Region Midtjylland Bilag til Underudvalget vedr. dannelse af Trafikselskabet møde den 1. juni 2006 Punkt nr. 11
Side 1 af 4 9-1-1-06 4. Forslag til overordnet organisering samt geografisk placering af trafikselskabets administration Resumé Underudvalget vedr. forberedelse af trafikselskabet skal indstille til Forberedelsesudvalget, hvordan den overordnede organisering og geografiske placering af trafikselskabet skal være. Der præsenteres fordele og ulemper ved forskellige modeller for organisering. Derudover skitseres der et forslag til tidsplan for den endelige beslutning. Direktionen indstiller, at at at at det drøftes, hvorvidt trafikselskabets administration skal placeres samlet eller skal organiseres med en (eller flere) satellitenhed(-er), det drøftes, hvor administrationen placeres geografisk, det vedlagte notat med forslag til arbejdsfunktioner i trafikselskabets satellitenhed danner baggrund for den videre planlægning, såfremt det besluttes at arbejde videre med en model med en satellitenhed, og forslaget til administrativ placering af trafikselskabets administration, jf. kommissoriet for Underudvalget vedrørende forberedelse af trafikselskabet, sendes til høring hos kommunerne, således som det fremgår af tidsplanen angivet i dagsordenen Beslutning Det indstilles, at trafikselskabets administration organiseres med hovedsæde i Århus og satellitenhed i Videbæk, at det vedlagte notat med forslag til arbejdsfunktioner i trafikselskabets satellitenhed danner baggrund for den videre planlægning, og at forslaget til administrativ placering af trafikselskabets administration, jf. kommissoriet for Underudvalget vedrørende forberedelse af trafikselskabet, sendes til høring hos kommunerne med høringsfrist 31. maj. Høringssvarene behandles herefter på mødet i Underudvalget den 1. juni 2006. Underudvalget afgiver indstilling til Forberedelsesudvalget. Hans Bang-Hansen og Mogens Nyholm var forhindret i at deltage i sagens behandling. Sagsfremstilling Forberedelsesudvalget behandlede på sit møde 1. februar 2006 spørgsmålet om den overordnede organisering af trafikselskabet samt trafikselskabets geografiske placering. På mødet 1. februar 2006 var det Forberedelsesudvalgets holdning, at placeringen i en af de foreslåede byer (Ringkøbing, Viborg, Silkeborg og Århus) eller en evt. anden placering træffes af bestyrelsen for trafikselskabet efter indstilling fra
Side 2 af 4 Forberedelsesudvalget efter forudgående høring af sammenlægningsudvalgene/byrådene. Med hensyn til, hvorvidt en del af administrationen skal placeres i en satellit med en anden lokalisering i forhold til hovedsædet, var det ligeledes på mødet 1. februar 2006 Forberedelsesudvalgets holdning, at denne beslutning træffes af bestyrelsen for trafikselskabet efter indstilling fra Forberedelsesudvalget efter forudgående høring af sammenlægningsudvalgene/kommunerne. Da Forberedelsesudvalget behandlede de nævnte problemstillinger, var der ikke fremsat forslag om nedsættelse af et Underudvalg vedr. forberedelse af trafikselskabet. Forberedelsesudvalget har i kommissoriet for Underudvalget beskrevet, at Underudvalget har til opgave at understøtte Forberedelsesudvalgets opgaver vedr. dannelse af et trafikselskab ved at afgive indstilling omkring: den geografiske placering af trafikselskabets hovedsæde efter forudgående høring af sammenlægningsudvalgene/byrådene hvorvidt en del af administrationen skal placeres i en satellitenhed med en anden lokalisering i forhold til hovedsædet efter forudgående høring af sammenlægningsudvalgene/byrådene I forbindelse med høringen i marts måned i alle sammenlægningsudvalg/byråd udbad Regionen sig alene svar på, om sammenlægningsudvalgene/byrådene var enige i fremgangsmåden med, at den geografiske placering og spørgsmålet om en satellitenhed skulle vedtages af Forberedelsesudvalget på baggrund af en indstilling fra Underudvalget vedr. forberedelse af trafikselskabet efter høring af sammenlægningsudvalgene/byrådene. Høringen af kommunerne i marts gav opbakning til denne fremgangsmåde. Høringssvarene vedlægges. Det fremgår af høringssvarene, at nogle kommuner også har forholdt sig til spørgsmålet om geografisk placering med konkrete forslag. Indstillingen om den geografiske placering af hovedsædet skal ses i sammenhæng med Underudvalgets indstilling om, hvorvidt en del af administrationen skal placeres i en satellitenhed med en anden lokalisering i forhold til hovedsædet. Eventuel etablering af en satellitenhed Forberedelsesudvalget traf på sit møde 29. marts 2006 beslutning om, at der dannes ét trafikselskab i Regionen. Dermed får trafikselskabet et forholdsvist stort dækningsområde, og trafikselskabet får overført medarbejdere, der i dag arbejder forskellige steder i Regionen. Der har i det forberedende, administrative arbejde med dannelse af trafikselskabet været drøftet overordnede modeller for organisationen. På det overordnede plan indebærer det, at der skal træffes beslutning om, hvorvidt administrationen skal placeres samlet i et hovedsæde, eller man udover hovedsædet vælger at etablere decentrale funktioner i en (eller flere) satellitenhed(-er). (Det skal for god ordens skyld bemærkes, at overvejelserne alene drejer sig om selve trafikselskabets administration og dermed ikke placeringen af administrationen af Århus Sporvejes busselskab, privatbanerne og de, der i dag sidder på rutebilstationer). Fordelene ved at etablere hele administrationen på en fælles adresse er: bedre mulighed for effektivisering, stordriftsfordele og synergi i én stor organisation bedre mulighed for at skabe ens arbejdsgange, kultur og samarbejde i det
