Kommunernes Ydelsessystem Instruktion til udfyldelse af business case-redskab

Kommunernes Ydelsessystem Instruktion til udfyldelse af business case-redskab April 2015 Dette notat er en opdateret version af den instruktion til udfyldelse af den lokale business case på Kommunernes Ydelsessystem (KY), som blev udsendt til kommunerne i maj 2014, og som efterfølgende har været behandlet på netværksmøder med ydelsescheferne. Business case skabelonen vil yderligere blive opdateret og udsendt til kommunerne, når den endelige pris for KY pr. borger er fastlagt. Ændringer i instruktionen Business case skabelonen består af et Hovedskema og et tilhørende faneblad Implementeringsudgifter (til dette skema knytter sig yderligere et faneblad/hjælpeskema), hvorfra data overføres til Hovedskemaet. Store dele af business case skabelonen er uændret, men på Hovedskemaet er der tilføjet en ny post Øvrige omkostninger ved implementeringen, hvor kommunen kan angive relevante omkostninger, der skal indgå i business casen. Til gengæld er posten Kommune-specifik besparelse på bortfaldne it-omkostninger udgået, da tilbagemeldingerne peger på, at posten ikke er relevant at have med. Som en konsekvens af, at prisen pr. borger for KY endnu ikke er lagt fast, er det markeret tydeligt, at der på nuværende tidspunkt ikke vil kunne beregnes en præcis besparelse på it-omkostningerne ved ibrugtagning af KY. Nogle kommuner har dog givet udtryk for ønsket om at kunne beregne en gevinst ud fra en gennemsnitsbetragtning, så den lokale business case ikke udelukkende indeholder omkostninger. Dette er der gjort plads til i business case skabelonen. Der henvises i den forbindelse til bilag til borgmesterbrev fra KL af 10.4.2014 omhandlende monopol-bruddet. Hvis dette bilag ikke kan tilvejebringes kan der rettes henvendelse til den kommuneansvarlige i KOMBIT, der vil fremsende det kommunespecifikke bilag. På fanebladet implementeringsudgifter er der i den opdaterede udgave først og fremmest givet mulighed for at medtage såvel fuldtidsansatte som deltidsansatte i beregningen på samme ark, så informationerne både kan anvendes til beregning af uddannelsesomfang samt øvrige ressourcer. Business case materialet vil blive gennemgået på de kommende Netværksmøder for projektledere og ydelseschefer i maj måned. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/15

De estimater, der er angivet i business case redskabet (regnearket) er angivet for en gennemsnitskommune. Det anbefales altid, at den enkelte kommune vurderer og angiver et estimat ud fra en helt konkret viden om egne lokale forhold. Kommunen er selv ansvarlig for de tal den lægger ind i business case materialet. En del af det samlede monopolbrud Kommunernes business case redskab er en hjælp til at afdække kommunernes ressourcebehov og omkostninger ved implementering af (KY). De investeringer, der er forbundet hermed, er nødvendige for at gennemføre monopolbruddet i dette tilfælde på kontanthjælpsområdet m.m. - og tilvejebringer muligheden for at opnå besparelser på it-omkostningerne på mindst 25 % som et gennemsnit for alle kommuner på hele monopolbruddet under ét. Fundamentet for monopolbruddet er etableringen af den fælleskommunale rammearkitektur. Heri indgår en række Støttesystemer, og Serviceplatformen, der udstiller data fra forskellige fag- og kildesystemer til brug for kommunernes it-løsninger, som en central integrationsplatform. Omkostningerne ved udvikling og basisdrift af Støttesystemerne og Serviceplatformen afholdes af de tre monopolbrudsløsninger, SAPA, Kommunernes Ydelsessystem (KY) samt Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD), og indgår efter en fordelingsnøgle i fastsættelsen af den endelige pris pr. borger for disse systemer. På nuværende tidspunkt er den endelige pris pr. borger ikke fastlagt for KY (heller ikke på SAPA og KSD), og derfor vil denne udgave af business case redskabet ikke give mulighed for at beregne den konkrete besparelse ved igangsætningen af KY. Når KY s pris pr. borger er fastlagt vil business case skabelonen blive opdateret. KOMBIT har i business case redskabet forsøgt at beskrive de opgaver og ressourcer, der indgår i forberedelserne af implementeringen af KY. Kommunerne vil i den forbindelse med fordel kunne finde inspiration og støtte i Drejebogen for monopolbruddet samt Opgaveoverblikket for KY, og andet relevant materiale. Materialet findes i KY s dokumentbibliotek på KOMBITs hjemmeside under menupunktet Kommuner, Opgaver/Redskab. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/15

