På vej mod en bedre kommunikation 1
INDHOLD Indhold 2 Målsætning 3 Politikker 3 Overordnede politikker 3 Krisekommunikation 4 Målgrupper 5 Målgrupper for den eksterne kommunikation 5 Målgrupperne for intern kommunikation: 5 Budskaber 6 Lede til Jesus leve i Ham 6 Temaer 7 Ansvarsfordeling 8 Indre Missions Hovedbestyrelse 8 Generalsekretæren 8 Ledende sekretærer og konsulenter 8 Indre Missions sekretariat 9 Missionærer og konsulenter 9 Indre Missions Tidende 9 Virksomhedsledere 10 Økonomiafdelingen 10 Informationssekretær 11 Indsamlingskonsulent 11 IT-afdelingen 11 Medier 11 Politik 11 LENFO 12 Medieportal 12 egne Hjemmesider 12 Eksterne hjemmesider og nettjenester 13 KultuNaut 13 E-mail 14 Politik for e-mail 14 Sociale medier og indholdsdeling på internettet 14 Netmission 15 Video 15 Nyhedsbreve 15 Pressemeddelelser 15 Indbydelser, foldere og brochurer 16 Udstillingsstande, plakater og uddelingsmaterialer 16 Pressestrategi 16 Fælles design 17 Fælles annoncepolitik 17 Appendiks - Metoder og værktøjer til kommunikation 18 Skriftlig formidling 18 Planlægning af kommunikation 6 trin til en kommunikationsplan 21 Vurder dine budskaber 26 2
MÅLSÆTNING Indre Mission skal over for venner, ansatte, samarbejdspartnere og den øvrige offentlighed være en troværdig, initiativrig og relevant aktør i det kirkelige landskab og dermed også være en betydningsfuld og nutidig missionsbevægelse i mødet med det omgivende samfund. Målet for kommunikationsstrategien er at skabe de bedste forudsætninger for formidling af Indre Missions vision (se side 6). Strategiske mål med den eksterne kommunikation er: at skabe opbakning og forståelse omkring Indre Missions arbejde og de vedtagne visioner og målsætninger at sikre, at Indre Mission udgør en tydelig røst i den kirkelige debat at være en stærk og progressiv vækkerrøst i Danmark at fortælle de positive historier Strategiske mål med den interne kommunikation er: at opbygge og sikre et højt informationsniveau og en høj grad af åbenhed og dialog at give kendskab til og forståelse for de vedtagne visioner og mål at sikre vidensdeling og understøtte en god kommunikationskultur at skabe engagement, stolthed og fællesskabsfølelse over for bevægelsen at motivere medarbejderne og understøtte deres aktive medvirken i udviklingen af deres arbejdsplads/-område 3
POLITIKKER OVERORDNEDE POLITIKKER Vi ønsker at vores kommunikation skal være: Åben og ærlig også når det gælder de svære og følsomme emner Aktuel og rettidig når og hvor det er hensigtsmæssigt Tilpasset målgruppen både hvad angår form, omfang og sprog Respektfuld dvs. imødekommende og anerkendende KRISEKOMMUNIKATION Vi vil kommunikere aktivt og offensivt i sager om intern uenighed, fejlslagne satsninger eller manglende evne til at efterleve egne idealer. Det vil vi gøre for at sikre et troværdigt og åbent kommunikationsmiljø og undgå rygtedannelser. Vi vil altid være omhyggelige med ikke at lække personfølsomme oplysninger. I sager, der kan være skadelige for Indre Missions omdømme, kommunikerer vi åbent og ærligt og med nødvendig hensyntagen til involverede personer. Erkendelse af de faktiske omstændigheder bliver så vidt muligt fulgt op med konkrete handlingsplaner for, hvordan vi kan løse krisen og forhindre, at den vender tilbage. Der udarbejdes særskilte handlingsplaner til at imødegå følgende krisesituationer: Alvorlige personalesager, herunder overgreb Alvorlig offentlig kritik af medarbejdere, arbejdsgrene og lokalafdelinger I krisesituationer skal den interne og eksterne kommunikation drøftes med nærmeste overordnede. Generalsekretæren inddrages i alvorlige tilfælde. Er der begået fejl, undskylder vi uden tøven. I formidlingen af intern kritik gælder GÅRIMA-princippet: 1. Gå hen til ham/hende og aflever kritikken ansigt til ansigt 2. Ring kun hvis ovenstående ikke kan lade sig gøre 3. Mail kun hvis de ovenstående ikke kan lade sig gøre 4
MÅLGRUPPER Hvem skal vi henvende os til? Viden om målgruppen er en afgørende forudsætning, hvis kommunikationen skal fungere i forhold til målgruppen og de mål, vi har sat os. Det gælder både, når budskabet skal formuleres og i forbindelse med valg af medier. I planlægningen af informationsarbejdet vil vi derfor prioritere indsamling af viden og overvejelser omkring målgruppe(r) højt. Dette indebærer identifikation af livsværdier, adfærd, normer, holdninger mv. MÅLGRUPPER FOR DEN EKSTERNE KOMMUNIKATION Befolkningen i almindelighed uanset alder, køn, tro og etnicitet Regionale, lokale, nationale og kirkelige medier (TV, aviser, blade, netsider) Den Danske Folkekirke, herunder præster, biskopper, menighedsråd og valgmenigheder Kirkelige organisationer, institutioner og selskaber, herunder søsterorganisationer i andre lande Politiske beslutningstagere og offentlige myndigheder MÅLGRUPPERNE FOR INTERN KOMMUNIKATION: Indre Missions venner Kredsbestyrelser og samfundsbestyrelser Valgmenigheder, institutioner og skoler med tilknytning til Indre Mission Indre Missions Unge (IMU) Danmarks Folkekirkelige Søndagsskoler (DFS) Ansatte i Indre Mission, herunder også fritidsansatte og pensionerede medarbejdere Indre Missions virksomheder og administration Indre Missions ansatte opdeles i følgende målgrupper: Sekretærer og landsdækkende konsulenter Missionærer og konsulenter Ansatte på Indre Missions Hus Virksomhedsledere Fritidsansatte og pensionerede medarbejdere 5
