Indhentning af tilbud Midtjysk Turisme ønsker at få tilbud på opgaveløsning vedrørende følgende opgaver i regi af Socialfondsprojektet RETHINK Kulturturisme : Konsulentbistand til forundersøgelse i testprojekt WE LOVE HAVING YOU HERE Baggrundsbeskrivelse: RETHINK Kulturturisme Aarhus er Europæisk Kulturhovedstad i 2017, og det er vigtigt, at kulturaktører og turismeerhverv er klædt på til at udnytte denne enestående mulighed for vækst. I projektet RETHINK Kulturturisme tilbydes turismeog kulturaktører i Region Midtjylland kompetenceudvikling, netværk og viden med det formål at udvikle nye samarbejder og styrke den internationale kulturturisme i hele regionen. Projektet startede i maj 2013 og afsluttes ved udgangen af 2014, hvor det er ambitionen, at kulturturismen har fået et kompetenceløft. Det gælder kompetencer i forhold til at udvikle nye forretningsmodeller og nye oplevelser, at arbejde med kvalitets- og produktudvikling, at udnytte nye teknologiske muligheder, at styrke salg og markedsføring, og sidst men ikke mindst at tænke internationalt. I efteråret og vinteren 2013/2014 blev der afholdt en seminarrække, hvor 60-80 kultur- og turismevirksomheder var repræsenteret. På de i alt tre seminarer fik deltagerne viden og værktøjer inden for områder som målgruppeforståelse, forretningsudvikling, servicedesign, digitalisering og projektudvikling. På baggrund af seminarforløbet har deltagerne haft mulighed for at søge udviklingsmidler til projektets testfase, som løber fra februar oktober 2014. Som testprojekt i RETHINK Kulturturisme skal man undersøge, udvikle og teste, hvordan man kan skabe bedre samarbejdsrelationer mellem kultur og turisme, styrke forretningsgrundlaget og øge tiltrækningen af internationale kulturturister. I udvælgelsen af testprojekterne er der blevet lagt vægt på, i hvilket omfang det enkelte testprojekt opfylder følgende kriterier: Er et samarbejde med deltagere fra både kultur- og turismesektoren Har de strategiske intentioner i projekt RETHINK Kulturturisme for øje Kan testes på den korte tid, der er til rådighed Har et internationalt fokus - vi ønsker at tiltrække udenlandske kulturturister Er i tråd med værdikædetankegang - det vil sige, at man indtænker partnere og aspekter, der kan være med til at løfte gæstens samlede rejseoplevelse og opfattelse af kvalitet i alle led - fra transport og infrastruktur, til modtagelse, produkter og services samt salg og markedsføring. Rummer overførbar læring. Det vil sige, at de erfaringer, samarbejdsmodeller eller resultater, projekterne skaber, skal kunne overføres til andre aktører og projekter frem mod 2017 og videre. Er levedygtigt i samme eller videreudviklet form, også efter projekt RETHINK Kulturturismes udløb i december 2014. Har et perspektiv, der sigter på at skabe forøget forretning i forbindelse med 2017 1
Ud af de 30 modtagne ansøgninger udvalgte projektets styregruppe 10 testprojekter, som støttes med i alt kr. 2,1 mio. til kompetenceudvikling og konsulentbistand. Udviklingsaktiviteterne kan eksempelvis være konceptudvikling, strategiudvikling, forretningsudvikling, markedsforberedelse, servicedesign, målgruppeafklaring og undervisning. RETHINK Kulturturisme er et kompetenceudviklingsprojekt under EU s Socialfond og består af følgende partnerkreds: Aarhus2017, VisitAarhus, Region Midtjylland, Aarhus Kommune og Midtjysk Turisme. Baggrundsbeskrivelse: Testprojekt WE LOVE HAVING YOU HERE Projektejeren VisitHorsens ønsker i samarbejde med Destination Ringkøbing Fjord - at styrke turismeindsatsen ved at modtage danske såvel som internationale turister med et personligt og individuelt tilpasset turistservice. Turisten skal opleve, at turistservicen ikke er fastlåst i en statisk placeret enhed, men at turistinformationen i form af turistfilialer og turistambassadører tager imod dem, hvor de befinder sig på rejsen. Et ønsket mål er også at kunne inkludere de lokale borgere