DET FÆLLES BEREDSKAB I KØBENHAVNSOMRÅDET REFERAT Referat F-med møde 20. oktober 2015 Dato: 20. oktober Tid: 9:00 11:00 Sted: Mødelokale, Kirkevej 9, 2791 Dragør Mødedeltagere: Fra medarbejdersiden: Hannibal Christensen, Dragør Brandvæsen Jørgen Bjerre Nielsen, Frederiksberg Brandvæsen Dennis Thorbech Christensen, Frederiksberg Brandvæsen Kenneth Nagel, Frederiksberg Brandvæsen Ove Thuesen, Københavns Brandvæsen Henrik Therkildsen, Københavns Brandvæsen Thomas B. Larsen, Københavns Brandvæsen (næstformand) Roland Hansen, Vestegnens Brandvæsen Mads Bak Petersen, Vestegnens Brandvæsen Fra arbejdsgiversiden: Børge Schaltz, Beredskabschef, Dragør Michael Nyrand Pedersen, Konstitueret Beredskabschef, Frederiksberg Bjarne Winge, Direktør, København Morten Winge, Kommunal Direktør, Glostrup Jakob Vedsted Andersen, Direktør, Hovedstadens Beredskab, (formand) Poul A. Poulsen, Brandchef, Vestegnens Brandvæsen Tim Jensen, Vice-Beredskabschef, Vestegnens Brandvæsen (Myndighedsområdet) Fra Kommunikationsgruppen Anne Holten Nielsen, Specialkonsulent, København, Fra HR-arbejdsgruppen Birgit Kuhberg, Jura & Forhandling, København Luise Søe, Implementering & Udvikling,
Dagsorden 1) Godkendelse af dagsorden 2) Generel status (fast punkt) a) Formandens status v/ formanden b) Status fra Kommunikation v/ Anne Holten Nielsen c) Status fra HR v/ Birgit Kuhberg i) Godkendelse af de udarbejdede personalepolitikker, Bilag ii) MED struktur den planlagte proces frem mod 1.1. 2016 iii) Personalegoder dagsordenspunkt v/møde i F-Med november iv) Lokalaftaler, hvad er den planlagte proces v) Ansættelseskontrakter - hvad kan medarbejderne forvente 3) Spørgsmål m.v. fra medarbejderne til etablering af ny beredskabsenhed (fast punkt) a) Hvordan medtænkes en HR-afdeling ind i den nye ledelsestruktur i Hovedstadens Beredskab? 4) Valg til Hovedstadens Beredskab a) Der skal vælges en medarbejderrepræsentant og en frivillig til den kommende bestyrelse for Hovedstadens Beredskab processen for dette v /Jakob 5) Evt. Referat Ad 1) Dagsorden - Godkendt Ad 2) Generel status a) Formandens status v/ formanden - Jakob Vedsted Andersen informerede om, at organiseringen af Hovedstadens Beredskab på niveau 2 og 3 er fremlagt, og at der nu arbejdes på at få niveau 4 på plads sammen med den endelige organisering af alle medarbejderne. Arbejdet forventes afsluttet ultimo november, måske tidligere. - Det første chefmøde for de kommende ledere i Hovedstadens Beredskab afholdes i uge 43. 2
- På næste AF møde vil de kommende besparelseskrav blive fremlagt, herunder hvordan disse skal udmøntes i praksis.. Når spareplanen er på plads i PF, skal medarbejderne inddrages i den kommende besparelsesproces. Dette skal ligeledes drøftes i F-Med og evt. også i EnhedsMed. - Der er et stort fokus på at få forsikringer på plads ved opstart af Hovedstadens Beredskab d. 1.1. 2015, så der er forsikringsdækning på alt lige fra auto - til arbejdsskade. - Kommunaldirektørerne har godkendt ændring af den nuværende implementeringsorganisation, således, at den praktiske implementering kommer til at fylde mere i de nuværende beredskaber. Det betyder, at medarbejdere allerede nu i de enkelte beredskaber vil blive inddraget mere i implementeringen, og personalet vil blive inddraget løbende. - Implementeringsomkostningerne kommer til at overstige det budgetterede. Det betyder, at der vil være ændringer i det kommende besparelsespotentiale. - Ved opstart af Hovedstadens Beredskab vil der komme et træk af ressourcer. Der er nedsat nye arbejdsgrupper til at sikre den gode opstart. Disse er; En administrativ gruppe, som kan håndtere det praktiske vedr. økonomi og personale, herunder overdragelse af personalesager. Gruppen skal bestå af interne medarbejdere fra de administrative funktioner, som støtter brandvæsenerne i dag. En gruppe vedr. effektivisering. En mindre designgruppe, som får et eksternt firma til at komme med et bud på design. En gruppe, som arbejder med mandskabsplanlægning/vagtplanlægning. En gruppe, som skal kigge på en proces for udvikling af en fælles