BUDSKABER LEDE TIL JESUS LEVE I HAM Indre Mission har en mission og et formål: Vi vil Lede til Jesus - leve i ham. Vi ønsker, at fastholde vores mission i fire kerneværdier, som skal gennemsyre vores kommunikation: 1. Fællesskab der favner Indre Mission er både lokalt og på landsplan et åbent og imødekommende socialt og åndeligt fællesskab for alle, der søger et kristent fællesskab. Uanset om man er afklaret eller forholder sig spørgende til kristendommen. Og uanset om man deler Indre Missions bibelsyn og øvrige formulerede synspunkter. Indre Mission tilbyder gennem talrige arbejdsgrene åbne kristne fællesskaber til mennesker i alle aldre og livssituationer, både lokalt og på landsplan. Indre Mission ønsker ud fra et kristent menneskesyn og en diakonal grundholdning at hjælpe og støtte alle mennesker i det danske samfund, som har det svært. Indre Mission ønsker lokalt og nationalt at være en positiv og aktiv medspiller i folkekirken og i det øvrige samfund. 2. Forkyndelse der frigør Med udgangspunkt i en evangelisk-luthersk kristendomsforståelse ønsker Indre Mission at forkynde budskabet om frelse gennem dåb og tro til alle. Vi ønsker, at ønsker at evangeliet skal nå ud til hele verden. Derfor skal forkyndelsen også appellere til international mission på tværs af kulturer og landegrænser. 3. Fundament der fastholder Indre Missions arbejde hviler på Bibelen og folkekirkens bekendelsesskrifter. Indre Mission læser Bibelen som Guds klare budskab og vejledning om tro og liv til mennesker til alle tider. Indre Mission bakker aktivt op, når kirkelige, politiske eller andre meningsdannere træffer beslutninger eller udtaler sig i tråd med Bibelen og folkekirkens bekendelsesskrifter. Indre Mission siger aktivt fra, når kirkelige, politiske eller andre meningsdannere træffer beslutninger eller udtaler sig i klar strid med centrale dele af Bibelen og folkekirkens bekendelsesskrifter. 4. Forvaltning der forandrer Indre Mission er i alle arbejdsgrene og virksomheder frivillige såvel som lønnede en loyal og troværdig samarbejdspartner med høje etiske standarter. Indre Mission forvalter dygtigt og ansvarligt betroede midler. Indre Mission ønsker at gå foran, når det gælder omsorg for lønnede og frivillige medarbejdere over hele landet. Indre Mission vil inspirere til gavmildhed og ansvarlighed i forhold til de svagest stillede både her i landet og i resten af verden. Gennem Indre Missions arbejde ønsker vi, at danskerne skal møde Jesus og få evigt liv. Gennem ord og handling vil vi vise, hvem Jesus er og lede mennesker til ham. 6
TEMAER Vi ønsker at blande os i aktuelle debatter vedrørende kristendom, tro og eksistens. En del af strategien er, at vi opstiller separate kommunikationsstrategier for specifikke temaer (fokusområder) 7
ANSVARSFORDELING Ledere og mellemledere har ansvar for, at kommunikationsindsatsen bliver prioriteret højt i dagligdagen og er indsat som punkt på diverse dagsordener. Informationsniveauet skal være højt. I forhold til ekstern kommunikation har de enkelte arbejdsgrene og virksomhedsområder en ret og pligt til at kommunikere med de opstillede målgrupper om relevante emner. De enkelte arbejdsgrene udarbejder egne kommunikationsplaner på baggrund af den fælles kommunikationsstrategi. Planerne skal evalueres en gang årligt, og de skal indeholde konkrete mål, der skal være SMART e (specifikke, målbare, ambitiøse, realistiske, tidsfastsatte). Planerne udarbejdes på baggrund af en fælles skabelon (se appendiks). Kommunikationsindsatsen for hele Indre Mission koordineres i forbindelse med hovedbestyrelsesmøder, HB-stabsmøder og ledermøder. Spørgsmålet om kommunikation indgår som et fast punkt på disse møders dagsorden. Aktører INDRE MISSIONS HOVEDBESTYRELSE Formanden udtaler sig på vegne af hovedbestyrelsen og besvarer spørgsmål fra pressen. Alle hovedbestyrelsesmedlemmer kan udtale sig på egne vegne, så længe det sker i loyalitet over for hovedbestyrelsens beslutninger, medarbejdere og arbejdsgrene og ikke vedrører følsomme emner (f.eks. personalesager). GENERALSEKRETÆREN Repræsenterer i samspil med formanden Indre Mission over for pressen mv. Formidler hovedbestyrelsens beslutninger, med mindre der i konkrete tilfælde er indgået en anden aftale. Er ansvarlig for den interne og eksterne kommunikation. Er dermed også ansvarlig for, at både bestyrelser og enkeltpersoner i baglandet kan komme i dialog med ledelsen om aktuelle emner. Er ansvarlig for en personlig videoblog på Indre Missions hjemmeside, som benyttes til at præsentere aktuelle tanker og budskaber både til Indre Missions venner, til pressen og til offentligheden. LEDENDE SEKRETÆRER OG KONSULENTER Repræsenterer i samspil med generalsekretæren Indre Mission over for pressen mv. Er ansvarlige for at sikre et højt informationsniveau inden for de specifikke arbejdsområder. Har til opgave at videreformidle beretninger og oplevelser fra arbejdet, så Indre Missions venner kan bliver holdt opdateret om, hvordan de indsamlede midler bliver forvaltet. Denne formidling kan f.eks. ske gennem 8