Udrulningsplan for KY På nuværende tidspunkt er den enkelte kommunes tidspunkt for igangsætning af KY ikke fastlagt, og det bør kommunen tage højde/forbehold for ved udfyldelsen af business case skabelonen. Det kan derfor også være nødvendigt at have øje for periodiseringen af omkostninger, der kan løbe hen over et årsskifte. Pilotkommuner For de kommuner, der kommer til at indgå som pilotkommuner ift. KY, skal der tages højde for de særlige forhold eksempelvis større ressourceindsats som kommunen i givet fald skal tilføre projektet. Til gengæld vil en hurtigere realisering af gevinster skulle indgå i business casen. Pilotkommunerne forventes udvalgt inden sommerferien 2015. OBS! Afklaringsfasen mellem KOMBIT og leverandøren af KY (EG) er på nuværende tidspunkt ikke tilendebragt. En række forhold, der kan have indflydelse på opgørelsen over kommunens ressourceomfang drøftes fortsat med leverandøren. Drøftelserne har som formål at sikre mindst mulig risiko for kommunen, og anvendelse af færrest mulige ressourcer. En endelig afklaring af disse forhold kan have en (mindre) påvirkning på kommunens business case. Dette gælder f.eks.: - Afvikling af uddannelsen af brugere (trænere/superbrugere og daglige bruge) med henblik på at opnå den højeste kvalitet i implementeringen mest effektivt. Dette kan få indvirkning på pkt erne 3.1-3.5 KOMBIT vil orientere kommunerne når disse forhold er endelig afklaret og opdatere business case redskabet i overensstemmelse hermed. Opstår der spørgsmål til anvendelsen af business case-redskabet kan chefkonsulent Steen Pedersen kontaktes på tlf. 3334 9473 eller via e-mail KY@KOMBIT.dk att: Steen Pedersen KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/15

Instruktion til udfyldelse af business case redskab Omfang af brugere/effektiviseringspotentiale Række Poster fra business case-redskab Instruktion A Personaleomkostninger til området Denne post medtager kun omkostninger til brugerne af KMD-Aktiv (og ikke andre med perifer adgang eller kiggeadgang ). Er en fuldtidsansat medarbejder kun delvist beskæftiget på området, medtages kun den tid vedkommende bruger på området. Beløbet overføres automatisk fra fanebladet Implementeringsudgifter B Administrative besparelser ved 100 % digitalisering Se sammenhæng med række 7 og 7A KL har for KOMBIT gennemført en analyse over mulige effektiviseringer i administrationen af området ved automatisering af en række processer, der vil blive understøttet i et nyt system, herunder selvbetjening. Det vurderes realistisk, at et nyt system vil medføre en effekt på ca. 20 %. Det skal dog understreges, at tallet er et gennemsnit for kommunerne under ét, og vil variere afhængig af lokale forhold. Det tal, der anføres i feltet, beregner det faktiske effektiviseringspotentiale i kommunen, og realiseringen af potentialet vil blive beregnet ud fra den procent kommunen har anført i række 7 (kommunens ambitionsniveau) I række 7 har KOMBIT anført et vejledende bud på realiseringen af effektiviseringspotentialet, som også tager højde for en forventet stigende datakvalitet og automatisering i systemet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/15

