Thunderbird programmet, NFIT Email opsætning Version 1.5 og 2, engelsk udgave Til Mac OS-X, Windows og Linux (disse udgaver er næsten ens) Aarhus Universitet MBI-IT Aug. 2008 rev: 2008.08.29 foz@mb.au.dk Denne Thunderbird vejledning skulle kunne benyttes af alle der benytter AU NFIT Email, selvom brugerens Email-adresse i eksemplet er xyz@mb.au.dk. Eventuel program download og support: http://www.mozilla.com/en-us/thunderbird og http://www.mozilla.org/support/thunderbird Tips og kommentarer vises i dette skriftsnit og kan ignoreres ved almindelig brug af vejledningen! Indhold: side 1 Basis-konfi guration til NFIT Email server side 1-3 er absolut minimum konfi guration; men det side 3 Vigtige tilrettelser anbefales kraftigt at inkludere punkterne på side 4 side 5 Gode forslag til forbedringer side 7 Thunderbird adressebog side 9 Supplerende informationer og tips Basis-konfiguration til NFIT Email server Uden konto i forvejen, åbner Thunderbird automatisk viste Import Wizard. Hvis man i stedet vil ændre en eksisterende konto, startes fra punkt 8 - og vigtigst er 9 og 11, hvor de anførte servere mv. skal tilpasses. Email-adresse og User Name (NFIT User-ID) skal naturligvis også være korrekt. Start Thunderbird... 1. Import Wizard Afhængig af hvad der findes af andre mailprogrammer på computeren, foreslår Import Wizard ofte at importere indstillinger fra disse - men undlad dette! Vælg Don t import anything og (og vent lidt) 2. Nu vises New Account Setup Email account vælges Thunderbird-dkENprg3.indd 1
3. Identity Udfyld felterne med... Your Name: (dit fulde navn) Email Address: xyz@mb.au.dk (skriv din normale mailadresse) 4. Server information Obs: POP kan ikke benyttes! Vælg protokollen IMAP og udfyld... Incoming Server: imap.nfi t.au.dk Outgoing Server: smtp.nfi t.au.dk Obs: Forkert smtp giver fejl under sending af mail (f.eks. Relay error ). Det er nok den hyppigste fejl ved opsætning af Email. Konfi gurationen beskrevet i punkt 4 samt 11 skulle sikre at man kan sende mail på de fl este netværk, også hjemmefra, dvs. den er egnet til portable computere. 5. User Names skal være NFIT User-ID Incoming User Name: f.eks. xyz (NFIT User-ID ) Outgoing User-ID: (det samme, xyz) Obs: Som NFIT mail-bruger er man oprettet i NFʼs centrale bruger-database og har fået tildelt et User-ID og password. Disse benyttes til NFIT Email såvel som NFʼs Oracle kalender. I nogle tilfælde kan NFIT User-ID afvige fra mailnavnet (ofte når man har mail på fl ere institutter). Thunderbird-dkENprg3.indd 2
6. Account Name Vælg et passende navn til denne Email-konfiguration, f.eks. xyz-nfit 7. Congratulations! Check at der ikke er fejl i den viste oversigt (ellers klik på Go Back ) Klik på Done/Finish Hvis der bedes om password, klik på Cancel! Thunderbird er nu grund-konfi gureret, men husk endelig de følgende punkter! Vigtige tilrettelser 8. Marker den nye konto ude til venstre ( xyz-nfit ), højreklik* på denne og vælg Properties... (eller vælg View settings for this account, midt i vinduet) * På Mac med single-knap mus benyttes Ctrl-klik i stedet for højreklik Thunderbird-dkENprg3.indd 3
9. Vælg Server Settings (i venstre del af Settings-vinduet) Ret Security Settings fra Never til SSL (herved skifter portnummer automatisk fra 143 til 993) 10. Vis mailfoldere: Klik på Advanced... Fjern flueben for Show only subscribed folders Fjern flueben for Allow server to override these... Klik på OK (for at lukke Advanced ) Dette sikrer at Thunderbird kan se alle mail-foldere (undtagen nogle specielle til filtre oa.). 11. Vigtigt: Vælg Outgoing Server (SMTP) i venstre del af vinduet, nederst Marker linien i feltet til højre og klik på Edit Skift Security... fra No til SSL og ret port 25 til 465 - Use name and password skal være aktiv Klik på OK... og atter OK for at afslutte Settings Dette hjælper til at Email kan sendes korrekt til serveren - fra de fleste netværk, også hjemmefra! 