Indre Missions Tidende, nyhedsbreve og informationer ved møder. Er ansvarlige for, at der bliver opstillet mål for kommunikationen, samt at der sker en løbende evaluering. INDRE MISSIONS SEKRETARIAT Besvarer daglige administrative henvendelser. Udsender breve på vegne af hovedbestyrelsen, generalsekretæren og de forskellige arbejdsgrene. Er ansvarlig for, at den skriftlige formidling er personlig og vedkommende (se appendiks). Informerer Indre Missions medarbejdere om personalemæssige forhold. MISSIONÆRER OG KONSULENTER Har en medansvar for at videreformidle beretninger og oplevelser fra arbejdet, så Indre Missions venner kan bliver holdt opdateret om, hvordan de indsamlede midler bliver forvaltet. Denne formidling kan f.eks. ske gennem Indre Missions Tidende, nyhedsbreve og informationer ved møder. Har også et medansvar for at videreformidle beretninger og oplevelser fra det lokale arbejde i den lokale presse, med henblik på at oplyse offentligheden om Indre Missions arbejde og visioner. INDRE MISSIONS TIDENDE Er et vigtigt og uomgængeligt medie i forbindelse med Indre Missions kommunikation. Er forpligtet på at lave oplysende, kritisk, skarp og væsentlig journalistik inden for et organisationsblads rammer. Det tilstræbes, at journalistikken er på omgangshøjde med tiden, den aktuelle virkelighed og IM-vennernes behov. Der er redaktionel frihed til at skrive om alle emner, så længe det sker ud fra en grundlæggende loyalitet over for Indre Missions ledelse og værdigrundlag. Er Indre Missions ansigt udadtil og kan dermed anvendes som et vigtigt redskab i den strategiske og ledelsesmæssige kommunikation. Ledelsen har ret til at få sine budskaber kommunikeret igennem Indre Missions Tidende. Er som udgangspunkt imødekommende, spørgende og interesseret, når ledelse, arbejdsgrene, virksomheder samt frivillige og lønnede medarbejdere i Indre Mission kommer med ønsker og ideer til artikler og budskaber, der ønskes kommunikeret ud gennem bladet. Er forpligtet på at vurdere og prioritere relevans og muligheder i de ideer til artikler og budskaber, som kommer fra forskellige dele af Indre Mission. Har redaktionel frihed til at vinkle og afvise ideer ud fra journalistiske kriterier med skyldig hensyntagen til Indre Missions Tidendes placering og afgørende betydning som organisationens blad og talerør. 9
Er med ekspertise og arbejdskraft til rådighed for ledelsens kommunikation gennem andre medier, for eksempel i form af hjælp til udformning af pressemeddelelser, udtalelser og læserbreve. Er en proaktiv sparringspartner for ledelsen i dennes eksterne og interne strategiske kommunikation. Er indstillet på at lade eventuelle konflikter, som kan opstå i spændingen mellem at være et foreningsblad og et journalistisk produkt, erstatte af en dialog, som har til formål at finde de fælles holdninger og mål og nå frem til en form og et indhold, som alle kan leve med. Kan dette ikke lade sig gøre, har Indre Missions Tidendes ansvarshavende redaktør det afgørende ord. Indre Missions ledelse har, efter at bladet er skrevet og trykt, ret til at kritisere redaktionens konkrete valg og prioriteringer, ligesom redaktionen/redaktøren har ret og, når det efterspørges, pligt til at begrunde disse. VIRKSOMHEDSLEDERE Virksomhedslederen er kommunikationsansvarlig for sin egen virksomhed. Er ansvarlige for, at der bliver opstillet mål for ekstern og intern kommunikation, samt at der sker en løbende evaluering. Er ansvarlig for, at de vedtagne handlingsplaner følges i krisesituationer. ØKONOMIAFDELINGEN Er i samarbejde med informationssekretæren ansvarlig for kommunikation vedrørende indsamlingsarbejdet. Besvarer daglige administrative henvendelser vedrørende økonomiske spørgsmål. Informerer Indre Missions medarbejdere om personalemæssige, økonomiske og skattemæssige forhold, der er relevante for ansættelsesforholdet i IM. Dette sker blandt andet via medarbejdermappen. Informerer det lokale arbejde (primært kassererne) om juridiske, økonomiske og skattemæssige forhold, der har betydning for giverne og det lokale arbejde herunder missionshusene. Sørger for, at der informeres bredt via IMT om væsentlige emner, der har betydning for det lokale arbejde og giverne. Informerer om Indre Missions økonomiske forhold (budget, regnskab mv.) INFORMATIONSSEKRETÆR Er i samarbejde med økonomiafdelingen ansvarlig for kommunikation vedrørende indsamlingsarbejdet. Er ansvarlig for opdatering og vedligehold af Indre Missions hjemmeside. 10
