtigt både vha. henvendelser pr mail, telefon og post. Men det kan ofte være en udfordring for de mindre leverandører. Så snart vi har informationer om leveringstiden, sender vi kunden en mail, fortæller Martin Lauritsen, afdelingsleder i Kundeteam Bøger. Udsolgte titler Når et forlag har solgt alle eksemplarer af en titel udgår den, og Biblioteksmedier giver kunderne besked pr. mail, om at bogen ikke kan skaffes mere. I sådanne tilfælde kan boghandlere og supermarkeder dog have købt et stort parti hjem og stadig sælge ud af titlen. Det betyder, at en bog godt kan findes hos andre forhandlere, men ikke skaffes via Biblioteksmedier. fortæller Martin Lauritsen Biblioteksmedier henviser til andre udgaver af det udsolgte materiale, hvis det er muligt at fremskaffe dette, og oplyser ligeledes kunden, hvis leverandøren overvejer at genoptrykke udgivelsen. Som noget nyt kan Biblioteksmedier tilbyde at producere og levere titler, som, når det trykte oplag er udsolgt, kun er tilgængelige i PDF-udgave. Kunden vil altid blive tilbudt denne alternative løsning pr e-mail. www.biblioteksmedier.dk
Musik Restordrer Langt størstedelen af de brede titler bliver leveret til Biblioteksmedier fra dag til dag, mens mere specielle udgivelser kan have længere leveringstid. Mange mindre distributører følger ikke så ofte op på restordrer som de etablerede, danske selskaber, og ofte kan det være vanskeligt at få brugbar information om leveringstider og restordrer. Flere kunder undrer sig over, at en titel kan være i restordre i måneder, når det kun tager 24 timer at sende en pakke rundt om jorden, men det kan der være flere forklaringer på, siger Lasse Nyrup, afdelingsleder i av-afdelingen. Ligesom på bogområdet kan en titel blive udsolgt, hvorefter leverandørerne afventer et tilstrækkeligt antal bestillinger til at optrykke et nyt oplag. Forskellen består i, at vi ofte ikke får adgang til den information. Dermed kan en cd være i restordre i månedsvis for så pludselig at dukke op. En anden forklaring kan være, at vi undersøger rigtig mange leverandører for at finde en titel. Hvis den ikke kan skaffes fra pladeselskabet, tjekker vi hos flere af de større butikskæder i Danmark. Hvis det også er uden held, undersøger vi en række udenlandske distributører, der igen afsøger deres netværk for at finde den bestilte titel, fortæller han. Den slags tager tid, og derfor kan en titel til tider være længe undervejs, men vi gør alt, hvad vi kan for at give kunderne den bedst mulige information om leveringstider. Vi tager altid fat i den enkelte rykker og tjekker specifikt op på, om der er nye oplysninger, som vi melder tilbage til kunden, forklarer han. Udgåede/Udsolgte Når alle muligheder er afsøgt får biblioteket besked på, at titlen er udgået. Vores ambition er, at når en titel er meldt udgået, behøver kunden ikke lede andre steder. Jeg vil gerne lægge hovedet på blokken for, at vi har det bredeste sortiment på markedet dog har vi ikke mulighed for at tjekke samtlige pladebutikker i landet, så den kan godt stå på hylden i en butik et eller andet sted. Men vi har utvivlsomt det bredeste netværk til at fremskaffe musik til de danske folkebiblioteker, siger Lasse Nyrup. Film & Spil Restordrer Da film og spil er rettighedsbehæftede materialer, er der en helt anderledes kontakt til leverandørerne. Det er typisk kun muligt at købe titlen ét sted, hvilket gør det nemmere at overskue i forhold til restordrer. Dog har Biblioteksmedier helt ekstraordinært lavet aftaler med flere rettighedshavere om, at udsolgte materialer kan rekvireres hos andre leverandører. Udgåede/Udsolgte Rettighedsreglerne betyder samtidig, at leverandørerne egenhændigt bestemmer i hvor stort et omfang, en titel skal være tilgængelig for bibliotekerne. Dermed kan de også beslutte, at en titel med udlånsrettigheder skal udgå, selvom der stadig