Effektiviseringspotentialet kan ikke forventes realiseret straks fra kommunens ibrugtagning af KY. Kommuner, der vælger en offensiv gevinstrealiseringsstrategi, vil hurtigere og med større udbytte kunne hjemtage den administrative gevinst. Det er vigtigt, at de administrative gevinster indgår i den lokale business case vurderet ud fra de lokale forhold. 1 Driftsbidrag til KOMBIT (ikke endeligt beregnet) Se også række 6 Dækker finansiering af Systemudvikling Udfasning og datakonvertering Uddannelse af superbrugere, undervisningsmateriale m.v. Driftsoverhead ifm. udrulning Projektomkostninger Basisdrift og vedligeholdelse Systemforvaltning og support Videreudvikling Vedligehold i forbindelse med lovændringer, inkl. omk. til KL og kommunale brugere. Det endelige bidrag for KY prisen pr. borger - er ikke endeligt beregnet. Størrelsen af bidraget for KY vil medvirke til opnåelse af kommunernes samlede besparelse på it-omkostningerne ved monopolbrudssystemerne (KY/KSD SAPA) på min. 25 % som et gennemsnit for alle kommuner. Ønskes en gennemsnitsberegning af sparede itomkostninger anvendes nedenstående princip med udgangspunkt i, at kommunen igangsættes så der betales fuldt bidrag for 2017 (kommunernes baseline for 2017 se borgmesterbrev fra KL af 10.4.2014): KOMBIT har fra KMD modtaget omsætningstallene for 2013 på hhv. KMD Aktiv, KMD Dagpenge og KMD Sag Basis, inkl. journal. Udgifterne til de tre KMD-løsninger udgjorde for alle kommuner kr. 498 mio. i 2013, og ved fremskrivning med 2,5 % p.a. er beregningsgrundlaget i 2017 kr. 550 mio. Med en samlet omkostningsreduktion på mindst 25 % for kommunerne, bliver den maksimale samlede udgift for kommunerne kr. 412,5 mio. i 2017. I bilag til borgmesterbrevet fra KL omhandlende monopolbruddet, er den enkelte kommunes beregningsgrundlag og gevinst anført. Kommunen kan overføre tallet, der er anført for Kommunens betaling efter monopolbrud incl. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/15

Støttesystemer ved at dele beløbet med 3, som svarer til KYs andel ud fra en lige fordeling mellem de tre systemer. Beløbet anføres for 2017, og der reguleres ikke de efterfølgende år, da bidraget til KOMBIT ligger fast. Afregningsmodellen for monopolbruddet vil have indflydelse på den endelige pris idet betaling sker pr. indbygger i kommunen, og at indbyggertal over 150.000 afregnes til 50%. For at tilvejebringe en gennemsnitsberegning af sparede it-omkostninger ved KY skal række 6 udfyldes. Ønskes gennemsnitsberegningen ikke udført anføres blot 0 i 2017. 2 Omkostninger til tilpasning af kommunens egne snitflader (leverandøromkostninger) a) Snitflader til systemer som skal anvendes af alle 98 kommuner etableres som en del af løsningen og indgår i prisen pr. borger - se ovenfor b) KOMBITs mål er at indgå aftale/hensigtserklæring med leverandører af: Økonomisystem Jobcentersystem ESDH system Aftalen/hensigtserklæringen skal tilvejebringe en egentlig rammeaftale, der giver sikkerhed for leverance af snitflader samt en aftale om pris. Kommunen skal selv indgå aftale med leverandøren. En status på forhandlingerne med leverandørerne kan ses her: http://www.kombit.dk/indhold/status-paaforhandlinger Herudover kan der være tale om at KOMBIT tilsvarende indgår aftale omkring ledelsesinformationssystemer. En aftale foreligger ikke på nuværende tidspunkt. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/15