INDSAMLINGSKONSULENT Er i samarbejde med økonomiafdelingen ansvarlig for kommunikationen vedrørende indsamlingsarbejdet. Er ansvarlig for, at den skriftlige formidling er personlig, vedkommende, korrekt og let forståelig. Denne kommunikation dækker Personlig kommunikation med den enkelte bidragsyder gennem breve, e-mails og telefon Kommunikation til Indre Missions venner omkring gavebehov og givertjeneste IT-AFDELINGEN Er ansvarlig for drift og udstyr til brug ved den internetbaserede og elektroniske kommunikation (se s. 11ff.). MEDIER POLITIK Indre Mission ønsker grundlæggende at gøre brug af alle tilgængelige og veludviklede kommunikationsteknologier, hvis teknologien virker hensigtsmæssig i forhold til de aktuelle målgrupper. Vi anser internettet for at være en afgørende kommunikationsplatform i dag. Det gælder både i forhold til den interne og den eksterne kommunikation. Derfor vil vi stille de nødvendige værktøjer til rådighed og tilbyde undervisning til både ansatte og frivillige medarbejdere. Elektronisk kommunikation LENFO LENFO (Indre Missions Leder og Netværksforum) er Indre Missions interne internetbaserede kommunikationsværktøj for både ansatte og frivillige medarbejdere. LENFO skal opfylde behovet for: Netværk Et katalog over både ansatte og frivilliges data og kompetencer Information En central for intern information fra Indre Missions ledelse og arbejdsgrene Samarbejde Et forum for samarbejde og ressourcedeling på tværs af alle medarbejdergrupper 11
LENFO udvikles løbende til at opfylde de behov, der er for en effektiv og brugervenlig dialog mellem ledelse og alle Indre Missions medarbejdere. Ansatte medarbejdere er ansvarlige for at holde deres personlige profil på LENFO opdateret og for at holde sig ajour med meddelelser og informationer, som lægges ud på LENFO. MEDIEPORTAL Medieportalen er en offentlig fælles indgang til alle digitale medieprodukter i Indre Mission og henvender sig både til Indre Missions venner og til offentligheden. Medieportalen omfatter: Musiknyheder Billetter Nodebasen Lydfiler (taler og podcast) Billeder og præsentationer Video Dokumenter og forkyndelsesmaterialer Netradio EGNE HJEMMESIDER Alle arbejdsgrene, virksomheder og lokale afdelinger er ansvarlige for at præsentere sig for offentligheden og vennerne via egne hjemmesider. Dog kun i det omfang, der er vilje og ressourcer til at holde hjemmesiden præsentabel og opdateret. Indre Mission stiller brugsvenlige skabeloner og cms-systemer til rådighed for både lokale og landsdækkende afdelinger, som selv står for udvikling og vedligehold. IT-afdelingen yder dog support til alle, som bruger det anbefalede cms-system. Desuden tilbyder Indre Mission standardiserede alias-domæner til alle lokale hjemmesider. Indre Missions officielle hjemmeside, www.indremission.dk, er et afgørende organ for Indre Missions for information til offentligheden. Indremission.dk skal indeholde: Faktuel information om Indre Missions formål, historie, arbejdsgrene, afdelinger og medarbejdere Aktuelle strategiske meddelelser om organisatoriske forhold, holdninger og beslutninger Udvalgte aktuelle nyheder og reportager, der giver et bredt dækkende indtryk af Indre Missions arbejde 12
Indremission.dk skal i design og sprog præsentere Indre Mission som en moderne, dynamisk og engageret missionsbevægelse. Sproget og indholdet skal generelt være tilgængeligt for teenagere på 14 år. EKSTERNE HJEMMESIDER OG NETTJENESTER Indre Mission vil løbende holde sig ajour med informationer om bevægelsen på eksterne netsteder såsom nyhedsmedier, net-leksika, kataloger osv. I de tilfælde hvor informationen er mangelfuld eller misvisende, foretages en vurdering af behovet for at reagere. Vi vil særlig have fokus på: Landsdækkende nyhedssites Folkekirken.dk og lign. religionsportaler Katalogsider såsom Google, De Gule sider o.lign. Undervisningsportaler og ressourcesider for studerende, f.eks. Wikipedia og www.denstoredanske.dk KULTUNAUT Gennem et samarbejde med kulturkalenderen KultuNaut.dk stiller Indre Mission en landsdækkende arrangementskalender til rådighed, som giver mulighed for, at alle lokale afdelinger får deres mødeprogram eksponeret bredt gennem diverse medier. Samtidig får de via KultuNaut.dk en løbende opdateret kalender på deres egen hjemmeside. Alle kalenderens brugere betaler et årligt abonnement for servicen. E-MAIL Indre Mission vil fremme brugen af e-mail frem for papir-post og vil undgå papir-print af korrespondancen, hvor det ikke er nødvendigt. Indre Missions sekretariat bruger fortrinsvis direkte e-mail i den individuelle dialog med de ansatte medarbejdere og LENFO, når det drejer sig om mere generel information. Alle ansatte medarbejdere i Indre Mission skal have en tjenstlig e-mail konto under @indremission.dk, som kun bruges til arbejdsrelateret kommunikation og er i øvrigt ansvarlige for at administrere deres tjenstlige e-mail-adresse efter de gældende retningslinjer. POLITIK FOR E-MAIL Indre Mission anser e-mail for at være en kommunikationsform, der skal behandles med samme seriøsitet og juridiske validitet som papirpost. Indre Mission stiller en e-mail post konto til rådighed for alle ansatte medarbejdere. Kontoen skal bruges til arbejdsrelateret korrespondance som i hovedreglen holdes adskilt fra privat korrespondance 13