Side 3 af 4 fusionerede trafikselskab Fordelene ved at etablere decentrale funktioner/satellitenheder er: flere kommuner vil opleve en større nærhed til trafikselskabets administration bedre mulighed for at fastholde de nuværende medarbejdere og dermed sikre stabil drift i det nye trafikselskab Trafikselskabet skal skabe en sammenhæng i den kollektive trafik og skabe stordriftsfordele for bestillerne. Dette sker bedst ved at samle administrationen, så der hurtigst muligt udvikles en fælles kultur, ens arbejdsgange og gensidig læring på tværs af de fusionerede organisationer. Hvis der vælges en samlet administration, må man forvente, at nogle kritiske kompetencer ikke vil blive overført til trafikselskabet, hvilket fordrer en god vidensoverdragelse i den forberedende fase i 2006. Trafikselskabet skal på anden måde sikre, at bestillerne oplever en nærhed i forhold til trafikselskabet på trods af de geografiske afstande. Trafikselskabet skal opbygge et godt samarbejde med kommunerne og regionen om bestillerfunktionen, hvilket kræver en tæt dialog - ikke mindst i en opbygningsfase. Samtidig er det vigtigt, at driften af den kollektive trafik fortsætter stabilt gennem sammenlægningsperioden. Hvis disse behov imødekommes med etablering af en eller flere satellitenheder, bør Forberedelsesudvalget/bestyrelsen sikre, at der er fokus på, at fordelene ved en samlet administration ikke mistes. Jo flere satellitenheder, der etableres, jo sværere bliver det at sikre stordriftsfordele og sammenhæng. Geografisk placering af administrationen Hvis der vælges en samlet administration, vil der ikke kunne peges på en placering ud fra rent faglige forhold, idet alle placeringer vil betyde, at den geografiske afstand til nogle af bestillerne vil blive stor, og nogle af de overførte medarbejdere vil få langt til den nye arbejdsplads. Hvis trafikselskabet overordnet organiseres med en satellitenhed, har det betydning for den geografiske placering. Hvis det besluttes at etablere én satellitenhed for at tilgodese behovet for nærhed over for flere bestillere og for at fastholde medarbejderne og dermed sikre stabil drift, skal der peges på geografisk placering for henholdsvis hovedsædet og satellitenheden. Region Midtjyllands geografi er således, at der er væsentligt længere fra øst til vest end fra nord til syd. Hensynene ved at etablere en satellitenhed imødekommes derfor bedst ved at placere hovedsæde og satellitenhed fordelt på øst og vest. Størstedelen af den kollektive trafik i hele Regionen foregår i og omkring Århus. Det er ligeledes her, størstedelen (ca. 2/3) af de overførte medarbejdere i dag arbejder. Af hensyn til den forholdsmæssige geografiske nærhed til bestillerne i den østlige del af Regionen og for at fastholde de overførte medarbejdere fra Århusområdet vil det være et fagligt forsvarligt valg at placere trafikselskabets hovedsæde i Århus-området. I den vestlige del af regionen er den kollektive trafik ikke tilsvarende centreret om en by. I det nuværende Ringkjøbing Amt er det Ringkøbing, Herning og Holstebro, der har mest kollektiv trafik. Det taler for, at en eventuel satellitenhed placeres i Ringkøbing, Herning, Holstebro eller trekantsområdet derimellem. De overførte medarbejdere fra området arbejder alle i dag i Ringkøbing, mens de overførte medarbejdere fra Viborg bedre vil kunne fastholdes i en satellit, hvis denne placeres
Side 4 af 4 længere mod øst i trekantsområdet. Tidsplan for beslutningsprocessen Kommissoriet for Underudvalget vedr. forberedelse af trafikselskabet indebærer, at beslutningen om placeringen af administrationen indstilles til Forberedelsesudvalget efter forudgående høring i sammenlægningsudvalgene/byrådene. I nedenstående tidsplan foreslås det, at der sker en fælles drøftelse af Underudvalgets indstilling på mødet i Kontaktudvalget den 2. juni 2006, da det vil sikre tidsmæssig mulighed for, at Forberedelsesudvalget kan træffe en endelig beslutning på mødet den 21. juni 2006. Dette sikrer blandt andet, at det berørte personale kan nå at få besked om deres fremtidige arbejdssted inden 1. juli 2006 (som er sidste frist). Forslaget til tidsplan er således: 27. april 2006 Underudvalget afgiver indstilling til overordnet organisering og geografisk placering. Indstillingen sendes administrativt til politisk høring i sammenlægningsudvalg/byråd 2. juni 2006 Indstillingen