i at byde turister og gæster velkomne. Horsens har omkring 85.000 overnatninger i juni/juli måned, hvoraf ca. 50 % er internationale gæster fra hovedsageligt Norge, Sverige og Tyskland. Destination Ringkøbing Fjord er en klassisk kystdestination ved den jyske vestkyst med ca. 5 mio. estimerede overnatninger - af disse er ca. 80 % udenlandske overnatninger med en klar overvægt af tyske gæster. Den tydelige forskel på Destination Ringkøbing Fjord og VisitHorsens som destinationer vil give en unik videndeling på tværs af regionen med fokus på flere forskellige målgrupper af kulturturister. Med nedenstående forløb testes fire forskellige tværkommunale projekter og koncepter for øget turistservice og modtagelse af gæster. VisitHorsens og Destination Ringkøbing Fjord vil teste følgende indsatser: Turistambassadørkorps bestående af frivillige VisitHorsens vil rekruttere 5-10 frivillige, der efter oplæring vil rejse rundt i kommunen og servicere turisten ved overnatningssteder, attraktioner, events, ved KUBEN mv. VisitHorsens fastansatte turistambassadør er tovholder og primærkontakt for de frivillige. Oprettelse af en række turistinformationsfilialer i udvalgte detailbutikker og KUBEN I samarbejde med bl.a. CityHorsens vil VisitHorsens tilbyde udvalgte detailbutikker (eks. boghandel, delikatessebutik, café mv.) at deltage i projektet med henblik på at etablere ca. 10 turistfilialer jævnt fordelt rundt i Horsens Kommune. Opdatering af frontdeskpersonale Det er sjældent turistinformationen, der møder turisten først. Turisten ankommer på destinationen 2
og interagerer ofte med personale i f.eks. hotel- og transportsektor (busser, taxa, tog mv.), på tankstation, i kiosk osv., før de evt. kontakter turistinformationen. Denne servicegruppe skal løbende have mulighed for at blive opdateret mht. turistinformation. Local Heroes mobilisering af områdets borgere ved Ringkøbing Fjord Formålet med dette testforløb er at skabe lokal forankring i turismen - at de lokale borgere skal få en større forståelse af de mange kulturtilbud, der findes i området, og dermed blive ambassadører for disse over for de mange gæster i området. Konsulentbistand til testprojekt WE LOVE HAVING YOU HERE Testprojekt WE LOVE HAVING YOU HERE søger konsulentbistand til følgende opgave: Forundersøgelse afdækning og definition af arketyper/personas, der besøger Horsens By og Kommune, touchpoint-analyse samt sammenligning af touchpoints i Horsens og Destination Ringkøbing Fjord. Forundersøgelsen er opdelt i følgende 2 delopgaver: A) Med henblik på at afdække turistens færden ønskes serviceelementer i turistens møde med Horsens by og Horsens Kommune undersøgt - herunder afdækning af hvilke touch points gæsten har på kunderejsen (tankstation, butikker, DSB-kiosk, turistinformation mv.)? På baggrund af indsamlet datamateriale samt supplerende analysemateriale stillet til rådighed af VisitHorsens omkring den generelle turisme i Horsens defineres 5 arketyper/personaer, der kan illustrere turister i Horsens Kommune og være med til at fremme destinationens forståelse af, hvor og hvordan turisten møder Horsens / Horsens Kommune som turistmål. Outcome: Resultaterne af den antropologiske undersøgelse og de udarbejdede arketyper/personaer præsenteres i en skriftlig rapport med visualisering af arketyperne/personaer samt overblik og dokumentation af væsentlige touch points. Desuden forventes det, at tilbudsgiver præsenterer resultaterne af undersøgelsen og de fem udarbejdede arketyper/personaer på en workshop i Horsens arrangeret af VisitHorsens ultimo maj/primo juni måned 2014. Deltagerne på workshoppen er frivillige, medarbejdere i turistfilialer samt frontdesk-personale i Horsens. Formålet med workshoppen er at motivere til øget service over for besøgende samt at opnå en samlet forståelse for Horsens Kommune som turistdestination med en nærværende, vedkommende service og følelsen af WE LOVE HAVING YOU HERE som omdrejningspunkt. B) Det ønskes undersøgt og analyseret, hvilke forskelle og/eller ligheder der optræder ved sammenligning af touchpoints i Horsens by/kommune med touchpoints på Destination Ringkøbing Fjord. Det forventes således, at der foretages en mindre touchpoint-analyse på Destination 3
