Referat fra organisationsbestyrelsesmøde i Vivabolig Mødested: Vesterbro 23 Mødetidspunkt: Onsdag den 5. november 2014 kl. 17.00 20.00 Tilstede: Frede Skrubbeltrang, Palle Christensen, Egon Jensen, Pia Hornbæk, Steen Købsted, Bjarne Olsen og Lotte Bang Fraværende: Referent: Dagsorden: Kirsten Sørensen, Eigil Stausholm, Christian Vestergaard Lotte Bang 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Orientering fra formand og udvalg a. Formanden beretter om sit virke i boligorganisationen b. Udvalgene beretter om det arbejde der er lavet siden sidste møde c. Nyt fra kredsrepræsentantskabet 4. Direktionsrapport og kvartalsrapport 5. Godkendelse af budgetter 6. Evaluering af bestyrelsens arbejde, årshjul og kalender for 2015 7. Profilering 8. Dato for næste møde 9. Punkter til kommende møder 10. Eventuelt
1. Godkendelse af dagsordenen Referat: Punkt 4 ændret til direktionsrapport og kvartalsrapport, de andre punkter blev skubbet efter det. Dagsordnen blev herefter godkendt 2. Godkendelse af referat Referat: Bjarne spørger om han gør noget forkert når han til byggeudvalgsmøder i arbejdstiden tager fri for egen regning. Der var enighed om at det er korrekt når han får udbetalt honorar. Referat blev godkendt og underskrevet. 3. Orientering fra formand og udvalg Beskrivelse: a) Formanden beretter om sit virke i boligorganisationen Frede har sendt orientering om hans arbejde rundt. Den 11. november 2014 er der valg møde i ANTV Frede spørger om det er opbakning til at han fortsætter. Der var enighed om at indstille Frede til udvalget. b) Udvalgene beretter om det arbejde der er lavet siden sidste møde Byggeudvalget - Bestyrelsen ønsker at blive inviteret og informeret om licitation. Licitationen skal fremadrettet vare i eget hus. Temaudvalget der har ikke været møde endnu. Ellers intet nyt c) Nyt fra kredsrepræsentantskabet Intet nyt 4. Direktionsrapport og kvartalsregnskab Beskrivelse: Afdelingsbudgetterne for afdelinger uden en afdelingsbestyrelse Budgetterne er udleveret på sidste møde. Referat: Der blev udleveret et nyt eksemplar af budgettet da institutionsafdelingerne og rengøringsafdelingen ikke var med i det første eksemplar. Direktionsrapporten er blevet mere læsevenlig, særligt Teamledernes kommentarer i driften omkring afdelingerne, men regnskaberne i kvartalsrapporten bærer præg af at det er opstillet af talfolk, det må gerne være lidt mere præsentabelt og læsevenligt opstillet. Meget gerne med flere uddybende kommentarerer da det for mange er uvant at læse tallene. Boligorganisationen kunne med fordel laves som tidligere med et estimeret resultat. Statistikkerne arbejder vi på at gøre mere indholdsrige og kobler udlejningsstatistikken sammen med fraflytningsstatistikken.
Der blev spurgt til beboerrådgivernes kommentar til vores politik og forretningsgang omkring håndtering af skriftlige klager, hvor vi i dag skriver ud til den der bliver klaget over. Deres holdning er at vi kunne undgå nogle konflikter ved at løse det ved en kontakt i første omgang for at få afklaret hvori problemet er. Nogle tilfælde er det slet ikke den rette person, andre gange er det ikke ham der bliver klaget over, men klager der er problemet. Vi diskuterer den på næste møde. Fælles venteliste Bo i Aalborg vi har bestemt logo og fået et forslag på reklame kampagne. Fejl i huslejekørslen, vi beklager rigtig meget fejlen som har givet anledning til rigtig meget ekstra arbejde, men beboerne har taget det pænt kun meget få har været negative. I afdeling 24 Caroline Smidts Minde har vi haft flere boliger Aalborg Kommune ikke har kunnet visitere borgere til derfor har de ønsket at lave et opgangsfællesskab for yngre demente i en af opgangene. Det betyder at Aalborg Kommune skal leje en bolig til dagtilbuddet. Vi har og særligt får nogle udfordringer i afdelingen da huslejen er meget høj i forvejen og vi forventer en renovering af 3 stk. elevatorer inden for kort tid. Vi har talt om at ansøge dispositionsfonden om at dække opsamlet underskud kr. 220.804, men vælger at afvente årsregnskabet og se hvordan dette resultat ser ud. Lotte Bang orienterede om Boligselskabet Sjællands tiltag omkring en energipulje, hvor de har afsat en pulje i dispositionsfonden, hvoraf de udlåner midler til energiforanstaltninger med kort tilbagebetalings tid 2-3 år. Vi sætter det på som et punkt på et kommende bestyrelsesmøde. 5. Godkendelse af budgetter for afdelinger uden afdelingsbestyrelser Beskrivelse: Afdelingsbudgetterne for afdelinger uden en afdelingsbestyrelse Budgetterne er udleveret på sidste møde. Referat: De budgetter I fik sidst var ufuldstændige, jeg beklager meget. I får nogle nye udleveret. Rengøringsafdelingen samme niveau som i 2014, men fordi vi har ændret lidt på afskrivningsprincipperne vil afskrivningerne i 2015 blive højere på bilerne og derfor er der budgetteret med et underskud på t.kr. 195.. Vi forventer et positivt resultat for 2014 og der er i forvejen en arbejdskapital på t.kr. 1.451. - Godkendt Der bliver spurgt hvad fremmedassistance er, efter opslag i EG-bolig kunne Lotte Bang orientere at det er måtteservice som videre faktureres fra rengøringsafdelingen. Palle Christensen spørger ind til stigningerne i afdelingsregnskaberne på rengøringsarbejderne og om vi ikke bør indhente alternative priser, det har de overvejet i afdeling 1.