12. Afslut Thunderbird programmet (på PC: Alt-F4, på Mac: Quit = Æble-Q ) og start Thunderbird igen (er nødvendigt for at alle ændringer virker) Evt. klik OK for at Thunderbird skal være standard Email program Nu er Thunderbird egentlig klar til brug - og beder om dit NFIT-password (jeg fraråder normalt at programmet skal huske password). Obs: Første gang der sendes mail, beder Thunderbird også om password. Efter login kan du se indholdet af dine mailfoldere (forudsat bl.a. punkt 10 er udført) - eventuelt klik på Inbox. Det kan måske tage lidt tid at synkronisere folderne. Test at du kan sende og modtage Email ved at sende til dig selv. Se også de følgende forslag til forbedringer! Thunderbird-dkENprg3.indd 4
Gode forslag til forbedringer 13. Forward mail sendt som del af teksten i stedet for som attachment (samt andet) Åbn General Preferences: På PC, via Tools-menu > Options... På Mac, via Thunderbird-menu > Preferences Linux, højreklik på konto og vælg Preferences Vælg Composition (øverst) På faneblad General skiftes Forward messages fra As attachment til Inline Evt. vælg Spelling og ret efter ønske (f.eks. fravælg...spell as you type ) Afslut preferences/luk vinduet igen 14. Åbn Properties igen (som i punkt 8) Marker kontoen ude til venstre ( xyz-nfit ), højreklik* på denne og vælg Properties... (eller vælg View settings for this account, midt i vinduet) Attach this signature - kan vælges, så en tekstfil benyttes som automatisk signatur - Choose/Browse til den relevante tekstfil (fremstillet forinden med en egnet tekst editor) * På Mac med single-knap mus benyttes Ctrl-klik i stedet for højreklik. 15. Reply mail, markør over originaltekst Vælg Composition & Adress.. i venstre del af vinduet Vælg/skift start reply below the quote til start my reply above the quote Thunderbird-dkENprg3.indd 5
16. Kopi af afsendt mail til sent-mail, samme folder som Webmail benytter Vælg Copies & Folders i venstre del af vinduet Ret for Place a copy... til Other, hvor der ude til højre (ved den lille trekant) vælges mellem de mulige foldere - jeg foreslår sent-mail for din konto (i eksemplet xyz-nfit ). Obs: Dette punkt 16 forudsætter at... Du er logget ind på mailserveren Webmail har en sent-mail folder Punkt 11 er udført samt Thunderbird efterfølgende lukket og startet igen OK afslutter Properties, hvis der ikke skal rettes mere 17. Automatisk oprydning Eventuelt kan man, efter ønske vælge at Thunderbird selv fjerner slettet Email: Vælg Server Settings Klik for aktivering af Clean up ( Expunge ) Inbox on Exit Og/eller Empty Trash on Exit OK afslutter Properties, hvis der ikke skal rettes mere De følgende to sider beskriver Thunderbird s adressebog. Thunderbird-dkENprg3.indd 6
Thunderbird adressebog Det var oprindeligt ikke meningen at beskrive almindelig brug af Thunderbird; men mht. adressebog er der nogle særlige muligheder, der afhænger meget af konfi gurationen. Derfor omtales denne samt de mest almindelige arbejdsmetoder. 18. Opdatering af adressebog Manuel indtastning Åbn Address Book, vælg Personal Address Book og klik på New Card Indtast fornavn(e) ud for First:, efternavn ud for Last: samt Email-adressen ud for Email: (man kan tilføje andre oplysninger efter ønske, minimum er Emailadressen) Afslut med OK Redigering af eksisterende cards Vælg Personal Address Book Dobbeltklik på relevant navn i feltet til højre Når ændringerne er gennemført, afsluttes med OK Manuel kopiering fra åbne Email Placer cursor på ønsket Emailadresse øverst i Email (i Headeren) Højreklik på Emailadressen (eller klik på den lille trekant til højre) og vælg Add to Address Book Og tilret i det viste vindue (vælg Personal Address Book, skriv navne og f.eks. telefonnummer) Afslut med OK Automatisk kopiering fra afsendt Email (Hvis man ikke ønsker at benytte denne funktion, kan den fjernes via Thunderbird Preferences (se punkt 13), vælg Composition øverst samt Addressing fanebladet, hvor man fjerner checkmærke ud for Auromatically add outgoing... ) Som standard kopierer Thunderbird modtagers adresse til adressebogen, hver gang der afsendes mail Disse kan redigeres senere i adressebogen (se redigering ovenfor) NB: Der dannes ikke dubletter, selvom man sender til samme modtager flere gange. 