På arbejdsdage skal alle personlige henvendelser så vidt muligt besvares - eller kvitteres for inden 24 timer efter modtagelsen. Ved ferie eller fravær skal der oprettes en automatisk svar-service, der meddeler, hvornår e-mailen kan forventes besvaret. Filer på mere end 5 mb bør ikke vedhæftes e-mails, men sendes via en særskilt fildelings-tjeneste. Alle medarbejdere er pligtige til at installere og vedligeholde antivirus-programmer og tilsvarende software efter anbefalinger fra Indre Missions IT-afdeling. SOCIALE MEDIER OG INDHOLDSDELING PÅ INTERNETTET Vi forventer, at Indre Missions medarbejdere afspejler de budskaber og værdier, som formuleret i dette dokument, når de færdes på internettet og f.eks. bruger sociale medier som Facebook og Twitter. Vi vil udforme regelmæssigt opdaterede strategier for, hvordan Indre Mission aktivt kan synliggøre sit arbejde og sine værdier gennem de mest brugte internet-forummer, såsom Facebook, Twitter og blogforummer. Vi vil desuden - i videst muligt omfang - distribuere aktuelle budskaber og informationer fra Indre Mission ved hjælp af indholdsdeling og åbne standarder, som gør det muligt for alle at abonnere på og integrere opdateringer og nyheder fra Indre Missions hjemmesider. NETMISSION Indre Mission bruger internettet til evangeliserende mission ved at skabe hjemmesider og andre internettjenester, der forkynder evangeliet og bliver et mødested for mennesker. Aktuelt fokuserer vi på: Hjemmesider SMS-tjenester Korte videoer med forkyndelse, refleksion og vidnesbyrd VIDEO Indre Missions Videoværksted skal producere korte video-programmer, der kan integreres i både informations- og forkyndelsesarbejdet. Videoerne stilles til offentlig rådighed via internettet og kan benyttes frit. 14
Skriftlige medier NYHEDSBREVE Indre Mission anser nyhedsbrevet for en vigtig kommunikationsform, der skal prioriteres højt. Nyhedsbrevet bør indgå i alle arbejdsgrenes kommunikations-strategier og udsendes via forskellige mediekanaler (f.eks. e-mail, hjemmeside, RSS/webfeed, Facebook, Twitter, SMS mv.). Nyhedsbrevene skal formuleres i et personligt, lettilgængeligt og udadvendt sprog tilpasset deres primære målgruppe, så de sikres bredest muligt gennemslag hos modtagerne. Til udsendelse af regelmæssige nyhedsbreve skal der benyttes en særlig mailliste-server, som Indre Missions IT-afdeling stiller til rådighed. PRESSEMEDDELELSER Vi anser pressemeddelelser som et strategisk kommunikationsværktøj og vil derfor arbejde målrettet med sproget, formen og indholdet, sådan at der i hver pressemeddelelse er fokus på én god og interessant historie om Indre Mission. Pressemeddelelser udsendes kun, når der er relevante historier eller nyheder at fortælle. Pressemeddelelserne skal udformes, så de uden videre kan sættes i de aviser, de er skrevet til. Det vil sige, at de skal skrives med den journalistiske distance og tone, som er typisk for dagens avisartikler. Hovedpointen skal præsenteres i pressemeddelelsens indledende underrubrik. INDBYDELSER, FOLDERE OG BROCHURER Tryksager er supplerende og støttende mediekanaler for tilhørende netsteder, hvor den opdaterede og udvidede information findes. Af samme grund skal papir-tryksager begrænse sig til den mest nødvendige information. Alle tryksager skal indeholde oplysning om: Dato Ansvarlig arrangør eller udgiver Kontaktoplysninger (e-mail, hjemmeside, tlf.) UDSTILLINGSSTANDE, PLAKATER OG UDDELINGSMATERIALER Ved produktion af udstillingsmateriale skal omkostninger og ressourceforbrug nøje gennemtænkes i forhold til nytten og effekten af materialerne. Vi skal producere materialer, som tåler at blive brugt mange 15
gange og som er enkle at opdatere. Udstillingsmaterialer skal produceres og udformes så det er relevant og let at bruge i offentlige sammenhænge, fx på biblioteker, ved messer og lign. arrangementer. De skal være lette at transportere og opstille af forskellige medarbejdere i forskellige sammenhænge. PRESSESTRATEGI Vi ønsker at fortælle de gode historier og pege på, at Indre Mission er en nutidig og samfundsorienteret bevægelse. Derfor skal vi være velforberedte og give pressen en god service. Vi anerkender, at den gode historie skal målrettes journalistens læsere, lyttere eller seere. Generelt indeholder en god historie nogle eller flere af disse elementer: Aktualitet. Hvad er det nye? Hvad sker der lige nu? Væsentlighed. På hvilken måde har det nye betydning for målgruppen? Identifikation. Hvad kan andre genkende eller let sætte sig ind i? Sensation. På hvilken måde er historien unik? Hvad er aldrig set eller sket før? Konflikter. Hvem er uenige? Den personlige historie i form af bare det var mig, eller godt det ikke er mig. De ledende medarbejdere (se afsnittet Aktører og ansvarsfordeling) har ansvar for at opdyrke et netværk af journalistiske kontakter på fagblade, dagblade og landsdækkende radio/tv. Vi skal være det sted hvor pressen kan få substantiel baggrundsviden om relevante emner og historier, men vi skal ikke deltage i sensationer. Den gode historie er en sand historie. Vi planlægger løbende, hvordan ledende medarbejdere kan synliggøre Inde Missions aktiviteter gennem kronikker, debatindlæg, pressemeddelelser m.v. Det koster mange ressourcer at blive synlig i medierne, og vi skal derfor lave klare afvejninger i hvert enkelt tilfælde af, hvad formålet er, og hvordan det følges op. Det er også relevant at vores primære målgrupper ikke nødvendigvis nås via pressen, og at det har større politisk sigte (overlevelse) og generelt kendskab. FÆLLES DESIGN Der udarbejdes en designmanual som detaljeret beskriver opsætning af fx breve, hjemmesider, kuverter, fonte, artikler, mapper, rapporter, logoer, farver, brochurer og andet informationsmateriale. FÆLLES ANNONCEPOLITIK Der udarbejdes fælles annoncepolitik ud fra brandingmæssige og synergimæssige overvejelser. 16