drøftes på møde i Kontaktudvalget med henblik på afgivelse af samlet høringssvar til Forberedelsesudvalget 8. juni 2006 Det generelle Underudvalg afgiver indstilling på baggrund af indstillingen fra Underudvalget og Kontaktudvalget 21. juni 2006 Forberedelsesudvalget træffer endelig beslutning om den overordnede organisation og geografisk placering af trafikselskabets administration Det indstilles derfor, at Underudvalget vedr. forberedelse af trafikselskabet drøfter, hvorvidt trafikselskabets administration skal placeres samlet eller skal organiseres med en (eller flere) satellitenhed(-er), ligesom den geografiske placering foreslås drøftet. Endvidere indstilles det, at forslaget til administrativ placering af trafikselskabets administration sendes til høring hos kommunerne, jf. ovenstående forslag til tidsplan. Opgaver i en eventuel satellitenhed Under forudsætning af, at det besluttes at etablere en satellitenhed i den vestlige del af regionen, er der i vedlagte notat beskrevet et forslag til, hvilke opgaver der kan placeres i satellitenheden. Organisering af trafikselskabets satellitenhed skal sikre, at enheden udgør et videnscenter for planlægning og drift af kollektiv trafik i tyndtbefolkede områder. Videnscentret understøttes ved, at der fra enheden varetages trafik- og køreplanlægning i den vestlige del af regionen, samt at kontoret danner base for nogle praktiske opgaver såsom billetkontrol, servicering af billetteringsudstyr og udsendelse af informationsmateriale, køreplaner m.m. i den vestlige del af regionen. Bemandingen vil være på 10-12 medarbejdere. Det indstilles, at forslaget til arbejdsfunktioner i trafikselskabets satellitenhed danner baggrund for den videre planlægning, såfremt det besluttes at arbejde videre med en model med en satellitenhed.
Forslag til arbejdsfunktioner i og overvejelser omkring placering af en eventuel satellitenhed. Baggrund På mødet i Underudvalget vedr. forberedelse af trafikselskabet 27. april 2006 drøftes bl.a. den overordnede organisering og geografiske placering af trafikselskabets administration. I denne forbindelse drøftes der muligheder for og det hensigtsmæssige i at etablere en satellitenhed. I dette notat beskrives et forslag til rammer for en eventuel satellitenhed. Overordnet formål med en satellitenhed Organiseringen af trafikselskabets satellitenhed skal sikre, at enheden udgør et videnscenter for planlægning og drift af kollektiv trafik i tyndtbefolkede områder. Videnscentret understøttes ved, at der fra satellitenheden varetages trafik- og køreplanlægning i den vestlige del af regionen, samt at kontoret danner base for nogle praktiske opgaver såsom billetkontrol, servicering af billetteringsudstyr og udsendelse af informationsmateriale, køreplaner m.m. i den vestlige del af regionen. I alt vil det give baggrund for en bemanding på ca. 10-12 medarbejdere. Videnscenter for kollektiv trafik i tyndt befolkede områder Trafikselskabets satellitenhed skal opbygge et videnscenter med spidskompetence indenfor planlægning og drift af kollektiv trafik i tyndtbefolkede områder, herunder udvikling af alternative betjeningsformer. Det tænkes, at der udvikles/udarbejdes modeller til løsning af transport i tyndt befolkede områder, som de kommende bestillere kommunerne og regionen - kan anvende. De enkelte modeller / ordninger videreudvikles løbende, således at der hele tiden sker en udvikling i mulighederne indenfor kollektiv transport. Omfanget af denne type planlægning er i høj grad afhængig af bestillernes ønsker til at inddrage og afprøve alternative transportformer i den kollektive trafik. Der skal være en tæt sammenhæng mellem de alternative transportformer og den traditionelle kollektive trafik. Fra forskellige dele af regionen er der flere eksempler på alternative transportformer, betegnet om telebus, teletaxa, samt PLUSTUR og VAFTtur for Alle etc. Implementeringen og integreringen af de alternative transportformer er også afhængig af den IT-infrastruktur, som trafikselskabet evt. vælger at anvende til planlægning og bestilling af handicapkørsel. I et indledende arbejde for videnscentret skal der opstilles klare mål for videnscentrets arbejde. Resultatet fra videnscentret skal være en endnu bedre og mere effektiv kollektiv trafik i de områder i Regionen, hvor befolkningsunderlaget for kollektiv trafik er begrænset. Kompetencerne og erfaringerne fra planlægning i satellitten udbredes i et samarbejde med hovedkontoret i Århus til de øvrige dele af regionen. Erfaringen er, at det er i samspillet med kommuner, region og entreprenører og evt. andre interessenter, at de gode ideer opstår og kan afprøves. Derfor varetages fra satellitenheden også køreplanlægning og opfølgning på den daglige kollektive trafik i den vestlige del af regionen. Der sikres gennem et samarbejde en koordinering af planlægningen i den vestlige del af regionen med planlægningen i den østlige del af regionen, således at det kollektive trafikudbud fremstår samlet og integreret.