19. Ny mail, med brug af adressebog Der er mindst fi re metoder til at hente adresser fra adressebogen. Thunderbirdʼs Autocompletion benyttes i a og b, mens man i c og d udvælger modtager direkte i adressebogen. a. Start ny Email og begynd at skrive modtagerens navn eller mailadresse og tryk på Tabulator- eller Returtasten, når kun den relevante modtager vises - eller... b. Med musen vælges mellem de viste modtagermuligheder c. Start ny Email og klik på Contacts (øverst t.v.) så Address Book vises ude i venstre side, marker ønsket adressebog (f.eks. NF-DS*) og skriv noget relevant i Search For (typisk efternavn, men det kunne f.eks. også være @mb. for at finde alle i NF-DS* med mailadresse på MBI), dobbeltklik på den ønskede mail-modtager (luk evt. Contacts igen) og fortsæt med at skrive den nye Email d. Man kan i stedet vælge at have sin adressebog åben og søge i denne (via søgefeltet øverst til højre), højreklikke på ønsket mail-modtager og vælge Write, derved åbnes ny Email med modtageradressen indsat * Hvis man benytter NF-DS modellen omtalt næste side, benyttes normalt metode c eller d. Obs: NF-DS fungerer ikke som ekstern adressebog udenfor Forskningsnettet, medmindre VPN-forbindelse benyttes! Thunderbird-dkENprg3.indd 7
20. Aktivering af NF s database-server som ekstern NF-adressebog Ideen med denne metode er at man trækker informationerne direkte fra NFʼs centrale brugerdatabase ( Directory Server - DS), så den virker som en NF-addressebog. Dette er ikke standard i Thunderbird og kræver nogle præcise ændringer i konfigurationen. Åbn Properties Marker kontoen ( xyz-nfit ) ude til venstre, højreklik på denne og vælg Properties... (eller vælg View settings for this account, midt i vinduet) Vælg Composition & Addressing Vælg Use a different LDAP server samt klik på Edit Directories Klik på Add i det viste lille vindue Udfyld General fanebladet med... NF-DS (frit valgt navn) ds1.nfit.au.dk og ou=people, o=auud - det fremhævede skal skrives 100% korrekt, ellers virker det ikke (port 389 er standard) Klik på OK (2 gange) Under Use a different LDAP server kan man skifte fra None til NF-DS - men det frarådes da Auto-completion fungerer dårligt sammen med brug af DS og giver en del falske hits Klik OK så Properties lukkes Senere kan man finde NF-DS i Address Book og vha. NF-DS Properties rette Advanced fanebladet så results bliver højere, f.eks. 10000 (Search filtret er standard og skal ikke indtastes) I Offline fanebladet kan man evt. vælge at downloade adresserne til en lokal kopi af NFDS (der senere kan redigeres efter behov), det er nyttigt til bærbare computere som ikke altid er på Forskningsnettet Tip: Thunderbird kan benyttes som NF-addressebog alene, uden anden Email-konfiguration og uden login - forudsat computeren er forbundet til Forskningsnettet. Dette kan være nyttigt, hvis man f.eks. benytter et andet Emailprogram som ikke kan udnytte NF-DS. Nogle andre Emailprogrammer, der er testet og kan udnytte NF-DS: Outlook (2007), Entourage, Apple Mail Thunderbird-dkENprg3.indd 8