Der er tale om en fast omkostning. Beløbet identificeres af kommunen selv på baggrund af aftale med kommunes leverandør(er). 3 Samlede implementeringsudgifter Denne post indeholder summen af ressourceforbrug/omkostninger fra skemaet over specifikke opgaver ifm implementeringen. Vejledning til disse poster fremgår nedenfor. Beløbet overføres automatisk til hoved-skemaet. Vejledning til udfyldelse af poster på fanebladet Implementeringsudgifter 3A Opgørelse af brugere I skemaet anføres omfanget af brugere, der har fuld adgang til systemet, med udgangspunkt i den tid den pågældende i dag anvender på KMD Aktiv Herudover anføres omfanget af trænere/superbrugere (også inkl. i omfanget af brugere). Endelig anføres omfanget af medarbejdere, der skal have perifer adgang eller kiggeadgang til systemet (f.eks. medarbejdere i jobcenter, borgerservice, økonomi osv.) Det ugentlige timetal for brugerne anføres Det er tallet i kolonnen Omregnet til fuldtidsansatte, der indgår i beregningen af kommunens personaleomkostninger til arbejdet med KMD Aktiv, hvorimod antallet fra kolonnen Ansatte indgår i ressourceberegningen for uddannelsesaktiviteter mv. Vær opmærksom på, at den anførte timepris for en medarbejder kan ændres af den enkelte kommune, herunder omkostningen til overhead, så den passer til kommunens praksis for beregning af overhead. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/15

3.1 Træner/superbrugeruddannelse Der skal afsættes 2,5 dage pr. træner/superbruger. Omfang er derfor afhængig af antallet af trænere/superbrugere i den enkelte kommune. Udgangspunktet er 1 træner/superbruger for hver 8 sagsbehandlere. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.2 Opfølgningsdag for superbrugere Opfølgningsdagen er en obligatorisk del af træner/superbrugeruddannelsen. Der er afsat 1 dag pr. træner/superbruger, som forventes afholdt ca. 4 mdr. efter igangsætningen af KY i kommunen. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.3 Træner/superbruger forberede brugeruddannelse Der er i eksemplet afsat 3 dage pr. træner/superbruger til egen forberedelse af brugerundervisningen. Forberedelsen kan evt. ske i samarbejde med en eller flere andre kommuner. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.4 Slutbrugeruddannelse Der er afsat 1,5 dag pr. slutbruger (incl. træner/superbrugere) til slutbrugeruddannelse. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.5 Uddannelse andre medarbejdere ( kigge-adgang i systemet) Undervisning af medarbejdere, der skal have kiggeadgang til systemet (f.eks. medarbejdere i Jobcentret, borgerservicecentret osv). KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/15

Der kan med fordel etableres et overblik over brugere på KMD Aktiv og med udgangspunkt i dette, hvilke der fremover skal have adgang til KY Der er i eksemplet anført 3 timer pr. medarbejder, der omfatter intro og selvstudium. Der er tale om en fast omkostning Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.6 Sagsoprydning m.v. I forbindelse med overgangen til det nye system kan der i et vist omfang være behov for oprydning i sager i det eksisterende system. Der kan f.eks. være tale om behandling af advis er, afskrivning og kassation. Der er i eksemplet anført 2 dage pr. medarbejder. Opgaven vil senere blive kvalificeret. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.7 Datakonvertering / Manuel indtastning af sager fra KMD Aktiv I forbindelse med implementeringen af KY skal de løbende sager i KMD Aktiv (og BIS-Y) overføres til KY. Der vil ske en maskinel konvertering af simple data fra KMD Aktiv - øvrige data skal indtastes manuelt. Fanebladet Tidsforbrug manuel indtastning kan anvendes som hjælpeskema ved vurderingen af omfanget af tidsforbrug. I skemaet er estimeret et tidsforbrug pr. sagstype, som sammenholdt med antallet af sager pr. sagstype kan beregne et forventet tidsforbrug. Summen af tidsforbrug vil blive overført til fanebladet implementeringsudgifter, posten indtastning af sager fra KMD. Omfanget af opgaven vil senere blive yderligere kvalificeret. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.8 Særlig superbrugerindsats 7-10 dage (Hypercare) Den tid, der må påregnes til særlig daglig superbrugersupport af kollegaer de første 7-10 dage efter idriftsættelse. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 9/15