APPENDIKS - METODER OG VÆRKTØJER TIL KOMMUNIKATION SKRIFTLIG FORMIDLING 11 sprogbud Essensen i de følgende elleve sprogbud er hentet fra bogen Dansk sprog - en grundbog af Henrik Galberg Jacobsen og Peder Skyum Nielsen (Schønberg, 1998). Bogen er stadig i handlen og kan varmt anbefales. 1. Skriv godt! At skrive godt er at skrive sådan, at det du har på hjerte informationerne, budskabet, indholdet kommer klart og effektivt frem til den du skriver til. En god tekst er en tekst, der så gnidningsløst som muligt overbringer den skrivendes budskab til læseren. 2. Skriv personligt! Det betyder, at du godt må vise, at der er mennesker i begge ender af kommunikationen. Det kan du blandt andet gøre ved at bruge personord som jeg, vi, du, I, De i dine tekster. 3. Skriv forståeligt! Skriv ord, som dine læsere forstår. Og hvis du er nødt til at bruge ord, som du ikke er sikker på dine læsere vil forstå, så forklar dem. 4. Skriv konkret! Det betyder, at du skriver så tæt på din læsers virkelighed som muligt. Det, du skriver, skal virke vedkommende for læseren. Undgå abstrakte ord og udtryk. 5. Skriv opløst! Det vil sige, at du skriver én ting ad gangen. Skriv korte sætninger, som kun indeholder en eller to informationer. Pas også på indskudte sætninger og sammensatte ord. 6. Skriv ligeud! Skriv uden omsvøb. Hovedsagen skal komme først og biomstændighederne bagefter. Bisætninger skal hellere stå sidst end først i helsætningen. 7. Skriv overskueligt! Teksten skal være let at orientere sig i. De vigtigste midler til at skabe overskuelighed er overskrifter og afsnit. 8. Skriv mundtligt! Det betyder ikke, at du skal skrive, som du taler. Men du skal alligevel gøre dig umage med at bruge formuleringer, der ligger forholdsvis tæt på talesproget. 9. Skriv sammenhængende! De enkelte afsnit skal hænge sammen. Det gælder om at fokusere på overgangene imellem de enkelte afsnit. 10. Skriv læsbart! Undgå lange ord og sætninger. 11. Skriv korrekt! Dvs. at du skal overholde de formelle krav til skriftlig sprogbrug. Sørg for at få andre til at læse og rette din tekst igennem. Det er de færreste, der kan skrive en tekst helt uden fejl. 17
Otte gode råd kviktjek 1. Kan min modtager forstå det, jeg vil fortælle? 2. Begynder jeg med det, min modtager er mest interesseret i? 3. Kan jeg skrive kortere? 4. Har jeg for lange sætninger? 5. Undgår jeg fagudtryk, fremmedord og gammeldags ord? 6. Skriver jeg konkret og venligt? 7. Har jeg korte afsnit med rammende overskrifter? 8. Kan jeg læse min tekst højt uden problemer? 10 punkter om kommunikation 1. Kommunikation handler om fortolkning Glem ikke, at den du prøver at få i tale altid vil fortolke dit budskab ind i sin egen kontekst. Du kan ikke kontrollere modtageres fortolkninger. Du kan udelukkende styre din kommunikation, ikke modtagelsen eller forståelsen af den. 2. Det er altid din skyld Hvis din modtager misforstår dig, er der kun dig til at rette op på det. Slug en kamel eller to. Vær klar med gode argumenter, og vær også klar til at gå på kompromis. 3. Store kampagner Man kan ikke kommunikere med alle på samme tid. Store kampagner rammer altid ved siden af. 4. Begrænsninger Små budgetter og begrænset tid er ikke acceptable undskyldninger for slet ikke at kommunikere. Det er ikke altid, der er mange ressourcer til rådighed, men så må man prøve at se, hvordan man kan sætte noget i sving inden for rammerne. 5. Alle kommunikerer Det er dit ansvar, at der kommunikeres godt og klart. Er du teolog og lyder som en teolog, lyder hele din organisation som teologer osv. Men virker du lydhør og fremkommelig, er det også sådan din organisation virker. Pas på indforstået sprog og stive vendinger. Vis mennesker den respekt at tale til dem med ord, de forstår. 6. Alle medier gælder Der er ingen grund til at være fin på den. Hvis din målgruppe mest bruger et bestemt medie, er du ikke for fin til at bruge det. Find derfor ud af, hvilke medier din målgruppe anvender, og brug dem. Nye medier er også medier. 7. Hold dig på god fod med pressen Sørg for en god relation til pressen og udarbejd overordnede strategier: Hvad er det, I gerne vil med presseindsatsen? Hvad skal I gøre? Vær konkret. Tro ikke, at pressen er en vigtig samarbejdspartner i sig selv. Det gør du den til. 8. Vær loyal Når du kommunikerer, skal du være loyal over for dine kollegaer og din ledelse. 9. Vis indlevelse Vis indlevelse, når du kommunikerer med mennesker, men overskrid aldrig folks private grænser. Vær i det hele taget meget bevidst om, om du bevæger dig på det professionelle, personlige eller private niveau. 10. Planlæg og evaluér Brug energi på at arbejde med kommunikationsplaner. Vær ambassadør over for dine kollegaer. Det er en del af al kommunikation at evaluere. Det behøver ikke være fint eller videnskabeligt, men glem aldrig at sætte tid af til at evaluere. 18