er mange salgseksemplarer tilgængelige. Vi er ofte i dialog med leverandøren om at tilbyde flere eksemplarer til bibliotekerne. Vi er bibliotekernes ambassadører, og vi er klar over, hvilket besvær det kan være at skulle orientere lånere om, at en relativ ny titel ikke kan skaffes, fortæller Lasse Nyrup. Et voksende problem på især spilmarkedet er, at de optrykte oplag bliver mindre. Samtidig bestiller butikkerne i stigende grad et stort antal hjem med returret for at kunne udstille titlerne bedst muligt i butikken. Det betyder, at titlerne ofte kun er tilgængelige i få uger, inden de bliver udsolgt. Når det samtidig typisk tager 4-6 uger før materialet er katalogiseret og publiceret i BKM-fortegnelsen (DBC s liste over bibliotekskatalogiseret materiale, red.), så oplever vi ofte, at titlerne for længst er udsolgt, når bestillingerne kommer. Det er frustrerende og bøvlet for os, men især for bibliotekerne, for vi er nødt til at melde titlerne udgået frem for at vente på, at der måske kommer titler retur på et tidspunkt, hvor de er blevet uaktuelle for lånerne. I stedet anbefaler vi, at bibliotekerne bestiller efter vores nyhedsbreve, hvor vi typisk er adskillige uger foran BKM-ugen, forklarer Lasse Nyrup.
Bedre overblik nemmere håndtering Af Jeppe Nyrup jeppe@adjektiv.dk Biblioteksmedier har de senere år i samarbejde med systemleverandørerne udviklet flere it-services, der hver især letter arbejdsgangene i forbindelse med bestilling, modtagelse og betaling af udlånsmaterialer. Et af de biblioteker, der har indarbejdet de nye muligheder, er Guldborgsund-bibliotekerne. Ud over Behold+ har biblioteket investeret i modulet Attest og webservice til prisforespørgsler. Det har lettet bestillingsprocessen og materialehåndteringen en hel del. kunne spare yderligere et par timer om ugen, tilføjer digitalchefen. Alt i alt har mulighederne for at effektivisere hjulpet os meget. Vi er i forvejen blevet beskåret ret kraftigt i vores HK-personale, så de forskellige services har helt bestemt lettet arbejdspresset på de resterende medarbejdere, siger hun. Fremtidige forbedringer Biblioteksmedier har flere forbedringer i støbeskeen, der skal gøre automatisering og overblik endnu bedre. Prisoplysningerne fungerer upåklageligt. Materialepriserne er jo ikke længere en del af de nationalbibliografiske poster, men på bibliotekerne har vi behov for at kende priserne både til brug for disponering af budget og i forbindelse med erstatning af beskadigede eller bortkomne materialer, siger Pernille Saul, der er digitalchef på Guldborgsund-bibliotekerne. Optimalt samspil Tilsvarende har samspillet mellem Behold+ og Attest, gjort hverdagen betydelig nemmere, da DDElibra Accession nu elektronisk opdateres til korrekt status. Vi har eksempelvis netop lanceret en ny udgave af den elektroniske faktura, hvor det er muligt at få faktureringsgrundlaget opdelt i materialer og klargøring. Det gør det lettere for bibliotekssystemet at matche faktureringsgrundlag med bestillingsgrundlag og giver dermed en mere præcis styring af indkøbsøkonomien og en større automatiseringsgrad, siger markedschef i Biblioteksmedier, Steen Lund. Pernille Saul, digitalchef på Guldborgsund-bibliotekerne Vi skal kun tage materialerne op af kassen og aflevere dem i bibliotekssystemet, så opdateres accessionssystemet automatisk og tjekker, om fakturaen kan anvises til betaling. Materialet er klar til at sætte på hylden med det samme, og der skal blot udskrives lister over fakturaer, som kan anvises til betaling. Vi har sparet 4-5 timer om ugen alene med den automatiske opdatering af accessionssystemet, siger Pernille Saul. Hvis der havde været åbne snitflader mellem kommunens økonomisystem og bibliotekssystemet, så ville den sidste del af processen attestationen og betalingen af fakturaen også kunne foregå elektronisk, og vi vil