Der er i eksemplet anført 7,5 timer dagligt i 10 dage pr superbruger. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.9 Superbruger - support til kollegaer de første 3 mdr. herefter Den tid, der må påregnes til daglig superbrugersupport af kollegaer de første 3 mdr. efter idriftsættelse (efter de første 10 dage, jf. ovenfor). Der er i eksemplet anført 5 timer ugentlig pr. superbruger. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.10 Superbruger - support til kollegaer efterfølgende 3 mdr. (3. 6. måned) Den tid der må påregnes til daglig superbrugersupport af kollegaer de efterfølgende 3-6 mdr. efter idriftsættelse. Der er i eksemplet anført 2 timer ugentlig pr. superbruger Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.11 Initial it-support, herunder medvirken til implementering af Støttesystemer Tid medgået til opsætning/ændring af brugerprofil/rettigheder o.l. Herunder ikke mindst fagområdets medvirken ved implementering af Støttesystemerne i kommunen (i samarbejde med it-afdelingen). Der er i eksemplet afsat 2 timer pr. bruger, inkl. brugere med kiggeadgang. Der er tale om en fast omkostning. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.12 Anden tilpasning af lokalt it-miljø (mandetimer) Tid medgået til kommunens deltagelse i planlægning og gennemførelse af test i forbindelse med udrulning af systemet i kommunen, evt. ændringer i netværk og firewall, KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 10/15

ændringer i Citrix, opsætning af printere m.v. Der er i eksemplet afsat en fuldtidsressource i 2 uger Der er tale om en fast omkostning. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.13 Ledelse og styring (organisation) I denne estimering indgår medgået tid til ledelse, herunder dialog med topledelsen og medarbejdere, deltagelse i styregruppe, business case arbejde fremtidig organisering, medarbejdervurdering etc. Der er i eksemplet som et gennemsnit afsat 6 timer i 26 uger. Indsatsen vil variere ligesom perioden kan være kortere eller længere. Der er tale om en fast omkostning uafhængig af kommunestørrelse. 3.14 Projektledelse Denne opgave omfatter projektledelsesopgaver: - Afklaring af ambitionsniveau, tidsplaner o. lign - Koordinering med øvrige projekter (monopolbrud) - Initiering af samarbejde med relevante interessenter og afdelinger - Anvendelse af KIGO - Deltagelse i netværksmøder - Løbende støtte og overvågning af selve implementeringsprocessen - Opfølgning, rapportering, kommunikation Herudover indgår i opgørelsen af opgaven: - Tid til afdækning af ressourceestimering, herunder dialog og koordinering med ledelse og øvrige projekter - Udarbejdelse af lokal business case og gevinstmål samt plan for gevinstrealisering. Der er i eksemplet regnet med en projektperiode på 1½ år (hvor der er udpeget projektleder) og et gennemsnitligt ugentlig timetal på 15 timer (ikke KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 11/15

renset for ferier), vel vidende at indsatsen vil variere betydeligt i perioden. Det forudsættes, at projektet overgår til almindelig drift umiddelbart efter at KY er igangsat i kommunen. Der er tale om en fast omkostning uafhængig af kommunestørrelse. Det anførte beløb er et gennemsnit pr. uge i den periode, der er udpeget projektleder. Beløbet og omfang er vejledende og kan ændres af kommunen. 4 Øvrige omkostninger ved implementering. Fx lokaleleje, forplejning osv. Denne post giver kommunen mulighed for at anføre omkostninger, som ellers ikke er omfattet af posterne i regnearket. Kommunen kan selv angive arten af omkostning samt beløb. Beløbet indgår i de samlede udgifter. 5 Fradrag: Særlig KL udlodning af midler fra salg af KMD ejendomme KOMBIT har i marts 2015 solgt KMD s ejendomme. Det samlede beløb forventes at være på i alt ca. 600 mio., og udbetalingen af provenuet til kommunerne bliver pt behandlet i KL s bestyrelse. Der henvises til Borgmesterbrev af 10. marts 2015 fra KL. Nærmere detaljer vil i foråret blive udmeldt fra KL. Der er indsat et fiktivt beløb. Det konkrete beløb vil blive udmeldt af KL, hvorefter KY s andel kan anføres. Estimering af gevinster ved ny løsning 6 Besparelser på bortfaldne itomkostninger Vær opmærksom på, at pris pr. borger for KY ikke er endeligt fastlagt, og at de sparede itomkostninger derfor ikke kan beregnes. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 12/15