Desuden vil der være en række praktiske arbejdsopgaver, som hensigtsmæssigt kan placeres i satellitenheden. Det omfatter billetkontrol, kvalitetskontrol, servicering af billetteringsudstyr, rekvirering af køreplaner og andet informationsmateriale. Endelig skal der i satellitenheden placeres ledelsesansvar. Organiseringen af opgaverne i satellitenheden evalueres løbende. Der udarbejdes efter to år en statusrapport på udviklingen i videnscenteret og igen efter 4-5 år. Forudsætninger bemanding af satellitenheden Ringkjøbing Amt overfører i alt 11 medarbejdere til et kommende trafikselskab. Dette omfatter pt. 5 navngivne medarbejdere samt en række tomme stillinger. (2 køreplanlæggere med kendskab til de regionale ruter, 1 handicapmedarbejder (visitation mv.), 1 kontrollør og 1 leder) Det fremgår af kommunernes aftaleudkast, at der fra kommunerne i den vestlige del af regionen samlet overflyttes planlægningsopgaver for lokale ruter til trafikselskabet, men der overflyttes ingen personale fra kommunerne. Forbruget af personaleressourcer til de overførte opgaver er ikke præcist angivet i samtlige aftaleudkast. Kommuneforeningen i Ringkjøbing Amt har tidligere opgjort det samlede ressourceforbrug til planlægning og administration af den lokale buskørsel til 5-6 årsværk. Det skønnes, at halvdelen heraf, 2-3 årsværk, kan henføres til de overførte opgaver med planlægning af lokalrutekørsel. Videnscentertanken fordrer yderligere kompetencer udover køreplanlæggere. Der vil være behov for et antal (2-3) medarbejdere med generalistbaggrund, der kan se kollektiv trafik i tyndtbefolkede områder i en bredere sammenhæng. Videnscentrets medarbejdere skal være opsøgende og gå i tæt dialog med kommunerne, indsamle oplysninger og analysere kørselsbehov med henblik på at finde helhedsløsninger. Det er vigtigt at der ved sammensætningen af bemandingen i distriktskontoret skabes grundlag for et fagligt miljø, som kan sikre en professionel, kompetent og saglig planlægning af den kollektive trafik i tyndtbefolkede områder. Samtidig skal det sikres, at satellitenheden ikke fremstår som en lille kopi af et trafikselskab. Ud fra disse betragtninger skal en satellitenhed derfor bemandes med 10-12 medarbejdere. Satellitenhedens geografiske placering I den vestlige del af regionen er den kollektive trafik ikke centreret om én by. I det nuværende Ringkjøbing Amt er det Ringkøbing, Herning og Holstebro, der har mest kollektiv trafik. Det taler for, at satellitenheden placeres i en af disse tre byer eller trekantsområdet derimellem. De overførte medarbejdere fra området arbejder alle i Ringkøbing i dag, og de forventes at kunne fastholdes i hele trekantsområdet. De yderligere medarbejdere, der vil skulle rekrutteres til satellitenheden jf. ovenfor kan overføres blandt de nuværende medarbejdere i Viborg, hvis satellitenheden ligger i Holstebro eller Herning, idet der til disse byer er gode pendlingsmuligheder. Andre placeringer i trekantsområdet vil sandsynligvis kunne betyde, at medarbejdere fra Viborg
ikke vil ønske at følge opgaven til satellitenheden, men i stedet vil ønske at komme til hovedsædet. Det vil således formentlig være nødvendigt at tiltrække en række nye medarbejdere med de nødvendige kvalifikationer, hvis satellitten placeres i trekantsområdet uden for Herning eller Holstebro. En placering i den østlige del af trekantsområdet vil dermed bidrage til at fastholde nøglemedarbejdere i den vestlige del af regionen.