Anbefaling Julie Lindegaard: Bliv synlig i medierne. Sådan fortæller du de gode historier Bliv synlig i medierne er en konkret guide til den gode kontakt til pressen. Bogen giver en grundig og praktisk indføring i, hvordan du og din virksomhed kan bruge PR og medieomtale som værktøj til at skabe øget synlighed om dine produkter, så du får mere gang i forretningen. Bogen gennemgår de forskellige forberedelsesfaser, du med fordel kan gå igennem, før du kontakter journalisten, og den giver dig gode råd til, hvordan du skal præsentere dine historier, så du fanger journalistens interesse. Du får tjeklister, guide til den gode pressemeddelelse og gode råd om, hvordan du sikrer, at pressemeddelelsen ender på den rigtige journalists skrivebord - og bliver læst. www.borsensforlag.dk Pris: 199 kr. 19
Planlægning af kommunikation 6 trin til en kommunikationsplan En kommunikationsplan er præcis, som ordet siger en plan for kommunikation. Den kan både være overordnet for en hel virksomhed eller arbejdsgren eller være for en konkret begivenhed. Ofte vil det være en fordel at have en overordnet kommunikationsplan, hvor man slå budskaber og indsatsområder fast, og supplere den med en slags tillægskommunikationsplaner ved større begivenheder som f.eks. et landsdækkende arrangement eller nye satsningsområder. Fordelen ved en kommunikationsplan er, at man på forhånd ved, hvad man ønsker at kommunikere, og har gjort sig alle de nødvendige overvejelser om budskab, målgrupper, arbejdsdeling, tidsplan osv. Når man udarbejder en kommunikationsplan kan det være en fordel at tage udgangspunkt i følgende 6-trinsraket. Det er ikke sikkert, du behøver svare på alle spørgsmålene, så brug tiden på de spørgsmål, der er vigtige for netop dit kommunikationsprojekt. (Inspireret af: Kirken og en masse medier, Danmarks Kirkelige Mediecenter 2008) 6. Hvad er succeskriterierne for din kommunikation? 1. Hvad er målet med din kommunikation? 5. Hvem gør hvad hvornår? 2. Hvad vil du fortælle? 4. Hvordan vil du fortælle det? 3. Hvem vil du fortælle det til? 20
1: Hvad er målet med din kommunikation? Hvad vil du opnå med din kommunikation? Vil du gøre en arbejdsgren kendt eller skabe opmærksomhed om et bestemt arrangement? Eller vil du lægge op til debat? Mulighederne er mange. Skal målgruppen for kommunikationen blot informeres, eller skal de ændre holdninger eller adfærd på baggrund af din kommunikation? Opstil dine mål: Eksempel: Mål 1: Vi vil opmuntre aktive seniorer i IM til at invitere venner og bekendte med til arrangementer i IM s seniorarbejde. Mål 2: Vi vil gøre opmærksomme på en bibel- og golf-weekend for seniorer, som arrangeres for at profilere IM s seniorarbejde. Mål 1: Mål 2: Mål 3: 2: Hvad vil du fortælle? Hvad er hovedbudskabet/hovedbudskaberne? Skriv det ned, maksimum 2-5 linjer, og begynd så vidt muligt med sætningen: Jeg vil fortælle, at 21
Eksempel Hovedbudskab 1: Vi vil fortælle, at Indre Missions seniorarbejde er et godt sted at introducere nysgerrige og søgende seniorer til kristendommen. Hovedbudskab 2: Vi vil fortælle, at Indre Missions seniorarbejde ikke kun henvender sig til ensomme seniorer. Hovedbudskab 3: Vi vil fortæller, at Indre Missions seniorarbejde arrangerer en bibel- og golf-weekend på Hotel Sanden Bjerggaard i uge 30 2011 for alle interesserede. Hovedbudskab 1: Hovedbudskab 2: Hovedbudskab 3: Overvej hvilke konsekvenser hovedbudskabet har for din virksomhed/arbejdsgren? Og evt. for hele IM s arbejde? Hvilke argumenter bakker op om budskabet? Hvorfor er dette vigtigt? Hvilke eksempler kan du bruge for at underbygge dine pointer? 22
3: Hvem vil du fortælle det til? Overvej hvem du vil kommunikere dit budskab til, og hvem der har en naturlig interesse i dit budskab. Brug evt. (matrix i værktøjskassen) Ønsker du at kommunikere med en bred målgruppe, kan det være nødvendigt at inddele den i undergrupper. Alle har sjældent brug for de samme informationer, så du er ofte nødt til at formulere dit hovedbudskab på forskellige måder til forskellige grupper, hvis du skal nå ud til alle. Hvordan forventer du, at modtagerne af kommunikationen vil reagere? Hvad gør du, hvis nogen reagerer negativt? Eksempel: Primær målgruppe: Aktive seniorer i IM Sekundær målgruppe: Åndelige nysgerrige seniorer uden tilknytning til IM s seniorarbejde. Primær målgruppe 1: Primær målgruppe 2: Sekundær målgruppe: 4: Hvordan vil du fortælle det? Overvej de kommunikationskanaler, du har til rådighed. Vælg de forskellige kommunikationskanaler, der når flest af din målgruppe, og fravælg dem, der ikke rammer. En Facebook-gruppe kan være det rigtige valg, hvis du ønsker at informere om et arrangement for teenagere. Men næppe hvis du vil gøre opmærksom på et seniortræf. Vil du benytte pressen, så overvej meget grundigt, hvilke medier der bedst når netop dine målgrupper. Send kun pressemeddelelser til relevante medier. Sørg for at have svar på alle de spørgsmål, journalisten kan finde på at stille og hold dig til et sprogbrug, som både journalister og avislæsere forstår. (Se afsnit om pressekontakt) Respekter også, at journalisten ofte vil prøve at finde sin egen vinkel på historien, når artiklen skal skrives. Du kan altså ikke forvente, at få din pressemeddelelse trykt ordret. Hvilke informationskanaler vil du bruge? 23