Se også række 1 Ønskes en gennemsnitsberegning af sparede itomkostninger anvendes nedenstående princip med udgangspunkt i at kommunen igangsættes, så der betales fuldt bidrag for 2017 (se også række 1): Udgifterne til de tre KMD-løsninger udgjorde for alle kommuner kr. 498 mio. i 2013, og ved en fremskrivning med 2,5 % p.a. er beregningsgrundlaget i 2017 kr. 550 mio. I bilag til borgmesterbrevet fra KL omhandlende monopolbruddet, er den enkelte kommunes beregningsgrundlag og gevinst anført. Kommunen kan overføre tallet, der er anført for Kommunens udgiftsniveau uden monopolbrud i 2017 (baseline) ved at dele beløbet med 3, som svarer til KMD Aktivs andel af de samlede udgifter ud fra en lige fordeling. Beløbet anføres for 2017, og regnearket vil de følgende år fremskrive beløbet med 2,5% p.a. Når den endelige pris for KY pr. borger udmeldes, planen for udrulning til kommunerne foreligger, og tidspunktet for bortfald af udgiften til KMD dermed kendes, kan regnearket justeres i overensstemmelse hermed. Beløbet skal anføres for 2017 og fremskrives automatisk for de efterfølgende år med 2,5 % pr. år. Skal anføres for hele perioden. 7 Realisering af effektiviseringspotentiale Se sammenhæng med række B Dette felt afspejler kommunens ambitionsniveau ift. realisering af effektiviseringspotentialet. KL og KOMBIT vurderer, at de administrative gevinster gradvist vil kunne realiseres i løbet af max. 1½ år. En offensiv gevinstrealiseringsstrategi giver den enkelte kommune mulighed for hurtigere og større gevinstudbytte. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 13/15

Det første års drift af KY forventes samlet set over hele året at medføre et mindre produktivitetstab (forberedelser til samt implementering af nyt system). Efter 6 måneders drift forventes gevinstkurven successivt at være stigende, og kommunen skal vurdere, hvor hurtigt potentialet kan realiseres fuldt ud. Denne række skal ses i sammenhæng med række B. Tallene kan ændres af kommunen. 7a Produktivitetstab henholdsvis besparelse på administration og arbejdsgange Se sammenhæng med række B KL og KOMBIT har estimeret det administrative effektiviseringspotentiale i forbindelse med Kommunernes Ydelsessystem til minimum 20 %. Dette tal er et gennemsnit for kommunerne under ét, og kan derfor variere fra kommune til kommune afhængig af lokale forhold. (se under række B). Den administrative gevinst bør overvejes nøje ift. lokale forhold, herunder bl.a. kommunens gevinstrealiseringsstrategi. 8 Sparede udfasningsomkostninger Her anføres sparede omkostninger til konvertering af data (fra KMD Aktiv og ind i nyt system), som ellers skulle afholdes af kommunen, hvis der ikke var tale om fælleskommunalt udbud. Ved fastsættelsen af beløbets størrelse kan kommunen eventuelt tage udgangspunkt i erfaringerne fra konverteringen af andre større itsystemer (jobcenterløsning, lønsystem, økonomisystem etc) Alt efter kommunens praksis ved udarbejdelse af business case kan beløb medtages. Der er tale om en fast omkostning, der kan variere efter kommunestørrelse/ sagsantal, og KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 14/15

det anførte beløb er derfor vejledende og kan ændres af kommunen. 9 Sparede udbudsomkostninger Her anføres den sparede udbudsomkostning, som kommunen selv skulle have afholdt ved udbud af løsningen i eget regi. Alt efter kommunens praksis ved udarbejdelse af business case kan beløb medtages. Der er tale om et vejledende beløb, der kan ændres af kommunen. 10 Besparelse leverandørstyring Sparet tid ved at kommunen ikke selv skal håndtere kontakten til/styringen af leverandøren, da KOMBIT fremover vil være ansvarlig for kontraktopfølgning. Det anførte beløb er vejledende og ikke afhængig af kommunestørrelse, og kan ændres af kommunen. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 15/15