kultur. b) Status fra Kommunikation v/ Anne Holten Nielsen - Anne Holten Nielsen informerede om, at der er afholdt første infomøde, der forløb godt og man ser frem til det næste, hvor der er mange tilmeldte. c) Status fra HR v/ Birgit Kuhberg i) Godkendelse af de udarbejdede personalepolitikker, Bilag - Birgit Kuhberg informerede om den proces der er foregået for udarbejdelsen af de udvalgte politikker. Hvor hhv. leder og medarbejdersiden har været inddraget og været med til at forme oplæggene til de fremlagte politikker. Forslag til politikker omhandlende; Fravær, Rygning, Vold, Mobning, Brug af sociale medier og Alkohol er nu udarbejdet og fremlægges for F-Med, såedes at disse kan igangsættes pr. 1.1. 2015. Beslutningspunkt: - Beslutning vedr. fraværspolitikken: De nuværende fraværspolitikker i de respektive beredskaber fastholdes i en overgangsperiode. Dette gøres for at sikre det rette ejerskab til den nye kommende fraværspolitik, som udarbejdes i det nye år skal. Deadline for en ny fraværspolitik for Hovedstadens Beredskab er d. 1. april 2015. 3
- Beslutning vedr. rygepolitikken: Den fremlagte politik godkendes ikke. Det er ikke enighed på medarbejdersiden. Det besluttes derfor, at medarbejdersiden frem til næste F-Med møde d. 17. november, skal komme med en fælles holdning til den fremlagte rygepolitik. Punktet tages op på næste F- Med møde. - Beslutning vedr. alkoholpolitikken: blev godkendt, men med den bemærkning at det bør undersøges, hvorvidt der er særlige forhold der gør sig gældende ved erhverskørsel, samt at det indskrives, at ansatte ved begrundet mistanke om alkoholindtag kan testes på arbejdspladsen. Der skal endvidere findes en særlig "ordning" for tilkaldebrandfolk fra Dragør. - Beslutning: De øvrige fremlagte politikker vedr. hhv. Vold, Mobning og Brug af sociale medier blev tiltrådt uden kommentarer ii) MED struktur den planlagte proces frem mod 1.1. 2016 - Der er ved at bliver udarbejdet et oplæg for den kommende Med struktur for Hovedstadens Beredskab. Der er fremsendt invitationer til de faglige organisationer vedr. udarbejdelsen af den kommende Med aftale, og der er booket møder med de involverede parter. Kommer der ikke en ny Med aftale på plads pr. 1.1. 2016 er det samarbejdsstrukturen der vil være gældende pr. 1.1 2016. iii) Personalegoder dagsordenspunkt v/møde i F-Med november - Der er sent en forespørgsel til formanden - Jan Trojaborg - for Feriefonden vedr. en kommende mulighed for deltagelse i Feriefonden for Hovedstadens Beredskab. Dette er på som pkt. ved hos Feriefondens d. 26. oktober. Er der en mulighed for at indgå i Feriefonden, skal dette godkendes af Moderniseringsstyrelsen en proces der kan trække ud, så det er tvivlsomt om dette kommer på plads til 1.1. 2016. iv) Lokalaftaler, hvad er den planlagte proces - I november afholdes de første forhandlinger vedr. dette v) Ansættelseskontrakter - hvad kan medarbejderne forvente - Det er den kommende administration af Hovedstadens Beredskab, der sikrer, at der udarbejdes nye ansættelsesbreve for Hovedstadens ansatte. Disse udsendes omkring årsskiftet. Ad 3) Spørgsmål m.v. fra medarbejderne til etablering af ny beredskabsenhed (fast punkt) a) Hvordan medtænkes en HR-afdeling ind i den nye ledelsestruktur i Hovedstadens Beredskab? - Jacob Vedsted Andersen svarede, at HR indtænkes som en stabsfunktion, ledelsen kan trække på. b) Hvad sker der med det nuværende pointsystem i Dragør? 4
- Jacob Vedsted Andersen svarede, at der ikke kommer til at ske ændringen med dette ved årsskiftet, så evt. medarbejdere der har opsparet point, kan tage det roligt, de bortfalder ikke. Ad 4) Valg til Hovedstadens Beredskab, Der skal vælges en medarbejderrepræsentant og en frivillig til den kommende bestyrelse for Hovedstadens Beredskab processen for dette v /Jakob - Formanden, Jakob Vedsted Andersen og Næstformand Thomas B. Larsen sikrer at der udarbejdes en proces for dette valg og at det effektueres snarest muligt. Status på valget fremlægges F-Med d. 17. november på næste F-Med møde. Ad 5) Evt. - Intet under evt. 5