Ringkøbing Fjord samt at konsulenten orienterer sig i allerede eksisterende analysemateriale omkring målgruppe/personaer udarbejdet i regi af Destination Ringkøbing Fjord. I sammenligningen ønskes indtænkt en fokusering på, at der afhængig af type af destination og type af gæster kan være forskellige touchpoints, hvor gæsten møder destinationen. Dette vil i høj grad afhænge af hvordan gæsten ankommer til destinationen, hvilke overnatningsformer der anvendes, hvor man handler, spiser og drikker samt hvilke steder der er mulighed for at komme i kontakt med lokalbefolkningen. Der må i analysen hos Destination Ringkøbing Fjord gerne sættes specielt fokus på, hvor og hvornår mødet mellem gæst og lokalbefolkning finder sted. Outcome: Resultaterne af den antropologiske undersøgelse og sammenligning mellem touchpoints i henholdsvis Horsens og Destination Ringkøbing præsenteres i en skriftlig rapport gerne med relevante visualiseringer. Dataindsamling, vægtning opgaver og tidshorisont: Det forventes, at dataindsamling i Horsens by og kommune varer 4 dage, og det forventes, at dataindsamling på Destination Ringkøbing Fjord varer 1 dag. Dataindsamlingen skal foretages henover påskeugen/påskedagene. I forhold til opgaveløsningen vægtes fordelingen mellem opgave A) og opgave B) såvel tidsmæssigt som økonomisk med 3/4 vægtning af opgave A og 1/4 vægtning af opgave B). Analyseresultater og de to færdige rapporter skal foreligge 15. maj 2014. Beløbsramme for opgaveløsningen Den økonomiske ramme for opgaveløsningen er samlet set max kr. 60.000 - ekskl. moms. Tilbudsgiver afholder udenfor kontraktsummen selv omkostninger til kontorhold, husleje, udgifter i forhold til rejser og transport samt andre overheadomkostninger. RETHINK Kulturturisme/Midtjysk Turisme er økonomisk og praktisk ansvarlig for: Sparring med tilbudsgiver om tilrettelæggelse af samarbejdet med projektgruppen bag testprojektet. Koordinering med øvrige aktiviteter i RETHINK Kulturturisme-indsatsen. Honorar Der ydes ingen godtgørelse eller honorar for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. 4
Kriterier for tildeling af kontrakt Kriteriet for tildeling af kontrakten er: Det økonomiske mest fordelagtige bud. Der vil i vurderingen blive lagt vægt på følgende underkriterier: Kompetence, viden og erfaring med løsningen af lignende opgaver Metodik hvordan tilbudsgiver ønsker at løse opgaven Bemanding og ressourcepersonernes profiler - herunder kendskab til kultur- og turismesektoren Tidsrammen for opgaven Specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Disposition for tilbuddet Tilbuddet skal indeholde: Forslag til opgaveløsning jf. opgavebeskrivelsen, herunder tidsplan Oplysninger om medarbejdere, ressourcer og metode mv. Specifikation af vægtning/økonomi/timer fordelt på delopgaver Kontaktperson og kontaktoplysninger vedr. opgaven Tidsplan for løsning af opgaven 4. april2014 kl. 12: Frist for indsendelse af tilbud 8. april 2014: RETHINK Kulturturisme/Midtjysk Turisme vælger leverandør i samarbejde med testprojekt 9. april 15. maj 2014: Konsulenten løser den stillede opgave Ultimo maj/primo juni måned 2014: Konsulenten præsenterer resultaterne af arbejdet på workshop i Horsens. Svarfrist Forslag til opgaveløsning skal sendes elektronisk til Maria Christensen på mailadresse mch@midtjyskturisme.com. Omfanget på opgaveløsningen er max 2 sider og skal være os i hænde senest d. 4.april 2014 kl. 12. Eventuelle spørgsmål til udbuddet sendes på mail til: Maria Christensen Midtjysk Turisme E-mail: mch@midtjyskturisme.com Læs mere om projektet RETHINK Kulturturisme på www.kulturturisme.dk 5