Erfaringer fra Vejdirektoratets Matrixudbud 2012 Jens Kofoed, Projektleder for Vejdrift, Vejdirektoratet
Forudsætninger for udbuddet Driftsstrategianalyse i 2009: Kvalitetsniveauer - Sikkerhed, 100% - Kapitalbevarelse, status quo - Service og æstetik, middel serviceniveau Krav: Effektivisering gennem bedre indkøb - Ønsket besparelse på min. 7% Tilpasning af ressourcerne frem mod 2013 - Fra 225 til 180 ansatte fra 2009-2012 2.
Hvordan gør man det i praksis? Intentioner. 3.
Intern indkøbsanalyse Markedet Forbedrede muligheder for entreprenøren Flytte grænsen mellem hvad entreprenørerne og hvad Vejdirektoratet laver i entrepriserne. Interne forbedringer/optimeringer i Vejdirektoratet Nyt koncept udbuddets Røde tråd: Mest muligt initiativ til entreprenørerne 4.
Markedet Dialog med markedet indland og udland Dialog med vores egne entreprenører Indkøb tilpasses markedet ikke omvendt Volumen i de enkelte entrepriser: Balance mellem stordriftsfordele/flere bydende på hver entreprise Laveste pris Ét fælles udbudstidspunkt: Synergieffekt Tildelingsmodel: Optimalt resultat for Vejdirektoratet 5.
Fem tekniske hovedområder - 362 kontrakter Mindre asfaltarbejder genmarkering og asfaltreparationer - 10 kontrakter Beredskab akutberedskab, 24 timers biler - 11 kontrakter Løbende vejdrift vejmandstilsyn, renhold, skilte, autoværn, græsslåning, beplantning, brønde, ledninger, grøfter og rabatter etc. - 10 kontrakter Mekaniske og elektriske installationer vejbelysning, fartvisere, pumper, signaler, trafikledelse, drift af store bygværker, tunneler og klapbroer - 20 kontrakter Vintertjeneste kørebaner, cykelstier, rastepladser, håndarbejde og specialmaskiner - 311 kontrakter 6.
Forbedrede muligheder for entreprenøren Ingen sikkerhedsstillelser Kortere fastprisperiode Overlade praktisk planlægning til entreprenøren - Flere jobs på Tilstand - Videre rammer for Planlagt udførelse - Mere initiativ på Uplanlagt udførelse Indspil vedr. økonomistyringen Mulighed for Procesoptimeringer 7.
Flytte grænsen mellem hvad entreprenørerne og Vejdirektoratet laver Medansvar for og samspil omkring budgetoverholdelse Vejdirektoratets Vejtilsyn overgår til entreprenørernes vejmandstilsyn Administrative processer overlades til entreprenøren - JobManager Kvalitetssikring hos entreprenøren i fokus 8.
Interne forbedringer Fælles grundlag: Udbudsmateriale Styr på stumperne : Bedre mængdekendskab Initiativpligt - God ordring - Opfølgning - Bod - Balancegang 9.
Et er Søe-Kort at forstaae, Et andet, Skib at føre 10.
Hvordan gik det med de overordnede mål: Økonomi og bemanding 1.142 tilbud fra 150 bydende Licitationsresultatet: Besparelse på ca. 10% Overordnet økonomi: Godkendt Vi ramte markedet og fik de ønskede synergieffekter Ressourcetilpasningen blev også nået 11.
Praktikken set fra helikopteren 2013 præget af - VDs ansatte havde startproblemer med gamle/nye roller - Entreprenørerne fortsatte hvor de slap (samarbejde, ressourcer, kvalitet) - eller skulle finde egne ben at stå på I 2014 har samarbejdet båret præg af, at - Begge parter har fundet fodfæste - Men der er stadig knaster, der slibes på. 12.
Hvordan gik det så? Organisering, ressourcer, bemanding Vejdirektoratet oplevede, at entreprenørerne havde udfordringer - på den administrative side - kommunikation af kvalitetskrav - vejmandstilsynet Vejdirektoratet oplevede travlhed i egne rækker - Omstillingsprocesserne - Uafklarede spørgsmål 13.
Erfaringer: Økonomi Mål: Inddragelse af og medansvar til entreprenøren Forskellige oplevelser: Tilbageholdenhed og foretagsomhed Entreprenørerne har været gode til at styre på egen banehalvdel Erkendelse: Entreprenøren har ikke altid grundlaget for god økonomistyring - for mange faktorer udenfor entrepriserne 14.
Erfaringer med Kvalitetsopfølgning, kontrol og bod Entreprenørerne - Manglende fokus på udbuddets kvalitetskrav - Egenkontrol ( ISO9001 ) - GPS-registreringer Vejdirektoratet - KS-håndbog, samlet Kontrolplan - Udfører tre typer kontroller - Bodskatalog, stærk sanktionsmulighed Mentalitetsændring: Dialog Kontrol/konflikt Konflikt/fælles tilgang 15.
Mest muligt initiativ til entreprenørerne Mere på tilstand Udførelseskrav VMT Dialogbaseret samarbejde Mulighed for procesoptimeringer 16.
Frem mod Udbud 2017 Hvad gik godt? Dialog med markedet Matrixudbud med mange entrepriser, stordrift- og synergieffekter, rabatmuligheder Struktureret kvalitetsindsats, konsekvent opfølgning og bodsystemet Planlægning over til entreprenørerne 17.
Erfaringer: Hvad kan blive bedre? Mere attraktivt udbud: Endnu flere bydende Økonomistyring forankres hos Vejdirektoratet Justering af beskrevne kvalitetsniveauer, detaljeringsgrad, udførelsesformer osv. overvejes Entreprenørens egenkontrol Bedre bestiller Mere uddannelse 18.
Tak for opmærksomheden Spørgsmål? 19.