Supplerende informationer og tips Hvem og hvor Denne Thunderbird vejledning skulle kunne benyttes af alle der benytter AU NFIT Email, selvom brugerens Emailadresse i eksemplet er xyz@mb.au.dk Vejledningen passer primært til computere med personligt login (dvs. individuelle brugere), men ikke til fællescomputere med fælles bruger. Installation af selve Thunderbird programmet er ret enkel og derfor ikke beskrevet her Eventuel program download: http://www.mozilla.com/en-us/thunderbird Sletning af gamle konfigurationer Uden konto i forvejen åbner Thunderbird automatisk den viste Import Wizard i punkt 1 Hvis man tidligere har benyttet Thunderbird og vil starte konfigurationen helt fra bunden, kan man inden start af programmet slette Thunderbird folderen, der findes på Windows XP i C:\Document And Settings\(Userfolder, f.eks. xyz)\application Data - og på Mac i (Home)/Library. Advarsel: Når du har benyttet Thunderbird før, sletter denne procedure alle lokalt lagrede Email-data mv.! Fejl under sending af mail Forkert smtp giver fejl under sending af mail (f.eks. Relay error ). Det er nok den hyppigste fejl ved opsætning af Email. Konfigurationen beskrevet i punkt 4 samt 11 skulle sikre at man kan sende mail på de fleste netværk, også hjemmefra, dvs. den er egnet til portable computere. (På AU s net er outgoing server altid smtp.nfit.au.dk) Hvis det alligevel ikke virker hjemmefra I sjældne tilfælde blokerer den lokale Internetudbyder for den beskrevne mulighed, så man i stedet er nødt til at benytte den lokale mail server (f.eks. TDC s eller Stofa s outgoing mail server). Det er ikke noget problem på en stationær hjemmecomputer, når blot man får de rigtige oplysninger om Outgoing Mail Server (samt evt. anderledes Security opsætning for denne), spørg den lokale Internetudbyder. Men på portable computere, der benyttes flere steder, må man vælge andre løsninger, f.eks.: Brug webmail.nfit.au.dk hjemmefra og Thunderbird på universitetets netværk (eller evt. omvendt) (Teoretisk kunne man i stedet oprette to konti, den ene til brug på AU og den anden derhjemme, med eneste forskel for de to konti at Outgoing Mail Server er henholdsvis smtp.nfit.au.dk og den lokale smtp server. Men: Desværre accepterer Thunderbird ikke, at der er flere konti med samme User Name og Incoming server!) Brugere med flere NFIT Email-adresser Brugere med flere NFIT Email-adresser får al mail i den samme Inbox (og benytter samme User-ID og password). Flere Thunderbird konti er derfor ikke absolut nødvendige, evt. kan benyttes en alternativ afsender signatur. Thunderbird konto i forvejen og ønsker ny NFIT konto uden at slette/ændre den gamle Obs: Hvis man opretter en ekstra konto ( Create a new account ), vil denne i første omgang benytte samme outgoing mailserver (SMTP) som den første konto. Senere må man så via Account Settings tilføje en ekstra SMTP server. Start Thunderbird, men undlad at logge ind Hvis man har en konto i forvejen, og denne ønskes bevaret, vælges den med musen ude til venstre Der klikkes på Create a new account (ca. midt i Thunderbird vinduet) Brug nu vejledningen fra punkt 2 (New Account Setup) Men punkt 4 afviger, idet man kun kan definere Incoming Server (imap.nfit.au.dk) Tilsvarende kan kun anføres incoming User Name (NFIT User-ID) Udfør punkt 5-6 I punkt 7 kan ses at outgoing server samt outgoing user name er de samme som for den oprindelige konto - men klik blot på Done, da det kan ændres bagefter Udfør punkt 8-10 som beskrevet Punkt 11 afviger en del: Vælg som anført, Outgoing Server (SMTP) - og ovre til højre klikkes på Add... Udfyld det viste vindue, så det svarer til screen dump nederst side 4 (klik OK) Nyt punkt: Vælg nu den nye konto ude til venstre, derefter kan du ovre til højre skifte fra den oprindelige Outgoing Server (SMTP) til den netop definerede smtp.nfit.au.dk Nyt punkt: (Stadig med ny konto markeret) Klik på Set as default for at benytte den nye konto Resten af konfigurationen svarer til de øvrige punkter Andre tips Undgå at logge ind før der skal rettes vedr. incoming og outgoing servere, ellers kan Thunderbird hænge Hvis Thunderbird hænger længe, skal programmet tvangs-lukkes og startes igen På Windows PC ses, at det er nødvendigt at restarte Windows for at få mailprogrammet til at køre ordentlig igen Thunderbird accepterer ikke, at der er flere konti med samme User Name og Incoming server Thunderbird-dkENprg3.indd 9