5: Hvem gør hvad hvornår? Lav et skema med datoer og opgavefordelinger for de enkelte led i kommunikationen, så ingen er i tvivl om, hvem der tager sig af hvad, og hvornår? Ved større projekter kan det også være nødvendigt at lægge et budget for kommunikationen. Eksempel Handling Ansvarlig Deadline Budget Udarbejdelse og udsendelse Peter 01.01.2011 5.000kr af informa- tionsfolder til alle missionærer og lokale IM-samfund med seniorarbejde Udarbejdelse og udsendelse Jens 01.12.2010 10.000kr af program for bibel- og golfweekend til alle missionærer og IM-samfund med seniorarbejde Udarbejdelse og udsendelse Lene 01.02.2011 0 kr. af presse- meddelelse til IMT og Kristeligt Dagblad om bibel- og golfweekend + opfølgning på mediekontakt med henblik på større omtale af IM s seniorarbejde Indryk af annoncer vedr. bibel og golfweekend i IMT og Kristeligt Dagblad Karin 01.02.2011 10.000 kr Handling Ansvarlig Deadline Budget 24
6: Hvad er succeskriterierne for din kommunikation? Hvad er dine succeskriterier? Udfyld et skema. Kriterierne skal være målbare og hænge sammen med de mål, du satte for kommunikationen i afsnit 1. Husk efterfølgende at evaluere kommunikationsplanen, så du lære af dine erfaringer. Hvor megen medieomtale gav kommunikationen? Hvor mange kom der til arrangementet? Osv. Eksempel Succeskriterium Faktisk Resultat Afvigelse Kontakt til min. 50 seniorer på landsplan på baggrund af invitationer fra aktive seniorer i IM 75 deltagere på bibel og golfwekend. Deraf 25 procent nye kontakter Udfyldes når kampagnen er slut Nåede vi succeskriteriet? 25
Vurder dine budskaber I Indre Mission har vi en række bibelske værdier, som deles af flertallet i befolkningen. Vi har dog også bibelske værdier og holdninger, som strider imod tidsånden, og som derfor kan være svære at kommunikere ud i offentligheden. Derfor bliver vi nogle gange misforstået, og vi kan let føle, at især medierne behandler os ud fra gamle fordomme og karikaturer, som ikke har hold i virkeligheden. En del af disse misforståelser kan dog undgås, hvis vi ser vores budskaber efter i sømmene. Her kan denne matrix være en hjælp til at overveje, hvilke budskaber der er oplagte at kommunikere, og hvilke vi skal være mere forsigtige med. 26
Vandret akse: Her plottes temaer og budskaber ind efter deres betydning og prioritet i IM Lodret akse: Her plottes temaer og budskaber ind efter deres betydning og prioritet i samfundet i øvrigt. Modellen tager udgangspunkt i kommunikation gennem landsdækkende medier, som vi forventer bruges af alle. Er man ude efter at kommunikere med en specifik målgruppe, kan man selvfølgelig skrive en hvilken som helst gruppe en på den vandrette akse og tage udgangspunkt i deres synspunkter. F.eks. teenagere, landmænd, sportsinteresserede osv. På den måde opstår fire grupper af budskaber, som hver især stiller forskellige krav til kommunikationen. Øverste højre kvadrant: Budskaber med høj prioritet i både IM og i samfundet i øvrigt. Her er det oplagt at kommunikere. IM kan komme med et budskab, som både opfattes som relevant og på rette plads. F.eks. omsorg for svage og ensomme. Nederste højre kvadrant: Budskaber med høj prioritet i samfundet, men lav prioritet i IM IM skal ikke nødvendigvis have en mening om alt, men ved ikke at give sin holdning til kende i sager, som generelt optager befolkningen, kan man let komme til at fremstå som en lukket bevægelse, ude af trit med tiden. Overvej om det er muligt at bruge disse temaer som et springbræt til at formidle kristne værdier. F.eks. klima og miljø. Øverste venstre kvadrant: Budskaber med høj prioritet i IM, men lav prioritet i samfundet i øvrigt. At kommunikere et budskab til personer, som ikke er interesserede i det budskab, der kommunikeres er selvsagt en stor udfordring. Her er det vigtigt at vælge sine kampe med omhu. Er ingen eller meget få interesserede i pressemeddelelser om nyansættelser e.l., så drop dem og brug ressourcerne på noget andet. I nogle sager må vi dog kommunikere, selv om folk ikke ønsker at høre. F.eks. når det gælder evangeliet. Her må vi forsøge at tage udgangspunkt i temaer, som har høj prioritet hos folk, feks fra øverste højre eller nederste højre kvadrant og bruge dem som springbræt til at vise relevansen af vores hovedbudskab. Nederste venstre kvadrant: Budskaber med lav prioritet i IM og i samfundet i øvrigt. I denne kategori findes alle de ligegyldige budskaber, og dem er der selvfølgelig ingen grund til at kommunikere. 27
Korskærvej 2 5 7000 Fredericia Tlf. 75 92 61 00 indremission.dk Lede til Jesus leve i Ham 28