Afdeling 51 Danalien Niveau som 2014, men meget forsigtige på renter, hæver henlæggelserne 7 8 %, Husleje stigning på 2,58 % - Godkendt Afdeling 52 Gundorfslund Niveau som 2014, men meget forsigtige på renter, hæver henlæggelserne væsentligt fra t.kr. 30 45 p.g.a. vi ved der kommer store renoveringsomkostninger fremadrettet. Husleje stigning på 2,14 % - Godkendt Afdeling 53 Vendelbogade - Niveau som 2014, med justeringer på stort forbrug af el i 2013 og meget forsigtige på renter. Husleje stigning på 9,73 % - Godkendt Afdeling 54 Birkebo - Niveau som 2014, men meget forsigtige på renter, hæver henlæggelserne fra t.kr. 70 90 fordi vi har haft et overskud der skal afvikles.. Husleje stigning på 0,00 % - Godkendt Afdeling 55 Skydebanevej Niveau som 2014, Overskud t.kr. 20 afviklet over 3 år, lavere ydelse på krf. lån, da vi har fået det nedsat. Hæver henlæggelserne fra t.kr. 30-50, Husleje stigning på 0,99 % - Godkendt Afdeling 56 Jyttevej - Hæver henlæggelserne fra t.kr. 80 100 da kommunen ikke vil bidrage til tagrenovering. Husleje stigning på 8,10 % - Godkendt 6. Evaluering af bestyrelsens arbejde, årshjul og kalender for 2015 Beskrivelse: Der er vedlagt et spørgeskema til evaluering af bestyrelsens arbejde samt et forslag til årshjul og kalender for 2015. Referat: Vi gennemgik evalueringsskemaet - se skemaet 7. Profilering Beskrivelse: Skal vi profilere os mere end vi gør og hvordan? Bybusreklamer, bannerreklamer, Vivabolig biler, film, magasiner, brevpapir, kuverter, insiderreklamer, Facebook, Hjallerupmarked m.v. Referat: Umiddelbart har vi ikke afsat penge i budgettet til profilering. Vi var enige om at vi ikke vil have profilmagasiner finansieret ved annoncer. Med hensyn til brevpapir og kuverter er det ok at arbejde med det vi har om det kan blive mere egnet til at skrive breve i. Vi beholder det vi har og tager andre forslag med på et senere møde. Forslaget skal indeholde priser på hvad det koster i dag og hvad det vil komme til at koste fremadrettet, evt. også med kuverter uden logo på. Lotte Bang orienterer om at det er Thomas Fedder der har fået markedsføringsopgaven i Bo i Aalborg og spørger om ikke hun skal snakke med ham om Temamøde i februar 2015. 8. Dato for næste møde Beskrivelse: Næste møde er planlagt til den 3. december 2014 Referat: Næste møde er den 3. december 2014
9. Punkter til kommende møder Beskrivelse: Her er de foreslåede punkter til kommende møder. Referat: Netværk og samarbejde med andre boligorganisationer og Kommunen. Udvidet beboerservice, Jan Kristensen har nogle forslag til fremtiden, energipulje i dispositionsfonden og profilering af Vivabolig, herunder også brevpapir, kuverter m.v. Energipulje via dispositionsfonden Planlagt til den 3. december 2014: Juraen omkring husordner, Anne Henriksen, Carsten Borup Kristensen og Johnny Nielsen deltager i mødet. Hvad kan vi bruge husordenen til, hvad holder i retten og hvad holder ikke? Beboerrådgivernes arbejde i fremtiden, Carsten Borup Kristensen og Johnny Nielsen deltager i mødet. Hvad laver beboerrådgiverne i dag og en dialog omkring hvad vi gerne vil arbejdet skal bestå i fremadrettet? 10. Eventuelt Beskrivelse: Alt kan diskuteres, intet kan besluttes. Referat: Frede bliver 70 år 16. februar 2015 og Lotte bliver 50 år den 5. februar 2015. Lotte Bang foreslår at holde en fælles reception, men en enig bestyrelse vil holde 2 receptioner den ene på Papegøjehaven den 20. februar 2015 efterfølgende flyttet til den 13. februar 2015 og den anden den 6. februar 2015 i Skydepavillonen. Pia Hornbæk påtager sig arrangørrollen. Afdeling 1 og 3 vil sammen arbejde med afdelingernes historie Jens Topholm vil lave et projekt i forbindelse med deres jubilæum og indsamle og beskrive historien i Ø-gaderne.